Конструктивный подход к организации хранения электронных документов

При недостаточной проработке отечественной нормативно-методической базы компаниям сложно организовать грамотное хранение своих электронных документов (особенно долгосрочное). Но ждать у моря погоды уже нет возможности – действовать нужно сейчас! Потому наши советы могут оказаться для вас бесценными. В предыдущем номере журнала мы рассказали, на какие принципиальные моменты нужно обратить внимание, как выбирать форматы электронных документов и носители информации. А в этом майском номере журнала переходим к формулированию требований к метаданным, обеспечению сохранности документов, подписанных ЭЦП / УЭП, обеспечению целостности и аутентичности, выбору системы и инструментов для электронного архива. Кроме того, поясним, как относиться к облачным решениям.
Окончание статьи. Начало в № 04 / 2016
Окончание статьи. Начало в № 04 / 2016

Требования к метаданным

Очень серьезным является вопрос о составе метаданных, сохранность которых необходимо обеспечить вместе с электронными документами. Каждая из функциональных возможностей СЭД/ECM/ERP-систем обычно поддерживается своим набором метаданных. Ключевыми являются метаданные:

  • обеспечивающие идентификацию, целостность и аутентичность документа, в т.ч. отражающие его взаимосвязи с другими документами;
  • позволяющие структурировать документы и эффективно отыскивать информацию;
  • поддерживающие управление доступом (например, грифы);
  • поддерживающие отслеживание сроков хранения;
  • помогающие планировать действия по обеспечению долговременной сохранности.

В самих информационных системах метаданных может быть очень много, и далеко не все они необходимы для обеспечения архивного хранения и использования документов. Из них следует отобрать для ­сохранения разумный минимум.

Электронные документы включают в себя контент и неразрывно связанные с ним метаданные. Обязательным условием авторитетности ­документов является наличие следующих метаданных:

  • описание контента документа;
  • структура документа (его форма, формат и взаимосвязи между образующими его компонентами);
  • деловой контекст, в котором документ был создан / получен и использовался;
  • взаимосвязи с другими документами и метаданными;
  • деловые операции и события, в которых документ участвовал за время его существования.

Обеспечение сохранности документов, подписанных ЭЦП / УЭП

К сожалению, проблема обеспечения сохранности документов, подписанных усиленными электронными подписями, во всем мире пока еще не решена. Тем временем в России сфера применения электронной подписи все время расширяется, охватывая и документы ­длительного и ­постоянного срока хранения!

В первую очередь нужно обратить внимание на следующее:

  • в любом случае необходимо сохранить электронный подлинник с его оригинальной электронной цифровой подписью – обычно с усиленной электронной подписью (ЭЦП / УЭП). При возможности желательно создать и сохранить документы, подтверждающие успешную ­проверку подписей в определенный момент времени.
  • при...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
Ловите МАКСИМАЛЬНУЮ скидку именно сейчас!
Годовая подписка 2022 на любую версию журнала (бумажную, электронную, Комплект с доступом к базе знаний) по самой низкой цене.

Рекомендовано для вас

Архивные описи для электронных дел

С каждым днем количество электронных дел в организациях увеличивается. У многих есть даже электронные оригиналы постоянного срока хранения – ​это годовая бухгалтерская отчетность. Поэтому стоит разобраться, как оформлять описи подобных дел: на передачу из подразделений в архив и сводные годовые по организации, а заодно – ​кто будет формировать реестры документов электронных дел.

Регламентация использования электронной почты: советы юриста

Давайте посмотрим на использование корпоративной электронной почты глазами юриста: о чем свидетельствует судебная практика, где возникают риски и как их можно минимизировать. Что считать подлинником и копией при наличии бумажного и электронного вариантов одного документа? Как избежать повторной регистрации бумажного оригинала, присланного вслед уже зарегистрированному электронному документу / сообщению? Что нельзя пересылать по электронной почте? Как служба делопроизводства может взять под свой контроль входящую и исходящую корреспонденцию, идущую через официальный электронный почтовый ящик организации? Что делать с личной и внутренней электронной перепиской сотрудников? Как можно ­придать ­официальный характер ­электронной переписке сторон при заключении договора?

Электронный документ как доказательство

С электронными документами мы работаем в условиях неразрешенного пока противоречия: специальное понятие об электронном документе и его главном удостоверяющем реквизите – электронной подписи законодательно установлено, а универсальные понятия «документ» и «официальный документ» ­регламентируются подзаконными нормативными правовыми актами. Чем отличается электронное сообщение (например, по электронной почте) от электронного документа? Какие виды электронной подписи для каких целей применимы? Что нужно для создания оригинала документа в электронном виде кроме его подписания электронной подписью? Как изготовить и заверить ­бумажную копию ­электронного оригинала?

Перечни «исключительно» электронных документов: опыт имитации бурной деятельности

Правительство РФ обязало федеральные органы исполнительной власти разработать свои Перечни документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться ими исключительно в форме электронных документов. А Росархив добавил к этому обязанность ведомствам самим определить для таких документов сроки хранения! Что из этого получилось, читайте в статье.

Архивные описи для электронных дел

С каждым днем количество электронных дел в организациях увеличивается. У многих есть даже электронные оригиналы постоянного срока хранения – ​это годовая бухгалтерская отчетность. Поэтому стоит разобраться, как оформлять описи подобных дел: на передачу из подразделений в архив и сводные годовые по организации, а заодно – ​кто будет формировать реестры документов электронных дел.

Визуализация электронной подписи: отечественные и зарубежные подходы

Визуализация электронных подписей на документе позволяет его читателю понять, кто и когда подписал документ (либо визировал его, утвердил, заверил копию и т.п.). Визуализировать можно по-разному. Мы предлагаем вам ознакомиться не с ­теоретическими изысканиями, а с анализом сложившейся практики: как это начали делать отечественные банки, как сейчас это делается на сайте госзакупок, что придумали в Минкомсвязи РФ, в Роскомнадзоре, в правительстве Санкт-Петербурга, для нотариального удостоверения равнозначности электронного документа ­документу на ­бумажном носителе. Кроме того, мы знакомим вас с европейским ­опытом.

Перечни «исключительно» электронных документов: опыт имитации бурной деятельности

Правительство РФ обязало федеральные органы исполнительной власти разработать свои Перечни документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться ими исключительно в форме электронных документов. А Росархив добавил к этому обязанность ведомствам самим определить для таких документов сроки хранения! Что из этого получилось, читайте в статье.

Нормативная база по вопросам хранения электронных документов

Данной статьей мы начинаем обещанный цикл публикаций о том, как организовать хранение электронных документов на современном уровне. Начать мы решили с выявления фундаментальных проблем, которые необходимо решить, а также ­анализа существующей нормативной базы, от которой нам придется отталкиваться.