Как оформить резолюцию

Когда и на каких документах оформляется резолюция руководителем. Как ее оформить: из каких обязательных элементов она должна состоять, а что может «достраиваться автоматически» для минимизации усилий руководителя. Почему резолюцию лучше оформлять непосредственно на рассматриваемом бумажном документе либо в СЭД, избегая ее оформления на отдельном бланке. Как работникам наглядно показать их «делопроизводственные роли» в Регламенте работы с организационно-распорядительными документами: кто, что, когда делает. Поводом для этой статьи стал вопрос читателя.

Вопрос в тему

Каким образом ставится резолюция, на каких документах, и какие есть правила и рекомендации на этот счет.

Как оформить резолюцию

Начнем традиционно с определения: резолюция – это реквизит, содержащий указания должностного лица по исполнению документа¹.

В соответствии с Примерной инструкцией по делопроизводству в государственных организациях в виде резолюций оформляются результаты рассмотрения документа:

Фрагмент документа

Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 № 44) (далее – Примерная инструкция по делопроизводству)

5.31. Результаты рассмотрения документа руководителем организации, его заместителями, руководителями подразделений оформляются в виде резолюции в соответствии с пунктом 2.43 Примерной инструкции...

5.44. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению исходящих документов, а на этапе исполнения – входящих документов.

При этом в п. 5.31 Примерной инструкции по делопроизводству дается отсылка на п. 2.43, в соответствии с которым следует оформлять резолюцию. Но п. 2.43 содержит только общие требования к тексту, из которых к резолюции могут относиться, пожалуй, только эти указания:

«текст документа составляется на государственном языке Российской Федерации или государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации»;
«текст документа должен быть составлен грамотно, ясно, понятно и по возможности кратко. Текст документа должен содержать достоверную и актуальную информацию, достаточную для принятия решений или их исполнения, не должен допускать различных толкований»;
«следует соблюдать правила написания официальных наименований, числительных и единиц измерения»;
«употребляются общепринятые аббревиатуры и графические сокращения»;
«инициалы ставятся после фамилии».

А конкретные правила оформления резолюции содержатся в другом пункте этого нормативного документа:

Фрагмент документа

Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 № 44)

2.53. Резолюция должна содержать указание по исполнению документа. Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции или вносится непосредственно в систему электронного документооборота.

Резолюция должна включать: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу (конкретное задание по исполнению документа или формулировка цели рассмотрения документа), при необходимости – срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции:

Фамилия И.О., Фамилия И.О.

Прошу подготовить предложения к 10.11.2017

Подпись

Дата

Срок исполнения поручения не должен указываться, если он назван в тексте поступившего документа и руководитель не считает необходимым изменить его в сторону сокращения или является типовым для данного вида документа.

При указании нескольких исполнителей фамилия ответственного исполнителя указывается первой, подчеркивается или обозначается словом «отв.» («ответственный»).

В ГОСТ Р 7.0.97-2016 указаны практически такие же правила оформления резолюции, за исключением последних двух абзацев.

Фрагмент документа

ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»

5.28 Резолюция содержит указание по исполнению документа. Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции или вносится непосредственно в систему электронного документооборота.

Резолюция включает: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу, при необходимости – срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции.

Пример

Фамилия И.О.

Прошу подготовить предложения к 10.11.2016.

Подпись

Дата

Исходя из этой теории, покажем образцы оформления резолюций. В Примерах 1–3 поручение дано группе лиц, в которой ответственный исполнитель выделен по-разному. Логика такова: если в резолюции названо несколько исполнителей, ответственным за выполнение этой задачи является первый, если кто-либо из перечисленных людей не подчеркнут либо не отмечен специальным словом «отв.» или «ответственный». Лучше это регламентировать в своей организации, чтобы сотрудники не путались в данном вопросе и соблюдали единообразие.

Пример 1. Указание в резолюции ответственного исполнителя первым