Судебный департамент при Верховном Суде РФ приказом от 02.07.2026 № 185 утвердил Инструкцию о порядке организации работы архивов федеральных судов общей юрисдикции. Она уже действует и распространяется на документы кассационных судов общей юрисдикции, апелляционных судов общей юрисдикции, верховных судов республик, краевых и областных судов, судов городов федерального значения, судов автономной области и автономных округов, районных, городских и межрайонных судов.
Примечательно, что электронные документы временных сроков хранения до 10 лет включительно хранятся в судебной информационной системе в формате, в котором они были созданы или включены в нее. В архив суда такие документы не передаются. Нет требования к конвертации в долговременный архивный формат (например, PDF/A-1). Допускается хранение в рабочих форматах: .docx, .xlsx, .odt, .rtf, .jpg, .eml и т.д. Инструкция не обязывает суд проводить миграцию форматов для этой категории документов.
Отметим интересные моменты в правилах уничтожения архивных документов:
- в акте о выделении документов к уничтожению:
- дела должны располагаться по годам их рассмотрения в порядке возрастания номеров дел;
- в конце акта делается запись о том, что из судебных дел изъяты подлинники судебных актов и личные документы. Это сделано для того, чтобы данная трудоемкая работа обязательно была проведена (надо просмотреть все судебные дела полистно, задокументировать, какие подлинники были изъяты, и сформировать из них новые дела);
- способы уничтожения бумажных документов:
- передача в переработку (макулатура): оформляется приемо-сдаточной накладной или актом с указанием веса (кг), количества дел и других документов;
- сожжение или механическая переработка – только в том случае, если в регионе нет организаций по переработке. Для этого создается комиссия, назначаемая распоряжением председателя суда (это отдельный документ-основание);
- уничтожение документов с грифом «Для служебного пользования» (ДСП): такие документы запрещено выбрасывать в общий контейнер или сжигать на улице. Допускается только механическое измельчение (шредирование) или иным способом, исключающим восстановление текста;
- устанавливается особый порядок для приобщенных к делам дисков и флеш-накопителей:
- они уничтожаются одновременно с бумажным делом путем физического разрушения или программно-техническим способом;
- в акте об уничтожении бумажного дела указывается, когда, кем и каким именно образом были уничтожены приобщенные электронные носители информации.
Наталья Храмцовская,
к.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией компании
«ЭОС», эксперт ИСО
