Top.Mail.Ru

Передача кадровых документов в архив при ликвидации организации (часть 2)

Во второй части статьи, которая публикуется в июньском номере журнала, показываем на примерах, как оформить описи передаваемых дел по личному составу, историческую справку, как отразить изменения наименования организации (если таковое было). Все это с учетом требований государственных и муниципальных архивов.
Окончание статьи. Начало в № 05 / 2020
Окончание статьи. Начало в № 05 / 2020

Составление описей дел по личному составу

Пожалуй, самый непростой и ответственный этап подготовки дел по личному составу к передаче на хранение, требующий достаточно высокой квалификации, это описание сформированных дел.

Опись состоит из описательных статей единиц хранения, итоговой записи, листа-заверителя и справочного аппарата к описи. Рекомендуется составлять ее в соответствии с номенклатурой дел организации, а при ее отсутствии располагать дела по степени значимости включенных в них документов. Однако начиная с 18.02.2020 сроки хранения надо определять по новому Перечню 2019 г., поэтому сроки придется перепроверить по нему.

Обратите внимание на новый вариант срока, который появился у важных кадровых документов – «50/75 лет»:

Фрагмент документа

Пункт 4.8 Инструкции по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 237)

4.8. Срок хранения 50/75 лет, установленный для документов по личному составу, означает…:

срок хранения указанных документов, законченных делопроизводством до 1 января 2003 года, составляет 75 лет;

срок хранения указанных документов, законченных делопроизводством после 1 января 2003 года, составляет 50 лет;

по истечении данных сроков хранения документы по личному составу, образовавшиеся в процессе деятельности источников комплектования государственных и муниципальных архивов, подлежат экспертизе ценности;

документы по личному составу, образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой, хранятся в государственных органах, в которых граждане проходили государственную службу, не являющуюся государственной гражданской службой, в течение 75 лет после прекращения государственной службы с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения.

Как применять срок 50/75 лет? 1 Например, для личного дела датой окончания делопроизводством будет дата увольнения.

Связанный материал
Передача документов временному управляющему при процедуре наблюдения в рамках банкротства организаци...
№ 06 / 2020

См. статью «Передача документов временному управляющему при процедуре наблюдения в рамках банкротства организации» в № 6' 2020

Связанный материал
Каким организациям при ликвидации какие документы нужно сдавать в архив?
№ 05 / 2017

См. статью «Каким организациям при ликвидации какие документы нужно сдавать в архив?» в № 5' 2017. Здесь анализируются требования законодательства и реальная практика их выполнения

Связанный материал
Наша организация ликвидирует один из своих филиалов. Что делать службе ДОУ?
№ 04 / 2013

Что делать службе ДОУ при ликвидации одного из филиалов? Ответ читайте в № 4' 2013

Связанный материал
Компания ликвидирована, и документы по личному составу уже сданы в архив. Подскажите, как правильно...
№ 05 / 2017

Компания ликвидирована и документы по личному составу уже сданы в архив. Как правильно уничтожить оставшиеся документы? Как оформить акт? Ответ в № 5' 2017

Связанный материал
В какой архив сдавать документы ликвидированного ФГУП?
№ 05 / 2017

Читайте статью «В какой архив сдавать документы ликвидированного ФГУП?» в № 5' 2017

Связанный материал
Архив обязали принять кадровые документы банкрота бесплатно
01 июня 2017

См. новость «Архив обязали принять кадровые документы банкрота бесплатно» в № 6' 2017

Если у ликвидируемой организации была разветвленная (давняя или изменчивая) структура, то для построения описи дел более целесообразно использовать структурно-хронологическую схему (как в Примере 6).

В случае стабильной структуры или при ее отсутствии стоит использовать номинально-хронологическую систему (сначала – по видам документов, а затем по годам, см. Пример 5), например, в таком порядке:

  • приказы по личному составу,
  • личные карточки,
  • личные дела,
  • трудовые договоры,
  • акты о несчастных случаях на производстве,
  • протоколы заседаний квалификационных комиссий,
  • документы о награждениях,
  • документы по начислению заработной платы и др.

При общем объеме документов более 1 000 единиц хранения желательно составлять отдельные описи по каждому виду документов, предварительно согласовав это с соответствующим архивом.

Каждая опись обязательно содержит элементы справочного аппарата:

  • титульный лист и оглавление (аналогично оглавлению печатной книги),
  • список сокращений,
  • предисловие к описи,
  • указатели (при необходимости).

Титульный лист описи дел по личному составу содержит полное название гос- или муниципального архива (если организация является источником комплектования); название фонда; номер описи; название описи; крайние даты документов, содержащихся в описи 2. См. Пример 7.

При изменении названия организации или ее подведомственности в течение периода времени, за который составлена опись, на титульном листе указывается сначала последнее ее название, а затем все изменения в ее названии в хронологической последовательности с указанием начальной и конечной дат существования фондообразователя под данным названием (Пример 8). Если переименований было очень много (например, с десяток), то возможно составление листа переименований (Пример 9), который подшивается первым после титульного листа еще до оглавления описи.

Пример 5. Опись передаваемых дел, составленная по номинально-хронологическому принципу

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Комментарий специалиста к нововведениям Правил для архивов организаций 2023 года (часть 1)

Комментируем отдельные положения «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования... архивных документов...» в организациях, утвержденных Росархивом в 2023 г. Разбираемся в сложных и неоднозначных положениях правил – предупреждаем, где применять их надо особенно внимательно. Из первой части статьи, которая публикуется в этом номере журнала, вы узнаете: какие организации обязаны создавать архив как структурное подразделение, а какие нет; какими документами должна регулироваться деятельность архива; чем регламентируется работа с научно-техническими документами; когда надо передавать документы из подразделений в архив организации, когда они становятся архивными; кому оформлять и подписывать опись дел структурного подразделения и архивную опись, являющуюся годовым разделом описи дел (почему изменения в этом вопросе могут не понравиться руководителю архива организации и как можно исправить ситуацию).

Как направить документы своему работнику по почте

Какие документы работодатель обязан отправить почтой, а какие так направлять просто целесообразно. В каком случае предварительно нужно получить на это письменную просьбу работника. На какой адрес отправлять. Какой способ отправки подтвердит факт выполнения работодателем возложенной на него обязанности. Где и сколько потом хранить документы о почтовой отправке. Показываем примеры оформления кадровых документов и форм Почты России: уведомления о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на ее пересылку, заявления работника с просьбой направлять ему документы на определенный адрес, сопроводительного письма при отправке документов, описи вложений в ценное отправление, уведомления о вручении.

Какие организации и куда не могут передавать свои документы?

В новых правилах организации хранения от 2023 года в п. 5 раздела 1 прописано: государственным органам, органам местного самоуправления, государственным и муниципальным организациям запрещается передавать образовавшиеся в процессе их деятельности документы Архивного фонда Российской Федерации в музеи, библиотеки, научные организации, включенные в перечень, который утверждается Правительством Российской Федерации, и негосударственные организации. 1. Подскажите, а что это за перечень, который утверждается Правительством Российской Федерации, и где с ним можно ознакомиться? 2. Прошу прокомментировать этот пункт, распространяется ли он на АО?

Учет документов в номенклатуре дел, описях и архиве организации (часть 3)

Читайте третью часть подробной статьи в этом номере журнала. Мы на примерах объясняем логику заполнения следующих обязательных учетных документов архива организации: список фондов (нужен, если их несколько), лист фонда, реестр описей дел. Вы поймете, как в них отражать различные ситуации: наличие нескольких архивных фондов, смену наименования организации, поступление документов по новым видам сводных описей, а также поступление новых партий документов по следующим годовым разделам ранее заведенных описей дел, получение архивом из подразделений неописанных документов и их последующее упорядочивание с составлением описи силами специалистов архива, переработку ранее полученной описи дел, передачу части документов в архивное учреждение (что актуально для источников комплектования). Мы освещаем наиболее сложные вопросы, в т.ч. и такие, прямых ответов на которые вы не найдете в архивных Правилах 2023 года.

Порядок разработки номенклатуры дел

В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.

Что изменилось в Правилах работы архивов организаций по сравнению с Правилами 2015 года

Росархив утвердил новые «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов...», которые вступили в силу 17 сентября 2023 г. Разработчики новых Правил объясняют, чем они отличаются от аналогичных Правил 2015 года – что изменилось в регламентировании порядка работы с аудиовизуальными документами, документами ограниченного распространения (в т.ч. по оформлению итогов рассекречивания архивных документов с гостайной), с электронными документами, в учете архивных документов (какие новые формы утверждены и др.), раскрываются особенности работы с гибридными делами.

Сроки хранения договоров: теория и интересная практика (часть 1)

Где можно найти сроки хранения договоров. Какая специфика есть у акционерных обществ. Сроки хранения договоров, соглашений, контрактов, разбросанные по всему Перечню управленческих документов 2020 г., мы собрали в таблицу. Прокомментировали, как изменились сроки в действующем Перечне по сравнению с предыдущим 2010 г. Как определить срок хранения, если нужного вам договора в действующих Перечнях не нашлось. Примеры определения сроков хранения у договоров «двойного назначения». Когда договор считается законченным делопроизводством, чтобы со следующего года можно было начать исчислять его срок хранения. Эти аспекты мы рассмотрели в 1-й части очень подробной статьи, которую публикуем в этом номере журнала.

Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня

Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.