Передача кадровых документов в архив при ликвидации организации

Объясняем, какие кадровые документы надо передать на государственное хранение в случае ликвидации организации, а также как найти архив, который их примет. Основное внимание уделяем работам по подготовке документов для передачи в государственный или муниципальный архив: формирование дел, изготовление обложек, листов-заверителей, внутренних описей документов дел, описей передаваемых дел, исторической справки, отражение изменения наименования организации. При этом обращаем ваше внимание на те требования, которые у разных архивов могут отличаться, чтобы до начала проведения работ вы уточнили у куратора эти моменты (ведь переделывать потом большой объем работы будет обидно и затратно).
Начало статьи. Окончание в № 06 / 2020
Начало статьи. Окончание в № 06 / 2020

В эпоху социально-экономической нестабильности особую актуальность приобретает сохранение архивных документов ликвидированных организаций, в том числе в результате банкротства.

Корни растут из советской эпохи

История сохранения и передачи на хранение в государственные и муниципальные архивы документов по личному составу, отражающих трудовые отношения работников и работодателей, как многое в нашей действительности, имеет корни в советской эпохе.

Документальное подтверждение стажа работы

В далеком 1972 году постановлением Союзного Совмина было утверждено Положение, согласно которому доказательством стажа работника были следующие документы:

Фрагмент документа
Пункт 117 постановления Совмина СССР от 03.08.1972 № 590 «Об утверждении Положения о порядке назначения и выплаты государственных пенсий» (далее – Положение 1972 г.)

117. Доказательством стажа работы могут служить:

а) трудовые книжки, трудовые списки, послужные списки (в том числе по работе до установления Советской власти), членские книжки членов кооперативных промысловых артелей и кооперативных артелей инвалидов – все в отношении записей, внесенных на основании документов;

б) справки, удостоверения и тому подобные документы о работе, выданные с места работы;

в) справки вышестоящих учреждений той же системы, в которой работал данный рабочий или служащий (например, справки министерств, главных управлений, трестов, союзов промысловой кооперации и т.д.);

г) справки архивных учреждений.

Расчетные книжки и членские билеты профсоюзов могут служить доказательством стажа работы лишь при отсутствии других документов…

Администрация организации-работодателя совместно с фабричным, заводским, местным комитетом профсоюза в 10-дневный срок со дня поступления заявления соискателя пенсии оформляла необходимые документы о стаже и заработке и вместе с поданным заявлением и своим представлением направляла их в районный (городской) отдел социального обеспечения по месту жительства заявителя. А в случаях, когда обратившийся за назначением пенсии не имел, по мнению администрации и комитета профсоюза, права на пенсию, сообщала ему в письменной форме об отказе в представлении к назначению пенсии, с указанием причин отказа 1.

Согласно тому же Положению 1972 г., документы, необходимые для назначения пенсии, представлялись как в подлинниках, так и в копиях, засвидетельствованных в нотариальном порядке или районным (городским) отделом социального обеспечения. Документы о трудовом стаже представлялись обычно в подлинниках. Однако в тех случаях, когда доказательством стажа служила трудовая книжка, представлялась выписка из нее, засвидетельствованная администрацией предприятия, учреждения, организации по месту последней работы или районным (городским) отделом социального обеспечения. Копии трудового или послужного списка (это предшественники трудовой книжки) принимались только на бланке установленной формы 2.

Таким образом, основой пенсионной системы позднего периода истории СССР была вполне сложившаяся система документирования, базировавшаяся на документах по личному составу, хранившихся в основном в архивах самих организаций, реже – в так называемых объединенных ведомственных архивах (создавались по отраслевому принципу, например: торговли, бытового обслуживания, народного образования, колхозные и т.п.). Без особых изменений так было до конца СССР.

Состав документов и сроки хранения выросли

По сравнению с сегодняшним днем минималистическим выглядел набор архивных документов, подтверждающих стаж работы для начисления пенсии. В Перечне документов со сроками хранения 1988 г. 3 имелись кратковременные сроки хранения для многих документов по личному составу, которые в настоящее время предписано хранить гораздо дольше, например:

  • табели учета рабочего времени имели срок хранения 1 год 4, а в настоящее время срок хранения – 5 лет (при обычных условиях труда) и при вредных, тяжелых или опасных условиях труда – 50/75 лет 5;
  • трудовые книжки (невостребованные) имели срок хранения не менее 50 лет 6, в настоящее время – 50/75 лет 7;
  • трудовые договоры имели срок хранения 5 лет 8, в настоящее время – 50/75 лет ЭПК 9.

Это всего лишь несколько примеров увеличения сроков хранения документов по личному составу за 30 лет существования практики их приема в государственные архивы и муниципальные архивы.

Какие кадровые документы и куда сдавать

Начало созданию государственных архивов 10 документов по личному составу было положено распоряжением российского Правительства № 781-р от 23.04.1992. В этом документе предписывалось: «Учреждениям государственной архивной службы...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Сколько хранить типовую и индивидуальную должностную инструкции? Как их различить?

Что считать типовыми и индивидуальными должностными инструкциями. От квалификации инструкции, т.е. от попадания в одну из этих групп, как будет зависеть срок хранения?

Как признать документы неисправимо поврежденными, чтобы снять с учета

Не секрет, что во многих организациях документы хранятся небрежно, в условиях, далеких от идеальных. Это ведет к их порче, а иногда и уничтожению. Мы рассказываем о том, чем отличаются поврежденные документы от неисправимо поврежденных, как правильно оформить обнаружение таких документов, чтобы их можно было снять с учета (в процедуре есть небольшие отличия для организаций, являющихся и не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов).

Как оформить передачу в архив документов со сроком хранения до 10 лет

Подскажите, пожалуйста, в случае приема архивом организации документов по личному составу временного (до 10 лет включительно) срока хранения, правильно ли такие дела указывать в описи дел временного срока хранения? Или все же нужно их помещать в описи дел по личному составу?

Какой приказ издать при преобразовании юридического лица со сменой наименования?

В связи с преобразованием учреждения можно ли внести изменения в ранее изданные приказы одним приказом, указав в нем: «В связи с преобразованием “ГБУ 123” в “ГБУ 124” наименование “ГБУ 123”, а также все производные от него слова и словосочетания, используемые в приказах, принятых до 01.06.2020, считать тождественными наименованию “ГБУ 124”»?

Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня

Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.

Применение Перечня 2019 года со сроками хранения в вопросах и ответах

Ответы на вопросы читателей по применению нового Перечня документов со сроками хранения мы решили объединить в статью. Вопросы взаимосвязаны. Вы поймете, можно ли утвердить описи дел и акты о выделении к уничтожению задним числом, чтобы не пришлось переделывать в них сроки хранения по новому Перечню 2019 г. Надо ли что-то менять в учетных документах архива из-за существенного изменения сроков (когда документы меняют свою категорию, например, постоянный срок хранения заменен временным)? Можно ли использовать это изменение как повод возврата таких документов в подразделения?

Анализ нового Перечня документов со сроками хранения и сравнение с Перечнем 2010 г.

Состав статей в новом Перечне существенно сократился. Объясняем, как действовать, если в Перечне 2010 г. была статья, по которой вы определяли срок хранения дела в своей номенклатуре дел, а в новом Перечне аналогичной статьи не оказалось. Отмечаем, что еще изменилось в новом Перечне 2019 г. по сравнению с предыдущим Перечнем 2010 г. Анализируем изменения состава категорий документов и сроков хранения. Рассказываем вам о наиболее значимых документах, которые актуальны для любой организации: по кадровому обеспечению (в т.ч. в связи с вводом «электронной трудовой книжки»), по документационному обеспечению управления и по договорной работе. В ряде случаев даем рекомендации по формулированию статей в номенклатуре дел.

К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения

18.02.2020 вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения. Что нужно сделать с номенклатурой дел на 2020 год до конца текущего года? По какому Перечню (новому или старому) определять сроки хранения документов, созданных до вступления в силу нового Перечня, но включаемых в опись на передачу в архив либо в акт о выделении к уничтожению сейчас – после 18.02.2020? Ответы на эти вопросы даны со ссылками на нормативные документы