Контроль исполнения поручений осуществляется во многих организациях – сам по себе он новацией не является. Интерес представляют детали того, как его можно оптимальнее организовать. В этой статье описан живой опыт.
В первой части статьи, которая публикуется в этом номере журнала, обратите внимание: какие документы ставятся на контроль, как назначаются сроки исполнения, какие роли и типовые резолюции используются в СЭД, как выстраивается иерархия задач при спуске поручений вниз по управленческой пирамиде, как можно оперативнее доводить срочные документы до руководителей для вынесения резолюции и до исполнителей, о каких законодательных ограничениях важно помнить.
Роль и место контроля в системе управления организацией
Эффективное управление организацией невозможно без контроля выполнения поручений руководства. Контроль – проверка, а также постоянное наблюдение в целях проверки или надзора 1.
Схема 1. Принятие управленческого решения и контроль его исполнения
Система контроля должна быть регламентирована документом, обязательным к исполнению всеми работниками организации в зависимости от возложенных на них обязанностей, имеющихся прав и компетенций.
Для осуществления на постоянной основе контрольных мероприятий в организации могут создаваться контрольные подразделения (органы). Выделим 2 направления контроля, который может вестись на любом предприятии:
-
контроль профильной (функциональной) деятельности. Как правило, такой контроль осуществляют контрольно-ревизионные подразделения, подразделения внутреннего финансового контроля, для производственных предприятий крайне актуален внутренний контроль в отношении изготавливаемой продукции, который может осуществляться отделами технического контроля и т.д.;
-
контроль исполнения документов (управленческих решений). Такой контроль выполняют руководители высшего и среднего звена, что установлено их должностными обязанностями. Помогает им в этом (беря на себя чисто техническую функцию) отдельно выделенное подразделение или специалист, однако чаще всего эту функцию выполняет служба документационного обеспечения управления 2.
Предметом настоящей статьи является контроль исполнения документов.
Кто контролирует исполнение документов
Существует несколько субъектов контроля, у каждого свои специфические функции и предмет контроля, которые зависят от должностного статуса и распределения обязанностей в организации (см. Таблицу 1). В Отделении Фонда пенсионного и социального страхования Российской Федерации по Тверской области 3 все контрольные мероприятия осуществляются посредством СЭД.
Таблица 1. Распределение обязанностей между субъектами контроля
Алгоритм работы
Вспомним определение понятия контроля исполнения документов – это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов 4. Обычно он регламентируется Инструкцией по делопроизводству (или ДОУ), реже – отдельным организационно-распорядительным документом. В Инструкции по ДОУ контролю исполнения документов часто отводят целый раздел, в котором и раскрывается порядок проведения контрольных мероприятий. При его составлении мы руководствовались Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 25.12.2020 № 199).
Схема 2. Алгоритм контроля исполнения документов
Постановка документа на контроль
Постановка документа на контроль у нас, как правило, осуществляется службой ДОУ при регистрации документа в СЭД, контрольному документу присваивается признак «Контроль». В этом случае при подготовке проекта резолюции либо вынесении резолюции руководителем СЭД предупредит его о попытке установить более поздний срок исполнения – выдаст диалоговое окно с предупреждением об установлении срока исполнения резолюции, превышающего контрольный срок:
Пример 1. Диалоговое окно в СЭД с предупреждением
ОСФР по Тверской области осуществляет регистрацию документов и соответственно постановку на контроль и контроль исполнения в СЭД. В журнальной форме (на бумажном носителе или в Exсel) регистрацию документов осуществляют структурные подразделения, которые передаются им службой ДОУ ОСФР и контролируются этими структурными подразделениями.
Документы, резолюции, поставленные на контроль, имеют отметку «К» или «Контроль». Признак контроля виден как в СЭД (в карточке документа и при его визуализации), так и на бумажном подлиннике.
Пример 2. Резолюция на документе с добавлением признака постановки на контроль
Какие документы подлежат контролю...
