Top.Mail.Ru

Наша организация ликвидирует один из своих филиалов. Что делать службе ДОУ?

Вопрос
Наша организация ликвидирует один из своих филиалов. Что делать службе делопроизводства?
Отвечает

Если служба делопроизводства узнала о ликвидации филиала «постфактум», не согласовывала проект приказа о ликвидации и план ликвидационных мероприятий, не провела необходимой работы по подготовке документов филиала к передаче по акту в головную организацию1, к передаче в архивное учреждение субъекта РФ2 или к уничтожению, то хочется пожелать такой службе добиваться статуса инстанции обязательного согласования всех проектов приказов и всех видов документов организации, в которых так или иначе затрагиваются вопросы управления документами, документирования и делопроизводства. В случае ликвидации подразделения представитель службы делопроизводства вместе с представителями других инфраструктурных подразделений обязательно должен включаться в состав соответствующей комиссии / комиссий, которые проводят ликвидационные мероприятия.

А в ситуации, описанной в вопросе, рекомендуем поступить так:

1. Необходимо принять от директора филиала или председателя ликвидационной комиссии по акту те документы и предметы, которые обеспечивали деятельность филиала как обособленного или территориально удаленного подразделения организации:

  • печать филиала;
  • документы о закрытии счета и карточку с образцами подписей и оттиском печати филиала;
  • все свидетельства и все лицензии на право осуществления отдельных видов деятельности, если они реализовывались филиалом;
  • генеральную доверенность директору филиала, специальные доверенности сотрудникам филиала и журнал регистрации доверенностей;
  • акты сверки расчетов с налоговыми органами, внебюджетными фондами, документы об отсутствии задолженности или сроках ее погашения (передать в бухгалтерию);
  • штампы и журнал учета выдачи печатей и штампов (изымается вместе с подразделением безопасности);
  • бланки всех видов и журналы учета выдачи этих бланков;
  • документы, доказывающие передачу филиалу в момент его открытия недвижимости, транспортных средств, основных средств, которые возвращаются на баланс головной организации (документы передаются в бухгалтерию);
  • номенклатуру дел и по номенклатуре – все документы постоянного срока хранения;
  • описи дел и акты о выделении документов и дел к уничтожению и по описям – архивные документы постоянного срока хранения.

2. Подготовить проект приказа руководителя организации (по административно-организационной деятельности) об утверждении плана мероприятий (сроки, ответственные, средства) по передаче документального и архивного фондов филиала в состав документального и архивного фондов головной организации (ведь номенклатуры дел и описей в филиале просто может не быть).

Сама организация решает, оставлять ли документы по личному составу в территориальном архивном учреждении или взять их в состав архивного фонда головной организации, как принять документы, которые существуют в электронном виде, как организовать уничтожение документов, не подлежащих хранению и т.п. Следует привлечь к плану ликвидационных мероприятий ИТ-подразделение и бухгалтерию, т.к. иногда все расчетные и учетные информационные системы на сервере филиалов списываются и сдаются в металлолом «как железо», а первичные учетные документы в этих системах должны храниться минимум 5 лет.

Уже при наличии плана мероприятий служба делопроизводства организует все работы по архивно-технической обработке документов, передаче в архивное учреждение, перевозке в головную организацию и т.п. То есть все процессы ликвидации, реструктуризации, слияния и поглощения предусматривают большие организационные мероприятия по работе с документами, о которых ни в коем случае нельзя забывать.

Сноски 2

  1. Документы текущего делопроизводства и документы, находящиеся в структурных подразделениях филиала на оперативном хранении, передаются в соответствующие подразделения головной организации. Вернуться назад
  2. Прежде всего туда передаются документы по личному составу. Вернуться назад
Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 1

Татьяна Владимировна
12.04.2016, 14:16

Согласно пункту 2.4.3. Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденных приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 27.01.2007 №19 (зарегистрирован Минюстом России от 06.03.2007 №9059), архивные документы представительств и филиалов составляют единый архивный фонд с архивными документами организации.

Рекомендовано для вас

Копии распорядительных документов включать в акт об уничтожении?

Нужно ли включать в Акт об уничтожении такие документы, как, например, «Приказы по основной деятельности. Копии». Очень сильно спорим с коллегами по данному вопросу. Считаю, что все документы по номенклатуре имеют 2 варианта «списания» из делопроизводства: или в описи (постоянного и свыше 10 лет хранения), или в акт на уничтожение (до 10 лет). Коллеги считают ненужным включать в акт копии распорядительных документов, которые направляются в подразделения и формируются подразделениями в соответствующие дела по их номенклатуре дел.

Какие организации и куда не могут передавать свои документы?

В новых правилах организации хранения от 2023 года в п. 5 раздела 1 прописано: государственным органам, органам местного самоуправления, государственным и муниципальным организациям запрещается передавать образовавшиеся в процессе их деятельности документы Архивного фонда Российской Федерации в музеи, библиотеки, научные организации, включенные в перечень, который утверждается Правительством Российской Федерации, и негосударственные организации. 1. Подскажите, а что это за перечень, который утверждается Правительством Российской Федерации, и где с ним можно ознакомиться? 2. Прошу прокомментировать этот пункт, распространяется ли он на АО?

Надо ли заверять распечатку из СЭД листа согласования?

Работаю в АО, дела с приказами ведем в гибридном формате: электронное (приказы с ЭП + скан-копии приказов, изначально созданных и согласованных в бумаге) и бумажное (приказы, созданные и согласованные в бумаге + распечатанные приказы с ЭП). И в первом, и во втором случаях в деле размещаются и соответствующие листы согласования. Но неужели мы обязаны прописать в Инструкции по делопроизводству, что лист согласования, распечатанный из ЭДО, должен быть оформлен и удостоверен? Может быть, АО может себе позволить и, соответственно, отразить в Инструкции по делопроизводству, что лист согласования из ЭДО как распечатку к распечатанному приказу с визуализацией ЭП можно приложить в том же виде, без заверений?

Что рассылать по подразделениям после утверждения номенклатуры дел?

После утверждения номенклатуры дел что, когда и как рассылается по подразделениям? Может ли номенклатура структурного подразделения, которую оно подавало в службу ДОУ своей организации, отличаться от соответствующего раздела утвержденной сводной номенклатуры дел? А если не отличается, то зачем после утверждения сводной номенклатуры делать такую рассылку по подразделениям (у них ведь и так все уже есть)?

Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки?

Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?

Как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис?

Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?

В каком порядке указывать должность, ученую степень и звание, ФИО?

В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?

Как оформить документ ДСП: «обычный» и в области обороны

Можно ли у Вас получить пример оформления документов ДСП в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26.11.2021 № 2052? В частности, несекретных сопроводительных писем с документами ДСП в приложении.