Top.Mail.Ru

Организация контроля исполнения документов: практический опыт (часть 2)

В этой части статьи детально рассматривается функционал СЭД,которым пользуются руководители, исполнители и служба ДОУ. Какие папки и отчеты в СЭД используются, какие сведения анализируются и вручную добавляются в отчет, экспортируемый из СЭД в Excel. Какие операции службой ДОУ делаются ежедневно, какие отчеты могут готовиться к еженедельной планерке у руководителя организации, какие решения он может принимать на их основе. Показаны инструменты СЭД, логика работы службы ДОУ и руководителей, примеры разных отчетов по исполнительской дисциплине.
Окончание статьи. Начало в № 08 / 2023
Окончание статьи. Начало в № 08 / 2023

Предварительная проверка и регулирование хода исполнения

Проверка и регулирование хода исполнения необходимы в качестве предварительного контроля.

Возможности нашей СЭД

Контролировать ход исполнения документа проще всего инструментами системы электронного документооборота (СЭД). Сама рабочая область конкретного пользователя в нашей СЭД позволяет (см. Пример 10):

  • не только выполнять доступные действия (рассмотрение, исполнение, подписание);
  • но и контрольные функции:
    • папка «На исполнении (в работе у исполнителя)» содержит документы, которые расписаны вышестоящим руководителем и находятся в работе у пользователя СЭД как исполнителя;
    • когда пользователь является контролирующим лицом, у него в работе появятся документы в папках «На принятии отчета», «На доработке» (у других исполнителей).

Напротив каждого действия (папки) в рабочей области СЭД выводятся текущие количественные показатели, которые указывают, сколько документов находится на том или ином действии. Папка «Поручения (контроль исполнения)» является статистической, рядом с ней информация о количестве контролируемых документов не визуализируется, она доступна лишь при просмотре папки, действия с документом в ней произвести нельзя, за исключением таких, как: поменять исполнителя и срок исполнения.

Ниже в Примере 10 отмечены папки, с помощью которых можно осуществлять предварительный контроль, в т.ч. самоконтроль.

Кроме того, наша СЭД позволяет осуществить пользовательские настройки автоинформирования:

  • можно выбрать, по каким действиям с документами человек хочет получать информирование (можно и все доступные действия выбрать);
  • указать свою рабочую электронную почту, на которую и будут поступать сообщения о действиях, статусах документов в СЭД.

Таким образом, средства СЭД позволяют получать информацию о контролируемых и исполняемых документах всем заинтересованным лицам.

На Схеме 3 представлены основные инструменты руководителя организации и разного уровня исполнителей при осуществлении контрольных мероприятий и исполнения. У каждого уровня инструменты незначительно отличаются. Кстати, если для руководителя организации есть вышестоящий руководитель, например головная организация, то у этого руководителя так же будет доступна папка «На исполнении (в работе у исполнителя)».

Схема 3. Инструменты СЭД, доступные участникам контроля исполнения документов

Если объем контролируемых документов большой, и руководителям неудобно визуально просматривать папки с документами в СЭД на экране, то ход исполнения можно контролировать с помощью экселевских выгрузок из вышеперечисленных представлений-действий.

Кроме того, цветовым индикатором СЭД подсказывает, по каким документам срок исполнения истек, по каким – контрольный срок исполнения уже наступает, а по каким – запас времени на исполнение достаточный.

В течение дня могут поступить на исполнение новые срочные документы или документы исполняются и уходят с представления (т.е. с определенного действия / папки в СЭД), соответственно количественные показатели контролируемых документов будут постоянно меняться.

Прокомментируем устройство 2 ключевых папок:

  • действие «На исполнении (в работе у исполнителя)» – сюда попадают поручения только от вышестоящего руководителя, по которым пользователь СЭД является исполнителем, и исполнение которых он поручил подчиненному исполнителю. В эту папку попадают документы исключительно из папки «Исполнение» при создании поручения (резолюции). Папка используется в целях самоконтроля и контроля исполнения документов подчиненными исполнителями;
  • в статистическую папку «Поручения (контроль исполнения)» попадают все поручения из папки «Исполнение» при создании резолюции, из папки «Рассмотрение» при создании резолюции, а также при регистрации и постановке контролером на контроль приказов по основной деятельности и протоколов, в ходе которой также создаются резолюции (головные поручения, содержащиеся в приказах и протоколах, которые направляются на исполнение).

У каждого пользователя руководящего уровня высшего или...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Исполнение запросов внешних организаций о предоставлении персональных данных

На чьи запросы о представлении персональных данных организация обязана отвечать. В какие сроки (показываем нормативно закрепленные правила и практику). Как организовать этот процесс. Даем образцы оформления разных документов, направляемых в ответ: для представления запрошенных сведений или копий документов, для отказа из-за невозможности идентифицировать субъект персданных или из-за невозможности в принципе их предоставления автору запроса.

Организация контроля исполнения документов: практический опыт (часть 1)

Контроль исполнения поручений осуществляется во многих организациях – сам по себе он новацией не является. Интерес представляют детали того, как его можно оптимальнее организовать. В этой статье описан живой опыт. В первой части статьи, которая публикуется в этом номере журнала, обратите внимание: какие документы ставятся на контроль, как назначаются сроки исполнения, какие роли и типовые резолюции используются в СЭД, как выстраивается иерархия задач при спуске поручений вниз по управленческой пирамиде, как можно оперативнее доводить срочные документы до руководителей для вынесения резолюции и до исполнителей, о каких законодательных ограничениях важно помнить.

Обязательный претензионный порядок

Какой обязательный претензионный порядок, который должен предшествовать обращению в суд, установлен в законодательстве, и как его можно прописать в договоре? Что будет в приоритете? В каких спорах его обязательно соблюдать, а кто может проигнорировать? Сколько ждать до обращения в суд? Вместо направления письма с претензией могут быть предусмотрены иные варианты урегулирования разногласий (например, с участием посредников). Как подтвердить их совершение? Что должно содержать письмо-претензия? Может ли предъявленный потом в суде иск отличаться от претензии по своим требованиям в сторону ужесточения? Или придется опять затевать досудебную 30-дневную процедуру? Отправить претензию можно курьером, через «Почту России» с описью вложений или по электронным каналам связи. Как при каждом из этих вариантов доказать время и содержание отправления? На какой адрес направлять? Даем конкретные ответы, примеры оформления и алгоритмы действий для различных ситуаций на основе устоявшейся судебной практики. Пользуйтесь готовыми решениями!

Исчисление сроков исполнения документов по правилам делопроизводства

Детально рассматриваем сроки регистрации и исполнения документов по правилам, установленным для государственных и муниципальных органов, а также для госорганизаций. Сравниваем их между собой и с правилами, зафиксированными в ГК РФ. Иллюстрируем на примере с календарем. Объясняем реальную границу свободы выбора для «обычных» негосударственных организаций: какие правила не для них, а что в любом случае соблюдать придется. Отмечаем расхождения в правилах для госорганов и их отдельной категории – федеральных органов исполнительной власти.

Контроль исполнения поручений в MS Excel

Автор напоминает основные принципы организации контроля исполнения поручений, а потом подробно объясняет, как удобнее автоматизировать эту работу с использованием стандартных возможностей MS Excel (какие поля в таблице регистрационной формы пригодятся, как настроить фильтрацию данных и пользоваться ею, какие сведения удобно выделять автоматически). Статья особенно пригодится тем, кому на покупку специализированного программного обеспечения для автоматизации делопроизводства денег пока не дают.

Исполнитель: кто им может быть и как отразить в документе

Исполнителем называется и тот, кто готовил проект документа, и тот, кто его будет исполнять. Как тогда называть этих лиц с разными ролями, чтобы их можно было различать в Инструкции по делопроизводству? Показаны примеры формулировок поручений для различных ситуаций: поручение дано группе лиц и один из них – ответственный исполнитель; одному руководителю (потом он сам его дробит на подпоручения и «раздает» своим подчиненным); организации или отделу; как поручение может «спускаться сверху вниз»; рядом с исполнителем можно сразу написать, кто это будет делать в случае его отсутствия. Показано, как отражать исполнителя, который готовил проект документа. Все это сделано на примерах, со схемами, с учетом особенностей входящего, исходящего и внутреннего документов. В конце статьи ответили на вопрос читателя, распутав путаницу с реквизитами и полномочиями службы делопроизводства.

Оформляем резолюцию

Когда и на каких документах оформляется резолюция руководителем. Как ее оформить: из каких обязательных элементов она должна состоять, а что может «достраиваться автоматически» для минимизации усилий руководителя. Почему резолюцию лучше оформлять непосредственно на рассматриваемом бумажном документе либо в СЭД, избегая ее оформления на отдельном бланке. Как работникам наглядно показать их «делопроизводственные роли» в Регламенте работы с организационно-распорядительными документами: кто, что, когда делает. Поводом для этой статьи стал вопрос читателя.

Сроки исполнения входящих документов, установленные законодательством (часть 1)

Далеко не все входящие документы организация вольна исполнять в удобный для себя срок. Дело в том, что для некоторых из них срок исполнения, возможность его продления и наказание за его нарушение установлены на законодательном уровне. В первой части статьи, публикуемой в этом номере журнала, мы разобрались с официальными запросами / требованиями налоговых органов, силовых ведомств (полиции, Следственного комитета, прокуратуры), работников и Гострудинспекции.