Top.Mail.Ru

Исчисление сроков исполнения документов по правилам делопроизводства

Детально рассматриваем сроки регистрации и исполнения документов по правилам, установленным для государственных и муниципальных органов, а также для госорганизаций. Сравниваем их между собой и с правилами, зафиксированными в ГК РФ. Иллюстрируем на примере с календарем. Объясняем реальную границу свободы выбора для «обычных» негосударственных организаций: какие правила не для них, а что в любом случае соблюдать придется. Отмечаем расхождения в правилах для госорганов и их отдельной категории – федеральных органов исполнительной власти.

Терминология

Толковый словарь русского языка определяет слово «срок» так:

«1. Отрезок, промежуток времени, обычно определенный, назначенный для чего-л. Срок службы в армии. Испытательный срок. Аренда сроком на пять лет…

2. Момент исполнения или наступления чего-л. Назначить срок отъезда. Последний срок сдачи экзамена…»1.

Из словарной статьи следует, что слово «срок» в русском языке имеет 2 значения:

1) промежуток времени и

2) конкретный момент времени (например, дата или дата и время).

В терминологическом стандарте ГОСТ Р 7.0.8-20132 общее понятие «срок» отсутствует, но есть 3 понятия, обозначающие конкретные разновидности сроков:

  • типовой срок исполнения документа: Срок исполнения документа, установленный нормативным правовым актом;
  • индивидуальный срок исполнения документа: Срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией;
  • срок хранения документов: период времени, в течение которого должно обеспечиваться хранение документа в составе документального или архивного фонда.

Первые два понятия соотносятся с общим понятием «срок исполнения», определения которому терминологический стандарт не дает, поскольку его можно отнести к дефинитивным понятиям, т.е. не требующим определения: понятие «срок исполнения» и его разновидности – типовой и индивидуальный сроки соотносятся со значением второго общелитературного понимания слова «срок» – конкретный момент времени.

Понятие «срок хранения документов» в ГОСТ определяется как «период времени», т.е. соотносится с первым общелитературным значением слова «срок».

Следовательно, в делопроизводстве слово «срок» тоже может означать и период времени, и конкретный момент.

Общие правила в Гражданском кодексе РФ

Общие положения об исчислении сроков в гражданских правоотношениях3 установлены главой 11 Гражданского кодекса Российской Федерации (далее – ГК РФ).

Фрагмент документа

Глава 11 Гражданского кодекса Российской Федерации

Глава 11. Исчисление сроков

Статья 190. Определение срока

Установленный законом, иными правовыми актами, сделкой или назначаемый судом срок определяется календарной датой или истечением периода времени, который исчисляется годами, месяцами, неделями, днями или часами.

Срок может определяться также указанием на событие, которое должно неизбежно наступить.

Статья 191. Начало срока, определенного периодом времени

Течение срока, определенного периодом времени, начинается на следующий день после календарной даты или наступления события, которыми определено его начало.

Статья 192. Окончание срока, определенного периодом времени

1. Срок, исчисляемый годами, истекает в соответствующие месяц и число последнего года срока.

К сроку, определенному в полгода, применяются правила для сроков, исчисляемых месяцами.

2. К сроку, исчисляемому кварталами года, применяются правила для сроков, исчисляемых месяцами. При этом квартал считается равным трем месяцам, а отсчет кварталов ведется с начала года.

3. Срок, исчисляемый месяцами, истекает в соответствующее число последнего месяца срока.

Срок, определенный в полмесяца, рассматривается как срок, исчисляемый днями, и считается равным пятнадцати дням.

Если окончание срока, исчисляемого месяцами, приходится на такой месяц, в котором нет соответствующего числа, то срок истекает в последний день этого месяца.

4. Срок, исчисляемый неделями, истекает в соответствующий день последней недели срока.

Статья 193. Окончание срока в нерабочий день

Если последний день срока приходится на нерабочий день, днем окончания срока считается ближайший следующий за ним рабочий день.

Статья 194. Порядок совершения действий в последний день срока

1. Если срок установлен для совершения какого-либо действия, оно может быть выполнено до двадцати четырех часов последнего дня срока.

Однако если это действие должно быть совершено в организации, то срок истекает в тот час, когда в этой организации по установленным правилам прекращаются соответствующие операции.

2. Письменные заявления и извещения, сданные в организацию связи до двадцати четырех часов последнего дня срока, считаются сделанными в срок.

В статье 190 ГК РФ тоже зафиксировано (как в толковом словаре), что общее понятие «срок» может обозначать не только какой-то период или момент времени (календарную дату), но и событие, которое должно наступить.

Правила для госорганов и госорганизаций

Установленные ГК РФ положения о сроках реализованы в нормативных правовых актах по делопроизводству:

  • Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44) (далее – Примерная инструкция);
  • Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71) (далее – Правила делопроизводства).

Разработчики этих нормативных документов сделали это сознательно, чтобы синхронизировать правила (автор статьи входила в их число).

Рассмотрим, какие положения о сроках и порядке их исчисления установлены теперь этими документами. Причем мы:

  • будем рассматривать сроки, относящиеся к сфере документирования и организации документооборота (согласование документов, регистрация и учет документов, исполнение документов) и
  • не будем рассматривать сроки хранения документов (которые, как правило, исчисляются годами, и отсчет которых начинается с года, следующего за годом, в котором документы были закончены (завершены) делопроизводством).

Таблица 1. Сравнение правил исчисления сроков для госорганов и госорганизаций

Сравнительный анализ положений о сроках в Примерной инструкции и Правилах делопроизводства в Таблице 1 показывает, что эти положения соответствуют нормам ГК РФ:

  • сроки исчисляются в календарных днях;
  • исчисление срока начинается на следующий день после календарной даты или наступления события, которыми определено его начало (например, с даты, следующей за датой регистрации документа, или с даты, следующей за датой проведения заседания / совещания);
  • при окончании срока в нерабочий день, документ подлежит исполнению в ближайший следующий за ним рабочий день.

Несмотря на четкость и однозначность установленных норм исчисления сроков (особенно сроков регистрации и исполнения документов), на практике нередко возникают сложные ситуации, к примеру, при организации работы с обращениями граждан и организаций и запросами граждан и организаций о предоставлении информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления. Федеральными законами от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации» (статья 8) и от 09.02.2009 № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» (статья 18) установлено, что письменные обращения и запросы о предоставлении информации регистрируются в течение 3 дней с момента (со дня) поступления.

Фрагмент документа

Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»

Статья 8. Направление и регистрация письменного обращения

...2. Письменное обращение подлежит обязательной регистрации в течение трех дней с момента поступления в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу...

Фрагмент документа

Федеральный закон от 09.02.2009 № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления»

Статья 18. Запрос информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления

...5. Запрос, составленный в письменной форме, подлежит регистрации в течение трех дней со дня его поступления в государственный орган, орган местного самоуправления. Запрос, составленный в устной форме, подлежит регистрации в день его поступления с указанием даты и времени поступления...

Как в этом случае (с какой даты) отсчитывать срок исполнения письменного обращения или запроса? Чтобы правильно рассчитать сроки регистрации и исполнения документов, нужно исходить из того, что 3 дня на регистрацию – это календарные дни, т.е. субботы и воскресенья включаются в расчет. Но при этом мы не должны забывать положение статьи 193 ГК РФ, которая говорит о том, что если последний день срока приходится на нерабочий день, днем окончания срока считается ближайший следующий за ним рабочий день.

Пример 1. Срок регистрации и исполнения документа

Обращение гражданина поступило в орган власти в четверг, отсчитываем 3 дня на регистрацию (день поступления является 1-м днем, т.к. в федеральных законах № 59-ФЗ и № 8-ФЗ сказано «с момента поступления», «со дня поступления»), последним днем регистрации является суббота – нерабочий день. В этом случае действует норма статьи 193 ГК РФ, которая перекочевала в правила для госорганов и госорганизаций: «Если последний день срока приходится на нерабочий день, днем окончания срока считается ближайший следующий за ним рабочий день». Значит, последним днем регистрации в этой ситуации будет понедельник. См. оранжевую заливку на календаре рядом.

Срок исполнения документа, каким бы он ни был, мы начнем отсчитывать, руководствуясь статьей 191 ГК РФ, со следующего после регистрации дня (в приведенном примере – со вторника). См. серую заливку на календаре.

Правила делопроизводства и Примерная инструкция предназначены для применения их в качестве основы для разработки инструкции по делопроизводству государственного органа, органа местного самоуправления или, соответственно, государственной организации. Об этом сказано:

  • в пункте 1.12 Примерной инструкции («На основе Примерной инструкции в организации разрабатывается индивидуальная инструкция по делопроизводству, утверждаемая руководителем организации») и
  • в пункте 1.8 Правил делопроизводства («На основе Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления разрабатывается инструкция по делопроизводству, утверждаемая правовым актом государственного органа, органа местного самоуправления»).

Следовательно, все положения о сроках, установленные нормативными документами по делопроизводству, должны применяться в инструкциях по делопроизводству, разрабатываемых на их основе госорганами и госорганизациями.

Правила для негосударственных организаций

Нормативные документы по делопроизводству, утвержденные Росархивом, не распространяются на негосударственные организации, поэтому «обычные» коммерческие организации вправе самостоятельно решать, применять или не применять Правила делопроизводства или Примерную инструкцию при разработке своих индивидуальных инструкций по делопроизводству, но нарушать Гражданский, Трудовой, Налоговый и другие кодексы РФ они не имеют права (как и любые законы Российской Федерации). По этой причине все положения о сроках, установленные нормативными документами по делопроизводству и соответствующие рассмотренным нами в настоящей статье нормам ГК РФ, должны применяться и в негосударственных организациях.

Связанный материал
Как на практике вычислять сроки в трудовых отношениях
№ 07 / 2023

См. статью «Как на практике вычислять сроки в трудовых отношениях» в № 7’ 2023

Связанный материал
Истребование документов налоговой и их представление по разным каналам связи (часть 1)
№ 12 / 2022

См. статью «Истребование документов налоговой и их представление по разным каналам связи» в № 12’ 2022

Связанный материал
Истребование документов налоговой и их представление по разным каналам связи (часть 2)
№ 01 / 2023

См. статью «Истребование документов налоговой и их представление по разным каналам связи» в № 1’ 2023

Связанный материал
Сроки исполнения входящих документов, установленные законодательством (часть 1)
№ 01 / 2018

См. статью «Сроки исполнения входящих документов, установленные законодательством» в № 1’ 2018: когда документ считается полученным; на какие запросы официальных органов когда надо ответить (налоговая, финмониторинг, следственный комитет, прокуратура, полиция, антимонопольный орган); сроки исполнения документов, полученных от потребителей и контрагентов

Связанный материал
Сроки исполнения входящих документов, установленные законодательством (часть 2)
№ 02 / 2018

См. статью «Сроки исполнения входящих документов, установленные законодательством» в № 2’ 2018: когда документ считается полученным; на какие запросы официальных органов когда надо ответить (налоговая, финмониторинг, следственный комитет, прокуратура, полиция, антимонопольный орган); сроки исполнения документов, полученных от потребителей и контрагентов

Правила для федеральных органов исполнительной власти

В состав нормативной базы, регулирующей деятельность федеральных органов исполнительной власти (ФОИВ), входят типовые регламенты:

  • Типовой регламент внутренней организации федеральных органов исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 28.07.2005 № 45; действует в свежей редакции от 18.03.2022);
  • Типовой регламент взаимодействия федеральных органов исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 19.01.2005 № 30; действует в свежей редакции от 06.03.2023).

На основании этих документов разрабатываются индивидуальные регламенты федеральных органов исполнительной власти. В этих документах есть положения, противоречащие нормам ГК РФ и Правилам делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, например:

  • в п. 4.13 Типового регламента внутренней организации федеральных органов исполнительной власти имеется положение: «…Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, поручение подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день»;
  • а сроки исполнения поручений Правительства РФ исчисляются «с даты подписания поручения» (а не регистрации в организации-получателе!). Аналогичное положение есть и в Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти (п. 6.1: «Поручение подлежит исполнению в установленный в нем срок. Если в качестве срока исполнения установлен период времени, началом его считается дата подписания поручения»).

Типовые регламенты разработаны и утверждены Правительством РФ, следовательно, с точки зрения юридической силы эти акты выше нормативных документов по делопроизводству, утвержденных Росархивом.

Кроме того, у юристов есть правило, которое явно не сформулировано в законодательстве, но закрепилось в юридической практике: если один и тот же предмет регулируют одновременно общая и специальная нормы (содержащиеся в одном или разных нормативных правовых актах), применяется норма, имеющая более специальный характер (т.е. при противоречии общей и специальной норм применяется специальная норма). Если руководствоваться этим правилом, то типовые регламенты регулируют деятельность более узкого круга госорганов, поэтому они и применяются в ФОИВ.

Однако такие расхождения в нормативных правовых актах порождают вопросы у специалистов, занимающихся делопроизводством, и не способствуют эффективной работе.

Сноски 3

  1. Словарь русского языка: В 4-х т. / РАН, Ин-т лингвистич. исследований; Под ред. А. П. Евгеньевой. – 4-е изд., стер. – Москва: Рус. яз.; Полиграфресурсы, 1999. – [Электронный ресурс]. URL: http://feb-web.ru/feb/mas/mas-abc/18/ma424104.htm?cmd=0&istext=1 (дата обращения: 06.06.2023) Вернуться назад
  2. ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Вернуться назад
  3. Прим. ред.: Какие правоотношения являются гражданскими? Официальное определение ясности до конца не вносит – это отношения, регулируемые гражданским законодательством :)) Поэтому дадим дополнительные ориентиры: участниками таких правоотношений могут быть юридические и физические лица, чаще всего они возникают на основе сделок (сделки как раз устанавливают, изменяют или прекращают гражданские права и обязанности). Вернуться назад
Оценить статью
s
В избранное

Выбери свой вариант доступа

Получать бесплатные
статьи на e-mail
Подписаться на
журнал на почте
Подписаться на
журнал сейчас

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

У документа несколько резолюций разных руководителей

Наша компания крупная, у генерального директора много заместителей по определенным направлениям. В организацию зачастую поступают документы, адресованные двум должностным лицам компании. Например, двум заместителям, когда в одном письме затрагиваются вопросы, которые курируют эти руководители. Соответственно, документ передается на рассмотрение и тому, и другому руководителю. Таким образом, один и тот же документ будет иметь две резолюции, как правило, с указанием разных исполнителей и разными сроками исполнения (ведь у каждого руководителя свое видение). А иногда фамилии исполнителей частично совпадают у обоих руководителей. К тому же документы с резолюциями от двух руководителей могут выйти не одновременно, т.к. один из руководителей может отсутствовать на рабочем месте, например находиться в командировке. От второго руководителя резолюция может выйти позже, чем от первого. На какую резолюцию необходимо опираться при направлении документа на исполнение и постановке на контроль, ведь служба делопроизводства не может игнорировать ни одну, ни другую резолюцию? Но и ставить одному и тому же документу разные сроки исполнения абсурдно, равно как и направлять на исполнение в разные отделы.

Организация контроля исполнения документов: практический опыт (часть 2)

В этой части статьи детально рассматривается функционал СЭД,которым пользуются руководители, исполнители и служба ДОУ. Какие папки и отчеты в СЭД используются, какие сведения анализируются и вручную добавляются в отчет, экспортируемый из СЭД в Excel. Какие операции службой ДОУ делаются ежедневно, какие отчеты могут готовиться к еженедельной планерке у руководителя организации, какие решения он может принимать на их основе. Показаны инструменты СЭД, логика работы службы ДОУ и руководителей, примеры разных отчетов по исполнительской дисциплине.

Исполнение запросов внешних организаций о предоставлении персональных данных

На чьи запросы о представлении персональных данных организация обязана отвечать. В какие сроки (показываем нормативно закрепленные правила и практику). Как организовать этот процесс. Даем образцы оформления разных документов, направляемых в ответ: для представления запрошенных сведений или копий документов, для отказа из-за невозможности идентифицировать субъект персданных или из-за невозможности в принципе их предоставления автору запроса.

Письмо-претензия: правила эффективной коммуникации

Как автору письма-претензии избежать речевой агрессии при описании проблемы? Сначала разберем примеры нарушения правил делового общения, которые встречаются в служебных письмах и электронных сообщениях. Потом дадим рекомендации, как вести претензионную переписку с возможностью сохранить хорошие отношения с деловым партнером, а главное – чтобы добиться от него разрешения конфликтной ситуации в нужную вам сторону и «сохранить лицо». В статье дано множество примеров отдельных формулировок и целых писем-претензий и ответов на них (с согласием и с отказом удовлетворить предъявленные требования) – они выручат вас при составлении подобных документов.

Письмо-претензия: правила эффективной коммуникации

Как автору письма-претензии избежать речевой агрессии при описании проблемы? Сначала разберем примеры нарушения правил делового общения, которые встречаются в служебных письмах и электронных сообщениях. Потом дадим рекомендации, как вести претензионную переписку с возможностью сохранить хорошие отношения с деловым партнером, а главное – чтобы добиться от него разрешения конфликтной ситуации в нужную вам сторону и «сохранить лицо». В статье дано множество примеров отдельных формулировок и целых писем-претензий и ответов на них (с согласием и с отказом удовлетворить предъявленные требования) – они выручат вас при составлении подобных документов.

Оформляем резолюцию

Когда и на каких документах оформляется резолюция руководителем. Как ее оформить: из каких обязательных элементов она должна состоять, а что может «достраиваться автоматически» для минимизации усилий руководителя. Почему резолюцию лучше оформлять непосредственно на рассматриваемом бумажном документе либо в СЭД, избегая ее оформления на отдельном бланке. Как работникам наглядно показать их «делопроизводственные роли» в Регламенте работы с организационно-распорядительными документами: кто, что, когда делает. Поводом для этой статьи стал вопрос читателя.

Контроль исполнения поручений в MS Excel

Автор напоминает основные принципы организации контроля исполнения поручений, а потом подробно объясняет, как удобнее автоматизировать эту работу с использованием стандартных возможностей MS Excel (какие поля в таблице регистрационной формы пригодятся, как настроить фильтрацию данных и пользоваться ею, какие сведения удобно выделять автоматически). Статья особенно пригодится тем, кому на покупку специализированного программного обеспечения для автоматизации делопроизводства денег пока не дают.

Исполнитель: кто им может быть и как отразить в документе

Исполнителем называется и тот, кто готовил проект документа, и тот, кто его будет исполнять. Как тогда называть этих лиц с разными ролями, чтобы их можно было различать в Инструкции по делопроизводству? Показаны примеры формулировок поручений для различных ситуаций: поручение дано группе лиц и один из них – ответственный исполнитель; одному руководителю (потом он сам его дробит на подпоручения и «раздает» своим подчиненным); организации или отделу; как поручение может «спускаться сверху вниз»; рядом с исполнителем можно сразу написать, кто это будет делать в случае его отсутствия. Показано, как отражать исполнителя, который готовил проект документа. Все это сделано на примерах, со схемами, с учетом особенностей входящего, исходящего и внутреннего документов. В конце статьи ответили на вопрос читателя, распутав путаницу с реквизитами и полномочиями службы делопроизводства.