Передача кадровых документов в архив при ликвидации организации (часть 1)

В эпоху социально-экономической нестабильности особую актуальность приобретает сохранение архивных документов ликвидированных организаций, в том числе в результате банкротства.

Корни растут из советской эпохи

История сохранения и передачи на хранение в государственные и муниципальные архивы документов по личному составу, отражающих трудовые отношения работников и работодателей, как многое в нашей действительности, имеет корни в советской эпохе.

Документальное подтверждение стажа работы

В далеком 1972 году постановлением Союзного Совмина было утверждено Положение, согласно которому доказательством стажа работника были следующие документы:

Администрация организации-работодателя совместно с фабричным, заводским, местным комитетом профсоюза в 10-дневный срок со дня поступления заявления соискателя пенсии оформляла необходимые документы о стаже и заработке и вместе с поданным заявлением и своим представлением направляла их в районный (городской) отдел социального обеспечения по месту жительства заявителя. А в случаях, когда обратившийся за назначением пенсии не имел, по мнению администрации и комитета профсоюза, права на пенсию, сообщала ему в письменной форме об отказе в представлении к назначению пенсии, с указанием причин отказа ¹.

Согласно тому же Положению 1972 г., документы, необходимые для назначения пенсии, представлялись как в подлинниках, так и в копиях, засвидетельствованных в нотариальном порядке или районным (городским) отделом социального обеспечения. Документы о трудовом стаже представлялись обычно в подлинниках. Однако в тех случаях, когда доказательством стажа служила трудовая книжка, представлялась выписка из нее, засвидетельствованная администрацией предприятия, учреждения, организации по месту последней работы или районным (городским) отделом социального обеспечения. Копии трудового или послужного списка (это предшественники трудовой книжки) принимались только на бланке установленной формы ².

Таким образом, основой пенсионной системы позднего периода истории СССР была вполне сложившаяся система документирования, базировавшаяся на документах по личному составу, хранившихся в основном в архивах самих организаций, реже – в так называемых объединенных ведомственных архивах (создавались по отраслевому принципу, например: торговли, бытового обслуживания, народного образования, колхозные и т.п.). Без особых изменений так было до конца СССР.

Состав документов и сроки хранения выросли

По сравнению с сегодняшним днем минималистическим выглядел набор архивных документов, подтверждающих стаж работы для начисления пенсии. В Перечне документов со сроками хранения 1988 г. ³ имелись кратковременные сроки хранения для многих документов по личному составу, которые в настоящее время предписано хранить гораздо дольше, например:

• табели учета рабочего времени имели срок хранения 1 год ⁴, а в настоящее время срок хранения – 5 лет (при обычных условиях труда) и при вредных, тяжелых или опасных условиях труда – 50/75 лет ⁵;
• трудовые книжки (невостребованные) имели срок хранения не менее 50 лет ⁶, в настоящее время – 50/75 лет ⁷;
• трудовые договоры имели срок хранения 5 лет ⁸, в настоящее время – 50/75 лет ЭПК ⁹.

Это всего лишь несколько примеров увеличения сроков хранения документов по личному составу за 30 лет существования практики их приема в государственные архивы и муниципальные архивы.

Какие кадровые документы и куда сдавать

Начало созданию государственных архивов ¹⁰ документов по личному составу было положено распоряжением российского Правительства № 781-р от 23.04.1992. В этом документе предписывалось: «Учреждениям государственной архивной службы осуществить меры по обеспечению сохранности документов по личному составу ликвидируемых предприятий, организаций, колхозов, совхозов и иных организационных структур, независимо от формы собственности, в случае отсутствия у них правопреемника и вышестоящего по подчиненности органа» ¹¹.

Временное, по сути, решение, которым в архивы с постоянным сроком хранения форс-мажорно принимались документы пусть длительных, но все же временных сроков хранения, стало основой существующей ныне развитой сети...