Как правильно оформить результаты розыска в архиве бумажных документов

Практически у любой организации есть документы, которые по учетным данным архива числятся, а фактически отсутствуют. Причем порой это достаточно ценные документы. Чтобы снять их с учета источнику комплектования надо реализовать полную процедуру их розыска и задокументировать отрицательный результат. Показываем образцы документов, которые нужно оформить. Кроме того, объясняем, как эту процедуру могут упростить организации, не являющиеся источниками комплектования, и почему утрату надо документировать вовремя.

Один из важных вопросов архивной повседневности, которым часто задаются в организациях: что делать, если архивных документов нет на месте, а шансы на их обнаружение давно призрачные?

В данной статье даются примеры оформления необнаруженных бумажных документов в архивах организаций – источников комплектования архивных учреждений страны. Для их снятия с учета требуется полная процедура оформления, т.к. в этом случае речь идет о документах, которые состоят на государственном учете. В отношении всех остальных (а их большинство) организаций – не источников комплектования, чьи документы учитываются непосредственно в организации, результаты могут быть оформлены по сокращенной процедуре.

Историческая справка

Розыск документов был всегда актуален для российской архивной действительности. Во времена императрицы Екатерины Великой некоторое время не могли найти подлинник Соборного уложения царя Алексея Михайловича 1649 года, единственный в своем роде документ, свиток длиной более 300 метров!

В XX веке долгое время считались утраченными советские оригиналы секретных дополнительных протоколов к пакту Риббентроп-Молотов 1939 года 1.

В современный период вопросы организации розыска необнаруженных документов неоднократно рассматривались Росархивом на коллегиях, издавались соответствующие информационно-методические письма, разрабатывались нормы действующих архивных правил 2.

Фрагмент документа

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (далее – Правила 2015 г.).

2.39. В ходе проверки наличия и состояния архивных документов в архиве организации:

устанавливается фактическое наличие единиц хранения и соответствие учетным документам;

выявляются и устраняются недостатки в учете документов;

выявляются отсутствующие документы и организуется розыск…

Таким образом, отправной точкой стандартной процедуры снятия с учета потерянных (утраченных) архивных документов следует считать проверку, которая их не обнаруживает. Порядок проведения проверки наличия и состояния архивных документов в организации регламентируется пунктами 2.39-2.43 Правил 2015 г., а ее результатом является акт проверки наличия и состояния архивных документов по форме из приложения № 3 к Правилам 2015 г. (образец оформления показан в Примере 1).

Розыск архивных документов организуется, как правило, в течение 1 года с момента необнаружения (пункт 2.44 Правил 2015 г.). Столь длительный срок установлен Росархивом для того, чтобы все-таки была возможность найти потерю. В этом случае найденные дела подкладываются на место, а в учетных документах делается запись об обнаружении (лист проверки, картотека необнаруженных, если заводилась). В случае безуспешного розыска его результаты актируются по форме приложения № 6 к Правилам 2015 г. (см. Пример 2).

Важно документально соблюдать установленные правилами сроки. Поэтому между датами актов проверки наличия и состояния архивных документов (Пример 1) и об утрате документов (Пример 2) не может пройти менее 1 года. Указанные акты подписываются исполнителями и утверждаются руководителем организации или его заместителем, курирующим деятельность архива. Иногда на гриф утверждения руководителем организации ставится печать, хотя правила этого и не требуют.

Необходимым документом для оформления результатов безуспешного розыска является справка о проведении розыска, подготовленная и подписанная лицом, производившим проверку, она прилагается к акту о необнаружении. В справке подробно излагаются меры, которые были предприняты в ходе розыска (Пример 3):

  • выверка комплекта учетных документов архива, проверка арифметики и технических ошибок в учетных документах
  • выверка актов, имеющихся в деле фонда (особенно актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, о технических ошибках в учетных документах, о неисправимых повреждениях архивных документов, о передаче документов...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
Ловите МАКСИМАЛЬНУЮ скидку именно сейчас!
Годовая подписка 2022 на любую версию журнала (бумажную, электронную, Комплект с доступом к базе знаний) по самой низкой цене.

Рекомендовано для вас

Осмысление судьбы профессии архивиста

Стоит ли разделять 2 специальности: историк-архивист и ИТ-архивист? Стоит ли разделять специалистов ДОУ и архивистов? Какие ИТ-технологии и в каком объеме пора осваивать, чтобы остаться на плаву? Глубокие ответы со знанием реалий дает эксперт с 40-летним опытом работы, как раз освоивший эти несколько смежных специальностей.

Если первичные учетные документы сканируются

В нашей компании ввели электронный архив для документов первичного учета. Теперь все документы первичного учета (например, счета-фактуры, универсальные передаточные документы), которые первоначально подготавливаются на бумаге и на них проставляются «живые» подписи и печати, сканируются и сохраняются в электронном архиве. Вопрос: при наличии официального электронного архива нужно ли также хранить изначально подготовленные бумажные версии этих первичных документов или оставлять на хранении только их электронные аналоги в электронном архиве? Если бумажные первоисточники хранить не нужно, то каким образом тогда оформлять их уничтожение, если по Перечню типовых архивных документов они имеют определенный срок хранения? Какое законное основание должно быть для выделения к уничтожению данных бумажных документов? Я ответила нашему главному бухгалтеру, что нужно хранить и бумажные документы, но стала немножко сомневаться. Прошу дать ответ.

Ответственность руководителя организации и сотрудников службы ДОУ за бухгалтерские документы

Кто отвечает в организации за сохранность бухгалтерских документов? Вы с удивлением обнаружите, что в первых рядах находится совсем даже не главный бухгалтер, а руководитель организации, о чем он может и не догадываться. Перечислили нормы закона и ответственность, которую может понести руководитель организации и сотрудники службы ДОУ лично в случае проблем с бухгалтерскими документами. Что и как стоит донести до руководителя, чтобы приобрести в его лице надежного союзника.

Как организовать делопроизводство и архив представительства организации за рубежом

Какие ЛНА и кому надо разработать для регламентации делопроизводства в представительстве? Кому разрабатывать его номенклатуру дел? Стоит ли там организовать свою локальную экспертную комиссию и службу делопроизводства или достаточно ограничиться назначением ответственных? Где осуществлять архивное хранение документов постоянного, временного срока хранения (свыше 10 лет) и по личному составу – в представительстве или передавать их в головной офис? На какое законодательство опираться? Поводом для написания статьи стал обстоятельный вопрос подписчика.

Оформляем акты на уничтожение документов

В каком порядке в структурных подразделениях выявляются документы для уничтожения? Как описать в акте черновики, проекты и лишние экземпляры? Как составить сводный акт по организации о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению? Какие графы таблицы и реквизиты в утвержденной форме акта не нужно заполнять, если ваша организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, а также если к уничтожению выделяются документы подразделений, еще не сданные в архив организации? Факт уничтожения нужно документировать отдельно. Какие варианты оформления при этом возможны?

Уничтожение документов

С необходимостью что-нибудь когда-нибудь уничтожить сталкивалась каждая организация. В данной статье мы расскажем о порядке проведения этой процедуры, а также о способах ее документального подтверждения. Как назначить экспертную комиссию и провести экспертизу ценности документов? Как провести архивную обработку документов, выбранных для списания и уничтожения? Как оформить акт о выделении к уничтожению документов и дел? В каких случаях к нему необходимо приложить накладную и акт об уничтожении документов? Как меняется комплект оформляемых документов, если вы прибегаете к услугам сторонней организации? Когда и как оформляется акт об уничтожении испорченных бланков документов? Какие способы уничтожения применяют для бумажных и электронных документов?

Ответственность руководителя организации и сотрудников службы ДОУ за бухгалтерские документы

Кто отвечает в организации за сохранность бухгалтерских документов? Вы с удивлением обнаружите, что в первых рядах находится совсем даже не главный бухгалтер, а руководитель организации, о чем он может и не догадываться. Перечислили нормы закона и ответственность, которую может понести руководитель организации и сотрудники службы ДОУ лично в случае проблем с бухгалтерскими документами. Что и как стоит донести до руководителя, чтобы приобрести в его лице надежного союзника.

Передача документов временному управляющему при процедуре наблюдения в рамках банкротства организации

Какие документы надо передать временному управляющему. Как правильно рассчитать срок в 7 дней (в законе не сказано, рабочие это или календарные дни). Как организовать сбор документов, чтобы уложиться в столь сжатый срок. Что и кому грозит, если вы не успеете. Как заверять копии документов, в т.ч. сшивы. Почему их должны подписывать и руководитель организации, и главбух. Как составить доверенность для делегирования права заверения копий. Как документально оформить передачу затребованных документов.