Выдаем по запросам работников копии документов, связанные с их работой

Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 8 / 2026

Анна Славинская

эксперт по трудовым отношениям

Копии каких документов работодатель обязан предоставить по запросу работника? А что он может отказаться выдавать? С ЛНА можно предложить повторно ознакомиться (т.е. не изготавливать копии таких больших документов). Процедура запроса и предоставления копий: что сказано в ТК РФ и как это лучше реализовать на практике. Например, как распределить обязанности, чтобы укладываться в короткий срок. Как его правильно рассчитать. Подпадают ли под эти правила бывшие работники. Какими способами принимать запросы и передавать копии документов, чтобы это было зафиксировано (в т.ч. для дистанционных работников, при ЭКДО). Что делать, если в запрошенных документах содержатся персональные данные других работников. Штрафы за срыв срока. Как заверять копии документов (надо ли добавлять печать, делать ли заверенный сшив). Правила оформления выписки. Приводим примеры документов: раздела ЛНА, регламентирующего выдачу работникам копий документов, связанных с работой; уведомления о частичном отказе в выдаче копий документов; выписки из приказа.

Работодатель обязан выдать работнику по его письменному требованию документы, связанные с работой (ст. 62 Трудового кодекса РФ).

Фрагмент документа

Часть 1 ст. 62 «Выдача документов, связанных с работой, и их копий» Трудового кодекса РФ

По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется) в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется); справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.

Данная процедура на практике до сих пор вызывает трудности и споры. С помощью статьи вы сможете с ними разобраться.

Какие документы вправе запросить работник?

Ответ на этот вопрос содержит ст. 62 ТК РФ. Мы видим в ней конкретный перечень документов, связанных с работой, которые может запросить работник:

копии приказов (о приеме на работу, переводах на другую работу, увольнении);
выписки из трудовой книжки (если таковая ведется);
справки (о заработной плате, начисленных и фактически уплаченных страховых взносах, периоде работы у данного работодателя).

Но этот перечень остается открытым – перечисление заканчивается словом «другое». Вот это «другое» и вызывает споры.

Если подумать, то многие документы работодателя, регулирующие деятельность организации, так или иначе затрагивают работников, к примеру:

устанавливают права и обязанности сторон, а также правила проведения кадровых процедур и производственных процессов (инструкции и иные локальные нормативные акты);
раздают поручения и фиксируют этапы трудовых отношений (приказы / распоряжения);
устанавливают штатную численность и оклады работников (штатное расписание, штатная расстановка);
учитывают рабочее время (табели учета рабочего времени);
обосновывают начисление зарплаты (приказы, трудовые договоры и соглашения к ним, локальные нормативные акты);
сопровождают выполнение трудовых обязанностей (наряды-допуски, путевые листы)
и т. д.

А работники, особенно в условиях конфликта, запрашивают самые разные документы: от коллективного договора до ведомости выдачи канцтоваров. Насколько это правомерно? Поскольку в ТК РФ на этот вопрос четкого ответа не найти, обратимся к судебной практике и разъяснениям Роструда. Для удобства представим собранную нами информацию в виде Таблицы 1. Она наталкивает на такой вывод – копию документа по запросу работника нужно выдать, если:

в нем содержится персональная информация о работнике (в т. ч. Ф.И.О., должность). К таким документам можно отнести (помимо перечисленных выше):
- графики работы,
- графики отпусков,
- наряды / допуски,
- согласия на обработку персональных данных,
- табели учета рабочего времени и т. п.;
он регулирует (устанавливает) обязанности работника по его должности (профессии) и/или условия труда на рабочем месте. Сюда можно отнести, например:
- должностную (рабочую) инструкцию¹,
- инструкцию по охране труда,
- карту СОУТ на рабочем месте работника и др.

Соответственно, выдавать копию необязательно, если документ не затрагивает функционал конкретного работника и не содержит его персональные данные. К таким документам относятся:

планы продаж;
штатное расписание;
должностные (рабочие) инструкции других работников;
приказы, которые касаются всего подразделения, а не конкретного работника (создание новых подразделений, слияние отделов и т. п.);
нормативные правовые акты министерств и иных ведомств, выписки из законов и т. п.

Таблица 1. Документы, которые работник вправе запросить и на которые претендовать не может

Документы	Комментарий
Копию выдавать не нужно
Коллективный договор	Указанные документы не содержат сведений о выполнении конкретной трудовой функции и персональных данных работника. Они регламентируют определенную сферу организации труда для всех работников. С ними нужно ознакомить работника под подпись, а не выдавать копию². Обратите внимание: работодатель не вправе отказать работнику в повторном ознакомлении с ЛНА или коллективным договором, если работник об этом письменно попросил
Локальные нормативные акты (Положения об оплате, о премировании, об обработке персональных данных, о служебных командировках, ПВТР и т. д.)
Документы, устанавливающие критерии оценки эффективности, показатели результативности труда, условия должностного роста, показатели выполнения плана и т. п.	С этими документами работников ознакомляют под подпись (если утверждены как ЛНА). Они непосредственно не регулируют трудовую деятельность работника, поэтому в выдаче копий можно отказать³
Сведения о наличии и количестве квотируемых рабочих мест для инвалидов	Документ не связан с работой, поскольку непосредственно не регулирует трудовую деятельность⁴
Карточка-справка (ОКУД 0504417), форма утв. приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н	Первичный учетный документ бухгалтерской отчетности, который документом, связанным с работой, не является⁵
Служебные (докладные) записки в отношении работника	Относятся к документам производственного характера, нужны для служебного пользования⁶
Выписка из журнала регистрации приказов	Журнал регистрации не связан с работой, это учетная форма документов⁷
Уведомления, расчеты и пр. документы, направляемые в СФР	Документы непосредственно не связаны с работой конкретного работника⁸
Судебная практика противоречива
Путевые листы	Одни суды считают, что это первичные документы бухгалтерского учета, а не документы о трудовой деятельности, поэтому копии путевых листов работодатель выдавать не обязан⁹. Другие же отмечают, что путевые листы связаны с трудовой деятельностью конкретного работника, которому эти листы были оформлены¹⁰. В спорных ситуациях рекомендуем копии таких документов работнику выдавать. Если он обжалует отказ, организация может быть оштрафована (подробнее об этом будет сказано далее)
Копию выдавать нужно
Справки о среднем заработке у предыдущего работодателя (некоторые работники предоставляют их при приеме на работу)	Нужно, если работник письменно обратился с просьбой их вернуть¹¹
Авансовые отчеты, документы по оплате проезда к месту отпуска и обратно	Работник имеет право запросить эти документы, они связаны с его работой¹²
Расчетные листки по зарплате
Документы о выдаче работнику канцтоваров	Выдаются, если канцтовары работнику предоставляли в связи с работой¹³
Документы, содержащие результаты внутреннего расследования	Если в документах содержатся персональные данные других работников, выдается обезличенная копия (данные других лиц затираются)¹⁴ или выписка
Личная карточка работника	В документе указаны персональные данные работника¹⁵
Приказы в отношении работника, не перечисленные в ст. 62 ТК РФ (о премировании, привлечении к работе в выходной день, об отпусках и т. д.)	Документы напрямую касаются трудовой деятельности работника¹⁶
Трудовой договор и соглашения к нему	Эти документы непосредственно регулируют трудовую деятельность работника¹⁷

Порядок выдачи запрошенных документов

Исходя из текста ст. 62 ТК РФ, можно выделить 4 условия выдачи документов:

необходимо письменное заявление работника о выдаче копий документов, связанных с работой (т. е. без заявления, по устной просьбе можно не...

Выдаем по запросам работников копии документов, связанные с их работой

Какие документы вправе запросить работник?

Порядок выдачи запрошенных документов

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Рекомендовано для вас

Как понять, куда какие печати ставить

Исполнение запросов государственных органов: сроки, санкции, примеры (часть 2)

Исполнение судебных и адвокатских запросов: сроки, санкции, примеры

Оформление пункта приказа о контроле за его исполнением

Как прошить и заверить оригиналы и копии документов

Контроль исполнения поручений в MS Excel

Оформляем резолюцию

Исполнитель: кто им может быть и как отразить в документе