В этой части статьи детально рассматривается функционал СЭД,которым пользуются руководители, исполнители и служба ДОУ. Какие папки и отчеты в СЭД используются, какие сведения анализируются и вручную добавляются в отчет, экспортируемый из СЭД в Excel. Какие операции службой ДОУ делаются ежедневно, какие отчеты могут готовиться к еженедельной планерке у руководителя организации, какие решения он может принимать на их основе.
Показаны инструменты СЭД, логика работы службы ДОУ и руководителей, примеры разных отчетов по исполнительской дисциплине.
Предварительная проверка и регулирование хода исполнения
Проверка и регулирование хода исполнения необходимы в качестве предварительного контроля.
Возможности нашей СЭД
Контролировать ход исполнения документа проще всего инструментами системы электронного документооборота (СЭД). Сама рабочая область конкретного пользователя в нашей СЭД позволяет (см. Пример 10):
- не только выполнять доступные действия (рассмотрение, исполнение, подписание);
- но и контрольные функции:
- папка «На исполнении (в работе у исполнителя)» содержит документы, которые расписаны вышестоящим руководителем и находятся в работе у пользователя СЭД как исполнителя;
- когда пользователь является контролирующим лицом, у него в работе появятся документы в папках «На принятии отчета», «На доработке» (у других исполнителей).
Напротив каждого действия (папки) в рабочей области СЭД выводятся текущие количественные показатели, которые указывают, сколько документов находится на том или ином действии. Папка «Поручения (контроль исполнения)» является статистической, рядом с ней информация о количестве контролируемых документов не визуализируется, она доступна лишь при просмотре папки, действия с документом в ней произвести нельзя, за исключением таких, как: поменять исполнителя и срок исполнения.
Ниже в Примере 10 отмечены папки, с помощью которых можно осуществлять предварительный контроль, в т.ч. самоконтроль.
Пример 10. Структура фрагмента рабочей области пользователя в СЭД
Кроме того, наша СЭД позволяет осуществить пользовательские настройки автоинформирования:
- можно выбрать, по каким действиям с документами человек хочет получать информирование (можно и все доступные действия выбрать);
- указать свою рабочую электронную почту, на которую и будут поступать сообщения о действиях, статусах документов в СЭД.
Таким образом, средства СЭД позволяют получать информацию о контролируемых и исполняемых документах всем заинтересованным лицам.
На Схеме 3 представлены основные инструменты руководителя организации и разного уровня исполнителей при осуществлении контрольных мероприятий и исполнения. У каждого уровня инструменты незначительно отличаются. Кстати, если для руководителя организации есть вышестоящий руководитель, например головная организация, то у этого руководителя так же будет доступна папка «На исполнении (в работе у исполнителя)».
Схема 3. Инструменты СЭД, доступные участникам контроля исполнения документов
Если объем контролируемых документов большой, и руководителям неудобно визуально просматривать папки с документами в СЭД на экране, то ход исполнения можно контролировать с помощью экселевских выгрузок из вышеперечисленных представлений-действий.
Кроме того, цветовым индикатором СЭД подсказывает, по каким документам срок исполнения истек, по каким – контрольный срок исполнения уже наступает, а по каким – запас времени на исполнение достаточный.
В течение дня могут поступить на исполнение новые срочные документы или документы исполняются и уходят с представления (т.е. с определенного действия / папки в СЭД), соответственно количественные показатели контролируемых документов будут постоянно меняться.
Прокомментируем устройство 2 ключевых папок:
-
действие «На исполнении (в работе у исполнителя)» – сюда попадают поручения только от вышестоящего руководителя, по которым пользователь СЭД является исполнителем, и исполнение которых он поручил подчиненному исполнителю. В эту папку попадают документы исключительно из папки «Исполнение» при создании поручения (резолюции). Папка используется в целях самоконтроля и контроля исполнения документов подчиненными исполнителями;
-
в статистическую папку «Поручения (контроль исполнения)» попадают все поручения из папки «Исполнение» при создании резолюции, из папки «Рассмотрение» при создании резолюции, а также при регистрации и постановке контролером на контроль приказов по основной деятельности и протоколов, в ходе которой также создаются резолюции (головные поручения, содержащиеся в приказах и протоколах, которые направляются на исполнение).
У каждого пользователя руководящего уровня высшего или...
