С 1 июня 2020 года вступили в силу новые Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, утвержденные приказом Росархива от 02.03.2020 № 241. В названии и в п. 1.1 самих Правил отражен круг архивов, на который они распространяются:
Но обратите внимание: есть некоторые изменения, которые затронут организации – источники комплектования таких архивов, а также любые организации, сдающие туда документы при ликвидации. С этими корректировками мы сейчас внимательно разбираемся, чтобы в ближайшем номере опубликовать статью о них.
А пока посмотрим, что появилось нового в Правилах касательно хранения электронных документов. Оказалось, что этому посвящен «целый» раздел (состоящий, правда, всего из 3 пунктов) – процитируем его полностью, чтобы вы смогли оценить масштаб:
Раздел VII «Особенности хранения электронных документов» Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях (утв. приказом Росархива от 02.03.2020 № 24)
7.1. Хранение электронных документов в архиве осуществляется:
на физически обособленных носителях – в двух экземплярах, один из которых является основным, другой – рабочим. При этом основной и рабочий экземпляры хранятся в разных архивохранилищах (помещениях), при температурно-влажностном режиме, рекомендованном производителями носителей;
в информационной системе архива – на собственном оборудовании архива или в федеральном и (или) региональном хранилище электронных документов.
7.2. Обязательными условиями хранения электронных документов на физически обособленных носителях являются:
применение носителей, предназначенных для долговременного (свыше 10 лет) хранения информации;
наличие технических и программных средств, позволяющих осуществлять их воспроизведение, миграцию и конвертацию, а также контролировать физическое и техническое состояние;
проведение миграции на новые носители и конвертации в современные форматы;
организация контроля за их аутентичностью, целостностью, достоверностью, пригодностью для использования.
7.3. Нормативные условия хранения электронных документов в информационной системе архива обеспечиваются:
ее соответствием требованиям законодательства… в области создания, развития, ввода в эксплуатацию государственных информационных систем и хранения в них информации3;
соблюдением при ее эксплуатации требований информационной безопасности и защиты информации4;
резервным копированием электронных документов, в том числе при применении облачных технологий, и их конвертацией в современные форматы.
Затронут очень важный вопрос: сколько экземпляров съемных носителей нужно для того, чтобы обеспечить надежное хранение на них электронных документов. Росархив считает, что достаточно 2, причем 1 экземпляр – рабочий, т.е. именно его используют для того, чтобы получить доступ к документам.
Но большинство уважающих себя архивов хранят материалы в 3 и более экземплярах, причем 1 из них, действительно, территориально удаленно – в идеале в другом конце страны. О 2 экземплярах можно говорить скорее в случае хранения материалов гигантского объема и/или требующих для работы с ними особого оборудования и программного обеспечения.
В современной практике, когда пользователи носители на руки не получают и доступ к документам осуществляется через информационную систему, понятие «рабочего экземпляра» не употребляется.
В качестве позитивной стороны отметим отсутствие попыток навязать конкретные виды носителей и программных средств, а также способов конверсии и миграции.
Конечно, было бы совсем замечательно, если бы по каждому из этих пунктов в Правилах дали высокоуровневые указания и рекомендации (или отсылки к отраслевой литературе) о том, как реализовать данные требования на практике. Ведь для бумажных документов по вполне понятным причинам в Правилах все это описано достаточно подробно.
Поэтому осмелимся дать свои рекомендации на этот счет: уже давно переведены на русский язык и утверждены в качестве государственных стандартов ряд международных стандартов, в которых даются разъяснения по ключевым вопросам, связанным с организацией долговременного хранения электронных документов. Они особенно пригодятся, если вам потребуется разрабатывать свои локальные нормативные акты на эту тему:
Наталья Храмцовская,
к.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией
компании «ЭОС», эксперт ИСО, член Международного совета архивов
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
Подскажите, пожалуйста, в каком месте в новом стандарте сказано, что теперь заголовок обязательно составлять для всех документов.
К какому виду документов (локальных нормативных актов) относится Политика в области качества? Требуется ли обязательное издание приказа об утверждении и введении ее в действие? Каковы установленные требования к порядку ее оформления?
Объясняем разные тонкости значения понятий «место нахождения» и «адрес юридического лица», «юридический» и «фактический», «почтовый» адреса организации, «место составления документа». Чем рискует организация, если ее фактический адрес не совпадает с указанным в ЕГРЮЛ либо если он там неполный, не совпадает с Государственным адресным реестром. Как изменились подходы к этой проблеме у налоговых органов. Почему сейчас важно забирать корреспонденцию по адресу, указанному в ЕГРЮЛ. Обратите внимание: с 2027 года планируют обязать вести юридически значимую переписку через портал госуслуг и с госорганами, и с контрагентами. Как правильно указывать адрес в документах: стыкуем требования законодательства, ГОСТ Р 7.0.97-2025 и Методических рекомендаций по его применению.
Как регистрировать утвержденные ЛНА: возможные варианты, их плюсы и минусы. Как систематизировать и хранить ЛНА (в частности, как формировать в дела документы, утвержденные распорядительными документами и непосредственно подписью руководителя в грифе; что разбивать на тома, а что выделять в части дела – это поможет хранить объемные ЛНА в 100 и более страниц). Как вносить изменения в процессе использования ЛНА. Как отслеживать изменения и версии документов.
В тексте некоторых документов встречаются числа, которые сначала приводятся цифрами, а следом в скобках – буквенным способом. В каких случаях и в каких документах требуется текстовое дублирование суммы? В каком падеже следует делать такую расшифровку и необходимо ли писать число с заглавной буквы? Если речь идет о сумме, то возможно ли применение сокращений «руб.» и «коп.» и какую часть текста брать в скобки?
Основное внимание мы уделили отечественным правилам адресования корреспонденции. Какими документами осуществляется нормативное регулирование в этой сфере? Как указать адресата – частное лицо, организацию или должностное лицо (здесь возникают вопросы с инициалами и падежом)? В какой последовательности указывать элементы адреса? Какие общепринятые сокращения можно использовать? Что писать с заглавной буквы? Как правильно указывать простой, двойной и литерный номера домов? Когда перед городом не ставится буква «г.»? В каких случаях кроме непосредственно населенного пункта нужно включить в адрес его вхождение в определенные административно-территориальные единицы (это касается не только поселков и деревень, но и городов)? Что нужно учесть при использовании отметок «до востребования» и «лично»?
Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.
ГОСТ Р 7.0.97-2016 описывает правила оформления даты документа предельно лаконично. Поэтому нам есть что добавить! Ставить 0 в начале даты? Можно использовать кавычки? «Длящаяся» дата протокола. Дата совместного документа. Специфика госорганов. Дата подписания электронного документа. Дата доверенности. Дата на обложке дела и на титульном листе ЛНА. В каких реквизитах и как лучше оформлять дату. Подробно остановились на оформлении дат в тексте документа в различных ситуациях. Статья содержит 25 примеров.
Раздел не найден.
Оформить подписку на журнал
издательства ООО "Бизнес-Арсенал"
можно в любом отделении почты:
