Новые Правила работы государственных и муниципальных архивов – на что обратить внимание источникам комплектования

1 июня 2020 г. вступили в силу новые Правила работы для государственных и муниципальных архивов. Но это не значит, что всем остальным можно спать спокойно. Мы проанализировали этот нормативный документ в поисках новшеств, которые затронут источники комплектования таких архивов и все организации, которые при ликвидации станут передавать туда свои документы. Изменились критерии отнесения к источникам комплектования. Исчезла возможность внеплановой передачи документов для источников. Форма акта на прием-передачу документов стала рекомендованной. Но главное – ​у архивов теперь есть возможность прийти к вам с проверкой!

Одним из главных событий в сфере архивного дела непростого во всех отношениях 2020 года стало вступление в силу 1 июня 2020 г. Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, которые были утверждены приказом Росархива от 02.03.2020 № 24 1.

Но нужно ли всем организациям знать, как строится внутренняя работа государственных (муниципальных) архивов? Дело в том, что любая организация в нашей стране выступает:

  • либо источником комплектования государственного (муниципального) архива,
  • либо, не являясь источником, сталкивается с архивами в момент «кончины» юридического лица (ликвидация, банкротство).

А поэтому знать, что именно изменилось в связи с началом действия новых Правил 2020 г., полезно всем.

Эволюция основных правил работы архивов

По Указу Президента РФ от 22.06.2016 № 293, утвердившему действующее Положение о Росархиве, именно этот федеральный орган получил всю полноту полномочий по подготовке правил работы государственных (муниципальных) архивов, а также архивов организаций. Ранее за это направление отвечало Минкультуры РФ.

Фрагмент документа
Положение о Федеральном архивном агентстве, утв. Указом Президента РФ от 22.06.2016 № 293

II. Полномочия Росархива

Вносит Президенту Российской Федерации и в Правительство Российской Федерации проекты федеральных законов, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, других документов по вопросам, относящимся к установленной сфере деятельности.

На основании и во исполнение Конституции Российской Федерации, федеральных конституционных законов, федеральных законов, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации разрабатывает и утверждает:

1) правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях;

2) правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях…

Однако так было отнюдь не всегда.

Историческая справка. «Основные правила работы» в СССР – РФ

Традиционно в профессиональном сообществе архивистов основополагающий документ, определяющий архивную технологию в стране, назывался «Основные правила работы». Поэтому далее для удобства используется именно это понятие.

С момента создания в 1918 году Единого Государственного Архивного Фонда и вплоть до начала 1960-х годов «Основных правил работы» государственных архивов как единого обобщающего документа не существовало. Их заменяли разнообразные инструктивно-методические указания ведомств, отвечавших за архивное дело, также носившие самоназвание «основные правила», особенно многочисленные в период руководства архивами со стороны органов государственной безопасности. Так, например:

  • в 1938 году НКВД СССР утвердил «Правила ревизии наличия и состояния архивных материалов в государственных архивах СССР» 2;
  • в 1945 – «Основные правила публикации документов государственного фонда СССР» 3;
  • в 1948 – «Основные правила систематизации документальных материалов в государственных архивах СССР» 4 и т.д.

Понятно, что большое количество «основных правил» обуславливало их несогласованность, что затрудняло единообразие организации работы архивов. Первые «Основные правила работы», в которых была предпринята успешная попытка унификации деятельности госархивов, были утверждены Главным архивным управлением при Совете Министров СССР в 1962 году и действовали почти 22 года 5. Приказом Главархива СССР от 07.12.1983 № 352 были утверждены «Основные правила работы», которые формально сохраняли свою силу вплоть до 2007 года, несмотря на полное изменение социально-экономических отношений в стране. Без малого четверть века! Это беспрецедентный срок стабильности нормативного документа в истории отечественного архивного дела.

Справедливости ради, следует отметить попытку Росархива принять в 2002 году «Основные правила работы», хоть как-то отвечавшие реалиям постсоветского пространства. Однако этот документ не смог стать общеобязательным в связи с отсутствием на тот момент федерального архивного закона (ныне действующий «Об архивном деле в Российской Федерации» 6 был принят только в 2004 году). По этой причине «Основные правила работы» 2002 года так и остались методическим пособием, правда утвержденным коллегией Государственной архивной службы России.

После административной реформы 2004 года «Основные правила работы» должны были утверждаться уже Минкультуры РФ, компетентность которого в вопросах архивного дела надежно подкреплялась подведомственным ему Росархивом (где собственно они и были написаны). Приказ об утверждении этих «Основных правил работы» увидел свет в 2007 году 7.

Внимательный читатель давно уже обратил внимание, что в правилах 1962 и 1983 годов речь идет только о государственных архивах, а в 2007 и 2020 годах – о государственных и муниципальных. Почему? Причина в том, что в советский период архивные учреждения районного уровня (ныне – муниципальные) всегда находились на правах «младшего товарища» государственных (областных и союзных) архивов. Они не имели постоянного состава документов, передавали свои фонды в госархивы более высокого ранга (на уровень областей) и фактически выполняли роль «промежуточных архивов». Требования к ним, как правило, были упрощенными и закреплялись в самостоятельных правилах 8. В постсоветский период районные архивы стали муниципальными с постоянным составом документов и правом вечного (постоянного) хранения архивных документов, отнесенных к муниципальной собственности. Поэтому, несмотря на самостоятельность муниципалитетов в решении финансовых вопросов архивного дела (по федеральному закону о местном самоуправлении 9), с 2007 года «Основные правила работы» стали общими для государственных и муниципальных архивов.

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Сколько хранить типовую и индивидуальную должностную инструкции? Как их различить?

Что считать типовыми и индивидуальными должностными инструкциями. От квалификации инструкции, т.е. от попадания в одну из этих групп, как будет зависеть срок хранения?

Как признать документы неисправимо поврежденными, чтобы снять с учета

Не секрет, что во многих организациях документы хранятся небрежно, в условиях, далеких от идеальных. Это ведет к их порче, а иногда и уничтожению. Мы рассказываем о том, чем отличаются поврежденные документы от неисправимо поврежденных, как правильно оформить обнаружение таких документов, чтобы их можно было снять с учета (в процедуре есть небольшие отличия для организаций, являющихся и не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов).

Как оформить передачу в архив документов со сроком хранения до 10 лет

Подскажите, пожалуйста, в случае приема архивом организации документов по личному составу временного (до 10 лет включительно) срока хранения, правильно ли такие дела указывать в описи дел временного срока хранения? Или все же нужно их помещать в описи дел по личному составу?

Сколько хранить кассовые документы, если нет лицевых счетов?

Помогите, пожалуйста, аргументировать с точки зрения действующего законодательства срок хранения следующих документов: 1. Кассовые документы (отчеты по кассе, приходные и расходные кассовые ордера) формируются в дело вместе с платежными ведомостями на выплату денежных сумм из кассы, с «живыми» подписями о получении (выплат через кассу очень мало, т.к. основной объем зарплаты выплачивается путем перечисления денежных средств на банковские карточки работников). При определении срока хранения данного дела нужно использовать ст. 277 и ст. 295 Перечня 2019 г. По «старшинству» ко всему делу можно применить срок хранения 6 лет, но только в том случае, если есть лицевые счета, а при их отсутствии, срок хранения составляет – 50/75 лет. 2. Акционерное общество не ведет лицевых счетов. В архив на хранение передаются на бумажном носителе только расчетные листы – вторые экземпляры (информация, содержащаяся в расчетном листе, в большинстве своем, совпадает с информацией лицевого счета). Также с помощью программы 1С: ЗУП ведутся расчетные ведомости (при необходимости в этой же программе можно сформировать и лицевые счета). Можно ли применить 6-летний срок хранения для дел, содержащих кассовые документы и расчетные ведомости, при условии хранения: – расчетных листов по зарплате вместо лицевых счетов; – вместо лицевых счетов – расчетных ведомостей в электронном виде?"

Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня

Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.

Применение Перечня 2019 года со сроками хранения в вопросах и ответах

Ответы на вопросы читателей по применению нового Перечня документов со сроками хранения мы решили объединить в статью. Вопросы взаимосвязаны. Вы поймете, можно ли утвердить описи дел и акты о выделении к уничтожению задним числом, чтобы не пришлось переделывать в них сроки хранения по новому Перечню 2019 г. Надо ли что-то менять в учетных документах архива из-за существенного изменения сроков (когда документы меняют свою категорию, например, постоянный срок хранения заменен временным)? Можно ли использовать это изменение как повод возврата таких документов в подразделения?

Анализ нового Перечня документов со сроками хранения и сравнение с Перечнем 2010 г.

Состав статей в новом Перечне существенно сократился. Объясняем, как действовать, если в Перечне 2010 г. была статья, по которой вы определяли срок хранения дела в своей номенклатуре дел, а в новом Перечне аналогичной статьи не оказалось. Отмечаем, что еще изменилось в новом Перечне 2019 г. по сравнению с предыдущим Перечнем 2010 г. Анализируем изменения состава категорий документов и сроков хранения. Рассказываем вам о наиболее значимых документах, которые актуальны для любой организации: по кадровому обеспечению (в т.ч. в связи с вводом «электронной трудовой книжки»), по документационному обеспечению управления и по договорной работе. В ряде случаев даем рекомендации по формулированию статей в номенклатуре дел.

К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения

18.02.2020 вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения. Что нужно сделать с номенклатурой дел на 2020 год до конца текущего года? По какому Перечню (новому или старому) определять сроки хранения документов, созданных до вступления в силу нового Перечня, но включаемых в опись на передачу в архив либо в акт о выделении к уничтожению сейчас – после 18.02.2020? Ответы на эти вопросы даны со ссылками на нормативные документы