Top.Mail.Ru

Как оформить лист рассылки и лист ознакомления с приказом? Их можно объединить?

Вопрос
Подскажите, пожалуйста, как выглядит лист рассылки к приказу? У нас в инструкции ничего не сказано и про лист ознакомления. А ознакомить работников нужно. Дело в том, что не все работники переходят по ссылке через СЭД для ознакомления, поэтому легче знакомить под подпись. Лист рассылки и лист ознакомления могут быть единым документом и как его тогда можно оформить?
Отвечает

Рекомендуем все-таки подумать, как обеспечить ознакомление сотрудников с документами через СЭД, иначе она останется бесполезным инструментом и никогда не оправдает затрат на разработку, внедрение и поддержку. Но руководствуемся прежде всего целью издания и функцией документа, например:

  • приказы по личному составу подлежат ознакомлению под личную подпись работника (кроме приказов, затрагивающих дистанционных работников, для них ознакомление может быть организовано в электронном виде с использованием электронной подписи работника);
  • с конфиденциальными приказами и распоряжениями сотрудники, имеющие соответствующие права доступа, обычно знакомятся под подпись в специальном журнале ознакомления;
  • наиболее часто издаваемые приказы по основной и административно-хозяйственной деятельности целесообразно и издавать, и согласовывать, и рассылать в электронном виде.

Наверняка в СЭД предусмотрены все функциональные настройки для рассылки документов и ознакомления с ними, ведется системный протокол контроля действий пользователей, в котором с указанием дат, часов и минут фиксируются факты: сотрудник получил файл (документ), открыл и читал его в течение какого-то времени и в соответствии с правами доступа совершил разрешенные действия с ним. В СЭД рассылка приказов обычно проектируется по стандартным маршрутам, а листы рассылки и листы ознакомления могут автоматически формироваться как отдельные отчеты из системы, что важно для организации контроля исполнения.

И в Положении о СЭД, и в Инструкции по делопроизводству можно закрепить порядок ознакомления с изданными распорядительными документами исключительно в электронном виде (кроме установленных законодательством исключений). Если такой порядок не всем понятен или «не все хотят» его соблюдать, дополнительно возможно издание приказа по административно-организационным вопросам, в котором надо просто закрепить, что:

  • с такого-то числа рассылка приказов на исполнение и ознакомление с ними сотрудников осуществляются исключительно через СЭД;
  • а контроль за соблюдением этого порядка в структурных подразделениях возложить на руководителей подразделений, которые отвечают за организацию делопроизводства в своих подразделениях и исполнительскую дисциплину подчиненных.

Если культура работы с документами и ответственность исполнителей не сформированы, то при передаче документа лично в руки и даже под подпись в журнале все равно может найтись сотрудник, который заявит службе делопроизводства, что ничего не получал, и подпись не его («я не я и подпись не моя»).

Тем не менее листы рассылки и листы (журналы) ознакомления с документами (в т.ч. в бумажной форме) вполне могут существовать в практике работы с документами.

Например, Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44; далее – Примерная инструкция) предусматривает, что в процессе исполнения документа сотрудник-исполнитель осуществляет подготовку списка (указателя) рассылки документа, когда он (скорее всего, с сопроводительным письмом) направляется во внешние организации группе адресатов более чем в 4 адреса (п. 7.3 и 7.8 раздела VII «Организация работы исполнителя с документами»). А служба делопроизводства рассылает исполнителям копии приказов, распоряжений в электронной форме или на бумажном носителе в соответствии с указателем рассылки (п. 5.48 раздела V «Организация документооборота»).

При рассылке документов внутри организации рекомендуем включать в лист:

  • не только конкретных исполнителей и их непосредственных руководителей, руководителей взаимодействующих подразделений, участвующих в решении вопроса,
  • но и подразделения, осуществляющие внутренний контроль и управление рисками в организации.

Это новое правило управления документами, о котором сотрудникам-исполнителям необходимо напоминать. Кроме того, контролируйте, чтобы исполнители, готовящие листы рассылки, подписывали их.

Цель листа рассылки внутренних документов – зафиксировать маршрут движения документа, т.е. наименования структурных подразделений и наименования должностей и фамилий исполнителей и всех сотрудников, которые должны быть проинформированы о документе и принятом решении. Лист рассылки оформляется и подписывается сотрудником-исполнителем вместе с проектом распорядительного документа. См. Пример 1.

Пример 1. Заполненный исполнителем лист рассылки к проекту приказа

Цель листа (журнала) ознакомления с изданными распорядительными документами и поручениями – зафиксировать факт получения документа исполнителем и принятия его на исполнение с учетом контрольных сроков. Лист ознакомления оформляется к уже изданному распорядительному документу и обычно подписывается сотрудником службы делопроизводства, который будет проводить процедуру ознакомления. См. Пример 2.

Пример 2. Заполненный службой делопроизводства лист ознакомления с изданным приказом

Если речь идет об одном и том же распорядительном документе, одних и тех же объектах его маршрутизации (подразделения и исполнители), то, действительно, ничто не мешает вам совместить на одном бумажном носителе решение двух управленческих задач (маршрут движения + фиксация факта получения на исполнение). Нормативно это нигде не установлено, но вполне возможно сформировать единый лист рассылки и ознакомления, если речь идет о работе с документами в бумажной форме. Тем более что в современной практике смысловые различия «рассылки» и «ознакомления» постепенно стираются и поглощаются новым термином «трансляция корпоративной информации и документов», в котором обобщаются разные цели, формы и методы их распространения, включая ознакомление под подпись, передачу документов под расписку, рассылку через СЭД и т.п.

Форму такого листа можно утвердить в качестве самостоятельной или в составе Инструкции по делопроизводству, а потом использовать как прототип одной из форм отчетов, которая может формироваться в СЭД (возможный вариант показан в Примере 3).

Пример 3. Оформленный лист рассылки и ознакомления может иметь следующий вид

Только обратите внимание:

  • в процессе подготовки проекта документа исполнитель оформляет на листе рассылки / ознакомления:
    • наименование вида документа, его заголовок;
    • формирует список ознакамливаемых лиц (заполняет 1-ю и 2-ю графы);
  • а после подписания документа служба делопроизводства оформляет в данном листе дату и номер направляемого на ознакомление документа и получает подписи с датами ознакомления в 3-й и 4-й графах.

Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Кто дает разрешение на копирование документа ДСП?

Можно ли копировать входящий документ с отметкой ДСП? Достаточно ли получить разрешение на создание копии экземпляра входящего документа с отметкой ДСП у руководителя своей организации или необходимо получить разрешение на копирование у организации, направившей нам этот документ?

Кому адресовать ответное письмо?

Часто письмо приходит за подписью руководителя организации, а ответ просят направить по адресу электронной почты исполнителя. Кого указывать в адресате в данном случае, ведь письмо-ответ подписывает первый руководитель?

Отметка о приложении на пересылаемом документе

Если служебное письмо состоит из сопроводительного письма + приложения к нему, нужно ли в самом приложении к письму в верхнем правом углу указывать «Приложение...» по аналогии с приложениями к распорядительным документам? То, что в сопроводительном письме отметка о приложении ниже текста с указанием листов и экземпляров должна быть, это понятно.

В каком формате хранить файл архивного электронного документа?

В новых архивных Правилах, утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77, сказано, что основной файл архивного электронного документа должен быть в PDF/A. При этом многие разработчики электронного архива предлагают хранить файл основного документа в том формате, в котором он был создан, и визуализированную копию в PDF/A. Не является ли это нарушением требований новых Правил?

Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки?

Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?

Как оформить документ ДСП: «обычный» и в области обороны

Можно ли у Вас получить пример оформления документов ДСП в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26.11.2021 № 2052? В частности, несекретных сопроводительных писем с документами ДСП в приложении.

В каком порядке указывать должность, ученую степень и звание, ФИО?

В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?

Как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис?

Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?