Выдаем по запросам работников копии документов, связанные с их работой

Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 8 / 2026

Анна Славинская

эксперт по трудовым отношениям

Копии каких документов работодатель обязан предоставить по запросу работника? А что он может отказаться выдавать? С ЛНА можно предложить повторно ознакомиться (т.е. не изготавливать копии таких больших документов). Процедура запроса и предоставления копий: что сказано в ТК РФ и как это лучше реализовать на практике. Например, как распределить обязанности, чтобы укладываться в короткий срок. Как его правильно рассчитать. Подпадают ли под эти правила бывшие работники. Какими способами принимать запросы и передавать копии документов, чтобы это было зафиксировано (в т.ч. для дистанционных работников, при ЭКДО). Что делать, если в запрошенных документах содержатся персональные данные других работников. Штрафы за срыв срока. Как заверять копии документов (надо ли добавлять печать, делать ли заверенный сшив). Правила оформления выписки. Приводим примеры документов: раздела ЛНА, регламентирующего выдачу работникам копий документов, связанных с работой; уведомления о частичном отказе в выдаче копий документов; выписки из приказа.

Работодатель обязан выдать работнику по его письменному требованию документы, связанные с работой (ст. 62 Трудового кодекса РФ).

Фрагмент документа

Часть 1 ст. 62 «Выдача документов, связанных с работой, и их копий» Трудового кодекса РФ

По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется) в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется); справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.

Данная процедура на практике до сих пор вызывает трудности и споры. С помощью статьи вы сможете с ними разобраться.

Какие документы вправе запросить работник?

Ответ на этот вопрос содержит ст. 62 ТК РФ. Мы видим в ней конкретный перечень документов, связанных с работой, которые может запросить работник:

копии приказов (о приеме на работу, переводах на другую работу, увольнении);
выписки из трудовой книжки (если таковая ведется);
справки (о заработной плате, начисленных и фактически уплаченных страховых взносах, периоде работы у данного работодателя).

Но этот перечень остается открытым – перечисление заканчивается словом «другое». Вот это «другое» и вызывает споры.

Если подумать, то многие документы работодателя, регулирующие деятельность организации, так или иначе затрагивают работников, к примеру:

устанавливают права и обязанности сторон, а также правила проведения кадровых процедур и производственных процессов (инструкции и иные локальные нормативные акты);
раздают поручения и фиксируют этапы трудовых отношений (приказы / распоряжения);
устанавливают штатную численность и оклады работников (штатное расписание, штатная расстановка);
учитывают рабочее время (табели учета рабочего времени);
обосновывают начисление зарплаты (приказы, трудовые договоры и соглашения к ним, локальные нормативные акты);
сопровождают выполнение трудовых обязанностей (наряды-допуски, путевые листы)
и т. д.

А работники, особенно в условиях конфликта, запрашивают самые разные документы: от коллективного договора до ведомости выдачи канцтоваров. Насколько это правомерно? Поскольку в ТК РФ на этот вопрос четкого ответа не найти, обратимся к судебной практике и разъяснениям Роструда. Для удобства представим собранную нами информацию в виде Таблицы 1. Она наталкивает на такой вывод – копию документа по запросу работника нужно выдать, если:

в нем содержится персональная информация о работнике (в т. ч. Ф.И.О., должность). К таким документам можно отнести (помимо перечисленных выше):
- графики работы,
- графики отпусков,
- наряды / допуски,
- согласия на обработку персональных данных,
- табели учета рабочего времени и т. п.;
он регулирует (устанавливает) обязанности работника по его должности (профессии) и/или условия труда на рабочем месте. Сюда можно отнести, например:
- должностную (рабочую) инструкцию¹,
- инструкцию по охране труда,
- карту СОУТ на рабочем месте работника и др.

Соответственно, выдавать копию необязательно, если документ не затрагивает функционал конкретного работника и не содержит его персональные данные. К таким документам относятся:

планы продаж;
штатное расписание;
должностные (рабочие) инструкции других работников;
приказы, которые касаются всего подразделения, а не конкретного работника (создание новых подразделений, слияние отделов и т. п.);
нормативные правовые акты министерств и иных ведомств, выписки из законов и т. п.

Таблица 1. Документы, которые работник вправе запросить и на которые претендовать не может

Документы	Комментарий
Копию выдавать не нужно
Коллективный договор	Указанные документы не содержат сведений о выполнении конкретной трудовой функции и персональных данных работника. Они регламентируют определенную сферу организации труда для всех работников. С ними нужно ознакомить работника под подпись, а не выдавать копию². Обратите внимание: работодатель не вправе отказать работнику в повторном ознакомлении с ЛНА или коллективным договором, если работник об этом письменно попросил
Локальные нормативные акты (Положения об оплате, о премировании, об обработке персональных данных, о служебных командировках, ПВТР и т. д.)
Документы, устанавливающие критерии оценки эффективности, показатели результативности труда, условия должностного роста, показатели выполнения плана и т. п.	С этими документами работников ознакомляют под подпись (если утверждены как ЛНА). Они непосредственно не регулируют трудовую деятельность работника, поэтому в выдаче копий можно отказать³
Сведения о наличии и количестве квотируемых рабочих мест для инвалидов	Документ не связан с работой, поскольку непосредственно не регулирует трудовую деятельность⁴
Карточка-справка (ОКУД 0504417), форма утв. приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н	Первичный учетный документ бухгалтерской отчетности, который документом, связанным с работой, не является⁵
Служебные (докладные) записки в отношении работника	Относятся к документам производственного характера, нужны для служебного пользования⁶
Выписка из журнала регистрации приказов	Журнал регистрации не связан с работой, это учетная форма документов⁷
Уведомления, расчеты и пр. документы, направляемые в СФР	Документы непосредственно не связаны с работой конкретного работника⁸
Судебная практика противоречива
Путевые листы	Одни суды считают, что это первичные документы бухгалтерского учета, а не документы о трудовой деятельности, поэтому копии путевых листов работодатель выдавать не обязан⁹. Другие же отмечают, что путевые листы связаны с трудовой деятельностью конкретного работника, которому эти листы были оформлены¹⁰. В спорных ситуациях рекомендуем копии таких документов работнику выдавать. Если он обжалует отказ, организация может быть оштрафована (подробнее об этом будет сказано далее)
Копию выдавать нужно
Справки о среднем заработке у предыдущего работодателя (некоторые работники предоставляют их при приеме на работу)	Нужно, если работник письменно обратился с просьбой их вернуть¹¹
Авансовые отчеты, документы по оплате проезда к месту отпуска и обратно	Работник имеет право запросить эти документы, они связаны с его работой¹²
Расчетные листки по зарплате
Документы о выдаче работнику канцтоваров	Выдаются, если канцтовары работнику предоставляли в связи с работой¹³
Документы, содержащие результаты внутреннего расследования	Если в документах содержатся персональные данные других работников, выдается обезличенная копия (данные других лиц затираются)¹⁴ или выписка
Личная карточка работника	В документе указаны персональные данные работника¹⁵
Приказы в отношении работника, не перечисленные в ст. 62 ТК РФ (о премировании, привлечении к работе в выходной день, об отпусках и т. д.)	Документы напрямую касаются трудовой деятельности работника¹⁶
Трудовой договор и соглашения к нему	Эти документы непосредственно регулируют трудовую деятельность работника¹⁷

Порядок выдачи запрошенных документов

Исходя из текста ст. 62 ТК РФ, можно выделить 4 условия выдачи документов:

необходимо письменное заявление работника о выдаче копий документов, связанных с работой (т. е. без заявления, по устной просьбе можно не выдавать¹⁸);