Top.Mail.Ru
С каждым днем количество электронных дел в организациях увеличивается. У многих есть даже электронные оригиналы постоянного срока хранения – ​это годовая бухгалтерская отчетность. Поэтому стоит разобраться, как оформлять описи подобных дел: на передачу из подразделений в архив и сводные годовые по организации, а заодно – ​кто будет формировать реестры документов электронных дел.

Если после копирования бумажного документа сразу видно, где копия, а где подлинник, то копий электронных документов можно сделать множество, и они не будут отличаться друг от друга (по крайней мере, на первый взгляд и без специальных экспертиз). После архивирования электронного документа экземпляром, имеющим юридическую и доказательную силу, станет именно архивный экземпляр. Его хранение должно быть оформлено по всем правилам архивного дела.

Три главных правила хранения электронных документов:

  1. Никакой «дискриминации по носителю» к электронным делам не применяется. Они хранятся в течение тех же сроков, что и их бумажные соседи по номенклатуре дел. Есть только ряд особенностей, обусловленных носителем.
  2. Электронные дела не обязательно распечатывать. Электронный оригинал документа весь свой жизненный цикл от создания до уничтожения проводит в электронном виде.
    Этим он отличается от электронных проектов документов, которые из-за постоянного срока хранения обычно подписываются в виде бумажных оригиналов, тогда в архив они сдаются в бумажном виде (т.е. к таким документам не относится все, что будет говориться далее в этой статье). Например, оригиналы приказов по личному составу и по основной деятельности пока стараются изготавливать в бумажном виде.
    Однако уже есть документы, оригиналы которых необходимо создавать в электронном виде, при этом им предписан постоянный срок хранения – например, годовая бухгалтерская отчетность 1 (подавляющее большинство компаний ее уже создают в 1С и подают в налоговую в электронном виде, потом сохраняя электронный оригинал самой отчетности и подтверждения ее сдачи, а также их распечатку с рукописными подписями).
  3. Электронные дела хранятся в архиве на носителях, а не на компьютерах пользователей и даже не в «облаке». Только записанный на носитель электронный документ может считаться архивным электронным делом, а в компьютере – это обычный файл, который пользователь случайно или умышленно может изменить или даже удалить.

Электронные дела после завершения в делопроизводстве (как правило, с началом нового календарного года) должны быть сохранены в неизменяемом формате и записаны на электронные носители (например, компакт-диски без возможности перезаписи). Универсальный неизменяемый формат – PDF, для более продвинутых – PDF/A. Впрочем, возможны и другие форматы. Главное, чтобы сохраненный электронный документ:

  • корректно воспроизводился;
  • не было возможности его изменить.

Одно электронное дело записывается на 2 диска – это основной и рабочий экземпляры электронного дела. Диски помещаются в пластиковые контейнеры и отправляются в архив.

В архиве дела с постоянными и длительными (свыше 10 лет) сроками хранения вносятся в описи. Дела с небольшими (до 10 лет) сроками хранения не обязательно сдавать в архив организации, но многие компании это делают, тогда на них лучше тоже оформлять опись, но не классическую архивную (как в Примере 1) – чтобы не вносить эти документы в учетные формы архива, а более простую сдаточную опись при передаче документов из подразделений в архив фактически на депозитарное хранение.

По истечении сроков хранения всем делам, независимо от длительности срока, проводится экспертиза ценности, после которой дела с истекшими сроками хранения уничтожаются, а те, которые компания решила пока поберечь, остаются в архиве.

Далее будем опираться:

  • на Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 № 526, далее – Архивные правила 2015 г.);
  • Методические рекомендации к ним (размещенные Росархивом на своем сайте...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Зачем распечатывать электронный журнал регистрации приказов

Подскажите, пожалуйста, для каких целей печатается Журнал регистрации приказов, если в организации введен электронный документооборот? Возникли сомнения в необходимости печати и сдачи в архив. Наша организация не является источником комплектования госархива.

Если пропали дела / тома, указанные в номенклатуре дел

Что делать, когда в номенклатуре дела / тома значатся, а при фактической попытке их передачи в архив обнаружено было не все? Ситуация еще усугубляется тем, что в организации обязанность по составлению описей дел лежит на сотрудниках архива, а не структурного подразделения, передающего свои дела. Благодаря вопросу нашего подписчика, разберем эту достаточно типичную «задачку» на живом примере: в каком порядке действовать, как документировать.

Снимать гриф ДСП перед передачей документов в архив?

Надо ли перед передачей всех документов на архивное хранение снимать с них гриф ограничения доступа, например, ДСП?

Опыт внедрения организацией сервиса «Электронное заказное письмо» от «Почты России»

Подробно описан опыт Отделения ПФР по Тверской области по внедрению сервиса «Электронное заказное письмо» от «Почты России»: как заключить договор, что и кому придется делать, кому можно направить документы электронно через этот сервис. Как определить видовой состав и объемы пересылаемых электронно документов (простыми и заказными отправлениями), как на основе этих данных рассчитать бюджет проекта, на чем можно сэкономить. Как формировать пакеты документов и реестры для отправки, какую отчетность по результатам отправки вы получите. Как лучше внедрять новый проект постепенно (чтобы не рисковать).

Оформляем акты на уничтожение документов

В каком порядке в структурных подразделениях выявляются документы для уничтожения? Как описать в акте черновики, проекты и лишние экземпляры? Как составить сводный акт по организации о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению? Какие графы таблицы и реквизиты в утвержденной форме акта не нужно заполнять, если ваша организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, а также если к уничтожению выделяются документы подразделений, еще не сданные в архив организации? Факт уничтожения нужно документировать отдельно. Какие варианты оформления при этом возможны?

Правила деловой переписки по электронной почте

Даем практические советы с примерами формулировок, которые помогут вам правильно обратиться и приветствовать получателя вашего электронного письма, составить текст и оформить свою подпись. Грамотно обращаться с полями «Тема», «Кому», «Копия» и «Скрытая копия», не переусердствовать с назначением важности письмам. Правильно пересылать вложенные файлы, а для особо тяжелых покажем способ их передачи путем закачивания на Яндекс-диск и вставки в электронное письмо ссылки для скачивания. Вовремя отвечать на электронную корреспонденцию и настроить вежливый автоответ на период своего временного отсутствия. В результате вы узнаете, что уместно в деловой электронной переписке и как это реализовать.

Опыт внедрения организацией сервиса «Электронное заказное письмо» от «Почты России»

Подробно описан опыт Отделения ПФР по Тверской области по внедрению сервиса «Электронное заказное письмо» от «Почты России»: как заключить договор, что и кому придется делать, кому можно направить документы электронно через этот сервис. Как определить видовой состав и объемы пересылаемых электронно документов (простыми и заказными отправлениями), как на основе этих данных рассчитать бюджет проекта, на чем можно сэкономить. Как формировать пакеты документов и реестры для отправки, какую отчетность по результатам отправки вы получите. Как лучше внедрять новый проект постепенно (чтобы не рисковать).

Составляем описи для передачи документов из подразделений в архив организации

За какие годы пора передавать документы из подразделений в архив организации? Какие группы бумажных и электронных документов в какие описи дел подразделений для этого включаются? Что не попадает в эти описи? Как сведения из описей подразделений аккумулируются в годовых разделах сводных описей дел по организации? Какую логику нумерации использовать для разных видов описей и записей внутри них? Какие утвержденные формы нужно применять?