Данной статьей мы начинаем обещанный цикл публикаций о том, как организовать хранение электронных документов на современном уровне. Начать мы решили с выявления фундаментальных проблем, которые необходимо решить, а также анализа существующей нормативной базы, от которой нам придется отталкиваться.
Требования к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти
«Требования к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающие, в том числе, необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения» были утверждены приказом Министерства связи и массовых коммуникаций РФ от 02.09.2011 № 221.
Этот документ содержит много разумных положений, основанных на мировом опыте. Так, в нем устанавливаются:
- требования к взаимодействию СЭД государственного органа с МЭДО и СМЭВ;
- целый ряд функциональных и нефункциональных требований;
- новый подход к систематизации и хранению электронных документов в СЭД.
Сами требования преимущественно опираются на положения ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования», являющегося национальной адаптацией самого авторитетного на сегодняшний день международного стандарта в этой области ISO 15489:2001. В них также ощущается влияние европейских спецификаций MoReq21.
Система электронного документооборота (СЭД).
Система межведомственного электронного документооборота (МЭДО) – федеральная информационная система, предназначенная для организации взаимодействия систем электронного документооборота (СЭД) участников межведомственного электронного документооборота.
Участниками МЭДО являются Администрация Президента РФ, Аппарат Правительства РФ, федеральные органы исполнительной власти (ФОИВ), органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации, а также иные государственные органы и организации.
Под взаимодействием СЭД понимается обмен электронными сообщениями, содержащими:
- документы – метаданные (реквизиты) документов и их файлы,
- уведомления – информацию о ходе рассмотрения и исполнения документов получателями.
Единая система межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ) – федеральная государственная информационная система, предназначенная для организации информационного взаимодействия между информационными системами участников СМЭВ в целях предоставления государственных и муниципальных услуг и исполнения государственных и муниципальных функций в электронной форме.
Участниками СМЭВ являются федеральные органы исполнительной власти, государственные внебюджетные фонды, исполнительные органы государственной власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления, государственные и муниципальные учреждения, многофункциональные центры, иные органы и организации.
На практике этот документ применения не получил, поскольку требования и особенно сроки их исполнения были установлены без учета реального положения дел в стране, а именно:
- уже созданной ведомствами-лидерами собственной ИТ-инфраструктуры;
- сложившейся нормативной базы для внутренней работы и взаимодействия с внешними органами и организациями;
- отсутствия на рынке решений с необходимыми функциональными возможностями;
- необходимости серьезных затрат на приобретение новых либо доработку существующих решений;
- неподготовленности и незаинтересованности государственных органов в выполнении требований.
В числе нефункциональных требований к СЭД, в частности, было установлено, что «объем базы данных для хранения электронных документов должен обеспечивать хранение всех электронных документов, обрабатываемых в ФОИВ за период не менее 5 лет».
Значительная часть положений данного нормативного документа была связана с вопросами установления сроков хранения электронных документов. В них было определено понятие «классификационной схемы» (п. 8) и раскрывались требования к ней (п. 19).
Фрагмент документа
«Требования к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающие, в том числе, необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения» утверждены приказом Министерства связи и массовых коммуникаций РФ от 02.09.2011 № 221
8. Классификационная схема – иерархическая схема, состоящая из разделов и подразделов, в соответствии с которой организуется систематизация и организация хранения документов в СЭД ФОИВ.
19. В классификационной схеме СЭД ФОИВ должны быть предусмотрены разделы и подразделы, соответствующие разделам и подразделам номенклатуры дел ФОИВ.
Сроки хранения документов, включенных в соответствующие разделы (подразделы), устанавливаются в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 № 558.
В этом нормативном документе были установлены требования в отношении функциональных возможностей систем, связанных с управлением сроками хранения документов. Актуальность данного вопроса связана с тем, что значительная часть документов, сохраняемых в настоящее время в СЭД, имеют временные сроки хранения, и в системах обязательно должны быть заложены возможности для своевременного проведения контролируемого и документируемого уничтожения электронных документов и информации по истечении сроков хранения (п. 20).
Одновременно были установлены требования к сбору и хранению контрольной информации и метаданных, позволяющих доказывать целостность и аутентичность электронных документов на протяжении всего их жизненного цикла (п. 17–18).
Правила организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов
«Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного...
