Правительство РФ обязало федеральные органы исполнительной власти разработать свои Перечни документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться ими исключительно в форме электронных документов. А Росархив добавил к этому обязанность ведомствам самим определить для таких документов сроки хранения! Что из этого получилось, читайте в статье.
«Ход конем», или Кому разрабатывать перечни?
В России процесс внедрения электронных документов в систему государственного управления и деловую деятельность уже прошел несколько этапов развития. Достаточно часто у нас пытались «идти своим путем», в том числе и в вопросах нормативного регулирования использования электронных документов. При острой потребности в современной нормативной базе по данному вопросу, порой вместо опробованных и хорошо зарекомендовавших себя в мировой практике решений предлагались изначально весьма оригинальные нововведения, к числу которых относится и идея создания перечней документов, создание, хранение и использование которых во внутренней деятельности организации должно осуществляться только в электронном виде.
В сентябре 2011 года федеральные органы исполнительной власти (далее – ФОИВ) обязали разработать Перечни документов, которые могут создаваться и использоваться ими только в электронном виде. Соответствующее положение ввели в ранее принятые Правила:
Фрагмент документа
Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477)
40. …Перечень документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов, утверждается руководителем федерального органа исполнительной власти по согласованию с Федеральным архивным агентством.
Следует отметить, что первая попытка разработки перечня такого рода была предпринята ВНИИДАД еще в 2005 году, когда был подготовлен проект «Примерного перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности федеральных органов исполнительной власти, которые могут вестись в электронном виде» 1. Дальнейшего развития этот проект так и не получил – в виде нормативного документа опубликован не был.
Приказом Росархива от 29.04.2011 № 32, изданным в соответствии с пунктом 5 утвержденного распоряжением Правительства РФ от 12.02.2011 №176-р «Плана мероприятий...» 2, были введены «Рекомендации по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности». Росархив предложил ведомствам составить не просто список документов, а перечень с указанием сроков хранения (в то время, как в п. 5 «Плана мероприятий…»2 ни о каких сроках хранения речи не шло):
Фрагмент документа
«Рекомендации по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности» (утв. приказом Росархива от 29 апреля 2011 года № 32)
3.1. Оформление Перечней ЭД федеральных органов исполнительной власти соответствует оформлению перечней типовых архивных документов с указанием сроков хранения.
Разработка Перечней была возложена на службы делопроизводства и архивы (см. п. 2.1). «Рекомендации» включали базовые указания по отбору документов для включения их в Перечни электронных документов (п. 2.3 – 2.5)
Фрагмент документа
«Рекомендации по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности» (утв. приказом Росархива от 29 апреля 2011 года № 32)
2.1. …Разработка Перечней ЭД в федеральных органах исполнительной власти осуществляется службами делопроизводства и архивами федеральных органов исполнительной власти при участии специалистов структурных подразделений...
2.3. Сроки хранения документов, установленные перечнями и указанные в номенклатурах дел, едины для документов на бумажных и электронных носителях...
2.4. В Перечни ЭД рекомендуется включать:
2.4.1. Документы, которым установлен, в основном, временный срок хранения: проекты нормативных, распорядительных, организационных и иных документов; плановые, отчетные документы, подлежащие обобщению; информационные документы; справочные документы; документы по оперативным вопросам; внутреннюю переписку; документы по регистрации, учету и контролю и др. …;
2.4.2. Документы, ведение которых в электронной форме предусмотрено федеральными законами, нормативными правовыми актами Президента РФ и Правительства РФ, нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной власти, вне зависимости от сроков хранения.
2.5. В Перечни ЭД не рекомендуется включать:
2.5.1. Документы постоянного срока хранения, за исключением указанных в пункте 2.4.2 настоящих Рекомендаций;
2.5.2. Документы, срок хранения которых не установлен.
2.6. Электронные образы документов на бумажных носителях в Перечни ЭД не включаются.
Существенным недостатком «Рекомендаций» являлось то, что в...
