Контроль исполнения документов и поручений (часть 1)

Контроль – одна из важнейших функций управления. Только тогда функционирование любой управленческой системы будет эффективно, когда своевременно обнаруживаются и устраняются негативные явления.

Поскольку процессы, связанные с документационным обеспечением управления, предполагают наличие «человеческого фактора», когда исполнители сознательно или несознательно нарушают правила подготовки документов, порядок и сроки работы с ними, функция контроля этой сферы, которая, как правило, закрепляется за службой ДОУ ¹, становится одной из ключевых.

В каждой организации руководители дают поручения своим сотрудникам. Также поручения содержатся в распорядительных документах организации, документах, поступивших от вышестоящих структур. В маленьких организациях, с учетом небольшого количества таких поручений, вести контроль их исполнения достаточно просто. Руководитель может это делать самостоятельно, поскольку помнит, кому и что он поручал. Но в крупных и даже средних организациях, когда руководителем рассматриваются десятки документов в день и принимается множество управленческих решений, держать на контроле все выданные им поручения и документы, требующие исполнения, руководитель уже не может.

Кроме того, в разных организациях может быть разная ситуация с исполнительской дисциплиной, когда сотрудники игнорируют поручения, забывают про них, самостоятельно сдвигают сроки исполнения. Поэтому все документы, требующие исполнения и ответа, а также поручения руководителя должны быть поставлены на контроль.

Понятие, цель и виды контроля

В соответствии с ГОСТ Р 7.0.8-2013 ² контроль исполнения документов – это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов. Данный стандарт говорит о контроле исполнения докумен­тов, но в нормативных правовых актах РФ также встречается понятие «контроль исполнения поручений».

Например, в Правила делопроизводства в госорганах ³ включен раздел «Контроль исполнения документов (поручений)». Исходя из такой формулировки можно предположить, что правила трактуют эти понятия как синонимичные.

В Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти ⁴ в главе «Порядок исполнения поручений в федеральном органе исполнительной власти» есть раздел «Контроль за исполнением поручений». Понятие «контроль исполнения поручений» встречается также в Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти ⁵. Под «поручениями» в этих правовых актах в первую очередь понимаются поручения и указания Президента Российской Федерации, поручения, содержащиеся в актах Правительства РФ, протоколах заседаний Правительства РФ, координационных и совещательных органов Правительства РФ, в т.ч. поручения по исполнению федеральных законов.

Несмотря на эту специфику, отражающую уровень принятия управленческого решения, контроль исполнения поручений и контроль исполнения документов отражают одинаковые процессы. При этом понятие «поручение» является более широким, поскольку поручения могут содержаться:

• в документах, поступивших от вышестоящих организаций и органов власти;
• в распорядительных документах самой организации, причем каждый отдельный пункт распорядительного документа может быть отдельным поручением и должен быть поставлен на контроль;
• в резолюции руководителя на входящие или внутренние документы.

Кроме того, в условиях развития автоматизированных технологий под поручением могут пониматься и задачи, формируемые в информационной системе в ответ, например, на внутреннюю переписку (служебные записки, заявки и прочее).

Целью контроля исполнения документов или поручений является «их своевременное и качественное исполнение» (в соответствии с Правилами делопроизводства в госорганах).

В контроле исполнения документов и поручений можно выделить:

• контроль по существу – это оценка, насколько правильно и полно решен вопрос;
• контроль за сроками исполнения.

Кто осуществляет контроль