Практически у любой организации есть документы, которые по учетным данным архива числятся, а фактически отсутствуют. Причем порой это достаточно ценные документы. Чтобы снять их с учета источнику комплектования надо реализовать полную процедуру их розыска и задокументировать отрицательный результат. Показываем образцы документов, которые нужно оформить. Кроме того, объясняем, как эту процедуру могут упростить организации, не являющиеся источниками комплектования, и почему утрату надо документировать вовремя.
Один из важных вопросов архивной повседневности, которым часто задаются в организациях: что делать, если архивных документов нет на месте, а шансы на их обнаружение давно призрачные?
В данной статье даются примеры оформления необнаруженных бумажных документов в архивах организаций – источников комплектования архивных учреждений страны. Для их снятия с учета требуется полная процедура оформления, т.к. в этом случае речь идет о документах, которые состоят на государственном учете. В отношении всех остальных (а их большинство) организаций – не источников комплектования, чьи документы учитываются непосредственно в организации, результаты могут быть оформлены по сокращенной процедуре.
Розыск документов был всегда актуален для российской архивной действительности. Во времена императрицы Екатерины Великой некоторое время не могли найти подлинник Соборного уложения царя Алексея Михайловича 1649 года, единственный в своем роде документ, свиток длиной более 300 метров!
В XX веке долгое время считались утраченными советские оригиналы секретных дополнительных протоколов к пакту Риббентроп-Молотов 1939 года 1.
В современный период вопросы организации розыска необнаруженных документов неоднократно рассматривались Росархивом на коллегиях, издавались соответствующие информационно-методические письма, разрабатывались нормы действующих архивных правил 2.
Фрагмент документа
Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (далее – Правила 2015 г.).
2.39. В ходе проверки наличия и состояния архивных документов в архиве организации:
устанавливается фактическое наличие единиц хранения и соответствие учетным документам;
выявляются и устраняются недостатки в учете документов;
выявляются отсутствующие документы и организуется розыск…
Таким образом, отправной точкой стандартной процедуры снятия с учета потерянных (утраченных) архивных документов следует считать проверку, которая их не обнаруживает. Порядок проведения проверки наличия и состояния архивных документов в организации регламентируется пунктами 2.39-2.43 Правил 2015 г., а ее результатом является акт проверки наличия и состояния архивных документов по форме из приложения № 3 к Правилам 2015 г. (образец оформления показан в Примере 1).
Розыск архивных документов организуется, как правило, в течение 1 года с момента необнаружения (пункт 2.44 Правил 2015 г.). Столь длительный срок установлен Росархивом для того, чтобы все-таки была возможность найти потерю. В этом случае найденные дела подкладываются на место, а в учетных документах делается запись об обнаружении (лист проверки, картотека необнаруженных, если заводилась). В случае безуспешного розыска его результаты актируются по форме приложения № 6 к Правилам 2015 г. (см. Пример 2).
Важно документально соблюдать установленные правилами сроки. Поэтому между датами актов проверки наличия и состояния архивных документов (Пример 1) и об утрате документов (Пример 2) не может пройти менее 1 года. Указанные акты подписываются исполнителями и утверждаются руководителем организации или его заместителем, курирующим деятельность архива. Иногда на гриф утверждения руководителем организации ставится печать, хотя правила этого и не требуют.
Необходимым документом для оформления результатов безуспешного розыска является справка о проведении розыска, подготовленная и подписанная лицом, производившим проверку, она прилагается к акту о необнаружении. В справке подробно излагаются меры, которые были предприняты в ходе розыска (Пример 3):
- выверка комплекта учетных документов архива, проверка арифметики и технических ошибок в учетных документах
- выверка актов, имеющихся в деле фонда (особенно актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, о технических ошибках в учетных документах, о неисправимых повреждениях архивных документов,...
