Один из важных вопросов архивной повседневности, которым часто задаются в организациях: что делать, если архивных документов нет на месте, а шансы на их обнаружение давно призрачные?
В данной статье даются примеры оформления необнаруженных бумажных документов в архивах организаций – источников комплектования архивных учреждений страны. Для их снятия с учета требуется полная процедура оформления, т.к. в этом случае речь идет о документах, которые состоят на государственном учете. В отношении всех остальных (а их большинство) организаций – не источников комплектования, чьи документы учитываются непосредственно в организации, результаты могут быть оформлены по сокращенной процедуре.
См. статью «Новые Правила работы государственных и муниципальных архивов – на что обратить внимание источникам комплектования» в № 8' 2020
Историческая справка
Розыск документов был всегда актуален для российской архивной действительности. Во времена императрицы Екатерины Великой некоторое время не могли найти подлинник Соборного уложения царя Алексея Михайловича 1649 года, единственный в своем роде документ, свиток длиной более 300 метров!
В XX веке долгое время считались утраченными советские оригиналы секретных дополнительных протоколов к пакту Риббентроп-Молотов 1939 года 1.
В современный период вопросы организации розыска необнаруженных документов неоднократно рассматривались Росархивом на коллегиях, издавались соответствующие информационно-методические письма, разрабатывались нормы действующих архивных правил 2.
Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (далее – Правила 2015 г.).
2.39. В ходе проверки наличия и состояния архивных документов в архиве организации:
устанавливается фактическое наличие единиц хранения и соответствие учетным документам;
выявляются и устраняются недостатки в учете документов;
выявляются отсутствующие документы и организуется розыск…
Таким образом, отправной точкой стандартной процедуры снятия с учета потерянных (утраченных) архивных документов следует считать проверку, которая их не обнаруживает. Порядок проведения проверки наличия и состояния архивных документов в организации регламентируется пунктами 2.39-2.43 Правил 2015 г., а ее результатом является акт проверки наличия и состояния архивных документов по форме из приложения № 3 к Правилам 2015 г. (образец оформления показан в Примере 1).
Розыск архивных документов организуется, как правило, в течение 1 года с момента необнаружения (пункт 2.44 Правил 2015 г.). Столь длительный срок установлен Росархивом для того, чтобы все-таки была возможность найти потерю. В этом случае найденные дела подкладываются на место, а в учетных документах делается запись об обнаружении (лист проверки, картотека необнаруженных, если заводилась). В случае безуспешного розыска его результаты актируются по форме приложения № 6 к Правилам 2015 г. (см. Пример 2).
Важно документально соблюдать установленные правилами сроки. Поэтому между датами актов проверки наличия и состояния архивных документов (Пример 1) и об утрате документов (Пример 2) не может пройти менее 1 года. Указанные акты подписываются исполнителями и утверждаются руководителем организации или его заместителем, курирующим деятельность архива. Иногда на гриф утверждения руководителем организации ставится печать, хотя правила этого и не требуют.
Необходимым документом для оформления результатов безуспешного розыска является справка о проведении розыска, подготовленная и подписанная лицом, производившим проверку, она прилагается к акту о необнаружении. В справке подробно излагаются меры, которые были предприняты в ходе розыска (Пример 3):
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
По структуре нашей организации (АО) архив входит в состав общего отдела. Необходимо ли издание отдельного Положения об архиве, если функции прописаны в Положении об общем отделе?
Что такое «архивный документ», по мнению Росархива. В чем странность его позиции. Какие организации обязаны создавать архив как структурное подразделение? Кому придется раскошелиться на полноценное оборудование архива и ведение архивной работы по всем правилам? Почему разные специалисты по-разному отвечают на этот вопрос, и на что обращает внимание суд. Кто может прийти с проверкой? За какие нарушения, кого и как могут наказать? Возможные варианты ответственности мы свели в 2 таблицы. Показали не только теорию – статьи по КоАП РФ, но и объяснили тенденцию их применения.
Перед реорганизацией в подразделениях присоединяемых учреждений были накоплены документы за несколько лет – что лучше оставить на оперативном хранении в новых подразделениях, а что куда передать (и как это оформить документально). Какие документы копятся в электронном виде. Как осуществляли передачу архивных фондов из присоединяемых учреждений в вышестоящее. Как при этом выявили и оформили утрату некоторых дел. Как разделили управленческую и отраслевую документацию, создав для них разные архивы и экспертные комиссии. Показали примеры актов и приказа, который организует этот сложный процесс.
Что может выдавать архив по запросам работников своей организации и сторонних компаний. Какими документами можно инициировать получение дел из архива (показали образцы заказа и служебной записки). Кто должен одобрить заявку. Каким комплексом документов оформляется выдача дел из архива (когда необходимо оформлять акт выдачи дел во временное пользование; книга выдачи документов обязательна, а вот карта-заместитель дела и лист использования документов дела факультативны). Какие из этих документов имеют утвержденные формы и как их можно усовершенствовать.
В каком порядке в структурных подразделениях выявляются документы для уничтожения? Как описать в акте черновики, проекты и лишние экземпляры? Как составить сводный акт по организации о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению? Какие графы таблицы и реквизиты в утвержденной форме акта не нужно заполнять, если ваша организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, а также если к уничтожению выделяются документы подразделений, еще не сданные в архив организации? Факт уничтожения нужно документировать отдельно. Какие варианты оформления при этом возможны?
С необходимостью что-нибудь когда-нибудь уничтожить сталкивалась каждая организация. В данной статье мы расскажем о порядке проведения этой процедуры, а также о способах ее документального подтверждения. Как назначить экспертную комиссию и провести экспертизу ценности документов? Как провести архивную обработку документов, выбранных для списания и уничтожения? Как оформить акт о выделении к уничтожению документов и дел? В каких случаях к нему необходимо приложить накладную и акт об уничтожении документов? Как меняется комплект оформляемых документов, если вы прибегаете к услугам сторонней организации? Когда и как оформляется акт об уничтожении испорченных бланков документов? Какие способы уничтожения применяют для бумажных и электронных документов?
Какие документы надо передать временному управляющему. Как правильно рассчитать срок в 7 дней (в законе не сказано, рабочие это или календарные дни). Как организовать сбор документов, чтобы уложиться в столь сжатый срок. Что и кому грозит, если вы не успеете. Как заверять копии документов, в т.ч. сшивы. Почему их должны подписывать и руководитель организации, и главбух. Как составить доверенность для делегирования права заверения копий. Как документально оформить передачу затребованных документов.
Кто отвечает в организации за сохранность бухгалтерских документов? Вы с удивлением обнаружите, что в первых рядах находится совсем даже не главный бухгалтер, а руководитель организации, о чем он может и не догадываться. Перечислили нормы закона и ответственность, которую может понести руководитель организации и сотрудники службы ДОУ лично в случае проблем с бухгалтерскими документами. Что и как стоит донести до руководителя, чтобы приобрести в его лице надежного союзника.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
Мы дарим вам бесплатный доступ ко всем материалам
выбранного направления, включая закрытые статьи,
ответы на вопросы и образцы документов
