Top.Mail.Ru

Как ознакомить работников с документами в бумажном или электронном виде

С какими документами (инструкциями, иными локальными нормативными актами, приказами и др.) следует ознакомить сотрудников под подпись. Кто этим может заниматься. Как регламентировать порядок ознакомления. Как это оформить на бумаге: на самом документе или листе ознакомления с ним; как можно оформить записи в журнале ознакомления со всеми необходимыми документами одного человека при его приеме на работу; как отражать ознакомление в журнале по другой логике – всех сотрудников со всеми необходимыми документами. Как фиксировать факт ознакомления в электронном виде: какие электронные подписи можно использовать; каковы правила для дистанционных работников с 2021 года; каковы правила для всех сотрудников, давших согласие на кадровый электронный документооборот с ними, с ноября 2022 года.

С какими кадровыми документами надо знакомить под подпись?

Трудовой кодекс РФ обязывает работодателя:

  • знакомить работников под подпись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью 1;
  • при приеме на работу будущего сотрудника необходимо ознакомить с локальными нормативными актами, связанными с его работой, и коллективным договором (при его наличии) до подписания с ним трудового договора 2.

Практика расширяет эти границы, исходя из того, что с любыми организационно-распорядительными документами (в т.ч. приказами, распоряжениями и пр.), касающимися трудовой деятельности работника, его необходимо ознакомить с получением подтверждения ознакомления.

Если мы говорим об обязательных локальных нормативных актах (ЛНА), которые должны быть в каждой организации, то к ним, например, относятся правила внутреннего трудового распорядка, правила (инструкции, положения) по охране труда, положения о защите персональных данных и об оплате труда.

Даже если наличие ЛНА (или иного документа) в организации не является обязательным в силу закона (например, положения о структурных подразделениях, материальной помощи, дисциплинарной ответственности, материальной ответственности; должностные инструкции; инструкция по делопроизводству и пр.), но он принят работодателем и касается трудовой деятельности работника, то без ознакомления с ним под подпись сложно будет требовать его соблюдения.

После заключения трудового договора работник должен быть ознакомлен также с документами, возникающими уже в процессе его работы в организации. Что это за документы? Например, графики сменности, отпусков; документы по кадровому учету, приказы по основной деятельности, относящиеся к нему; акты, фиксирующие действия в отношении него, и др., а также изменения и дополнения ко всем документам, с которыми ранее сотрудник был уже письменно ознакомлен.

Кто знакомит

Обязанность по ознакомлению работников с документами, связанными с работой, лежит на работодателе. От его лица выступает, как правило, кадровый специалист, но эта задача может быть возложена и на службу делопроизводства. С отдельными документами, хранящимися непосредственно в структурных подразделениях, работников знакомят руководители структурных подразделений.

Приведем образец приказа о возложении обязанности по контролю за ознакомлением работников с ЛНА и иными документами на руководителя структурного подразделения (Пример 1).

Пример 1. Приказ о возложении обязанности по контролю за ознакомлением работников с ЛНА и иными документами на руководителя структурного подразделения

Способ ознакомления работников с ЛНА и иными кадровыми документами, касающимися их работы, может быть традиционным бумажным (когда сотрудник подтверждает, что прочитал документ, проставляя «живую» подпись) или электронным.

Оба способа могут использоваться и одновременно для всех работников, и для части сотрудников или для некоторых подразделений, а также для всех или только части документов, причем способ ознакомления лучше закрепить в Правилах внутреннего трудового распорядка или ином подходящем для этого ЛНА (Пример 2).

Пример 2. Выдержка об ознакомлении с кадровыми документами из Правил внутреннего трудового распорядка

4.2. Ознакомление Работника с локальными нормативными актами и иными организационно-распорядительными документами, регулирующими его трудовую деятельность, организовывается начальником отдела кадров до подписания Работником трудового договора, а также в период осуществления им трудовой деятельности в случае изменения и дополнения ранее принятых локальных нормативных актов, иных организационно-распорядительных документов, утверждения их новых редакций, а также принятия новых документов.

4.3. Ознакомление Работника с указанными документами при приеме на работу, а также в течение всего периода трудовой деятельности Работника осуществляется Работником в бумажном виде, либо в информационной системе «Документооборот», либо путем обмена электронными документами между Работником и Работодателем в установленном в действующем у Работодателя Положении об электронном документообороте в сфере трудовых отношений порядке.

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Механизм использования электронной подписи и метки доверенного времени

Все больший объем электронных документов ставит задачу обеспечения их доказательной силы (юридической значимости) на весь период хранения. Сомнения вызывает возможность подтвердить значимость документа при истекшем сроке действия сертификата ключа проверки электронной подписи. Какие есть способы сохранения доказательной силы документа? Как на это влияет срок действия сертификата электронной подписи? Чем отличаются разные виды электронных подписей? Какие способы их создания и механизмы проверки существуют? Обязательно ли включать в состав электронной подписи метку доверенного времени? Как она работает и что меняется с ее применением в процедуре проверки электронной подписи? Что делать, если в момент передачи электронного документа в архив истек срок действия сертификата ключа проверки электронной подписи? Ответим на эти вопросы в статье... Без освоения базовых технических понятий здесь не обойтись :)

Составляем график отпусков на следующий год

По какой форме составлять график отпусков, как нумеровать, надо ли прошивать. Кому подписывать. До какой даты его надо успеть утвердить. Сколько потом хранить. Какие организации его могут не оформлять. Чьи пожелания о времени отпуска работодатель обязан удовлетворить. Какие виды отпусков включать в график. Что делать с отпусками за 1-й год работы (всей организации или отдельных новых сотрудников). Как оформить ознакомление работников, в т.ч. дистанционных, с утвержденным графиком. Штрафы за нарушения, связанные с оформлением и исполнением графика отпусков. Мы приводим не только примеры оформления и нормы ТК РФ, но еще обращаем ваше внимание на риски там, где практика «разношерстная», приводим разъяснения различных ведомств, на которые можно будет опереться.

Ознакомление с приказами

С какими разновидностями приказов работодатель обязан ознакомить работника в силу требований ТК РФ и других нормативных правовых актов. А с какими не обязан, но это лучше сделать в интересах самого работодателя. Как можно закрепить эту обязанность во внутренних нормативных документах организации. Показаны варианты оформления ознакомления как в рукописном виде на бумажном документе, так и в электронном виде.

Судебная практика: история про увольнение по электронному заявлению в ИС для КЭДО

Переход на электронный кадровый документооборот привел к росту числа трудовых споров, связанных с использованием электронных документов. Судебная практика показывает возможную аргументацию сторон, а главное – что учитывает суд. Одно из таких интересных дел разбираем в статье – увольнение по электронному заявлению, подписанному неквалифицированной электронной подписью в облачной информационной системе. Оно наглядно показывает, что надо учитывать при организации работы с ЭП в системе для электронного кадрового документооборота.

Личные дела и должностные инструкции работников в вопросах и ответах

Здесь собраны ответы на вопросы читателей о формировании личных дел работников, хранении и ознакомлении с должностными инструкциями: — в каком порядке коммерческой организации подшивать документы в личные дела? — где лучше хранить должностные инструкции и собирать подписи об ознакомлении с ними? — возможно ли принимать личные дела уволенных работников в архив в электронном виде?

Ознакомление с приказами

С какими разновидностями приказов работодатель обязан ознакомить работника в силу требований ТК РФ и других нормативных правовых актов. А с какими не обязан, но это лучше сделать в интересах самого работодателя. Как можно закрепить эту обязанность во внутренних нормативных документах организации. Показаны варианты оформления ознакомления как в рукописном виде на бумажном документе, так и в электронном виде.

Кадровый электронный документооборот: кардинальные изменения и алгоритм внедрения (часть 1)

В конце 2021 года в ТК РФ заработали поправки, которые позволяют перейти на полноценный кадровый электронный документооборот (КЭДО) с работниками без необходимости дублирования документов на бумаге. Сразу оговоримся – это право, а не обязанность работодателя! В чем будет разница при реализации КЭДО в своей информационной системе и при использовании государственного портала «Работа в России». Объясняем, для каких работников и документов теперь можно использовать КЭДО. Какими видами электронной подписи какие виды документов могут подписываться со стороны работодателя и работников (как можно сэкономить за счет минимизации применения квалифицированной ЭП, заключив соглашение). Какой состав мероприятий надо провести работодателю и какие документы оформить для запуска новой технологии (что включить в ЛНА, как уведомить работников, получить согласие сотрудников и др.). В этом номере журнала читайте первую часть подробной статьи.

Работа с простыми электронными подписями

Простая электронная подпись – самый дешевый и одновременно самый незащищенный вариант ЭП из трех возможных сейчас в России. Автор делится опытом крупной компании: в каких процессах наиболее эффективно ее использовать; как ее выдать работникам своей организации; как придать юридическую значимость (в т.ч. показан пример регламентирующего документа – Правил применения простой электронной подписи).