Как оформить ознакомление с документом и отказ от него

Для оформления управленческих документов используется совокупность реквизитов, закрепленных в ГОСТ Р 7.0.97-2025.

Как правило, созданные документы требуют исполнения или доводятся до сведения работников в целях учета их содержания в повседневной деятельности, например:

• пункты приказов по основной деятельности содержат задания, Ф.И.О. и должности исполнителей, сроки исполнения. Чтобы потребовать от работника исполнения приказа, надо его с приказом ознакомить;
• акт проверки деятельности структурного подразделения организации, содержащий, в частности, выявленные в работе подразделения недостатки, должен быть доведен до сведения руководителя подразделения и всех его работников, чтобы в дальнейшем они эти недостатки устранили;
• при приеме на работу работодатель обязан ознакомить работника с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами (ЛНА), непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором (ч. 3 ст. 68 ТК РФ) и др.

Как видно из приведенных примеров, необходимость ознакомления работников с документами возникает в различных ситуациях, в т.ч. в силу требований закона.

Какой реквизит оформлять?

Казалось бы, в связи с очевидной важностью данной управленческой процедуры ее оформление должно быть очень четко прописано, т.е. в ГОСТ Р 7.0.97-2025 должен быть соответствующий реквизит и правила его оформления в документах при ознакомлении с ними. Однако на практике получилось наоборот: специального реквизита для оформления факта ознакомления с документом в ГОСТе нет!

Восполним этот пробел, объяснив, что требуется показать в документе, чтобы констатировать факт ознакомления с ним работника. Устное подтверждение не подойдет. В письменное подтверждение рекомендуем включать:

• фразу «с документом ознакомлен», что свидетельствует о прочтении документа работником, и
• его подпись:
  • наименование должности или профессии;
  • личный росчерк работника;
  • расшифровку в виде И.О. Фамилии;
• абсолютно необходимый элемент – дата ознакомления, без которой невозможно доказать, с какого момента работник узнал о документе.

Таким образом, по составу необходимых элементов реквизит, который будет подтверждать факт ознакомления с документом, больше всего похож на предусмотренный в ГОСТе реквизит 21 «виза». В разделе 5 ГОСТа поясняется, что: «Виза свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица (работника) с содержанием проекта документа. Визой оформляется внутреннее согласование документа». Почему вдруг «виза» стала «визой согласования проекта документа» и только?

Обобщенное понятие «виза» можно было бы раскрыть так – реквизит «виза» используется при оформлении 2 различных управленческих процедур:

• согласования проекта документа и
• ознакомления с готовым документом.

Попытаемся восполнить образовавшийся в ГОСТе...