Top.Mail.Ru

Сроки исполнения входящих документов, установленные законодательством (часть 2)

Как в заключенных договорах может быть урегулирован порядок обмена претензиями с контрагентами? В каких случаях он регулируется законодательством? Как обращаться с досудебными претензиями? Как грамотно реагировать на претензии потребителей ваших товаров, работ, услуг? Как рассчитать срок ответа на них? Что считается запросом дополнительной информации о товаре? Как относиться к документам от обществ защиты прав потребителей? Каковы реальные сроки исполнения запросов антимонопольных органов о рекламе при отсутствии регулирования данного аспекта в законодательстве? Что они могут потребовать? За что организацию могут оштрафовать вплоть до 200 000 рублей? Как составить мотивированное ходатайство о продлении сроков представления документов?
Окончание статьи. Начало в № 01 / 2018
Окончание статьи. Начало в № 01 / 2018

Взаимодействие с контрагентами

Практика показывает, что наиболее активными в переписке контрагентами компании являются ее партнеры по бизнесу. Переписка в рамках заключения и исполнения договоров занимает львиную долю внешнего документооборота компании. При этом необходимо достаточно оперативно распределять такие входящие письма в зависимости от их природы. Прежде всего, вычленять из общей массы относящиеся к претензионным 1, ответы на них требуют особого внимания. Ведь все «написанное пером» может быть использовано в рамках судебного спора. Неудачные текстовые формулировки в таких письмах могут сыграть против вашей компании.

Смысл ответа, стилистика и даже пунктуация при ответе на претензию могут сыграть как положительную, так и отрицательную роль. В частности, необходимо понимать, что использование «прямых» фраз: «мы признаем свою ответственность», «согласны с наличием долга», «размер текущей задолженности подтвержден первичными документами учета», «имело место нарушение с нашей стороны» по сути предопределяет позицию стороны в предстоящем споре. Даже если такие фразы будут обусловлены предлогами «но», «при этом», «однако», такого «признания» может быть достаточно для судьи, рассматривающего спор!

По срокам ответа входящие письма от контрагентов можно условно разделить на три блока:

1) срок отсутствует;

2) срок определен самими сторонами в договорах, протоколах или иных соглашениях;

3) срок установлен законом.

К первому случаю обычно относятся взаимоотношения с новыми партнерами (на начальной стадии отношений с ними), информационные сообщения, поздравления и т.п.

Ко второму – переписка с компаниями, с которыми уже подписаны договоры либо заключены соглашения о ведении переговоров. Такие документы обычно содержат положения о порядке обмена документами. Наиболее распространенным в этом случае является включение в договор порядка предъявления претензий:

  • от самых простых случаев (Пример 1)
  • через стандартное регулирование (показано в Примере 2)
  • и вплоть до многостраничных регламентов, определяющих не только сроки ответов на запросы, но и их формат, должности лиц, полномочных на подписание тех или иных писем и запросов.

Пример 1. Максимально простой вариант регулирования разногласий в договоре

10.1. Стороны стремятся решать возникшие разногласия путем переговоров и обмена письмами.

Пример 2. Стандартный вариант регулирования разногласий в договоре

10.1. В случае полного или частичного неисполнения или ненадлежащего исполнения любой из Сторон каких-либо из своих обязательств по Договору, другая Сторона направляет письменное уведомление о нарушении с требованием о его устранении. Такое нарушение должно быть устранено в течение 15 (Пятнадцати) рабочих дней с даты получения уведомления о нарушении. В случае несогласия с требованием либо если устранение нарушения в указанный срок объективно невозможно, вторая Сторона обязана направить аргументированный ответ в течение 3 (Трех) рабочих дней с момента получения уведомления о нарушении.

10.2. Уведомление и ответ на уведомление считаются полученными Стороной в день его доставки, указанный в расписке о получении, уведомлении о вручении или курьерской квитанции.

Если при направлении курьерской службой по адресу, указанному в настоящем Договоре, оно не вручено Стороне ввиду отсутствия по указанному адресу, оно считается доставленным на 3-й рабочий день с момента его направления.

Если при направлении заказным письмом «Почтой России» по адресу, указанному в настоящем Договоре, уведомление не может быть вручено Стороне ввиду отсутствия по указанному адресу ее представителей, оно считается доставленным в срок, определяемый нормативными сроками доставки корреспонденции, установленными «Почтой России».

Порядок обмена претензиями встречается во всех типах договоров. Однако в отдельных типах договоров может быть предусмотрен еще специализированный документооборот между контрагентами. Например, в рамочных договорах поставки (ст. 429.1 ГК РФ) может быть установлен порядок направления и акцепта заявок на поставки конкретных партий товара. В посреднические договоры (агентирование, поручительство) как правило включается порядок предоставления отчета агента (поверенного) и действия принципала после получения такого отчета (согласие с ним либо направление возражений по существу).

Сроки ответов на письма могут быть различными в разных договорах. Более того, приходилось встречать случаи, когда сроки на различные типы запросов и писем считались по-разному даже в одном договоре. Например, для претензий использовались календарные дни, а для заявок и направления первичных бухгалтерских документов – рабочие. Чтобы не путаться, можно рекомендовать отделу делопроизводства отслеживать заключаемые организацией договоры в части сроков направления корреспонденции. Делать это проще всего на основе электронных таблиц (в программе Excel или ее аналоге). Можно фиксировать наименования контрагентов и типы запросов, которые от них могут поступить, с указанием установленных законом и договором сроков ответа на них. Таблицы могут быть скомпонованы по разным принципам: типам запросов, срокам ответов, контрагентам, типам договоров и т.п. (организация самостоятельно определяет наиболее удобный для себя вариант). На наш взгляд, проще всего типологизировать виды запросов и ответов на них по видам договоров:

Пример 3. Сроки ответов на корреспонденцию в рамках обязательств по заключенным договорам

К третьему блоку сроков, когда срок определяется через требования закона, относится совсем немного типов документов.

Прежде всего, это обязательные досудебные претензии – они установлены сравнительно недавно (Федеральный закон от 02.03.2016 № 47-ФЗ «О внесении изменений в Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации» вступил в силу 01.07.2016). Раньше обязательный претензионный порядок действовал в исключительных случаях (поименованных в законе) либо если того требовал заключенный договор.

Как это работает? Когда организация считает, что ее права нарушены и собирается обратиться в суд для решения спора, то она не может этого сделать, пока не предпринята попытка урегулировать конфликт миром. Делается это путем направления письменного требования (в котором излагается суть претензий) в адрес «обидчика», далее ответа от него полагается ждать минимум 30 дней (если иное не заложено в договоре, заключенном между этими сторонами). Данное правило касается взыскания денежных средств в рамках гражданско-правовых отношений с контрагентами 2.

В ч. 5 ст. 4 АПК РФ написано, что организации дается 30 календарных дней для ответа на досудебную претензию, и срок начинает течь с даты ее направления! Она определяется по штемпелю почтового отделения, принявшего корреспонденцию для ее отправления адресату. Впрочем, так же как и с требованиями работников о возмещении материального ущерба, этот срок «мягкий», т.е. молчание в пределах данного срока воспринимается как отрицательный ответ на предъявленные требования.

Фрагмент документа

Часть 5 статьи 4 «Право на обращение в арбитражный суд» Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации

5. Гражданско-правовые споры о взыскании денежных средств по требованиям, возникшим из договоров, других сделок, вследствие неосновательного обогащения, могут быть переданы на разрешение арбитражного суда после принятия сторонами мер по досудебному урегулированию по истечении 30 календарных дней со дня направления претензии (требования), если иные срок и (или) порядок не установлены законом или договором.

Иные споры, возникающие из гражданских правоотношений, передаются на разрешение арбитражного суда после соблюдения досудебного порядка урегулирования спора только в том случае, если такой порядок установлен федеральным законом или договором...

Кроме того, есть особые случаи, когда договоры заключены со специальными субъектами, порядок взаимодействия с которыми установлен законом. Впрочем, большинство организаций взаимодействуют с такими субъектами (например, грузоперевозчиками), потому направляют им претензии, что обычно находится в компетенции юридического отдела. А делопроизводственный отдел организации – специального субъекта, получая их, обычно знает специфику своей деятельности, в т.ч. установленные сроки ответов на такие претензии.

Таблица 1. Примеры сроков для направления претензий грузоперевозчикам и ответов на них в законодательстве

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Электронные документы: как учитывать в номенклатуре дел, при передаче в архив и в актах на уничтожение

Какими бывают электронные документы. Как их отразить в номенклатуре дел и потом в ее итоговой записи по завершении года (показываем разные варианты). Как оформить опись электронных дел на их передачу из подразделений в архив организации. Как составить к ней реестры с описанием содержимого каждого передаваемого электронного дела. Почему в архив поступает мало электронных документов и копий. Как оформить передачу электронных копий в качестве фонда пользования в дополнение к бумажным оригиналам. Как составить акт о выделении к уничтожению электронных дел. На какую нормативную базу можно опереться. В чем заключаются «шероховатости» зафиксированной в ней теории. И как их преодолевать на практике.

Печати – как использовать грамотно

На каких документах и как ставить оттиск печати (что захватывать, а что нет). Какие виды печатей существуют, и что скрывается за понятиями гербовая печать, реестровая печать, основная печать, круглая печать, дополнительная, специального назначения. Какие организации какие виды печатей имеют право использовать. Может ли быть несколько основных печатей. Как изготовить максимально защищенную печать. Как документально легализовать ее. Как навести порядок в использовании разных видов печатей в организации (основной, «для договоров», «для таможенных документов» и т.д.). Показали примеры оформления приказов о вводе печати в оборот и выводе из него, журнала выдачи (учета) печатей, акта об уничтожении печати комиссией.

Сроки хранения и индексы дел в акте о выделении документов к уничтожению

Какую утвержденную форму акта о выделении документов к уничтожению следует использовать, как ее адаптировать для нужд делопроизводства (когда документы уничтожаются в подразделениях до передачи в архив). Когда планируемые сроки хранения в номенклатуре дел будут отличаться от сроков в акте, по которым документы реально будут уничтожаться. Как в акте можно отразить «старые» сроки хранения и индексы дел по номенклатуре и «новые» сроки по актуальному Перечню документов. Поводом для написания этой статьи стал вопрос читателя.

Истребование документов налоговой и их представление по разным каналам связи (часть 2)

Объясняем смысл ст. 6.1 НК РФ на примерах, чтобы показать расчет срока исполнения требования ИФНС о представлении документов / пояснений: где и как он может быть указан, как это понимать, как определить дату получения требования (с которой начинается отсчет), если оно передано лично, через «Почту России» или по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) – в каждом из этих вариантов есть своя специфика! Как подтвердить факт представления документов / пояснений в зависимости от способа их передачи в налоговую. Вольна ли организация в выборе «канала передачи». Какие штрафы грозят за нарушение сроков.

Сколько дней отводится для ответа на обращение?

Вы поймете, на какие обращения можно ответить в течение 30 дней, и обнаружите, что на большинство обращений физических и юридических лиц коммерческая организация должна отвечать в течение 7 календарных дней (приводим ссылки на законы и судебную практику). Еще объясняем, когда действуют другие варианты сроков: 3 дня, 5 дней, 10 дней, 45 дней и др. Даем примеры расчета даты ответа на календаре – ​для сроков по Закону об обращениях граждан и исчисляемых по Гражданскому кодексу РФ (их методики различаются).

Как определить сроки исполнения?

После того как определены документы, которые вы хотите контролировать в своей организации, необходимо понять, в какие сроки они должны быть исполнены. Казалось бы, что может быть проще? Посмотри на резолюцию руководителя и выполняй его указания, требуй исполнения документа в указанный срок. Но и здесь могут возникнуть проблемы, т.к. сроки исполнения документов могут трактоваться по-разному. Например, с какого момента начинать исчислять срок (со дня выдачи поручения или на следующий за ним день)? Его нужно считать в календарных или рабочих днях? Как быть с документами, срок исполнения которых приходится на выходные? А если срок вообще не указан? Чтобы разобраться с подводными камнями «сроков исполнения», постараемся проанализировать наиболее распространенные проблемы и дать практические рекомендации читателям, как же их избежать.

Личные карточки и личные дела: систематизация, оперативное хранение и передача в архив

По каким правилам хранить личные карточки и личные дела: где, как и сколько? Как вести Журнал регистрации личных дел, как заполнять их обложки? Что нужно сделать после увольнения сотрудника с его личной карточкой и личным делом? Когда их передавать в архив? Каковы плюсы и минусы сшива карточек и дел разных людей в общие наряды (дела) по году увольнения, как при этом систематизировать документы внутри? Как в описи дел по личному составу на передачу документов из отдела кадров в архив формулировать заголовки дел и томов (что в них включать в зависимости от выбранного способа систематизации)? Каковы особенности написания дат в описи дел? Что делать, если ранее уволенный человек вернулся работать в вашу организацию?

Порядок разработки номенклатуры дел

В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.