Регламентация использования электронной почты: советы юриста

Давайте посмотрим на использование корпоративной электронной почты глазами юриста: о чем свидетельствует судебная практика, где возникают риски и как их можно минимизировать. Что считать подлинником и копией при наличии бумажного и электронного вариантов одного документа? Как избежать повторной регистрации бумажного оригинала, присланного вслед уже зарегистрированному электронному документу / сообщению? Что нельзя пересылать по электронной почте? Как служба делопроизводства может взять под свой контроль входящую и исходящую корреспонденцию, идущую через официальный электронный почтовый ящик организации? Что делать с личной и внутренней электронной перепиской сотрудников? Как можно ­придать ­официальный характер ­электронной переписке сторон при заключении договора?

При электронном документообороте документы создаются и обращаются в электронном виде, т.е. без использования бумажных носителей. Хотя в большинстве случаев мы имеем дело со смешанным документо­оборотом, в котором присутствуют и документы, выполненные на бумаге. Главным удобством электронного обмена информацией является скорость, однако в последние годы все чаще стали вставать вопросы ­правовых последствий электронного общения.

Не вдаваясь в юридические дебри, рассмотрим практические ситуации, на которые следует обращать внимание при организации работы корпоративной электронной почты. Более того, мы укажем, как можно подстраховаться путем включения определенных положений в ­локальные нормативные акты (ЛНА) вашей организации.

Но сначала придется разобраться с основополагающими понятиями.

Документ или сообщение, подлинник или копия?

Для юриста и суда документом (имеющим функцию доказательства) считается любая информация, зафиксированная на материальном ­носителе:

Фрагмент документа
Уголовно-процессуальный кодекс РФ. Статья 84 «Иные документы»

1. Иные документы допускаются в качестве доказательств, если изложенные в них сведения имеют значение для установления обстоятельств, указанных в статье 73 настоящего Кодекса.

2. Документы могут содержать сведения, зафиксированные как в письменном, так и в ином виде. К ним могут относиться материалы фото- и киносъемки, аудио- и видеозаписи и иные носители информации, полученные, истребованные или представленные в порядке, ­установленном статьей 86 настоящего Кодекса...

Фрагмент документа
Кодекс административного судопроизводства РФ. Статья 70 «Письменные доказательства»

1. Письменными доказательствами являются содержащие сведения об обстоятельствах, имеющих значение для административного дела, акты, договоры, справки, деловая корреспонденция, иные документы и материалы, выполненные в форме цифровой и графической записи, полученные посредством факсимильной, электронной или другой связи, в том числе с использованием информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», по каналу видеоконференц-связи (при наличии технической возможности для такой передачи документов и материалов) либо иным способом, позволяющим установить достоверность документа. К письменным доказательствам относятся также судебные акты, протоколы судебных заседаний, протоколы ­совершения отдельных процессуальных действий и приложения к ним (схемы, карты, планы, чертежи).

2. Письменные доказательства представляются в суд в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии. Если к рассматриваемому административному делу имеет отношение только часть документа, может быть представлена заверенная выписка из него.

3. Подлинники документов представляются в суд в случае, если в соответствии с федеральным законом или иным нормативным правовым актом обстоятельства административного дела подлежат подтверждению только такими документами, а также по требованию суда, если невозможно разрешить административное дело без подлинников документов или ­представленные копии одного и того же документа различны по своему содержанию.

4. Документы, представляемые в суд и подтверждающие совершение юридически значимых действий, должны соответствовать требованиям, установленным для данного вида документов...

Все представленные доказательства всегда оцениваются судом в совокупности.

Для решения спора организаций в суде письменные доказательства представляются в суд в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии. Однако судом может быть затребован исключительно подлинник документа, которым признается его первый экземпляр. Данная рекомендация была дана судам еще в 1979 г. в Инструктивных указаниях Госарбитража СССР № И-1-4 «Об использовании в качестве доказательств по арбитражным делам документов, подготовленных с помощью электронно-вычислительной техники», где уже в п. 1 сказано, что если для разрешения спора требуется подлинник документа, то суду должен быть представлен первый экземпляр.

Разъяснения по вопросу копии и подлинника (первого экземпляра) электронного документа даны в постановлении Президиума Высшего Арбитражного Суда РФ от 20.09.2011 № 5365/11:

  • если документ первоначально создан на бумажном носителе, а лишь затем переведен в электронную форму, причем путем сканирования, то копией документа является именно электронное изображение, так как сам документ изначально создан на бумажном носителе, а лишь затем переведен в электронную форму путем сканирования. В данном случае оригиналом является документ на бумажном носителе, а ­документ в электронном виде – копией;
  • если электронный документ изначально создается в электронном виде, он и является оригиналом, а распечатка на бумажном носителе – его копией.

Однако и здесь все не так просто: если мы говорим о документе, имеющем юридическую силу, то он становится таковым лишь в случае его оформления в надлежащем порядке.

В Федеральном законе № 63-ФЗ от 06.04.2011 «Об электронной подписи» установлены 3 вида электронной подписи (далее – ЭП):

Таблица 1. Сравнение 3-х видов электронной подписи

Согласно ст. 6 закона об ЭП, простые и неквалифицированные подписи на электронном документе заменяют бумажный документ, подписанный собственноручной подписью, только в случаях, прямо оговоренных законом, или по соглашению сторон (например, прописанному в договоре). А вот усиленная квалифицированная подпись может рассматриваться как аналог подписи и печати на бумажном оригинале (т.е. электронный документ с такой подписью «сгодится» для любых случаев кроме тех, ­когда обязателен бумажный документ).

Однако согласно ст. 2 того же закона электронная подпись – это всего лишь «информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию». То есть криптоключами и иными механизмами мы защищаем саму подпись, а не текст документа, присоединенного к ней. Поэтому, когда возникает вопрос о факте получения / отправки электронного документа, заверенного электронной подписью, или его содержании, мы сталкиваемся с традиционными проблемами электронных документов, отдельные варианты решения которых мы приводим в данной статье.

К сожалению, многие, цепляясь только за ст. 6 закона об ЭП, наивно полагают, что подписание файла (например, вордовского файла с текстом договора) электронной подписью, особенно самой защищенной – усиленной квалифицированной, автоматически делает его полноценным электронным документом и неоспоримым доказательством в суде. Но здесь нужно учесть следующие тонкости:

  • если электронный документ подписан ЭП в защищенной информационной системе в статусе оригинала, то к нему нет вопросов,
  • но если вы должны «вынуть» его из защищенной системы для предоставления в суде или отправки контрагенту, то потребуются дополнительные действия по заверению;
  • если вы пересылаете вордовский файл, подписанный ЭП по открытым каналам электронной почты, то наличие ЭП не запретит профессиональным злоумышленникам его подделать:
    • содержание документа может быть изменено на фоне неизменной подписи. Рассказы IT-компаний о невозможности этого, мягко говоря, не соответствуют действительности, можно только повысить сложность подделки, но не исключить ее полностью (все будет ­зависеть от цены вопроса и квалификации специалистов);
    • профессионалы могут даже заверить вашей электронной подписью чужой текст, и вам придется доказывать, что вы этого не писали.

Для придания юридической значимости электронной переписке:

  • партнерские организации могут установить это в договоре или в отдельном соглашении (подробности читайте далее);
  • можно использовать услуги доверенных третьих сторон для защиты канала связи и подтверждения прохождения по нему сообщений (как это делают, например, налоговые органы в электронной переписке с налогоплательщиками);
  • в суд можно представить скриншот1 открытого на компьютере электронного документа. Хотя он будет считаться копией документа, при правильном оформлении он может быть принят судом в качестве доказательства. Скриншот может оформляться как у нотариуса, так и в простой письменной форме самим заинтересованным лицом (с указанием даты и времени снимка; подписи и инициалов сделавшего его лица; программы или сайта, с которого он выполнен).
    При оформлении скриншота у нотариуса в протоколе осмотра страницы телекоммуникационной сети должно быть описание ­последовательных действий по выходу именно на данный электронный документ.
    Приведенные правила оформления скриншотов позволяют использовать их в качестве доказательств в суде. Простая распечатка скриншота без указания на дату, время, программу / сайт, с которого она выполнена, без подписи и инициалов исполнителя не может рассматриваться в качестве надлежащего доказательства. А вот дополнительные доказательства (например, системный протокол информационной системы, данные почтового агента и др.) приветствуются, хотя не всегда обязательны – оценка достаточности доказательств остается на усмотрение...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
Ловите МАКСИМАЛЬНУЮ скидку именно сейчас!
Годовая подписка 2022 на любую версию журнала (бумажную, электронную, Комплект с доступом к базе знаний) по самой низкой цене.

Рекомендовано для вас

Запрещаем работникам использовать интернет в личных целях

Если у сотрудника есть доступ к интернету, он, скорее всего, может использовать его не по назначению, т.е. не только для выполнения своих трудовых обязанностей. Как работодателю организовать контроль за использованием Всемирной паутины и ­как он может наказать нерадивых сотрудников?

Электронный документ как доказательство

С электронными документами мы работаем в условиях неразрешенного пока противоречия: специальное понятие об электронном документе и его главном удостоверяющем реквизите – электронной подписи законодательно установлено, а универсальные понятия «документ» и «официальный документ» ­регламентируются подзаконными нормативными правовыми актами. Чем отличается электронное сообщение (например, по электронной почте) от электронного документа? Какие виды электронной подписи для каких целей применимы? Что нужно для создания оригинала документа в электронном виде кроме его подписания электронной подписью? Как изготовить и заверить ­бумажную копию ­электронного оригинала?

Конструктивный подход к организации хранения электронных документов

При недостаточной проработке отечественной нормативно-методической базы компаниям сложно организовать грамотное хранение своих электронных документов (особенно долгосрочное). Но ждать у моря погоды уже нет возможности – действовать нужно сейчас! Потому наши советы могут оказаться для вас бесценными. В предыдущем номере журнала мы рассказали, на какие принципиальные моменты нужно обратить внимание, как выбирать форматы электронных документов и носители информации. А в этом майском номере журнала переходим к формулированию требований к метаданным, обеспечению сохранности документов, подписанных ЭЦП / УЭП, обеспечению целостности и аутентичности, выбору системы и инструментов для электронного архива. Кроме того, поясним, как относиться к облачным решениям.

Секретарский барьер в действии!

Обычно звонят полезные компании люди и секретарю важно их поприветствовать и переключить на правильного адресата. Но порой нужно уметь и грамотно отказать. Как принимать входящие звонки, «отделяя зерна от плевел»? Как их фиксировать, чтобы потом можно было использовать эту информацию? Что делать, если адресат отсутствует либо отказывается вести беседу? Как поступать с так называемыми «холодными звонками»: как распознать, какая роль в них отводится секретарю, как сломать сценарий назойливого продавца? Авторы предлагают примеры текстовых конструкций для всех этих задач!

Организация конфиденциального делопроизводства: базис и «тонкие настройки»

Вы разберетесь с видами тайн, которые чаще всего встречаются в деятельности коммерческих организаций и госструктур. Поймете особенности конфиденциального (специального) делопроизводства. Как с точки зрения «лучших практик» его можно регламентировать (в т.ч. какие Перечни конфиденциальной информации помогут в работе, как регламентировать доступ)? Кому обычно в организации поручается контролировать работу с конфиденциальной информацией и кто извне может поинтересоваться тем, как у вас налажена работа с персональными данными?

Устанавливаем режим коммерческой тайны

Как установить режим коммерческой тайны для определенного состава информации и документов? Как обязать работников его соблюдать? Издание инструкции по конфиденциальному делопроизводству – не единственное, что потребуется сделать. Мы даем полный алгоритм действий из 10 шагов. При этом отмечаем, какие упущения могут свести остальную тщательно проделанную работу на нет и позволят нарушителям ­избежать ответственности.

Запрещаем работникам использовать интернет в личных целях

Если у сотрудника есть доступ к интернету, он, скорее всего, может использовать его не по назначению, т.е. не только для выполнения своих трудовых обязанностей. Как работодателю организовать контроль за использованием Всемирной паутины и ­как он может наказать нерадивых сотрудников?

Конструктивный подход к организации хранения электронных документов

При недостаточной проработке отечественной нормативно-методической базы компаниям сложно организовать грамотное хранение своих электронных документов (особенно долгосрочное). Но ждать у моря погоды уже нет возможности – действовать нужно сейчас! Потому наши советы могут оказаться для вас бесценными: на какие принципиальные моменты нужно обратить внимание, как выбирать форматы электронных документов, носители информации, формулировать требования к метаданным, обеспечить сохранность документов, подписанных ЭЦП / УЭП, обеспечить целостность и аутентичность, выбрать систему и инструменты для электронного ­архива, как относиться к облачным решениям.