Передача кадровых документов в архив при ликвидации организации

Во второй части статьи, которая публикуется в июньском номере журнала, показываем на примерах, как оформить описи передаваемых дел по личному составу, историческую справку, как отразить изменения наименования организации (если таковое было). Все это с учетом требований государственных и муниципальных архивов.
Окончание статьи. Начало в № 05 / 2020
Окончание статьи. Начало в № 05 / 2020

Составление описей дел по личному составу

Пожалуй, самый непростой и ответственный этап подготовки дел по личному составу к передаче на хранение, требующий достаточно высокой квалификации, это описание сформированных дел.

Опись состоит из описательных статей единиц хранения, итоговой записи, листа-заверителя и справочного аппарата к описи. Рекомендуется составлять ее в соответствии с номенклатурой дел организации, а при ее отсутствии располагать дела по степени значимости включенных в них документов. Однако начиная с 18.02.2020 сроки хранения надо определять по новому Перечню 2019 г., поэтому сроки придется перепроверить по нему.

Обратите внимание на новый вариант срока, который появился у важных кадровых документов – «50/75 лет»:

Фрагмент документа
Пункт 4.8 Инструкции по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 237)

4.8. Срок хранения 50/75 лет, установленный для документов по личному составу, означает…:

срок хранения указанных документов, законченных делопроизводством до 1 января 2003 года, составляет 75 лет;

срок хранения указанных документов, законченных делопроизводством после 1 января 2003 года, составляет 50 лет;

по истечении данных сроков хранения документы по личному составу, образовавшиеся в процессе деятельности источников комплектования государственных и муниципальных архивов, подлежат экспертизе ценности;

документы по личному составу, образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой, хранятся в государственных органах, в которых граждане проходили государственную службу, не являющуюся государственной гражданской службой, в течение 75 лет после прекращения государственной службы с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения.

Как применять срок 50/75 лет? 1 Например, для личного дела датой окончания делопроизводством будет дата увольнения.

Связанный материал
Передача документов временному управляющему при процедуре наблюдения в рамках банкротства организаци...
№ 06 / 2020

См. статью «Передача документов временному управляющему при процедуре наблюдения в рамках банкротства организации» в № 6' 2020

Связанный материал
Каким организациям при ликвидации какие документы нужно сдавать в архив?
№ 05 / 2017

См. статью «Каким организациям при ликвидации какие документы нужно сдавать в архив?» в № 5' 2017. Здесь анализируются требования законодательства и реальная практика их выполнения

Связанный материал
Наша организация ликвидирует один из своих филиалов. Что делать службе ДОУ?
№ 04 / 2013

Что делать службе ДОУ при ликвидации одного из филиалов? Ответ читайте в № 4' 2013

Связанный материал
Компания ликвидирована, и документы по личному составу уже сданы в архив. Подскажите, как правильно...
№ 05 / 2017

Компания ликвидирована и документы по личному составу уже сданы в архив. Как правильно уничтожить оставшиеся документы? Как оформить акт? Ответ в № 5' 2017

Связанный материал
В какой архив сдавать документы ликвидированного ФГУП?
№ 05 / 2017

Читайте статью «В какой архив сдавать документы ликвидированного ФГУП?» в № 5' 2017

Связанный материал
Архив обязали принять кадровые документы банкрота бесплатно
01 июня 2017

См. новость «Архив обязали принять кадровые документы банкрота бесплатно» в № 6' 2017

Если у ликвидируемой организации была разветвленная (давняя или изменчивая) структура, то для построения описи дел более целесообразно использовать структурно-хронологическую схему (как в Примере 6).

В случае стабильной структуры или при ее отсутствии стоит использовать номинально-хронологическую систему (сначала – по видам документов, а затем по годам, см. Пример 5), например, в таком порядке:

  • приказы по личному составу,
  • личные карточки,
  • личные дела,
  • трудовые договоры,
  • акты о несчастных случаях на производстве,
  • протоколы заседаний квалификационных комиссий,
  • документы о награждениях,
  • документы по начислению заработной платы и др.

При общем объеме документов более 1 000 единиц хранения желательно составлять отдельные описи по каждому виду документов, предварительно согласовав это с соответствующим архивом.

Каждая опись обязательно содержит элементы справочного аппарата:

  • титульный лист и оглавление (аналогично оглавлению печатной книги),
  • список сокращений,
  • предисловие к описи,
  • указатели (при необходимости).

Титульный лист описи дел по личному составу содержит полное название гос- или муниципального архива (если организация является источником комплектования); название фонда; номер описи; название описи; крайние даты документов, содержащихся в описи 2. См. Пример 7.

При изменении названия организации или ее подведомственности в течение периода времени, за который составлена опись, на титульном листе указывается сначала последнее ее название, а затем все изменения в ее названии в хронологической последовательности с указанием начальной и конечной дат существования фондообразователя под данным названием (Пример 8). Если переименований было очень много (например, с десяток), то возможно составление листа переименований (Пример 9), который подшивается первым после титульного листа еще до оглавления описи.

Пример 5. Опись передаваемых дел, составленная по номинально-хронологическому принципу

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
Ловите годовую подписку 2022 в сентябре!
Скидка становится меньше с каждым месяцем.

Рекомендовано для вас

Как хранить кредитные договоры и документы об их исполнении

При проведении экспертизы ценности документов нашей кредитной организации (банка), опираясь на новый Перечень 2019 г., мы столкнулись со следующей проблемой. В примечании 2 к ст. 261 «Кредитные договоры, договоры займа и иные долговые обязательства; документы, подтверждающие предоставление кредита (займа) и исполнения должником своих обязательств» срок хранения договоров и иных подтверждающих документов с условием о залоге увеличивается с 5 до 10 лет. Для исполнения этой нормы возникает необходимость хранения, кроме кредитного досье и юридического дела клиента, также и его платежных документов по кредиту, хранящихся в «Документах дня» банка. Как правильно технически решить эту проблему: 1) изымать из «Документов дня» платежные документы по кредитам с залогом (что крайне затруднительно) или 2) хранить весь массив «Документов дня» целиком (в этом случае появляется необходимость хранения «избыточного» количества документов в течение 10 лет, вместо 5 лет)? Или же мы в целом не верно трактуем статью 261 Перечня 2019 г.?

Особенности выдачи сторонним организациям документов из архива во временное пользование

В письмо о выдаче документов во временное пользование лучше просить включить гарантию возврата и сохранности ваших документов (образец показали). Объяснили, на какой срок действующие правила считают допустимым выдавать документы. Как заполнить акт и учетные документы при выдаче дел из архива сторонней организации, как ее представителю расписываться в получении. Стоит ли оставлять себе заверенные копии при временном расставании с оригиналами.

Выдача пользователям документов из архива организации

Что может выдавать архив по запросам работников своей организации и сторонних компаний. Какими документами можно инициировать получение дел из архива (показали образцы заказа и служебной записки). Кто должен одобрить заявку. Каким комплексом документов оформляется выдача дел из архива (когда необходимо оформлять акт выдачи дел во временное пользование; книга выдачи документов обязательна, а вот карта-заместитель дела и лист использования документов дела факультативны). Какие из этих документов имеют утвержденные формы и как их можно усовершенствовать.

Осмысление судьбы профессии архивиста

Стоит ли разделять 2 специальности: историк-архивист и ИТ-архивист? Стоит ли разделять специалистов ДОУ и архивистов? Какие ИТ-технологии и в каком объеме пора осваивать, чтобы остаться на плаву? Глубокие ответы со знанием реалий дает эксперт с 40-летним опытом работы, как раз освоивший эти несколько смежных специальностей.

Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня

Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.

Порядок разработки номенклатуры дел

В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.

Анализ нового Перечня документов со сроками хранения и сравнение с Перечнем 2010 г.

Состав статей в новом Перечне существенно сократился. Объясняем, как действовать, если в Перечне 2010 г. была статья, по которой вы определяли срок хранения дела в своей номенклатуре дел, а в новом Перечне аналогичной статьи не оказалось. Отмечаем, что еще изменилось в новом Перечне 2019 г. по сравнению с предыдущим Перечнем 2010 г. Анализируем изменения состава категорий документов и сроков хранения. Рассказываем вам о наиболее значимых документах, которые актуальны для любой организации: по кадровому обеспечению (в т.ч. в связи с вводом «электронной трудовой книжки»), по документационному обеспечению управления и по договорной работе. В ряде случаев даем рекомендации по формулированию статей в номенклатуре дел.

К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения

18.02.2020 вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения. Что нужно сделать с номенклатурой дел на 2020 год до конца текущего года? По какому Перечню (новому или старому) определять сроки хранения документов, созданных до вступления в силу нового Перечня, но включаемых в опись на передачу в архив либо в акт о выделении к уничтожению сейчас – после 18.02.2020? Ответы на эти вопросы даны со ссылками на нормативные документы