Сроки хранения различных приказов
Отличаются ли приказы по основной деятельности и приказы по охране труда? Можно ли их хранить в одной папке с приказами по основной деятельности?
Пожалуй, самый непростой и ответственный этап подготовки дел по личному составу к передаче на хранение, требующий достаточно высокой квалификации, это описание сформированных дел.
Опись состоит из описательных статей единиц хранения, итоговой записи, листа-заверителя и справочного аппарата к описи. Рекомендуется составлять ее в соответствии с номенклатурой дел организации, а при ее отсутствии располагать дела по степени значимости включенных в них документов. Однако начиная с 18.02.2020 сроки хранения надо определять по новому Перечню 2019 г., поэтому сроки придется перепроверить по нему.
Обратите внимание на новый вариант срока, который появился у важных кадровых документов – «50/75 лет»:
Пункт 4.8 Инструкции по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 237)
4.8. Срок хранения 50/75 лет, установленный для документов по личному составу, означает…:
срок хранения указанных документов, законченных делопроизводством до 1 января 2003 года, составляет 75 лет;
срок хранения указанных документов, законченных делопроизводством после 1 января 2003 года, составляет 50 лет;
по истечении данных сроков хранения документы по личному составу, образовавшиеся в процессе деятельности источников комплектования государственных и муниципальных архивов, подлежат экспертизе ценности;
документы по личному составу, образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой, хранятся в государственных органах, в которых граждане проходили государственную службу, не являющуюся государственной гражданской службой, в течение 75 лет после прекращения государственной службы с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения.
Как применять срок 50/75 лет? 1 Например, для личного дела датой окончания делопроизводством будет дата увольнения.
См. статью «Передача документов временному управляющему при процедуре наблюдения в рамках банкротства организации» в № 6' 2020
См. статью «Каким организациям при ликвидации какие документы нужно сдавать в архив?» в № 5' 2017. Здесь анализируются требования законодательства и реальная практика их выполнения
Что делать службе ДОУ при ликвидации одного из филиалов? Ответ читайте в № 4' 2013
Компания ликвидирована и документы по личному составу уже сданы в архив. Как правильно уничтожить оставшиеся документы? Как оформить акт? Ответ в № 5' 2017
Читайте статью «В какой архив сдавать документы ликвидированного ФГУП?» в № 5' 2017
См. новость «Архив обязали принять кадровые документы банкрота бесплатно» в № 6' 2017
Если у ликвидируемой организации была разветвленная (давняя или изменчивая) структура, то для построения описи дел более целесообразно использовать структурно-хронологическую схему (как в Примере 6).
В случае стабильной структуры или при ее отсутствии стоит использовать номинально-хронологическую систему (сначала – по видам документов, а затем по годам, см. Пример 5), например, в таком порядке:
При общем объеме документов более 1 000 единиц хранения желательно составлять отдельные описи по каждому виду документов, предварительно согласовав это с соответствующим архивом.
Каждая опись обязательно содержит элементы справочного аппарата:
Титульный лист описи дел по личному составу содержит полное название гос- или муниципального архива (если организация является источником комплектования); название фонда; номер описи; название описи; крайние даты документов, содержащихся в описи 2. См. Пример 7.
При изменении названия организации или ее подведомственности в течение периода времени, за который составлена опись, на титульном листе указывается сначала последнее ее название, а затем все изменения в ее названии в хронологической последовательности с указанием начальной и конечной дат существования фондообразователя под данным названием (Пример 8). Если переименований было очень много (например, с десяток), то возможно составление листа переименований (Пример 9), который подшивается первым после титульного листа еще до оглавления описи.
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Отличаются ли приказы по основной деятельности и приказы по охране труда? Можно ли их хранить в одной папке с приказами по основной деятельности?
Нюансы заполнения паспорта архива организации, хранящего управленческую документацию, а также пример оформления пояснительной записки к нему.
Нужно ли хранить заявления – основания к приказам в деле вместе с приказами? Каким нормативным документом регулируется этот вопрос?
На примерах разбираем заполнение всех граф паспорта архива организации, хранящего управленческую документацию: откуда брать данные, по какой логике что надо суммировать и где указывать. Показываем образец полностью заполненного паспорта архива.
В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.
Росархив утвердил новые «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов...», которые вступили в силу 17 сентября 2023 г. Разработчики новых Правил объясняют, чем они отличаются от аналогичных Правил 2015 года – что изменилось в регламентировании порядка работы с аудиовизуальными документами, документами ограниченного распространения (в т.ч. по оформлению итогов рассекречивания архивных документов с гостайной), с электронными документами, в учете архивных документов (какие новые формы утверждены и др.), раскрываются особенности работы с гибридными делами.
Где можно найти сроки хранения договоров. Какая специфика есть у акционерных обществ. Сроки хранения договоров, соглашений, контрактов, разбросанные по всему Перечню управленческих документов 2020 г., мы собрали в таблицу. Прокомментировали, как изменились сроки в действующем Перечне по сравнению с предыдущим 2010 г. Как определить срок хранения, если нужного вам договора в действующих Перечнях не нашлось. Примеры определения сроков хранения у договоров «двойного назначения». Когда договор считается законченным делопроизводством, чтобы со следующего года можно было начать исчислять его срок хранения. Эти аспекты мы рассмотрели в 1-й части очень подробной статьи, которую публикуем в этом номере журнала.
Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.