Top.Mail.Ru

Новые Правила работы государственных и муниципальных архивов – на что обратить внимание источникам комплектования

1 июня 2020 г. вступили в силу новые Правила работы для государственных и муниципальных архивов. Но это не значит, что всем остальным можно спать спокойно. Мы проанализировали этот нормативный документ в поисках новшеств, которые затронут источники комплектования таких архивов и все организации, которые при ликвидации станут передавать туда свои документы. Изменились критерии отнесения к источникам комплектования. Исчезла возможность внеплановой передачи документов для источников. Форма акта на прием-передачу документов стала рекомендованной. Но главное – ​у архивов теперь есть возможность прийти к вам с проверкой!

Одним из главных событий в сфере архивного дела непростого во всех отношениях 2020 года стало вступление в силу 1 июня 2020 г. Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, которые были утверждены приказом Росархива от 02.03.2020 № 24 1.

Но нужно ли всем организациям знать, как строится внутренняя работа государственных (муниципальных) архивов? Дело в том, что любая организация в нашей стране выступает:

  • либо источником комплектования государственного (муниципального) архива,
  • либо, не являясь источником, сталкивается с архивами в момент «кончины» юридического лица (ликвидация, банкротство).

А поэтому знать, что именно изменилось в связи с началом действия новых Правил 2020 г., полезно всем.

Эволюция основных правил работы архивов

По Указу Президента РФ от 22.06.2016 № 293, утвердившему действующее Положение о Росархиве, именно этот федеральный орган получил всю полноту полномочий по подготовке правил работы государственных (муниципальных) архивов, а также архивов организаций. Ранее за это направление отвечало Минкультуры РФ.

Фрагмент документа
Положение о Федеральном архивном агентстве, утв. Указом Президента РФ от 22.06.2016 № 293

II. Полномочия Росархива

Вносит Президенту Российской Федерации и в Правительство Российской Федерации проекты федеральных законов, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, других документов по вопросам, относящимся к установленной сфере деятельности.

На основании и во исполнение Конституции Российской Федерации, федеральных конституционных законов, федеральных законов, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации разрабатывает и утверждает:

1) правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях;

2) правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях…

Однако так было отнюдь не всегда.

Историческая справка. «Основные правила работы» в СССР – РФ

Традиционно в профессиональном сообществе архивистов основополагающий документ, определяющий архивную технологию в стране, назывался «Основные правила работы». Поэтому далее для удобства используется именно это понятие.

С момента создания в 1918 году Единого Государственного Архивного Фонда и вплоть до начала 1960-х годов «Основных правил работы» государственных архивов как единого обобщающего документа не существовало. Их заменяли разнообразные инструктивно-методические указания ведомств, отвечавших за архивное дело, также носившие самоназвание «основные правила», особенно многочисленные в период руководства архивами со стороны органов государственной безопасности. Так, например:

  • в 1938 году НКВД СССР утвердил «Правила ревизии наличия и состояния архивных материалов в государственных архивах СССР» 2;
  • в 1945 – «Основные правила публикации документов государственного фонда СССР» 3;
  • в 1948 – «Основные правила систематизации документальных материалов в государственных архивах СССР» 4 и т.д.

Понятно, что большое количество «основных правил» обуславливало их несогласованность, что затрудняло единообразие организации работы архивов. Первые «Основные правила работы», в которых была предпринята успешная попытка унификации деятельности госархивов, были утверждены Главным архивным управлением при Совете Министров СССР в 1962 году и действовали почти 22 года 5. Приказом Главархива СССР от 07.12.1983 № 352 были утверждены «Основные правила работы», которые формально сохраняли свою силу вплоть до 2007 года, несмотря на полное изменение социально-экономических отношений в стране. Без малого четверть века! Это беспрецедентный срок стабильности нормативного документа в истории отечественного архивного дела.

Справедливости ради, следует отметить попытку Росархива принять в 2002 году «Основные правила работы», хоть как-то отвечавшие реалиям постсоветского пространства. Однако этот документ не смог стать общеобязательным в связи с отсутствием на тот момент федерального архивного закона (ныне действующий «Об архивном деле в Российской Федерации» 6 был принят только в 2004 году). По этой причине «Основные правила работы» 2002 года так и остались методическим пособием, правда утвержденным коллегией Государственной архивной службы России.

После административной реформы 2004 года «Основные правила работы» должны были утверждаться уже Минкультуры РФ, компетентность которого в вопросах архивного дела надежно подкреплялась подведомственным ему Росархивом (где собственно они и были написаны). Приказ об утверждении этих «Основных правил работы» увидел свет в 2007 году 7.

Внимательный читатель давно уже обратил внимание, что в правилах 1962 и 1983 годов речь идет только о государственных архивах, а в 2007 и 2020 годах – о государственных и муниципальных. Почему? Причина в том, что в советский период архивные учреждения районного уровня (ныне – муниципальные) всегда находились на правах «младшего товарища» государственных (областных и союзных) архивов. Они не имели постоянного состава документов, передавали свои фонды в госархивы более высокого ранга (на уровень областей) и фактически выполняли роль «промежуточных архивов». Требования к ним, как правило, были упрощенными и закреплялись в самостоятельных правилах 8. В постсоветский период районные архивы стали муниципальными с постоянным составом документов и правом вечного (постоянного) хранения архивных документов, отнесенных к муниципальной собственности. Поэтому, несмотря на самостоятельность муниципалитетов в решении финансовых вопросов архивного дела (по федеральному закону о местном самоуправлении 9), с 2007 года «Основные правила работы» стали общими для государственных и муниципальных архивов.

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

20% скидки на 2 полугодие 2021 г. на электронную версию журнала только в апреле + 10% по промокоду на любой тип подписки (бумажная, электронная, комплект с доступом к базе знаний) = 30%

Рекомендовано для вас

Как вывести дела долговременного хранения из описи постоянного хранения № 1

Прошу помощи экспертов в разъяснении ситуации в области архивного хранения документов на предприятии, которое не является источником комплектования госархива. До 2018 года в сводную опись постоянного срока хранения включали дела долговременного срока. Подскажите, пожалуйста, как грамотно перевести номера дел долговременного срока из описи постоянного срока № 1. Учитывая, что номера дел начнутся, видимо, уже в новой описи дел долговременного срока № 3.

Если бухгалтерия отказывается передавать свои документы в архив организации

Когда подразделения обязаны передавать документы в архив своей организации? Где это установлено и каковы санкции за нарушения? Что делать, если некоторые подразделения не хотят расставаться со своими документами и передавать их в архив? Как их переубедить? Как легализовать такую практику? Эти интересные вопросы нам задал подписчик, ответы на них вылились в целую статью.

Новые Методические рекомендации по разработке Инструкции по делопроизводству в государственных органах и местного самоуправления

О новом методическом документе вам рассказывает один из его разработчиков: для кого он обязателен, зачем разработан, когда вступил в силу и вместо какого документа. Обращаем ваше внимание на процедуру согласования Инструкции по делопроизводству; на необходимость отражения в ней распределения ответственности; на приложения, которые содержат конкретные формулировки, которые вы сможете включить непосредственно в текст своей инструкции, там есть и примеры заголовков дел для номенклатуры, перечни утверждаемых документов и заверяемых печатью, типовые сроки исполнения, образцы оформления документов и т.д.

Можно ли изымать пустые графы при заполнении форм документов, утвержденных нормативными правовыми актами?

Архивные Правила 2015 года являются нормативным правовым актом (НПА). Из форм, предусмотренных НПА, можно изымать графы из таблицы, как советует автор статьи? В сноске графы 4 (номер описи) акта о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, сказано следующее: «При выделении к уничтожению документов при подготовке дел к передаче в архив организации графы 4, 5 не заполняются», но не изымаются, как советует автор. Если делать сводный акт так, как советует автор статьи, он уже не будет соответствовать установленной Правилами форме. Тогда на чем основывает свои рекомендации автор статьи?

Анализ нового Перечня документов со сроками хранения и сравнение с Перечнем 2010 г.

Состав статей в новом Перечне существенно сократился. Объясняем, как действовать, если в Перечне 2010 г. была статья, по которой вы определяли срок хранения дела в своей номенклатуре дел, а в новом Перечне аналогичной статьи не оказалось. Отмечаем, что еще изменилось в новом Перечне 2019 г. по сравнению с предыдущим Перечнем 2010 г. Анализируем изменения состава категорий документов и сроков хранения. Рассказываем вам о наиболее значимых документах, которые актуальны для любой организации: по кадровому обеспечению (в т.ч. в связи с вводом «электронной трудовой книжки»), по документационному обеспечению управления и по договорной работе. В ряде случаев даем рекомендации по формулированию статей в номенклатуре дел.

Передача документов временному управляющему при процедуре наблюдения в рамках банкротства организации

Какие документы надо передать временному управляющему. Как правильно рассчитать срок в 7 дней (в законе не сказано, рабочие это или календарные дни). Как организовать сбор документов, чтобы уложиться в столь сжатый срок. Что и кому грозит, если вы не успеете. Как заверять копии документов, в т.ч. сшивы. Почему их должны подписывать и руководитель организации, и главбух. Как составить доверенность для делегирования права заверения копий. Как документально оформить передачу затребованных документов.

К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения

18.02.2020 вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения. Что нужно сделать с номенклатурой дел на 2020 год до конца текущего года? По какому Перечню (новому или старому) определять сроки хранения документов, созданных до вступления в силу нового Перечня, но включаемых в опись на передачу в архив либо в акт о выделении к уничтожению сейчас – после 18.02.2020? Ответы на эти вопросы даны со ссылками на нормативные документы

Как отразить в учетных документах архива «выбытие» единиц хранения

Различные обстоятельства могут приводить к тому, что сведения в учетных документах архива перестают отражать реальную ситуацию: документы в архиве могут быть не обнаружены по результатам проведенного розыска, получить неисправимые повреждения, быть переданы по акту к физическому уничтожению или в госархив, личные документы могут быть отданы собственнику, документы могут поступить в неупорядоченном состоянии, затрудняющем их учет, могут быть обнаружены «технические» ошибки в цифрах учета либо некоторые хранимые документы могут оказаться вообще «чужими». Сначала мы показываем виды актов (с примерами оформления), которые подтверждают разные причины выбытия и снятия с учета документов. А потом – как внести изменения о количестве хранимых дел в основные учетные документы архива на основании этих актов.