С электронными документами мы работаем в условиях неразрешенного пока противоречия: специальное понятие об электронном документе и его главном удостоверяющем реквизите – электронной подписи законодательно установлено, а универсальные понятия «документ» и «официальный документ» ­регламентируются подзаконными нормативными правовыми актами. Чем отличается электронное сообщение (например, по электронной почте) от электронного документа? Какие виды электронной подписи для каких целей применимы? Что нужно для создания оригинала документа в электронном виде кроме его подписания электронной подписью? Как изготовить и заверить ­бумажную копию ­электронного оригинала?

На что опираться?

В процессе работы с электронными документами рекомендуем опираться на 2 базовых положения:

  • в современном мире на первое место вышла правовая функция документа, функция доказательства, которая становится главной;
  • концепция управления документами предусматривает, что работа и с бумажными, и с электронными документами (компьютеризированной информацией) строится на единых принципах и по универсальной делопроизводственной технологии, т.к. документы вне зависимости от формы их представления необходимо идентифицировать, структурировать, обрабатывать, контролировать, использовать, ­хранить, ­обмениваться ими.

В действующем законодательстве и подзаконных актах последнего времени эти базовые положения нашли свое закрепление, по крайней мере, на уровне регламентации принципов и основных терминов.

Правовую основу для применения электронных документов сформировали Федеральные законы:

  • от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»,
  • от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»,
  • от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»,
  • от 28.12.2010 № 390-ФЗ «О безопасности»,
  • от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг».

После принятия закона об электронной подписи были внесены изменения в Гражданский и Арбитражно-процессуальный кодексы Российской Федерации, Федеральные законы № 149-ФЗ и № 210-ФЗ и Основы законодательства о нотариате. Электронный документ сейчас может быть нотариально удостоверен как равнозначный документу на ­бумажном ­носителе.

Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» устанавливает фактически системообразующую классификацию понятий, которая, как считают специалисты, способствует формированию информационного права как новой отрасли права:

  • информация – сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления (причем в термине «сообщения» отражается преимущественно аспект коммуникации, передачи какого-либо информационного объекта или сведений от одного субъекта к другому, от ­создателя к получателю и пользователю и т.п.);
  • документированная информация – зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством случаях ее материальный носитель (здесь необходимо вспомнить и определение понятия документирование по ГОСТ Р 7.0.8-2013, которое означает запись информации на ­носителе по ­установленным правилам);
  • электронный документ – документированная информация, представленная в электронной форме, т.е. в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронно-вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах (ключевым понятием является пригодность для восприятия человеком, поэтому при проектировании СЭД обращают внимание на формы документов для просмотра пользователем, формы для печати, электронные шаблоны по форме бланков, счетчики бланков и счетчики количества ­распечаток ­бумажных копий и т.п.);
  • электронное сообщение – информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети (в данном определении коммуникация на первом месте и отсутствуют требования к идентификации информации, а вот понятие «пользователь» предполагает регистрацию и идентификацию в той или иной системе; в почтовой компьютерной программе регистрируются @).

По электронной почте могут направляться:

  • электронное сообщение, состоящее из темы сообщения (собственно заголовка к тексту) и текста, напечатанного на свободной площади «окна» почтовой программы, причем в состав текста включаются наименование должности, инициалы и фамилия отправителя и его контактные данные (такая «подпись» набирается пользователем вручную на клавиатуре или может быть настроено автоматическое ­формирование этого «куска текста» почтовой программой).
  • в электронное сообщение может быть вложен файл (например, скан-копия (электронный образ) подписанного бумажного документа либо проект документа в ворде, либо чертеж в графическом формате или др.);
  • электронное сообщение, удостоверенное электронной подписью, которое в этом случае будет иметь юридическую силу, причем при получении сообщения электронная подпись визуализируется или идентифицируется с помощью технической отметки: «сообщение подписано электронной подписью».

Практически во всех почтовых программах электронное сообщение состоит из следующих формальных частей:

  • системная метка времени: дата+время;
  • автор и адресат: от кого кому @, которые иногда называются служебными заголовками;
  • заголовок / тема;
  • текст, в состав которого входит указание отправителя (должность, ­фамилия, инициалы, контактные данные);
  • отметка о присоединенном файле (если...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
20% скидки на 2 полугодие 2021 г. на электронную версию журнала + специальный промокод от 10% на любой тип подписки (бумажная, электронная, комплект с доступом к базе знаний) = скидка от 30%

Рекомендовано для вас

Конструктивный подход к организации хранения электронных документов

При недостаточной проработке отечественной нормативно-методической базы компаниям сложно организовать грамотное хранение своих электронных документов (особенно долгосрочное). Но ждать у моря погоды уже нет возможности – действовать нужно сейчас! Потому наши советы могут оказаться для вас бесценными. В предыдущем номере журнала мы рассказали, на какие принципиальные моменты нужно обратить внимание, как выбирать форматы электронных документов и носители информации. А в этом майском номере журнала переходим к формулированию требований к метаданным, обеспечению сохранности документов, подписанных ЭЦП / УЭП, обеспечению целостности и аутентичности, выбору системы и инструментов для электронного архива. Кроме того, поясним, как относиться к облачным решениям.

Конструктивный подход к организации хранения электронных документов

При недостаточной проработке отечественной нормативно-методической базы компаниям сложно организовать грамотное хранение своих электронных документов (особенно долгосрочное). Но ждать у моря погоды уже нет возможности – действовать нужно сейчас! Потому наши советы могут оказаться для вас бесценными: на какие принципиальные моменты нужно обратить внимание, как выбирать форматы электронных документов, носители информации, формулировать требования к метаданным, обеспечить сохранность документов, подписанных ЭЦП / УЭП, обеспечить целостность и аутентичность, выбрать систему и инструменты для электронного ­архива, как относиться к облачным решениям.

Регламентация использования электронной почты: советы юриста

Давайте посмотрим на использование корпоративной электронной почты глазами юриста: о чем свидетельствует судебная практика, где возникают риски и как их можно минимизировать. Что считать подлинником и копией при наличии бумажного и электронного вариантов одного документа? Как избежать повторной регистрации бумажного оригинала, присланного вслед уже зарегистрированному электронному документу / сообщению? Что нельзя пересылать по электронной почте? Как служба делопроизводства может взять под свой контроль входящую и исходящую корреспонденцию, идущую через официальный электронный почтовый ящик организации? Что делать с личной и внутренней электронной перепиской сотрудников? Как можно ­придать ­официальный характер ­электронной переписке сторон при заключении договора?

Визуализация электронной подписи: отечественные и зарубежные подходы

Визуализация электронных подписей на документе позволяет его читателю понять, кто и когда подписал документ (либо визировал его, утвердил, заверил копию и т.п.). Визуализировать можно по-разному. Мы предлагаем вам ознакомиться не с ­теоретическими изысканиями, а с анализом сложившейся практики: как это начали делать отечественные банки, как сейчас это делается на сайте госзакупок, что придумали в Минкомсвязи РФ, в Роскомнадзоре, в правительстве Санкт-Петербурга, для нотариального удостоверения равнозначности электронного документа ­документу на ­бумажном носителе. Кроме того, мы знакомим вас с европейским ­опытом.

Визуализация электронной подписи: отечественные и зарубежные подходы

Визуализация электронных подписей на документе позволяет его читателю понять, кто и когда подписал документ (либо визировал его, утвердил, заверил копию и т.п.). Визуализировать можно по-разному. Мы предлагаем вам ознакомиться не с ­теоретическими изысканиями, а с анализом сложившейся практики: как это начали делать отечественные банки, как сейчас это делается на сайте госзакупок, что придумали в Минкомсвязи РФ, в Роскомнадзоре, в правительстве Санкт-Петербурга, для нотариального удостоверения равнозначности электронного документа ­документу на ­бумажном носителе. Кроме того, мы знакомим вас с европейским ­опытом.

Регламентация использования электронной почты: советы юриста

Давайте посмотрим на использование корпоративной электронной почты глазами юриста: о чем свидетельствует судебная практика, где возникают риски и как их можно минимизировать. Что считать подлинником и копией при наличии бумажного и электронного вариантов одного документа? Как избежать повторной регистрации бумажного оригинала, присланного вслед уже зарегистрированному электронному документу / сообщению? Что нельзя пересылать по электронной почте? Как служба делопроизводства может взять под свой контроль входящую и исходящую корреспонденцию, идущую через официальный электронный почтовый ящик организации? Что делать с личной и внутренней электронной перепиской сотрудников? Как можно ­придать ­официальный характер ­электронной переписке сторон при заключении договора?

Конструктивный подход к организации хранения электронных документов

При недостаточной проработке отечественной нормативно-методической базы компаниям сложно организовать грамотное хранение своих электронных документов (особенно долгосрочное). Но ждать у моря погоды уже нет возможности – действовать нужно сейчас! Потому наши советы могут оказаться для вас бесценными: на какие принципиальные моменты нужно обратить внимание, как выбирать форматы электронных документов, носители информации, формулировать требования к метаданным, обеспечить сохранность документов, подписанных ЭЦП / УЭП, обеспечить целостность и аутентичность, выбрать систему и инструменты для электронного ­архива, как относиться к облачным решениям.

Конструктивный подход к организации хранения электронных документов

При недостаточной проработке отечественной нормативно-методической базы компаниям сложно организовать грамотное хранение своих электронных документов (особенно долгосрочное). Но ждать у моря погоды уже нет возможности – действовать нужно сейчас! Потому наши советы могут оказаться для вас бесценными. В предыдущем номере журнала мы рассказали, на какие принципиальные моменты нужно обратить внимание, как выбирать форматы электронных документов и носители информации. А в этом майском номере журнала переходим к формулированию требований к метаданным, обеспечению сохранности документов, подписанных ЭЦП / УЭП, обеспечению целостности и аутентичности, выбору системы и инструментов для электронного архива. Кроме того, поясним, как относиться к облачным решениям.