Наша организация ликвидирует один из своих филиалов. Что делать службе ДОУ?

Вопрос
Наша организация ликвидирует один из своих филиалов. Что делать службе делопроизводства?
Отвечает

Если служба делопроизводства узнала о ликвидации филиала «постфактум», не согласовывала проект приказа о ликвидации и план ликвидационных мероприятий, не провела необходимой работы по подготовке документов филиала к передаче по акту в головную организацию1, к передаче в архивное учреждение субъекта РФ2 или к уничтожению, то хочется пожелать такой службе добиваться статуса инстанции обязательного согласования всех проектов приказов и всех видов документов организации, в которых так или иначе затрагиваются вопросы управления документами, документирования и делопроизводства. В случае ликвидации подразделения представитель службы делопроизводства вместе с представителями других инфраструктурных подразделений обязательно должен включаться в состав соответствующей комиссии / комиссий, которые проводят ликвидационные мероприятия.

А в ситуации, описанной в вопросе, рекомендуем поступить так:

1. Необходимо принять от директора филиала или председателя ликвидационной комиссии по акту те документы и предметы, которые обеспечивали деятельность филиала как обособленного или территориально удаленного подразделения организации:

  • печать филиала;
  • документы о закрытии счета и карточку с образцами подписей и оттиском печати филиала;
  • все свидетельства и все лицензии на право осуществления отдельных видов деятельности, если они реализовывались филиалом;
  • генеральную доверенность директору филиала, специальные доверенности сотрудникам филиала и журнал регистрации доверенностей;
  • акты сверки расчетов с налоговыми органами, внебюджетными фондами, документы об отсутствии задолженности или сроках ее погашения (передать в бухгалтерию);
  • штампы и журнал учета выдачи печатей и штампов (изымается вместе с подразделением безопасности);
  • бланки всех видов и журналы учета выдачи этих бланков;
  • документы, доказывающие передачу филиалу в момент его открытия недвижимости, транспортных средств, основных средств, которые возвращаются на баланс головной организации (документы передаются в бухгалтерию);
  • номенклатуру дел и по номенклатуре – все документы постоянного срока хранения;
  • описи дел и акты о выделении документов и дел к уничтожению и по описям – архивные документы постоянного срока хранения.

2. Подготовить проект приказа руководителя организации (по административно-организационной деятельности) об утверждении плана мероприятий (сроки, ответственные, средства) по передаче документального и архивного фондов филиала в состав документального и архивного фондов головной организации (ведь номенклатуры дел и описей в филиале просто может не быть).

Сама организация решает, оставлять ли документы по личному составу в территориальном архивном учреждении или взять их в состав архивного фонда головной организации, как принять документы, которые существуют в электронном виде, как организовать уничтожение документов, не подлежащих хранению и т.п. Следует привлечь к плану ликвидационных мероприятий ИТ-подразделение и бухгалтерию, т.к. иногда все расчетные и учетные информационные системы на сервере филиалов списываются и сдаются в металлолом «как железо», а первичные учетные документы в этих системах должны храниться минимум 5 лет.

Уже при наличии плана мероприятий служба делопроизводства организует все работы по архивно-технической обработке документов, передаче в архивное учреждение, перевозке в головную организацию и т.п. То есть все процессы ликвидации, реструктуризации, слияния и поглощения предусматривают большие организационные мероприятия по работе с документами, о которых ни в коем случае нельзя забывать.

Сноски 2

  1. Документы текущего делопроизводства и документы, находящиеся в структурных подразделениях филиала на оперативном хранении, передаются в соответствующие подразделения головной организации. Вернуться назад
  2. Прежде всего туда передаются документы по личному составу. Вернуться назад
Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 1

Татьяна Владимировна
12.04.2016, 14:16

Согласно пункту 2.4.3. Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденных приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 27.01.2007 №19 (зарегистрирован Минюстом России от 06.03.2007 №9059), архивные документы представительств и филиалов составляют единый архивный фонд с архивными документами организации.

Рекомендовано для вас

Сколько подлинников письма подписывать?

Скажите, пожалуйста, а сколько подлинников исходящих писем подписывать? Знаю, что кто-то практикует подписание двух экземпляров, при этом один из них визовый, а второй – для отправки адресату. Понятно, что при наличии СЭД этот вопрос может отпасть, т.к. визы собираются в электронном виде, но при бумажном документообороте и визы надо собрать, и адресату бумажное письмо отправить, и у себя оставить письмо с визами. Можно, конечно, в Инструкции написать, что: — если оригинал адресату отправляется в бумажном виде, то печатаются и подписываются 2 экземпляра, на одном из которых собираются визы; — а если в электронном виде отправляется письмо, то этого не нужно. Но не слишком ли это запутанно? Поэтому, как лучше делать – сколько подлинников исходящих писем подписывать, чтобы: — визы были сохранены, и известно, кто подписал, — знали текст письма – что мы написали адресату и — с учетом частично электронной и частично бумажной переписки в организации?

Как расположить Ф.И.О. в подписи?

Как выравниваются расшифровки подписантов документа: по краю поля или по первым буквам инициалов?

О странных способах подписания электронного документа

Руководитель подписывает документ на планшете, потом секретарь распечатывает этот документ на цветном принтере и «Почтой России» отправляем данный документ в различные компании, включая банки. Подскажите, какие риски есть у нашей компании? Как убедить руководителя, что так делать нельзя?

Как и где оформить отметку о приложении к письму?

Ставится ли отметка о приложении, если документ направляется с сопроводительным письмом о направлении документов? Интересует вопрос, необходима ли отметка на сопроводительном письме и на направляемом документе: 1. Если это проект документа, подписанный с нашей стороны, и мы ждем, чтобы его контрагент тоже подписал (договор, акт и т.д.); 2. Если это справка, отчет и т.п., которые сами по себе являются независимыми документами и направляются для рассмотрения контрагенту.

Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки?

Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?

Каков срок рассмотрения обращений граждан? А если его окончание придется на Новогодние каникулы?

Каков срок рассмотрения обращений граждан? Когда продление срока законно: – до его истечения (первых 30 дней с момента регистрации обращения) или – после его истечения, но не позже вторых 30 дней? В каких днях он исчисляется – в календарных или рабочих? И что делать, если его окончание придется на Новогодние каникулы?

Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?

Можно ли печатать документ на обеих сторонах листа? С договорами так часто поступают. А как быть с письмами, актами и др.? Как при этом правильно нумеровать страницы? Чем все это регулируется сейчас? Или только правилами делового оборота?

Можно ли печатать документ на обеих сторонах листа? С договорами так часто поступают. А как быть с письмами, актами и др.? Как при этом правильно нумеровать страницы? Чем все это регулируется сейчас? Или только правилами делового оборота?