С каждым днем количество электронных дел в организациях увеличивается. У многих есть даже электронные оригиналы постоянного срока хранения – это годовая бухгалтерская отчетность. Поэтому стоит разобраться, как оформлять описи подобных дел: на передачу из подразделений в архив и сводные годовые по организации, а заодно – кто будет формировать реестры документов электронных дел.
Если после копирования бумажного документа сразу видно, где копия, а где подлинник, то копий электронных документов можно сделать множество, и они не будут отличаться друг от друга (по крайней мере, на первый взгляд и без специальных экспертиз). После архивирования электронного документа экземпляром, имеющим юридическую и доказательную силу, станет именно архивный экземпляр. Его хранение должно быть оформлено по всем правилам архивного дела.
Три главных правила хранения электронных документов:
-
Никакой «дискриминации по носителю» к электронным делам не применяется. Они хранятся в течение тех же сроков, что и их бумажные соседи по номенклатуре дел. Есть только ряд особенностей, обусловленных носителем.
-
Электронные дела не обязательно распечатывать. Электронный оригинал документа весь свой жизненный цикл от создания до уничтожения проводит в электронном виде.
Этим он отличается от электронных проектов документов, которые из-за постоянного срока хранения обычно подписываются в виде бумажных оригиналов, тогда в архив они сдаются в бумажном виде (т.е. к таким документам не относится все, что будет говориться далее в этой статье). Например, оригиналы приказов по личному составу и по основной деятельности пока стараются изготавливать в бумажном виде.
Однако уже есть документы, оригиналы которых необходимо создавать в электронном виде, при этом им предписан постоянный срок хранения – например, годовая бухгалтерская отчетность 1 (подавляющее большинство компаний ее уже создают в 1С и подают в налоговую в электронном виде, потом сохраняя электронный оригинал самой отчетности и подтверждения ее сдачи, а также их распечатку с рукописными подписями).
-
Электронные дела хранятся в архиве на носителях, а не на компьютерах пользователей и даже не в «облаке». Только записанный на носитель электронный документ может считаться архивным электронным делом, а в компьютере – это обычный файл, который пользователь случайно или умышленно может изменить или даже удалить.
Электронные дела после завершения в делопроизводстве (как правило, с началом нового календарного года) должны быть сохранены в неизменяемом формате и записаны на электронные носители (например, компакт-диски без возможности перезаписи). Универсальный неизменяемый формат – PDF, для более продвинутых – PDF/A. Впрочем, возможны и другие форматы. Главное, чтобы сохраненный электронный документ:
- корректно воспроизводился;
- не было возможности его изменить.
Одно электронное дело записывается на 2 диска – это основной и рабочий экземпляры электронного дела. Диски помещаются в пластиковые контейнеры и отправляются в архив.
В архиве дела с постоянными и длительными (свыше 10 лет) сроками хранения вносятся в описи. Дела с небольшими (до 10 лет) сроками хранения не обязательно сдавать в архив организации, но многие компании это делают, тогда на них лучше тоже оформлять опись, но не классическую архивную (как в Примере 1) – чтобы не вносить эти документы в учетные формы архива, а более простую сдаточную опись при передаче документов из подразделений в архив фактически на депозитарное хранение.
По истечении сроков хранения всем делам, независимо от длительности срока, проводится экспертиза ценности, после которой дела с истекшими сроками хранения уничтожаются, а те, которые компания решила пока поберечь, остаются в архиве.
Далее будем опираться:
- на Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 № 526, далее – Архивные правила 2015 г.);
- Методические рекомендации к ним (размещенные Росархивом на своем сайте...
