В ГОСТ Р 7.0.97-2025 нет отдельного реквизита, который фиксирует ознакомление работника с готовым документом. Какие элементы всегда необходимо включать в «визу ознакомления», а какие – лишь в определенных случаях. Что важно вписывать от руки даже в напечатанные заготовки. Показываем возможные варианты расположения элементов «визы ознакомления».
Как оформить на бумаге ознакомление 1 или нескольких работников с 1 документом (например, приказом). Варианты фиксации ознакомления с локальными нормативными актами: а) к каждому ЛНА свой лист ознакомления; б) каждый новый работник в 1 листе отражает ознакомление со всеми необходимыми ему ЛНА; в) журнал ознакомления всех работников со всеми ЛНА.
Как работник может отразить возражения к содержанию документа, с которым его ознакомили. Как документировать отказ от ознакомления с документом (подписи скольких свидетелей нужны, что важно включить в акт, почему надо зачитывать документ вслух). Пример акта с необходимыми формулировками.
Для оформления управленческих документов используется совокупность реквизитов, закрепленных в ГОСТ Р 7.0.97-2025.
Как правило, созданные документы требуют исполнения или доводятся до сведения работников в целях учета их содержания в повседневной деятельности, например:
- пункты приказов по основной деятельности содержат задания, Ф.И.О. и должности исполнителей, сроки исполнения. Чтобы потребовать от работника исполнения приказа, надо его с приказом ознакомить;
- акт проверки деятельности структурного подразделения организации, содержащий, в частности, выявленные в работе подразделения недостатки, должен быть доведен до сведения руководителя подразделения и всех его работников, чтобы в дальнейшем они эти недостатки устранили;
- при приеме на работу работодатель обязан ознакомить работника с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами (ЛНА), непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором (ч. 3 ст. 68 ТК РФ) и др.
Как видно из приведенных примеров, необходимость ознакомления работников с документами возникает в различных ситуациях, в т.ч. в силу требований закона.
Какой реквизит оформлять?
Казалось бы, в связи с очевидной важностью данной управленческой процедуры ее оформление должно быть очень четко прописано, т.е. в ГОСТ Р 7.0.97-2025 должен быть соответствующий реквизит и правила его оформления в документах при ознакомлении с ними. Однако на практике получилось наоборот: специального реквизита для оформления факта ознакомления с документом в ГОСТе нет!
Восполним этот пробел, объяснив, что требуется показать в документе, чтобы констатировать факт ознакомления с ним работника. Устное подтверждение не подойдет. В письменное подтверждение рекомендуем включать:
-
фразу «с документом ознакомлен», что свидетельствует о прочтении документа работником, и
- его подпись:
-
наименование должности или профессии;
-
личный росчерк работника;
- расшифровку в виде И.О. Фамилии;
- абсолютно необходимый элемент – дата ознакомления, без которой невозможно доказать, с какого момента работник узнал о документе.
Таким образом, по составу необходимых элементов реквизит, который будет подтверждать факт ознакомления с документом, больше всего похож на предусмотренный в ГОСТе реквизит 21 «виза». В разделе 5 ГОСТа поясняется, что: «Виза свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица (работника) с содержанием проекта документа. Визой оформляется внутреннее согласование документа». Почему вдруг «виза» стала «визой согласования проекта документа» и только?
Обобщенное понятие «виза» можно было бы раскрыть так – реквизит «виза» используется при оформлении 2 различных управленческих процедур:
-
согласования проекта документа и
-
ознакомления с готовым документом.
Фрагмент документа
ГОСТ Р 7.0.97-2025 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»
5.21. Виза свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица (работника) с содержанием проекта документа. Визой оформляется внутреннее согласование документа. Виза включает должность лица, визирующего документ, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования.
Пример
Руководитель юридического отдела
(подпись) И.О. Фамилия
Дата
При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:
Пример
Замечания прилагаются.
Руководитель юридического отдела
(подпись) И.О. Фамилия
Дата
В организациях, применяющих системы электронного документооборота, согласование может проводиться в электронной форме согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1.
В документах, подлинники которых хранятся в организации, визы проставляют на последнем листе документа под подписью, на обороте последнего листа подлинника документа или на листе согласования (визирования), прилагаемом к документу.
В исходящих документах визы проставляются на экземплярах документов, помещаемых в дело.
По усмотрению организации может применяться полистное визирование документа и его приложений.
Попытаемся восполнить образовавшийся в ГОСТе...
