Top.Mail.Ru

Нормативная база по вопросам хранения электронных документов

Данной статьей мы начинаем обещанный цикл публикаций о том, как организовать хранение электронных документов на современном уровне. Начать мы решили с выявления фундаментальных проблем, которые необходимо решить, а также ­анализа существующей нормативной базы, от которой нам придется отталкиваться.

Проблемы и специфика организации хранения электронных документов

Уже два десятилетия электронные документы, в том числе постоянного и длительного срока хранения, создаются и все шире и шире используются в нашей стране. В результате организации сейчас сталкиваются с проблемой их хранения. При этом перед ними стоит задача не только сохранить электронные объекты, но и обеспечить возможность их использования, для чего необходимо, чтобы документы в процессе хранения не утратили юридическую значимость и доказательную силу.

Если сохранение содержащейся в документах информации, в общем-то, понятная и достаточно просто решаемая задача, то сохранение правовой значимости электронных документов является куда более сложным делом. Это связано с тем, что законодателем пока не сформулированы высокоуровневые принципы их хранения, а имеющие место попытки установить требования к определенным технологиям и порядку их использования (таким, как технология усиленных электронных подписей) недостаточны, ­поскольку все эти технологии быстро (каждые 7-10 лет) меняются и устаревают.

Острота данного вопроса постепенно усиливается, и его нерешенность становится заметным тормозом на пути внедрения ИКТ1 в государственное управление и деловую деятельность. Электронная архивация в организациях – это назревшая проблема, которую уже осознали и Правительство РФ, и Минкомсвязь, и Банк России, и Росархив.

Выступая 13 февраля 2014 года на заседании Правительственной комиссии по использованию информационных технологий для улучшения качества жизни и условий ведения предпринимательской деятельности, Д.А.Медведев отметил: «Основная задача – отойти от бумажного делопроизводства, чтобы именно электронный вариант документа, заверенный электронной подписью, стал юридически значимым, а бумажный документ приобрел обратный статус – статус копии. Для решения этой задачи также необходимо совершенствование нормативной правовой базы в области межведомственного электронного взаимодействия и архивного хранения электронных документов». 2

Важной особенностью современного делопроизводства в России является его многоукладность, когда традиционные и электронные документы и технологии работы с ними используются в самых различных сочетаниях. Это связано как с быстрым изменением технологий, так и с неравенством возможностей организаций и различием в их потребностях, поэтому данную особенность не следует рассматривать как временное, преходящее явление.

Изменчивость правовой и технической среды и многоукладность делопроизводства приводят к тому, что регулирование вопросов управления документами и информацией на уровне пошагового описания выполняемых технологических операций становится непродуктивным – такого рода нормы обычно оказываются для многих организаций неудобными и очень быстро морально устаревают.

От детальной регламентации на уровне технических операций необходимо переходить к разработке высокоуровневых, в максимальной степени технологически-нейтральных принципов и требований (и первые ­примеры такого рода уже появились).

Кроме того, основная часть существующих нормативных положений об архивном хранении охватывает, помимо традиционных документов, лишь имитирующие их «бумагоподобные» электронные документы (и нередко – только организационно-распорядительную документацию). В последнее время начали появляться нормы, касающиеся хранения электронных баз данных, государственных реестров и регистров, современной научно-технической документации, однако качество и глубина их ­проработки пока что находятся на начальном уровне.

Также важно иметь в виду, что «правила игры» не являются у нас едиными, и существенно различаются в сферах:

  • государственного управления;
  • взаимодействия коммерческих организаций с госорганами;
  • взаимодействия коммерческих организаций между собой.

При взаимодействии с зарубежными партнерами приходится принимать во внимание не только российские, но и зарубежные нормы.

Следует также отметить, что государство пока идет по пути массового использования усиленных электронных подписей. В оперативной деятельности таким образом снимается масса вопросов, но только до тех пор, пока можно осуществить проверку подписи. Как только документы становятся старше определенного возраста, как только начинается процесс устаревания технологий, сразу же возникают различного рода проблемы. При этом оказывается забыт тот факт, что установление подлинности документов в конечном счете не...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Какого «офисного» ПО мы лишаемся, и на что его заменить

Почему России необходимо суверенное информационное пространство. Какие последние шаги сделаны в этом направлении. Где иностранное ПО уже запретили. Список аналогов, на которые Минцифры России рекомендует переходить (мессенджеры и соцсети, программы для видеоконференций, антивирусы, редакторы документов, почтовые сервисы, браузеры, сервисы бронирования жилья, вызова такси, заказа авиабилетов и др.). На какие отечественные бесплатные шрифты переходить с популярных Times New Roman, Arial и др. шрифтов американской компании Monotype.

Система электронного документооборота: путь от меньшего к большему

Руководитель отдела делопроизводства описывает свой личный опыт работы в СЭД на различных предприятиях: какие несовершенства функционала постепенно устраняли; что стоит предусмотреть в ТЗ на доработку СЭД; примеры блок-схем, которые желательно включать в ТЗ, чтобы служба делопроизводства и ИТ-отдел лучше понимали друг друга.

Куда переходить из запрещенных соцсетей Instagram и Facebook

Отключение Instagram и Facebook (запрещены на территории РФ) для многих стало неожиданным шоком, ведь все мы не только привыкли к этим сетям, но и вкладывались в них временным и материальным ресурсами. В настоящее время ситуация развивается таким образом, что вполне возможны санкции и в отношении других западных площадок, например, YouTube и Google. Что делать, какие выбирать альтернативные социальные сети и как максимально легко пережить этот переход, рассмотрим в статье.

Как перенести таблицу из Excel в Word

В Excel удобно делать расчеты и диаграммы, а в Word – составлять документы (планы, отчеты, акты, письма и др.), оформляя их по всем правилам. Можно объединить сильные стороны этих программ, заглатывая в Word таблицы и диаграммы, созданные в Excel: в виде картинки (которую уже нельзя будет изменить), в виде текстовой таблицы или просто текста (их можно будет доформатировать в Word) или даже с установкой связи между исходным объектом в Excel и транслируемым в Word (тогда при изменении в Excel объект в Word будет синхронизироваться автоматически). Эти удобные варианты копирования объясняем на примерах.

Режим рецензирования в Word: автоматическое выявление правок

Режим «Рецензирование» существенно облегчает разработку, согласование вордовского документа группой людей – он автоматически фиксирует каждую вставку, удаление, перемещение текста, форматирование и все это пользователи еще могут комментировать! Показываем, как управлять отображением правок (каким способом, какие типы и от каких пользователей показывать, как определить автора изменений, как распечатать исходный или окончательный вариант текста). Как выявить правки, которые коллега пытался вставить незаметно! Можно объединить в одном документе правки от разных людей, присланные ими в разных версиях файла. А еще можно защитить документ от редактирования либо установить пользователям пределы дозволенного. Даже если режимом «Рецензирование» уже пользуетесь, из этой статьи сможете узнать новые «ювелирные» настройки, которые сделают вашу работу еще удобнее.

Презентация годового отчета и плана

Раскрыты секреты создания эффектной презентации в современном стиле для деловых отчетов и планов: как сделать данные наглядными, как привлекать внимание, как лучше форматировать гистограммы и диаграммы, как использовать шрифты, цвета и картинки, где взять бесплатные фото и иконки. Описаны интересные возможности программы PowerPoint из Microsoft Office, которые стоит применять.

Контроль исполнения поручений в MS Excel

Автор напоминает основные принципы организации контроля исполнения поручений, а потом подробно объясняет, как удобнее автоматизировать эту работу с использованием стандартных возможностей MS Excel (какие поля в таблице регистрационной формы пригодятся, как настроить фильтрацию данных и пользоваться ею, какие сведения удобно выделять автоматически). Статья особенно пригодится тем, кому на покупку специализированного программного обеспечения для автоматизации делопроизводства денег пока не дают.

Работа над ошибками при помощи рецензирования в MS Word

Microsoft Word – это не только отличная программа для набора и форматирования текста, но и прекрасное средство для исправления чужих ошибок и совместной работы над документами. Мы хотим избавить вас от необходимости вычитывания каждой версии проекта документа. Пусть вместо вас это сделает Word, пусть он выявит все внесенные правки и предложит вам каждую из них отклонить или принять. Мы объясним, как управлять составом информации, которая отображается на экране монитора о произведенных в документе изменениях; как выявить правки и комментарии, внесенные определенным автором; какие алгоритмы действий будут наиболее удобными при анализе и принятии / отклонении исправлений.