Top.Mail.Ru

Организация контроля исполнения документов: практический опыт (часть 1)

Контроль исполнения поручений осуществляется во многих организациях – сам по себе он новацией не является. Интерес представляют детали того, как его можно оптимальнее организовать. В этой статье описан живой опыт. В первой части статьи, которая публикуется в этом номере журнала, обратите внимание: какие документы ставятся на контроль, как назначаются сроки исполнения, какие роли и типовые резолюции используются в СЭД, как выстраивается иерархия задач при спуске поручений вниз по управленческой пирамиде, как можно оперативнее доводить срочные документы до руководителей для вынесения резолюции и до исполнителей, о каких законодательных ограничениях важно помнить.
Начало статьи. Окончание в № 09 / 2023
Начало статьи. Окончание в № 09 / 2023

Роль и место контроля в системе управления организацией

Эффективное управление организацией невозможно без контроля выполнения поручений руководства. Контроль – проверка, а также постоянное наблюдение в целях проверки или надзора 1.

Схема 1. Принятие управленческого решения и контроль его исполнения

Система контроля должна быть регламентирована документом, обязательным к исполнению всеми работниками организации в зависимости от возложенных на них обязанностей, имеющихся прав и компетенций.

Для осуществления на постоянной основе контрольных мероприятий в организации могут создаваться контрольные подразделения (органы). Выделим 2 направления контроля, который может вестись на любом предприятии:

  • контроль профильной (функциональной) деятельности. Как правило, такой контроль осуществляют контрольно-ревизионные подразделения, подразделения внутреннего финансового контроля, для производственных предприятий крайне актуален внутренний контроль в отношении изготавливаемой продукции, который может осуществляться отделами технического контроля и т.д.;
  • контроль исполнения документов (управленческих решений). Такой контроль выполняют руководители высшего и среднего звена, что установлено их должностными обязанностями. Помогает им в этом (беря на себя чисто техническую функцию) отдельно выделенное подразделение или специалист, однако чаще всего эту функцию выполняет служба документационного обеспечения управления 2.

Предметом настоящей статьи является контроль исполнения документов.

Кто контролирует исполнение документов

Существует несколько субъектов контроля, у каждого свои специфические функции и предмет контроля, которые зависят от должностного статуса и распределения обязанностей в организации (см. Таблицу 1). В Отделении Фонда пенсионного и социального страхования Российской Федерации по Тверской области 3 все контрольные мероприятия осуществляются посредством СЭД.

Таблица 1. Распределение обязанностей между субъектами контроля

Алгоритм работы

Вспомним определение понятия контроля исполнения документов – это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов 4. Обычно он регламентируется Инструкцией по делопроизводству (или ДОУ), реже – отдельным организационно-распорядительным документом. В Инструкции по ДОУ контролю исполнения документов часто отводят целый раздел, в котором и раскрывается порядок проведения контрольных мероприятий. При его составлении мы руководствовались Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 25.12.2020 № 199).

Схема 2. Алгоритм контроля исполнения документов

Постановка документа на контроль

Постановка документа на контроль у нас, как правило, осуществляется службой ДОУ при регистрации документа в СЭД, контрольному документу присваивается признак «Контроль». В этом случае при подготовке проекта резолюции либо вынесении резолюции руководителем СЭД предупредит его о попытке установить более поздний срок исполнения – выдаст диалоговое окно с предупреждением об установлении срока исполнения резолюции, превышающего контрольный срок:

Пример 1. Диалоговое окно в СЭД с предупреждением

ОСФР по Тверской области осуществляет регистрацию документов и соответственно постановку на контроль и контроль исполнения в СЭД. В журнальной форме (на бумажном носителе или в Exсel) регистрацию документов осуществляют структурные подразделения, которые передаются им службой ДОУ ОСФР и контролируются этими структурными подразделениями.

Документы, резолюции, поставленные на контроль, имеют отметку «К» или «Контроль». Признак контроля виден как в СЭД (в карточке документа и при его визуализации), так и на бумажном подлиннике.

Пример 2. Резолюция на документе с добавлением признака постановки на контроль

Какие документы подлежат контролю...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Исполнение запросов внешних организаций о предоставлении персональных данных

На чьи запросы о представлении персональных данных организация обязана отвечать. В какие сроки (показываем нормативно закрепленные правила и практику). Как организовать этот процесс. Даем образцы оформления разных документов, направляемых в ответ: для представления запрошенных сведений или копий документов, для отказа из-за невозможности идентифицировать субъект персданных или из-за невозможности в принципе их предоставления автору запроса.

Обязательный претензионный порядок

Какой обязательный претензионный порядок, который должен предшествовать обращению в суд, установлен в законодательстве, и как его можно прописать в договоре? Что будет в приоритете? В каких спорах его обязательно соблюдать, а кто может проигнорировать? Сколько ждать до обращения в суд? Вместо направления письма с претензией могут быть предусмотрены иные варианты урегулирования разногласий (например, с участием посредников). Как подтвердить их совершение? Что должно содержать письмо-претензия? Может ли предъявленный потом в суде иск отличаться от претензии по своим требованиям в сторону ужесточения? Или придется опять затевать досудебную 30-дневную процедуру? Отправить претензию можно курьером, через «Почту России» с описью вложений или по электронным каналам связи. Как при каждом из этих вариантов доказать время и содержание отправления? На какой адрес направлять? Даем конкретные ответы, примеры оформления и алгоритмы действий для различных ситуаций на основе устоявшейся судебной практики. Пользуйтесь готовыми решениями!

Организация контроля исполнения документов: практический опыт (часть 2)

В этой части статьи детально рассматривается функционал СЭД,которым пользуются руководители, исполнители и служба ДОУ. Какие папки и отчеты в СЭД используются, какие сведения анализируются и вручную добавляются в отчет, экспортируемый из СЭД в Excel. Какие операции службой ДОУ делаются ежедневно, какие отчеты могут готовиться к еженедельной планерке у руководителя организации, какие решения он может принимать на их основе. Показаны инструменты СЭД, логика работы службы ДОУ и руководителей, примеры разных отчетов по исполнительской дисциплине.

Делопроизводственная техника в приказах – тонкости для профессионалов

На примере показываем, как лучше составлять приказ об утверждении и введении в действие документов (с установкой методического руководства применением, назначением ответственных за их соблюдение, информированием исполнителей и контролем исполнения). Другой типичный пример касается формулировки поручительских пунктов в приказе по административно-хозяйственной деятельности, а также статуса исполненного приказа в СЭД до момента его уничтожения.

Контроль исполнения поручений в MS Excel

Автор напоминает основные принципы организации контроля исполнения поручений, а потом подробно объясняет, как удобнее автоматизировать эту работу с использованием стандартных возможностей MS Excel (какие поля в таблице регистрационной формы пригодятся, как настроить фильтрацию данных и пользоваться ею, какие сведения удобно выделять автоматически). Статья особенно пригодится тем, кому на покупку специализированного программного обеспечения для автоматизации делопроизводства денег пока не дают.

Исполнитель: кто им может быть и как отразить в документе

Исполнителем называется и тот, кто готовил проект документа, и тот, кто его будет исполнять. Как тогда называть этих лиц с разными ролями, чтобы их можно было различать в Инструкции по делопроизводству? Показаны примеры формулировок поручений для различных ситуаций: поручение дано группе лиц и один из них – ответственный исполнитель; одному руководителю (потом он сам его дробит на подпоручения и «раздает» своим подчиненным); организации или отделу; как поручение может «спускаться сверху вниз»; рядом с исполнителем можно сразу написать, кто это будет делать в случае его отсутствия. Показано, как отражать исполнителя, который готовил проект документа. Все это сделано на примерах, со схемами, с учетом особенностей входящего, исходящего и внутреннего документов. В конце статьи ответили на вопрос читателя, распутав путаницу с реквизитами и полномочиями службы делопроизводства.

Оформляем резолюцию

Когда и на каких документах оформляется резолюция руководителем. Как ее оформить: из каких обязательных элементов она должна состоять, а что может «достраиваться автоматически» для минимизации усилий руководителя. Почему резолюцию лучше оформлять непосредственно на рассматриваемом бумажном документе либо в СЭД, избегая ее оформления на отдельном бланке. Как работникам наглядно показать их «делопроизводственные роли» в Регламенте работы с организационно-распорядительными документами: кто, что, когда делает. Поводом для этой статьи стал вопрос читателя.

Сроки исполнения входящих документов, установленные законодательством (часть 1)

Далеко не все входящие документы организация вольна исполнять в удобный для себя срок. Дело в том, что для некоторых из них срок исполнения, возможность его продления и наказание за его нарушение установлены на законодательном уровне. В первой части статьи, публикуемой в этом номере журнала, мы разобрались с официальными запросами / требованиями налоговых органов, силовых ведомств (полиции, Следственного комитета, прокуратуры), работников и Гострудинспекции.