Top.Mail.Ru

Истребование документов налоговой и их представление по разным каналам связи (часть 1)

Какие варианты истребования документов и пояснений используются налоговиками (лично, по почте, через телекоммуникационные каналы связи). Как представить документы, если оригинал создан в бумажном виде, в электронном виде в утвержденном или собственном формате – для каждого из этих вариантов есть своя специфика. Как подтвердить представление таких документов в зависимости от используемого «канала передачи». Как рассчитать срок представления. Как составить пояснения (с образцами оптимальных формулировок). Все показано на примерах документов. В этом номере читайте 1-ю часть статьи.
Начало статьи. Окончание в № 01 / 2023
Начало статьи. Окончание в № 01 / 2023

На протяжении своей деятельности каждой организации и ИП приходится сталкиваться с таким документом от налоговых органов, как требование. В нем налоговики просят дать пояснения или представить документы в различных случаях, когда у них возникают вопросы. Причем при непредоставлении этих данных, налогоплательщику грозят штрафные санкции. Разберемся, как действовать в подобной ситуации.

Способы истребования и представления

1. Лично под расписку

Согласно п. 1 ст. 93 Налогового кодекса РФ1 в случае нахождения должностного лица налогового органа, проводящего налоговую проверку, на территории проверяемого лица требование о представлении документов передается руководителю (законному или уполномоченному представителю) организации или физическому лицу (его законному или уполномоченному представителю) лично под расписку.

2. По почте

Если вышеуказанным способом требование о представлении документов передать невозможно, то оно может быть направлено по почте заказным письмом (п. 1 ст. 93 НК РФ) на юридический адрес организации. Причем на бумажном носителе по форме оно будет идентично представленному по ТКС.

И в первом, и во втором случае налогоплательщик может представить документы в бумажном виде2:

  • лично (через представителя) в инспекцию либо
  • по почте заказным письмом.

Представляются они в виде бумажных заверенных копий (п. 2 ст. 93, п. 5 ст. 93.1 НК РФ). Листы документов должны быть пронумерованы, прошиты и заверены с учетом требований Приложения № 18 к приказу ФНС России от 07.11.2018 № ММВ-7-2/628@3.

Копии документов заверяются личной подписью руководителя организации (ИП) или лица, которое действует по доверенности. Им может быть главный бухгалтер (заместитель по соответствующим вопросам). У нотариуса заверять копии не нужно.

На каждом томе представляемых сшитых документов на оборотной стороне последнего листа в месте скрепления наклеивается бумажная наклейка, на которой ставится заверительная надпись. При этом объем каждого тома (части) не может превышать 150 листов4.

В соответствии с п. 5 Приложения № 18 наклейка должна содержать:

  • должность лица, заверяющего копии;
  • фамилию и инициалы этого лица;
  • его личную подпись. Подпись должна частично зайти на бумажную наклейку и на лист, к которому она приклеена;
  • количество листов в томе арабскими цифрами и прописью;
  • дату заверения.

В силу не только рекомендательного ГОСТ Р 7.0.97-2016, но и обязательного в применении Указа Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-Х к вышеперечисленным сведениям на наклейку стоит добавить:

  • оттиск печати (если она есть у организации и копии документов предоставляются ею во внешнюю среду – это как раз рассматриваемый нами случай);
  • место хранения оригиналов документов (это очень интересное в реализации требование: если в сшиве находятся копии документов, оригиналы которых хранятся в разных делах, то можете их индексы перечислить, либо сделайте отдельные сшивы, чтобы на каждом указать индекс только одного дела);
  • если в сшиве копии, то заверительная надпись должна констатировать не только количество листов сшива, но и верность копий, поэтому добавляем слово «Верно».

В результате получаем вариант оформления заверительной надписи на сшиве, который показан в Примере 1.

Пример 1. Заверительная надпись на сшиве копий документов, представляемых в налоговую

Оформление сшива по правилам из Приложения № 18 обеспечит прием налоговым органом представленных вами документов. А выполнение более расширенного списка требований к оформлению может потом сыграть свою роль в суде.

По умолчанию заверить сшив должен генеральный директор. Если документов много, то это может делать и иной сотрудник, просто делегирование этого права надо оформить документально (изданием приказа и доверенности). Обычно это поручают сотруднику бухгалтерии или службы делопроизводства.

Документы представляются в налоговый орган с сопроводительным письмом, в котором указывается основание их представления (реквизиты требования о представлении документов, информации: дата и номер), а также общее количество листов документов. Сопроводительное письмо обязательно содержит или к нему прикладывается опись представленных документов5.

Правила оформления писем не требуют указывать разновидность «сопроводительное письмо» на этом документе, но некоторые бухгалтеры делают это по середине строки над текстом, чтобы быстрее сориентировать в содержании и назначении документа. Правильнее было бы сформулировать заголовок к тексту, например, «О представлении затребованных документов» (как это сделано в Примере 3).

Если документов не много, то их можно отправить и почтой, перечислив в описи вложений (см. Пример 2), сопроводительное письмо тут тоже упоминается в отдельной строке. Если необходимо представить много документов, то обычно их везут лично и на своем экземпляре сопроводительного письма просят в налоговой оформить отметку о получении документов (см. Пример 3, где показано, как реально в московских налоговых инспекциях оформляют такую отметку).

Пример 2. Опись вложений в ценное отправление (по форме 107 «Почты России»)

Пример 3. Сопроводительное письмо при передаче документов лично

3. В электронной форме по телекоммуникационным каналам связи (ТКС)

В случае получения требования от налоговой по ТКС через оператора электронного документооборота или личный кабинет налогоплательщика на nalog.ru, документы представляются по ТКС или через личный кабинет (п. 2 ст. 93, п. 5 ст. 93.1 НК РФ). Формат представляемых документов утвержден приказом ФНС России от 18.01.2017 № ММВ-7-6/16@.

Если необходимо электронно представить документы, составленные на бумажном носителе, то следует создать их электронный образ в формате pdf, png, jpg или tif.

При сканировании нужно сохранять реквизиты документов по утвержденной ФНС России форме (п. 12 Порядка, утв. приказом ФНС России от 16.07.2020 № ЕД-7-2/448@; далее – Порядок).

В электронном виде подаются электронные оригиналы документов, если они ведутся в форматах, утвержденных ФНС России (абз. 3 п. 2 ст. 93 НК РФ). В Примере 4 показана отметка, которая появляется на последней странице переданного через ТКС электронного документа (на предыдущих страницах тоже появляется отметка, но очень короткая).

Если же необходимо представить документы, исполненные по собственному электронному формату, то их следует направлять в налоговый орган (письма ФНС России от 12.04.2021 № ЕА-4-26/4872@, Минфина России от 01.10.2018 № 03-02-07/1/70444):

  • на бумажном носителе в виде заверенных копий с отметкой о подписании документа электронной подписью (письмо ФНС России от 11.12.2017 № ЕД-4-15/25048) либо
  • в виде электронной копии, подписанной усиленной электронной подписью (см. Пример 5).

Пример 4. Отметка на последней странице электронного счета-фактуры (созданного по утвержденному ФНС Росии формату), который представлен в налоговую через ТКС

Пример 5. Электронный акт сдачи-приемки услуг (созданный не по утвержденному ФНС России формату), который представлен в налоговую через ТКС

Документы, представляемые в электронном виде по ТКС, пересылаются в виде файлов, подписанных усиленной квалифицированной подписью (п. 1 ст. 26, п. 1 ст. 27, п. 3, ст. 29, п. 2 ст. 93 НК РФ, п. 13 Порядка):

  • руководителя организации или
  • представителя по доверенности.

При этом рекомендуем направить и сопроводительное письмо в электронном виде с перечнем представляемых документов на бланке налогоплательщика. Во-первых, о его необходимости говорит Приложение № 18, а во-вторых, оно может понадобиться вам для подтверждения полноты исполнения требования в случае повторного запроса тех же документов налоговиками.

В следующем номере читайте продолжение статьи – про сроки представления документов, которые напрямую зависят от способа их истребования налоговыми органами и определения даты получения такого требования (все объясним подробно на примерах).

Начало статьи. Окончание в № 01 / 2023

Сноски 5

  1. Далее – НК РФ. Вернуться назад
  2. Наряду с другими способами, указанными в абз. 1 п. 2 ст. 93 НК РФ. Вернуться назад
  3. Далее – Приложение № 18. Вернуться назад
  4. «Требование об ограничении объема одного тома (части) не распространяется на многостраничные документы объемом свыше 150 листов, которые формируются одним томом (частью)» (п. 2 Приложения № 18). Вернуться назад
  5. Пункт 6 Приложения № 18. Вернуться назад
Оценить статью
s
В избранное

Выбери свой вариант доступа

Получать бесплатные
статьи на e-mail
Подписаться на
журнал на почте
Подписаться на
журнал сейчас

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Как отправить телеграмму от имени организации

В каких ситуациях отправка телеграммы выручит юрлицо. Как оформить сам документ на общем бланке организации или по специальной форме ТГ-1а (показываем оба примера). Какие требования к оформлению телеграммы и процедуре отправки надо соблюсти. За какой срок доставят телеграмму. Какие документы, подтверждающие отправку и доставку, можно получить. Поводом для написания этой статьи стал интересный вопрос подписчика.

Истребование документов налоговой и их представление по разным каналам связи (часть 2)

Объясняем смысл ст. 6.1 НК РФ на примерах, чтобы показать расчет срока исполнения требования ИФНС о представлении документов / пояснений: где и как он может быть указан, как это понимать, как определить дату получения требования (с которой начинается отсчет), если оно передано лично, через «Почту России» или по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) – в каждом из этих вариантов есть своя специфика! Как подтвердить факт представления документов / пояснений в зависимости от способа их передачи в налоговую. Вольна ли организация в выборе «канала передачи». Какие штрафы грозят за нарушение сроков.

Оформляем почтовые отправления

Показываем примеры оформления конвертов писем (и бандеролей): место расположения данных о получателе и отправителе, в каком порядке указывать элементы адреса, какие сокращения можно использовать. Объясняем, зачем писать почтовый индекс специальным угловатым шрифтом и как он называется (пригодится, если захотите установить на свой компьютер). Как и где указывать должностное лицо или подразделение организации, если послание адресуется именно ему. Как найти или проверить почтовый индекс в адресе. Что означает пометка «ГСП». Как отследить доставку регистрируемого отправления на сайте «Почты России». Какие виды почтовых отправлений существуют. Какое количество документов формата А4 можно отправить по тарифам письма, а что уже потянет на бандероль. Показываем примеры оформления описи вложения (по форме 107) и списка (по форме 103), который потребуется организации при единовременной отправке более 5 регистрируемых отправлений.

Опыт внедрения организацией сервиса «Электронное заказное письмо» от «Почты России»

Подробно описан опыт Отделения ПФР по Тверской области по внедрению сервиса «Электронное заказное письмо» от «Почты России»: как заключить договор, что и кому придется делать, кому можно направить документы электронно через этот сервис. Как определить видовой состав и объемы пересылаемых электронно документов (простыми и заказными отправлениями), как на основе этих данных рассчитать бюджет проекта, на чем можно сэкономить. Как формировать пакеты документов и реестры для отправки, какую отчетность по результатам отправки вы получите. Как лучше внедрять новый проект постепенно (чтобы не рисковать).

Как прошить и заверить оригиналы и копии документов

На примерах показываем: как прошить листы документа; что включить в заверительную надпись, если это сшив оригинала, если сшив копии и если сшив многостороннего документа (например, договора, акта, протокола). Как заверить копию и что указать, если оригинал, с которого она изготавливается, не подшит в дело. Какова специфика заверения копий документов, представляемых налоговым органам. Если заверять приходится много копий, то стоит оформить делегирование этого права от руководителя другим сотрудникам – показываем образцы соответствующего приказа, доверенности и фрагмент Инструкции по делопроизводству. Данное право можно предоставить даже людям, не являющимся штатными сотрудниками. Опубликован опыт компании СКБ Контур,

Правила деловой переписки по электронной почте

Даем практические советы с примерами формулировок, которые помогут вам правильно обратиться и приветствовать получателя вашего электронного письма, составить текст и оформить свою подпись. Грамотно обращаться с полями «Тема», «Кому», «Копия» и «Скрытая копия», не переусердствовать с назначением важности письмам. Правильно пересылать вложенные файлы, а для особо тяжелых покажем способ их передачи путем закачивания на Яндекс-диск и вставки в электронное письмо ссылки для скачивания. Вовремя отвечать на электронную корреспонденцию и настроить вежливый автоответ на период своего временного отсутствия. В результате вы узнаете, что уместно в деловой электронной переписке и как это реализовать.

Опыт внедрения организацией сервиса «Электронное заказное письмо» от «Почты России»

Подробно описан опыт Отделения ПФР по Тверской области по внедрению сервиса «Электронное заказное письмо» от «Почты России»: как заключить договор, что и кому придется делать, кому можно направить документы электронно через этот сервис. Как определить видовой состав и объемы пересылаемых электронно документов (простыми и заказными отправлениями), как на основе этих данных рассчитать бюджет проекта, на чем можно сэкономить. Как формировать пакеты документов и реестры для отправки, какую отчетность по результатам отправки вы получите. Как лучше внедрять новый проект постепенно (чтобы не рисковать).

Как отправить телеграмму от имени организации

В каких ситуациях отправка телеграммы выручит юрлицо. Как оформить сам документ на общем бланке организации или по специальной форме ТГ-1а (показываем оба примера). Какие требования к оформлению телеграммы и процедуре отправки надо соблюсти. За какой срок доставят телеграмму. Какие документы, подтверждающие отправку и доставку, можно получить. Поводом для написания этой статьи стал интересный вопрос подписчика.