Конструктивный подход к организации хранения электронных документов

При недостаточной проработке отечественной нормативно-методической базы компаниям сложно организовать грамотное хранение своих электронных документов (особенно долгосрочное). Но ждать у моря погоды уже нет возможности – действовать нужно сейчас! Потому наши советы могут оказаться для вас бесценными: на какие принципиальные моменты нужно обратить внимание, как выбирать форматы электронных документов, носители информации, формулировать требования к метаданным, обеспечить сохранность документов, подписанных ЭЦП / УЭП, обеспечить целостность и аутентичность, выбрать систему и инструменты для электронного ­архива, как относиться к облачным решениям.

Общий подход к решению задачи

Перед организациями и специалистами в области управления делопроизводством и архивным делом стоит задача уже сейчас организовать хранение электронных документов. В отсутствие достаточных и конкретных нормативно-методических документов федерального уровня организации должны делать то, что в их силах. Главное при этом – продемонстрировать регуляторам и судам в случае возникновения споров и разбирательств, что они сделали все, от них зависящее; не ждали у моря погоды, а, как могли, старались данную проблему решить.

Можно позаимствовать неплохой подход, широко используемый в различных системах менеджмента, который в свое время был создан на основе практики работы государственных органов и крупного ­бизнеса. Заключается он в следующем:

  • разрабатывается комплект внутренних нормативных актов, в которых говорится о том, как будет обеспечиваться сохранность электронных документов в организации;
  • проводится обучение персонала (обучение и повышение квалификации придется проводить регулярно);
  • электронные документы создаются, обрабатываются, используются, сохраняются и уничтожаются в строгом соответствии с внутренней ­нормативной базой, при этом все действия тщательно ­документируются;
  • постоянно ведется мониторинг ситуации, выявляются недостатки и принимаются меры к их устранению. Документируются инциденты, выявленные слабые места, решения по их устранению и процесс их исправления. Это очень существенный элемент всей системы, поскольку приходится браться за новое дело, где много неизведанного, и важно оперативно выявлять и исправлять ошибки, недостатки.

Система менеджмента интересна, в частности, тем, что она способна самосовершенствоваться и приспосабливаться к меняющейся ситуации.

Мы не можем с уверенностью предсказать, как будет меняться нормативная база и какие новые технологии будут внедряться даже в ближайшем будущем, поэтому приходится решать задачу оптимизации рисков – и требовать от организаций большего нет смысла. В сложившейся ситуации организациям важно не отставать от большинства, но и ­слишком ­вырываться вперед тоже может быть достаточно ­рискованно.

Когда впоследствии встанет вопрос о том, как хранились электронные документы и можно ли им доверять, наличие функционирующей строго по установленным правилам системы менеджмента может стать серьезным подспорьем в защите деловых интересов как самой организации, так и ее сотрудников, партнеров и клиентов. Уже сейчас суды более терпимо относятся к несовершенству подобных систем, чем к ситуациям, когда такие системы полностью отсутствуют. В данном случае срабатывает известный принцип «пусть безобразно, но единообразно».

Подход к разработке внутренней нормативной базы

Подход к разработке нормативной базы, который я хочу предложить, с моей точки зрения, в равной степени может применяться как в государственных органах, так и в коммерческих организациях. При этом ­необходимо принять во внимание несколько важных моментов:

  • процесс бурных перемен не только не замедляется, но и ускоряется – непрерывно меняются технологии, нормативная база и т.д.;
  • повсеместно наблюдается неравномерное развитие и «многоукладность» в управлении документами, когда одновременно используются различные технологии и всевозможные смешанные и переходные ­варианты.

Это означает, что попытки создать столь же детальную, пошагово регламентирующую использование конкретных технологий нормативную базу, что существовала раньше в форме типовой инструкции по делопроизводству и правил работы ведомственных архивов – бессмысленная трата времени. Примером тому служат многолетние попытки сначала разработать, а затем «довести до ума» сколько-нибудь современные «Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» (действующий документ утвержден постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477). Пока документ разрабатывают, согласовывают и утверждают, часть его положений уже устаревает. Не случайно данные «Правила» оказались мертворожденным документом, ссылаться на который избегают даже судебные органы.

Вместо мелочной детальной регламентации нужно:

  • сначала определиться с ключевыми принципами: что мы должны в конечном итоге обеспечить и какие качества электронных документов необходимо сохранить;
  • на следующем уровне нормативного регулирования следует сформулировать вытекающие из высокоуровневых принципов технологически-нейтральные требования, исполнение которых ­позволяет ­соответствовать данным принципам.

Эти два слоя (принципы и требования) нормативных актов достаточно высокоуровневые, они говорят, что нужно сделать, но не говорят, как. В вопросах регулирования приемов и технологий, с помощью которых следует добиваться необходимого результата при обеспечении сохранности электронных документов, нужно, с моей точки зрения, предоставить организациям определенную свободу – они могут использовать те технологии, которые лучше всего подходят для конкретных условий их деятельности (в число которых входят технические, финансовые и кадровые возможности организации). В текущей ситуации быстрых технологических и правовых перемен попытки навязать всем организациям страны какую-то одну-единственную конкретную технологию являются ­безумием, быстро превращающимся во вредительство.

Отмечу, что предлагаемый подход – не мое личное изобретение. Так, в Австралии он достаточно успешно применяется уже ряд лет, а в...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
Ловите МАКСИМАЛЬНУЮ скидку именно сейчас!
Годовая подписка 2022 на любую версию журнала (бумажную, электронную, Комплект с доступом к базе знаний) по самой низкой цене.

Рекомендовано для вас

Архивные описи для электронных дел

С каждым днем количество электронных дел в организациях увеличивается. У многих есть даже электронные оригиналы постоянного срока хранения – ​это годовая бухгалтерская отчетность. Поэтому стоит разобраться, как оформлять описи подобных дел: на передачу из подразделений в архив и сводные годовые по организации, а заодно – ​кто будет формировать реестры документов электронных дел.

Перечни «исключительно» электронных документов: опыт имитации бурной деятельности

Правительство РФ обязало федеральные органы исполнительной власти разработать свои Перечни документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться ими исключительно в форме электронных документов. А Росархив добавил к этому обязанность ведомствам самим определить для таких документов сроки хранения! Что из этого получилось, читайте в статье.

Конструктивный подход к организации хранения электронных документов

При недостаточной проработке отечественной нормативно-методической базы компаниям сложно организовать грамотное хранение своих электронных документов (особенно долгосрочное). Но ждать у моря погоды уже нет возможности – действовать нужно сейчас! Потому наши советы могут оказаться для вас бесценными. В предыдущем номере журнала мы рассказали, на какие принципиальные моменты нужно обратить внимание, как выбирать форматы электронных документов и носители информации. А в этом майском номере журнала переходим к формулированию требований к метаданным, обеспечению сохранности документов, подписанных ЭЦП / УЭП, обеспечению целостности и аутентичности, выбору системы и инструментов для электронного архива. Кроме того, поясним, как относиться к облачным решениям.

Нормативная база по вопросам хранения электронных документов

Данной статьей мы начинаем обещанный цикл публикаций о том, как организовать хранение электронных документов на современном уровне. Начать мы решили с выявления фундаментальных проблем, которые необходимо решить, а также ­анализа существующей нормативной базы, от которой нам придется отталкиваться.

Архивные описи для электронных дел

С каждым днем количество электронных дел в организациях увеличивается. У многих есть даже электронные оригиналы постоянного срока хранения – ​это годовая бухгалтерская отчетность. Поэтому стоит разобраться, как оформлять описи подобных дел: на передачу из подразделений в архив и сводные годовые по организации, а заодно – ​кто будет формировать реестры документов электронных дел.

Нормативная база по вопросам хранения электронных документов

Данной статьей мы начинаем обещанный цикл публикаций о том, как организовать хранение электронных документов на современном уровне. Начать мы решили с выявления фундаментальных проблем, которые необходимо решить, а также ­анализа существующей нормативной базы, от которой нам придется отталкиваться.

Перечни «исключительно» электронных документов: опыт имитации бурной деятельности

Правительство РФ обязало федеральные органы исполнительной власти разработать свои Перечни документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться ими исключительно в форме электронных документов. А Росархив добавил к этому обязанность ведомствам самим определить для таких документов сроки хранения! Что из этого получилось, читайте в статье.

Использование форматов электронных документов

Интерес специалистов в области управления информацией и документацией к такому, на первый взгляд, техническому вопросу, как форматы электронных документов, не случаен. От того, кто и как выбирает форматы, зависит очень многое, начиная от удобства совместной работы над проектом документа и заканчивая затратами на обеспечение его долговременной сохранности. В данной статье будут рассмотрены вопросы, связанные не столько с техническими особенностями форматов, сколько с правовыми и организационными рамками их применения, связанными с решением задач взаимодействия различных систем и приложений, обеспечения юридической значимости электронных документов и их доступности на всем протяжении жизненного цикла (т.е. мы отдельно поговорим о наиболее пригодных форматах для оперативной работы с документами и для их архивного хранения, об открытых форматах и о том, какие форматы распространены в Интернете).