Какие бывают бланки документов по назначению: общий, письма, конкретного вида документа – они отличаются по составу реквизитов. Какие поля надо заложить и в каких зонах разместить каждый реквизит. Чем отличается оформление продольных и угловых бланков с центрованным и флаговым размещением реквизитов.
Все перечисленные варианты мы систематизировали и проиллюстрировали примерами. Привели требования ГОСТ Р 7.0.97-2016 и пояснили, как поступать в тех вопросах, о которых он умалчивает.
Бланк документа – лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа 1.
Требования к бланкам установлены в ГОСТ Р 7.0.97-2016 2, в разделе 6 которого перечислены виды бланков, состав реквизитов бланков, порядок расположения реквизитов на бланке (в приложении Б даны схемы расположения реквизитов бланка на стандартных листах формата А4, а в приложении В – образцы бланков).
В соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016, организации используют бланки на бумажном носителе и/или электронные шаблоны бланков, которые по составу реквизитов, их расположению, размерам и гарнитуре шрифтов должны быть идентичны бланкам, изготовленным на бумажном носителе. Организация вправе самостоятельно решить, какие бланки ей использовать – на бумажном носителе или электронные, за исключением случаев, когда документ создается в электронной форме. ГОСТ Р 7.0.97-2016 устанавливает, что электронные шаблоны бланков документов должны быть защищены от несанкционированных изменений.
Крупные компании для документов, подлинник которых должен быть на бумаге, предпочитают использовать бумажные бланки, изготовленные типографским способом, поскольку они по сравнению с электронными являются дополнительным способом защиты документов от подделки. Кроме того, нужно иметь в виду, что бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации государственных органов и организаций, осуществляющих отдельные государственно-властные полномочия, должны изготавливаться только полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне 3.
Кроме бланков документов, изготавливаемых на бумаге формата А4 (210 × 297 мм), организации используют бланки резолюций, для которых уместен формат А5 (148 × 210 мм) или А6 (105 × 148).
ГОСТ Р 7.0.97-2016 предусматривает служебные поля на документе, их размеры не зависят от того, изготавливается документ на бланке или без него на стандартном листе бумаги, они должны быть не менее:
- 20 мм – левое, верхнее и нижнее;
- 10 мм – правое.
Исключение касается документов длительных (свыше 10 лет) сроков хранения, которые должны иметь левое поле не менее 30 мм, поэтому бланки таких документов должны изготавливаться с учетом этого положения стандарта (это бланки распорядительных документов, протоколов, локальных нормативных актов, документов по личному составу и др.).
