Если служба делопроизводства узнала о ликвидации филиала «постфактум», не согласовывала проект приказа о ликвидации и план ликвидационных мероприятий, не провела необходимой работы по подготовке документов филиала к передаче по акту в головную организацию, к передаче в архивное учреждение субъекта РФ или к уничтожению, то хочется пожелать такой службе добиваться статуса инстанции обязательного согласования всех проектов приказов и всех видов документов организации, в которых так или иначе затрагиваются вопросы управления документами, документирования и делопроизводства. В случае ликвидации подразделения представитель службы делопроизводства вместе с представителями других инфраструктурных подразделений обязательно должен включаться в состав соответствующей комиссии / комиссий, которые проводят ликвидационные мероприятия.
А в ситуации, описанной в вопросе, рекомендуем поступить так:
1. Необходимо принять от директора филиала или председателя ликвидационной комиссии по акту те документы и предметы, которые обеспечивали деятельность филиала как обособленного или территориально удаленного подразделения организации:
- печать филиала;
- документы о закрытии счета и карточку с образцами подписей и оттиском печати филиала;
- все свидетельства и все лицензии на право осуществления отдельных видов деятельности, если они реализовывались филиалом;
- генеральную доверенность директору филиала, специальные доверенности сотрудникам филиала и журнал регистрации доверенностей;
- акты сверки расчетов с налоговыми органами, внебюджетными фондами, документы об отсутствии задолженности или сроках ее погашения (передать в бухгалтерию);
- штампы и журнал учета выдачи печатей и штампов (изымается вместе с подразделением безопасности);
- бланки всех видов и журналы учета выдачи этих бланков;
- документы, доказывающие передачу филиалу в момент его открытия недвижимости, транспортных средств, основных средств, которые возвращаются на баланс головной организации (документы передаются в бухгалтерию);
- номенклатуру дел и по номенклатуре – все документы постоянного срока хранения;
- описи дел и акты о выделении документов и дел к уничтожению и по описям – архивные документы постоянного срока хранения.
2. Подготовить проект приказа руководителя организации (по административно-организационной деятельности) об утверждении плана мероприятий (сроки, ответственные, средства) по передаче документального и архивного фондов филиала в состав документального и архивного фондов головной организации (ведь номенклатуры дел и описей в филиале просто может не быть).
Сама организация решает, оставлять ли документы по личному составу в территориальном архивном учреждении или взять их в состав архивного фонда головной организации, как принять документы, которые существуют в электронном виде, как организовать уничтожение документов, не подлежащих хранению и т.п. Следует привлечь к плану ликвидационных мероприятий ИТ-подразделение и бухгалтерию, т.к. иногда все расчетные и учетные информационные системы на сервере филиалов списываются и сдаются в металлолом «как железо», а первичные учетные документы в этих системах должны храниться минимум 5 лет.
Уже при наличии плана мероприятий служба делопроизводства организует все работы по архивно-технической обработке документов, передаче в архивное учреждение, перевозке в головную организацию и т.п. То есть все процессы ликвидации, реструктуризации, слияния и поглощения предусматривают большие организационные мероприятия по работе с документами, о которых ни в коем случае нельзя забывать.
