Визуализация электронной подписи: отечественные и зарубежные подходы

Визуализация электронных подписей на документе позволяет его читателю понять, кто и когда подписал документ (либо визировал его, утвердил, заверил копию и т.п.). Визуализировать можно по-разному. Мы предлагаем вам ознакомиться не с ­теоретическими изысканиями, а с анализом сложившейся практики: как это начали делать отечественные банки, как сейчас это делается на сайте госзакупок, что придумали в Минкомсвязи РФ, в Роскомнадзоре, в правительстве Санкт-Петербурга, для нотариального удостоверения равнозначности электронного документа ­документу на ­бумажном носителе. Кроме того, мы знакомим вас с европейским ­опытом.

Кому и зачем нужна визуализация электронной подписи?

С самого начала стоит отметить, что визуализация электронной подписи нужна не всем. Тем, для кого уже привычна и не вызывает никаких проблем работа в электронных системах, позволяющих проводить проверку электронных подписей, такая визуализация, возможно, и не понадобится. С другой стороны, в нашей стране сейчас сложился смешанный документооборот, и, когда электронный документ попадает в руки тех, кто привык работать на бумаге, то отсутствие привычной информации о подписи создает определенные проблемы.

Визуализация требуется работающему с визуальным или бумажным представлением электронного документа пользователю, которому нужны представленные удобным образом сведения о том, кто и когда подписал документ. При этом важно:

  • не только дать информацию о том, что документ подписан электронной подписью,
  • но и указать намерение подписанта, поскольку наличие подписи может означать совершенно разные вещи: утверждение документа этим лицом или его заверение, согласование, визирование, ознакомление с ним и т.д.;
  • также для эффективной работы с электронным документом важна информация о результате проверки электронной подписи (корректна ли она).

Отсутствие перечисленной информации в легко воспринимаемом виде мешает эффективно работать с документами. Это можно продемонстрировать на примере государственных контрактов, заключенных в электронном виде и размещенных на сайте госзакупок (http://zakupki.gov.ru)1. В Едином реестре государственных и муниципальных контрактов содержится не только информация о них, но и тексты самих контрактов:

  • если контракт подписан на бумаге, то в реестре размещается его отсканированная копия в формате PDF (показана на Рисунке 1);
  • если же контракт подписан в электронном виде, то его текст в формате DOC также размещается в реестре (Рисунок 2). Но в этом случае в документе отсутствует информация о дате заключения контракта и не понятно, кто на самом деле его подписал. То, что мы видим, трудно назвать даже полноценной копией.
    Заинтересованные в исполнении контракта стороны, конечно, могут закрыть глаза на эти «мелочи», однако в случае необходимости предоставить такой документ или его копию третьим сторонам (таким, как контролирующие органы, суды и т.п.) могут возникнуть осложнения, поскольку те не склонны верить на слово в то, что это надлежащим образом подписанный документ.
Рисунок 1. Визуальное представление контракта на сайте госзакупок в случае его подписания на бумажном носителе
Рисунок 2. Визуальное представление контракта на сайте госзакупок в случае его подписания в электронном виде по итогам электронного аукциона
Рисунок 3. Раздел «Документы» в карточке государственного контракта
Рисунок 4. Информация о подписях

Как вы понимаете, оставить документ в таком виде, как показано на Рисунке 2, нельзя. К этому явно нужно «что-то добавить».

После заключения контракта в электронном виде и размещения его в Едином реестре государственных и муниципальных контрактов в разделе «Документы» появляется информация о неких электронных подписях. Так, при размещении информации о государственном контракте № 01161000044130001062 в разделе «Документы» виден знак, отмеченный зеленой «галочкой» (на Рисунке 3 обозначен «!»). При наведении на него курсора появляется комментарий: панель «Подписи» содержит информацию о подписях (Рисунок 4), однако не сообщается ни о том, какие документы были подписаны, ни с какой целью. При этом в самом тексте контракта (Рисунок 2) указана фамилия руководителя организации, который якобы его подписал. О каждой подписи дана следующая информация (Рисунок 4):

  • результат проверки подписи (однако не сообщается, когда была осуществлена проверка);
  • дата подписания документа;
  • Ф.И.О. и должность сотрудника, подписавшего документ;
  • организация-заказчик, в которой данный сотрудник работает;
  • кроме того, предоставляется возможность увидеть дополнительные сведения о конкретной электронной подписи, используя активную ссылку «Посмотреть ЭП», а также «криптографическую квитанцию» каждой подписи.

В приведенном на Рисунке 4 примере одна из подписей обозначена как недействительная и помечена знаком «Подпись неверна». Интересно, как, по мнению создателей сайта, в таком случае пользователь должен оценивать достоверность данного документа в целом? Попробуем...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
Ловите МАКСИМАЛЬНУЮ скидку именно сейчас!
Годовая подписка 2022 на любую версию журнала (бумажную, электронную, Комплект с доступом к базе знаний) по самой низкой цене.

Рекомендовано для вас

Как загрузить документы в СЭД

Описан ассортимент решений, которые сейчас используются для создания или «заглатывания» готовых документов в СЭД: их можно создавать по шаблонам; загружать готовые файлы; работать с комплектом файлов, из которых состоит один документ; автоматически распознавать текст отсканированного документа, чтобы СЭД сама заполнила часть полей для его регистрационной карточки (РКК) и смогла потом осуществлять полнотекстовый поиск, а не только по тем полям, что есть в РКК; как штрихкоды помогают организовать потоковое сканирование входящих документов. Эти современные возможности показаны на примерах из СЭД «1С: Документооборот».

Выбор и подготовка к внедрению системы электронного документооборота

Автор статьи прошла все этапы внедрения СЭД в Тверском отделении Пенсионного фонда РФ и делится своим опытом: в каком порядке нужно действовать (что проанализировать перед запуском проекта, что важно сделать на этапах тестовой и опытной эксплуатации СЭД), кого привлечь, какие материалы и документы оформить. Опубликованы маршруты движения приказов по основной деятельности, исходящих писем, служебных записок, входящих документов и описание действий с ними пользователей СЭД – эти наглядные схемы работают как памятки. Показаны примеры приказов о проведении тестовой, опытной эксплуатации СЭД и ее внедрении в постоянную эксплуатацию. Приведен фрагмент Положения о рабочей группе, где описаны ее задачи и функции по внедрению СЭД.

Современные тенденции развития СЭД

Как СЭД может одновременно выполнять функции системы управления процессами. Главные сложности в интеграции с другими ИС. Как управлять качеством контента СЭД. Чем должен отличаться интерфейс руководителя. Как поставить на 1-е место не документ, а коммуникацию, изменив логику работы СЭД. Как уходить от бумагоподобной логики при автоматизации составления и регистрации документов. Какой следующий шаг будет сделан при электронном подписании документов. В статье не фантазии футурологов, а идеи, которые уже начинают претворяться в жизнь!

Работа с факсимиле: где можно использовать, как документировать легитимность, риски (часть 3)

Завершаем разговор о факсимиле перечнем видов документов, которые нельзя подписывать с его помощью, т.к. на это есть прямой запрет. Перечисляем возможные риски использования факсимиле.

Классификатор приказов вам поможет

Классификатор приказов – это систематизированный перечень правильно сформулированных заголовков приказов, которые издаются в организации. Для каждого приказа здесь закрепляется индекс, кто его подписывает, регистрирует и сколько его следует хранить. Мы опубликовали пример такого классификатора. Он существенно сократит количество допускаемых ошибок; на его основе можно создать справочник в СЭД, из которого работники смогут просто выбирать нужный заголовок; кроме того, упорядочение работы позволит избежать ошибок при дальнейшей экспертизе ценности документов.

Личные карточки и личные дела: систематизация, оперативное хранение и передача в архив

По каким правилам хранить личные карточки и личные дела: где, как и сколько? Как вести Журнал регистрации личных дел, как заполнять их обложки? Что нужно сделать после увольнения сотрудника с его личной карточкой и личным делом? Когда их передавать в архив? Каковы плюсы и минусы сшива карточек и дел разных людей в общие наряды (дела) по году увольнения, как при этом систематизировать документы внутри? Как в описи дел по личному составу на передачу документов из отдела кадров в архив формулировать заголовки дел и томов (что в них включать в зависимости от выбранного способа систематизации)? Каковы особенности написания дат в описи дел? Что делать, если ранее уволенный человек вернулся работать в вашу организацию?

Сколько дней отводится для ответа на обращение?

Вы поймете, на какие обращения можно ответить в течение 30 дней, и обнаружите, что на большинство обращений физических и юридических лиц коммерческая организация должна отвечать в течение 7 календарных дней (приводим ссылки на законы и судебную практику). Еще объясняем, когда действуют другие варианты сроков: 3 дня, 5 дней, 10 дней, 45 дней и др. Даем примеры расчета даты ответа на календаре – ​для сроков по Закону об обращениях граждан и исчисляемых по Гражданскому кодексу РФ (их методики различаются).

Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня

Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.