Рассмотрим возможности применения 2 статей из Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236; далее – Перечень 2019 г.), на основании которых устанавливаются сроки хранения документов, возникающих в процессе работы с обращениями граждан.
Перечень 2019 г., как и ранее действовавшие перечни типовых документов со сроками хранения, устанавливает нормативные сроки хранения документов, которые создаются по универсальным функциям, реализуемым и в государственном управлении, и в управлении коммерческими организациями (независимо от их организационно-правовой формы), и в деятельности предпринимателей – физических лиц.
Но слишком высокая степень обобщения, которая вылилась всего в 2 статьи в Перечне 2019 г., посвященных работе с обращениями граждан, представляется не вполне оправданной. Потребностям практики больше соответствовала бы типизация работы с обращениями граждан и юрлиц (с учетом применяемых технологий и возникающих комплексов документов) раздельно для 2 условных групп организаций:
Конечно, для работы с обращениями граждан применяется единая законодательная основа:
Но в первой группе организаций основной поток...
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Что считать типовыми и индивидуальными должностными инструкциями. От квалификации инструкции, т.е. от попадания в одну из этих групп, как будет зависеть срок хранения?
Подскажите, пожалуйста, правильно ли я понимаю ситуацию: 1. Срок хранения документов в акционерном обществе (у страхователя) индивидуальных сведений, передаваемых в ПФР на любом носителе (как на бумажном, так и в электронном виде) равен 5 годам, согласно статье 624 Перечня 2019 г.? Или все-таки 6 годам, согласно ст. 23 п. 3.4 подп. 6 НК РФ? Раньше для документов с индивидуальными сведениями о трудовом стаже, заработке (вознаграждении), доходе и начисленных страховых взносах застрахованного лица, отраженными в формах СЗВ-1, СЗВ-3, СЗВ-4-1, СЗВ-4-2, утвержденных постановлением Правления ПФР № 192-п, применялась ст. 905 Перечня 2010 г. и срок хранения 50/75 лет. А срок хранения 5 лет для документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования, можно было применить, согласно ст. 898 Перечня 2010 г., только для таких форм как, например, СЗВ-6-1, СЗВ-6-2, СЗВ-6-4, АДВ-6-3, АДВ-6-4, АДВ-6-5. 2. Пункт 2 Разъяснений Росархива по внедрению Перечня 2019 г. гласит: «сроки хранения документов, установленные Перечнем, применяются ко всем документам, законченным в делопроизводстве, в том числе до вступления в силу приказа Росархива от 20.12.2019 № 236, за исключением тех документов, которые были внесены в описи дел постоянного хранения и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утвержденные в установленном порядке до вступления в силу приказа Росархива от 20.12.2019 № 236». Исходя из этого положения можно ли применять срок хранения 5 лет (или 6 лет) для любых форм, передаваемых в ПФР в разные годы? Следовательно, можно выделять к уничтожению все бумажные документы индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования старых годов, начиная с 1998 года, находящиеся на хранении у нас в архиве акционерного общества?
Помогите, пожалуйста, аргументировать с точки зрения действующего законодательства срок хранения следующих документов: 1. Кассовые документы (отчеты по кассе, приходные и расходные кассовые ордера) формируются в дело вместе с платежными ведомостями на выплату денежных сумм из кассы, с «живыми» подписями о получении (выплат через кассу очень мало, т.к. основной объем зарплаты выплачивается путем перечисления денежных средств на банковские карточки работников). При определении срока хранения данного дела нужно использовать ст. 277 и ст. 295 Перечня 2019 г. По «старшинству» ко всему делу можно применить срок хранения 6 лет, но только в том случае, если есть лицевые счета, а при их отсутствии, срок хранения составляет – 50/75 лет. 2. Акционерное общество не ведет лицевых счетов. В архив на хранение передаются на бумажном носителе только расчетные листы – вторые экземпляры (информация, содержащаяся в расчетном листе, в большинстве своем, совпадает с информацией лицевого счета). Также с помощью программы 1С: ЗУП ведутся расчетные ведомости (при необходимости в этой же программе можно сформировать и лицевые счета). Можно ли применить 6-летний срок хранения для дел, содержащих кассовые документы и расчетные ведомости, при условии хранения: – расчетных листов по зарплате вместо лицевых счетов; – вместо лицевых счетов – расчетных ведомостей в электронном виде?"
В Перечне 2010 г. была статья 615, устанавливающая 75 л. хранения для табелей и нарядов работников тяжелых, вредных и опасных профессий. В новом Перечне статьи с аналогичным названием нет, но на предприятии у нас используются наряды для таких работников. Какой статьей из Перечня 2019 г. нужно руководствоваться для этого вида документов?"
Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.
Далеко не все входящие документы организация вольна исполнять в удобный для себя срок. Дело в том, что для некоторых из них срок исполнения, возможность его продления и наказание за его нарушение установлены на законодательном уровне. В первой части статьи, публикуемой в этом номере журнала, мы разобрались с официальными запросами / требованиями налоговых органов, силовых ведомств (полиции, Следственного комитета, прокуратуры), работников и Гострудинспекции.
Состав статей в новом Перечне существенно сократился. Объясняем, как действовать, если в Перечне 2010 г. была статья, по которой вы определяли срок хранения дела в своей номенклатуре дел, а в новом Перечне аналогичной статьи не оказалось. Отмечаем, что еще изменилось в новом Перечне 2019 г. по сравнению с предыдущим Перечнем 2010 г. Анализируем изменения состава категорий документов и сроков хранения. Рассказываем вам о наиболее значимых документах, которые актуальны для любой организации: по кадровому обеспечению (в т.ч. в связи с вводом «электронной трудовой книжки»), по документационному обеспечению управления и по договорной работе. В ряде случаев даем рекомендации по формулированию статей в номенклатуре дел.
Ответы на вопросы читателей по применению нового Перечня документов со сроками хранения мы решили объединить в статью. Вопросы взаимосвязаны. Вы поймете, можно ли утвердить описи дел и акты о выделении к уничтожению задним числом, чтобы не пришлось переделывать в них сроки хранения по новому Перечню 2019 г. Надо ли что-то менять в учетных документах архива из-за существенного изменения сроков (когда документы меняют свою категорию, например, постоянный срок хранения заменен временным)? Можно ли использовать это изменение как повод возврата таких документов в подразделения?
Оформить подписку на журнал можно в любом отделении почты
Мы дарим вам бесплатный доступ ко всем материалам
выбранного направления, включая закрытые статьи и ответы
на вопросы, доступные только участникам Клуба Профессионалов!
