Как не стать крайним, если в деле отсутствует документ

Не секрет, что порой в сформированных для архивного хранения делах отсутствуют некоторые документы, которые должны быть, но вот так случилось, что их нет. Сейчас мы не будем разбираться, по какой причине это произошло, – предлагаем рассмотреть порядок действий работников, ответственных за делопроизводство ¹ или архив организации ², чтобы им не оказаться крайними в такой ситуации.

Как обезопасить себя ответственному за делопроизводство

Для начала давайте вспомним, что отбор документов, подлежащих передаче в архив организации (далее – архив), в структурных подразделениях должен производиться ежегодно ³. В результате экспертизы ценности документов определяют:

• какие из них необходимо передавать в архив (на них составляются описи дел постоянного и долговременного хранения, по личному составу);
• а у каких документов сроки хранения уже истекли и они подлежат выделению к уничтожению (на них составляются соответствующие акты) ⁴.

Дела, подлежащие передаче в архив, должны быть упорядочены – технически оформлены (документы подшиты, листы пронумерованы, обложки дел оформлены, листы-заверители составлены) и описаны (составлены описи дел ⁵). И уже на этом этапе, если обнаруживается недокомплект документов в деле, в структурном подразделении организовывается розыск отсутствующих документов. И вот тут первая загвоздка: ни одним нормативным документом (возможно, только если локальным нормативным актом) не установлено точно, в течение какого времени проводится розыск документов, которые еще не переданы в архив. И тем не менее из совокупности положений п. 19, 20 и 23 Правил 2023 года, очевиден вывод, что розыск документов на этапе формирования дел не должен превышать 1 года с даты завершения документа в делопроизводстве, поскольку именно в течение 1 года проводится упорядочение завершенных дел.

Поэтому на практике очень быстро создается комиссия, расследующая факт необнаружения документа, и так же быстро документ признается утраченным, о чем составляется соответствующий акт. А зачастую бывает и так, что никакого розыска не проводится – сформировали дело и забыли об отсутствующем документе.

Независимо от того, проводился розыск отсутствующего документа или нет, информация о некомплектности документа или об отсутствии документа обязательно должна быть отражена в...