Учет каких бланков документов организация вести обязана, а каких вправе. Где и что надо регламентировать. Как нумеровать бланки при их изготовлении типографским способом и распечатке из СЭД. Как вести журнал учета бланков: по какой форме, как отражать выдачу и возврат бланков (показали 2 варианта логики заполнения журнала), как защищать журнал (показали примеры заверения сшива и итоговой записи за год).
Вопрос в тему
Мы печатаем в типографии бланки для писем ДСП, секретных. Нужно ли эти бланки нумеровать? В условиях, что бланки можно распечатать из СЭД или из альбома форм. Мы пока их не нумеруем. Следить-то за ними нереально. Но старожилы нашей организации возмущены таким подходом.
Бланк – понятие, относящееся к форме документа, к его носителю. Нумерация бланков является одним из методов, обеспечивающих подлинность, достоверность и аутентичность документа с точки зрения его физического носителя. Номер бланка – один из идентификаторов документа, при его проверке номер подтверждает, что документ издан именно этой организацией, она действительно является его автором.
Если ваше подразделение участвует в реализации технологии конфиденциального делопроизводства, то инициируйте разработку отдельной специальной Инструкции по конфиденциальному делопроизводству, в которой вы совместно со службой безопасности установите обязательную систему нумерации бланков, используемых для составления и оформления документов с грифами ограничения доступа. Причем в конфиденциальном делопроизводстве обязательно регламентируется порядок учета носителей, на которых составляются и оформляются документы на всех этапах их подготовки, особенно при применении грифа «Секретно».
Обратите внимание на п. 3.3.2 «Бланки документов» Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 25.12.2020 № 199). Из него следует, что при составлении и оформлении документов без грифа ограничения доступа служба делопроизводства вправе вести учет бланков. При этом порядок их учета, включая выдачу, возврат и уничтожение испорченных, а также форма...
