Если назначенный исполнитель выбывает

Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 7 / 2023

Вера Иритикова

профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Как отделу делопроизводства действовать, когда уволился человек, который числится исполнителем по неисполненным пока поручениям и документам, или когда такой сотрудник выбывает временно (в отпуск, на больничный и др.)? Ведь отдел делопроизводства обычно заранее о таких изменениях не предупреждают, он узнает об этом постфактум. Как наиболее эффективно и с наименьшими усилиями оформить факт того, что теперь всем этим должен заниматься новый работник? Как быть, если прошлый работник ушел, а новый еще не пришел? Подскажем, как отделу делопроизводства выполнять только свои функции срокового контроля и мотивировать руководителей структурных подразделений выполнить свою часть работы! В каких случаях составляется акт приема-передачи документов и дел, как вашему отделу помогут отчет об исполнительской дисциплине и служебная записка. Поводом стал вопрос подписчика.

Вопрос в тему

Уволился работник. Остались незавершенные дела, в частности письма вышестоящих организаций, которые требуют ответа, и неисполненные приказы – срок еще не подошел. Плюс какие-то письма информационного характера (без срока исполнения, но важные для работы) были расписаны на уволившегося работника. Вопрос: как правильно, наиболее эффективно и с наименьшими усилиями оформить факт того, что теперь всем этим должен заниматься новый работник? Отдельно история с приказами, отдельно с письмами-запросами.

К сожалению, увольнение может произойти довольно внезапно, отдел делопроизводства (далее – ОД) просто не узнает в нужный момент о готовящемся увольнении и не инициирует передачу всех незавершенных дел (даже если это не совсем задача ОД, но контроль исполнения документов на нем, соответственно это в интересах ОД). Как быть, если работник уволился, а новый еще не принят на эту позицию? И, когда новый, наконец, пришел, как оформить все незавершенные дела на него?

Если коротко, то отделу делопроизводства рекомендуем сосредоточиться на выполнении своих обязанностей и не пытаться брать на себя то, за что должны отвечать руководители структурных подразделений. В частности, согласно классической делопроизводственной технологии, ответственный за документационное обеспечение управления (специалист или подразделение) осуществляет сроковый контроль. А контроль по существу остается за руководителем (именно управленец назначает исполнителя, оценивает качество выполнения поручения).

А далее рассмотрим подробнее, как может действовать отдел делопроизводства в подобной ситуации.

Организационный порядок

Обратите внимание, что организационные основы делопроизводства, вопросы ответственности и контроля исполнения, который является одной из операций технологии делопроизводства, регламентируются в настоящее время:

Примерной инструкцией по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018; далее – Примерная инструкция);
Правилами делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71; далее – Правила делопроизводства);
Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 25.12.2020 № 199; далее – Методические рекомендации).

Методическими рекомендациями предусматривается, что ответственность за делопроизводство должна быть закреплена Инструкцией по делопроизводству конкретной организации, которая является локальным нормативным актом (п. 3.1). Необходимо также исходить и из того, что в должностных инструкциях и трудовых договорах каждого сотрудника в любой организации устанавливается...