Top.Mail.Ru

Наша организация ликвидирует один из своих филиалов. Что делать службе ДОУ?

Вопрос
Наша организация ликвидирует один из своих филиалов. Что делать службе делопроизводства?
Отвечает

Если служба делопроизводства узнала о ликвидации филиала «постфактум», не согласовывала проект приказа о ликвидации и план ликвидационных мероприятий, не провела необходимой работы по подготовке документов филиала к передаче по акту в головную организацию1, к передаче в архивное учреждение субъекта РФ2 или к уничтожению, то хочется пожелать такой службе добиваться статуса инстанции обязательного согласования всех проектов приказов и всех видов документов организации, в которых так или иначе затрагиваются вопросы управления документами, документирования и делопроизводства. В случае ликвидации подразделения представитель службы делопроизводства вместе с представителями других инфраструктурных подразделений обязательно должен включаться в состав соответствующей комиссии / комиссий, которые проводят ликвидационные мероприятия.

А в ситуации, описанной в вопросе, рекомендуем поступить так:

1. Необходимо принять от директора филиала или председателя ликвидационной комиссии по акту те документы и предметы, которые обеспечивали деятельность филиала как обособленного или территориально удаленного подразделения организации:

  • печать филиала;
  • документы о закрытии счета и карточку с образцами подписей и оттиском печати филиала;
  • все свидетельства и все лицензии на право осуществления отдельных видов деятельности, если они реализовывались филиалом;
  • генеральную доверенность директору филиала, специальные доверенности сотрудникам филиала и журнал регистрации доверенностей;
  • акты сверки расчетов с налоговыми органами, внебюджетными фондами, документы об отсутствии задолженности или сроках ее погашения (передать в бухгалтерию);
  • штампы и журнал учета выдачи печатей и штампов (изымается вместе с подразделением безопасности);
  • бланки всех видов и журналы учета выдачи этих бланков;
  • документы, доказывающие передачу филиалу в момент его открытия недвижимости, транспортных средств, основных средств, которые возвращаются на баланс головной организации (документы передаются в бухгалтерию);
  • номенклатуру дел и по номенклатуре – все документы постоянного срока хранения;
  • описи дел и акты о выделении документов и дел к уничтожению и по описям – архивные документы постоянного срока хранения.

2. Подготовить проект приказа руководителя организации (по административно-организационной деятельности) об утверждении плана мероприятий (сроки, ответственные, средства) по передаче документального и архивного фондов филиала в состав документального и архивного фондов головной организации (ведь номенклатуры дел и описей в филиале просто может не быть).

Сама организация решает, оставлять ли документы по личному составу в территориальном архивном учреждении или взять их в состав архивного фонда головной организации, как принять документы, которые существуют в электронном виде, как организовать уничтожение документов, не подлежащих хранению и т.п. Следует привлечь к плану ликвидационных мероприятий ИТ-подразделение и бухгалтерию, т.к. иногда все расчетные и учетные информационные системы на сервере филиалов списываются и сдаются в металлолом «как железо», а первичные учетные документы в этих системах должны храниться минимум 5 лет.

Уже при наличии плана мероприятий служба делопроизводства организует все работы по архивно-технической обработке документов, передаче в архивное учреждение, перевозке в головную организацию и т.п. То есть все процессы ликвидации, реструктуризации, слияния и поглощения предусматривают большие организационные мероприятия по работе с документами, о которых ни в коем случае нельзя забывать.

Сноски 2

  1. Документы текущего делопроизводства и документы, находящиеся в структурных подразделениях филиала на оперативном хранении, передаются в соответствующие подразделения головной организации. Вернуться назад
  2. Прежде всего туда передаются документы по личному составу. Вернуться назад
Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 1

Татьяна Владимировна
12.04.2016, 14:16

Согласно пункту 2.4.3. Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденных приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 27.01.2007 №19 (зарегистрирован Минюстом России от 06.03.2007 №9059), архивные документы представительств и филиалов составляют единый архивный фонд с архивными документами организации.

Рекомендовано для вас

Как закрывать 2 номенклатуры дел из-за внедрения СЭД

В 2021 году в середине года был переход из одной системы документооборота в другую. Раньше дела были только бумажные и номенклатуры дел в СЭД не было. Но в новой системе существует электронная номенклатура дел, соответственно все документы, которые оформлялись в компании с определенной даты (с 20.07.2021) – были внесены в новые созданные электронные дела и по ним существует своя электронная номенклатура дел. Каким образом необходимо проводить закрытие номенклатуры дел за 2021 год? Отдельно за период с 01.01.2021 по 20.07.2021 в бумажном виде, а потом за период с 20.07.2022 по 31.12.2022 в электронном виде?

Кто списывает исполненный документ «В ДЕЛО»?

Вопрос от администрации города. Если на документе проставлена резолюция руководителем, то после исполнения этот документ должен списать «В ДЕЛО» также руководитель? Какими правовыми актами это можно подтвердить?

Где и сколько хранить учетную политику?

Если учетная политика составлена на 2022 год, но данный документ является приложением к приказу от 2021 года, в дело какого года в итоге его подшивать: —  в дело 2021 года подшивается только приказ, а приложение к нему – в дело 2022 года? —  или приказ и приложение к нему формируются вместе в дело 2021 года?

Об учете судебной переписки

Как правильно вести учет судебной переписки? Регистрировать / хранить судебные письма отдельно или в общем реестре входящих документов?

Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки?

Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?

Можно ли печатать документ на обеих сторонах листа? С договорами так часто поступают. А как быть с письмами, актами и др.? Как при этом правильно нумеровать страницы? Чем все это регулируется сейчас? Или только правилами делового оборота?

Можно ли печатать документ на обеих сторонах листа? С договорами так часто поступают. А как быть с письмами, актами и др.? Как при этом правильно нумеровать страницы? Чем все это регулируется сейчас? Или только правилами делового оборота?

Как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис?

Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?

Как оформить электронное приложение к бумажному документу? Как их переправить по почте?

Как оформить реквизит «Приложение» в случаях, когда: 1. Письмо и приложение к нему оформлены на бумажном носителе, но отправлены адресату будут только их скан-копии по электронной почте? 2. Письмо оформлено на бумажном носителе, а приложение к нему только в электронном виде, адресату письмо с приложением будет направлено по электронной почте? Что при этом написать на документе-приложении и в самом письме? Покажите, пожалуйста, как это грамотно оформить.