Top.Mail.Ru

Отметка о поступлении и отметка о вручении документа – разные вещи

Делопроизводственный реквизит «отметка о поступлении документа» в организацию (с входящим номером) кардинально отличается от юридической отметки о получении / вручении документа (с подписью): как по назначению, так и по составу элементов (общая у них только дата). Показываем несколько вариантов их оформления. Обязана ли организация-получатель ставить их на экземпляре отправителя. Как убедить суд в факте вручения документа адресату при его отправке курьером, через «Почту России» или по электронной почте.
Вопрос в тему
Куда: delo@delo-press.ru
Тема: Бесплатные консультации для подписчиков

Когда физлицо или организация сама или курьером направляет в другую организацию документ, то отправителю желательно на своем экземпляре получить отметку о получении от организации-адресата. Вопросы:

  • Обязана ли организация-получатель оформлять отметку на входящем документе?
  • Существуют ли нормативные документы, в силу которых все организации (или организации из определенных сфер деятельности, на определенных документах) обязаны оформлять такую отметку о получении?
  • Как должна выглядеть такая отметка? Достаточно ли только поставить вх. номер и дату? Должен ли ставиться штамп, где указано наименование организации получателя, нужна ли печать компании? Что должно быть в отметке, чтобы убедить суд?

Валентина Янковая
канд. ист. наук, доцент Российского государственного гуманитарного университета


В нормативных документах по делопроизводству федерального уровня предусмотрен такой реквизит, как отметка о поступлении документа в организацию. Он обязателен для госорганов, органов местного самоуправления и государственных организаций.

На остальные организации распространяется ГОСТ Р 7.0.97-2016, где тоже описывается данный реквизит, но стандарт – документ добровольного применения. Так что надо еще смотреть ведомственные нормативные документы и Инструкцию по делопроизводству организации, чтобы понять, насколько данный реквизит обязателен для оформления в конкретной компании.

Процитируем документы. Обратите внимание: описание данного реквизита в Инструкции для госорганизаций и ГОСТ идентично, но нигде нет примера его оформления. Поэтому приведем его потом сами.

Фрагмент документа

Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71

3.15. На всех поступивших документах, за исключением документов, поступивших в форме электронных документов, проставляется отметка о поступлении документа в государственный орган, орган местного самоуправления.

Фрагмент документа

Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях, утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44

2.52. Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в организацию и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления документа в часах и минутах и способа доставки документа.

Отметка о поступлении документа может проставляться с помощью штампа.

Фрагмент документа

ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»

5.27. Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в организацию и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления в часах и минутах и способа доставки документа.

Отметка о поступлении документа может проставляться с помощью штампа.

Если отталкиваться от установленных правил, то отметка о поступлении документа может содержать минимум сведений – как в Примере 1. Если входящий бумажный документопоток большой, то имеет смысл изготовить штамп для этой отметки, включающий постоянную информацию. Дата может проставляться датером.

Эта отметка говорит о получении документа его адресатом, указанным в документе (например, в письме или заявлении). Но многие организации, чтобы внести ясность, добавляют в этот штамп наименование своей организации, кто-то добавляет еще слово «поступило» (Пример 3). Отметим, что это дополнительные атрибуты отметки, о которых ничего не сказано в процитированной нами выше «нормативке», т.е. это может быть инициативой конкретной организации.

А вот про необходимость добавления в эту отметку оттиска печати организации-получателя нигде не говорится и в делопроизводственной практике это не встречается.

Пример 1. Отметка о поступлении документа с минимумом атрибутов (рукописная)

Пример 2. Отметка о поступлении документа с добавлением времени (рукописная)

Пример 3. Отметка о поступлении документа в организацию с дополнительными атрибутами (проставлена с использованием штампа)

Из приведенных нами цитат нормативных правовых актов и ГОСТа следует, что данную отметку надо проставлять «на всех поступивших документах», она «служит для подтверждения факта поступления документа в организацию», т.е. на получаемом адресатом экземпляре она точно проставляется. Но нет прямого указания о необходимости ее дублирования на экземпляре отправителя (обычно курьер просит ее оформить на остающемся у него экземпляре передаваемого документа). Такое дублирование отметки сложилось в делопроизводственной практике, и, возможно, его подразумевает фраза «служит для подтверждения факта поступления документа в организацию». Однако курьеру могут и отказать в дублировании данной отметки на остающемся у него экземпляре (если такой обязанности нет в Инструкции по делопроизводству конкретной организации).

Выше мы описали делопроизводственный реквизит «отметка о поступлении документа», который упоминается в нормативных правовых актах и ГОСТе. Но есть еще отметка о получении (о вручении), которую просят оформить грамотные юристы, чтобы им потом легче было доказать факт передачи документа. Состав ее элементов выработала практика – см. Пример 4. В ней видно, какой сотрудник какой организации и когда получил документ. Ее обычно просят заверить печатью для пущей убедительности. Но получатель вполне может отказаться ее оформлять! Или оформить частично на экземпляре отправителя. В этом случае некоторой страховкой становится заполнение получателем графы в ведомости доставки курьера (но потом будет сложно доказать, что именно доставил курьер).

Сергей Россол
корпоративный консультант МКА «Калинин, Трач и партнеры»


Чтобы ответить на поставленные читателем вопросы, на наш взгляд, стоит начать с самого начала. В Гражданском кодексе РФ есть очень интересная норма: «Заявления, уведомления, извещения, требования или иные юридически значимые сообщения, с которыми закон или сделка связывает гражданско-правовые последствия для другого лица, влекут для этого лица такие последствия с момента доставки соответствующего сообщения ему или его представителю» (п. 1 ст. 165.1 ГК РФ). Эти положения показывают, насколько для нас важно точно определить, когда документ был передан контрагенту. Однако рассмотрение проблемы должно отталкиваться от ответа на вопрос «зачем доказывать?». Он встает только в случае возникновения спора между сторонами. Причем спора, уже перешедшего в «формальную стадию». А следовательно, доказательства предъявлять надо будет либо вашему оппоненту в претензионном порядке, либо судье в рамках рассмотрения дела.

Норма, которую мы привели (п. 1 ст. 165.1 ГК РФ), имеет продолжение: «Сообщение считается доставленным и в тех случаях, если оно поступило лицу, которому оно направлено (адресату), но по обстоятельствам, зависящим от него, не было ему вручено или адресат не ознакомился с ним». Здесь появляется еще один интересный термин – «доставлено».

В качестве примера такой доставки Пленум Верховного Суда РФ приводит следующее: «…сообщение считается доставленным, если адресат уклонился от получения корреспонденции в отделении связи, в связи с чем она была возвращена по истечении срока хранения»1. По сути вместо доказывания факта вручения сообщения нам достаточно доказать факт его направления адресату почтой.

Сделать это просто – заказное письмо, направленное «Почтой России», можно отследить, начиная с даты его передачи отправителем почтовой службе и по дату передачи или не передачи его адресату. Чтобы подтвердить, что в письме направлено определенное юридически значимое сообщение (документ), а не чистый лист бумаги, оформляется опись вложения. В нее можно вписать идентифицирующие реквизиты документа: его вид, заголовок к тексту, дату и номер.

Отметим, что «Почта России» запустила еще один достаточно удобный сервис – «заказные электронные письма». Имея кабинет на ее сайте, можно отправлять электронный образ письма (в формате PDF). В том случае если ваш получатель к этой системе не подключен, письмо будет распечатано сотрудниками почты и уйдет ему в обычном формате. Отслеживание доставки так же можно будет производить по трек-номеру отправления. Этот сервис пока не приобрел широкого распространения, да и с точки зрения доказательной работы в суде проще предъявить «почтовый чек» и опись, чем проводить ознакомление суда с электронными страницами личного кабинета. Однако такой подход представляется прогрессивным и в будущем может значительно облегчить работу. В этом варианте доказывается доставка документа определенного содержания, а не только с определенными названием, номером и датой (как в предыдущем варианте).

Еще одним случаем, когда отправителю достаточно доказать только сам факт отправки письма, является электронная почта и аналогичные ей программы взаимодействия, например мессенджеры. Так уж сложилось, что доставка электронных сообщений адресату постулируется самим фактом их отправления. Да, адресат может физически не получить такое сообщение, но в контексте абз. 2 п. 1 ст. 165.1 ГК РФ будет предполагаться, что произошло это по «обстоятельствам, зависящим от получателя» (например, у него был выключен телефон). Однако чтобы доказать доставку корреспонденции, должна быть четкая привязка получателя и электронного адреса / номера телефона, на который сообщение было отправлено. Самый простой вариант – адреса / телефоны взаимодействия должны быть зафиксированы в договоре. Например:

  • «заявки направляются в электронной форме на электронный адрес: zakaz@pochta.ru или в мессенджере WhatsApp на телефонный номер: +7 (919) 123-45-67» либо
  • «взаимодействие сторон, за исключением случаев прямо оговоренных в настоящем Договоре, осуществляется посредством электронной почты. Адрес Подрядчика: prodavec@pochta.ru. Адрес Заказчика: zakazchik@pochta.ru».

В этом случае возможны определенные технические сложности при предоставлении доказательств суду, однако они будут носить формальный характер и достаточно легко преодолимы.

Подводим итог – сейчас самый простой способ для отправителя доказать, что документ доставлен, это направить его через «Почту России» заказным письмом с описью вложения. Можно добавить и уведомление о вручении, но в связи с возможностью отслеживать заказные отправления по трек-номеру, подписание получателем уведомления утратило свое значение.

Следующим по доступности способом является отправление электронных сообщений через «Почту России» или по согласованным сторонами (в идеале в письменной форме) каналам и адресам для электронной связи.

Итак, со стороны отправителя ситуация с этими способами доставки понятна. Но так ли она проста и со стороны получателя? К сожалению, нет. Как отмечает Пленум ВС РФ, «риск неполучения поступившей корреспонденции несет адресат»2, а значит, именно получателю необходимо организовывать систему сбора корреспонденции.

Для начала разберемся с почтовой доставкой. В Едином государственном реестре юридических лиц (ЕГРЮЛ)должен быть указан адрес юрлица для связи с ним. При этом компания несет риск последствий неполучения юридически значимых сообщений, поступивших по адресу, указанному в ЕГРЮЛ, а также риск отсутствия по этому адресу своего представителя. Более того, организация не вправе ссылаться на данные, не внесенные в указанный реестр, а также на недостоверность данных, содержащихся в нем3. Это создает множество проблем и рисков для получателя корреспонденции.

Прежде всего, практика «юридических адресов» по-прежнему активно используется. Часто реальное местоположение офиса и адрес, внесенный в ЕГРЮЛ, различаются. Причин этому может быть много, начиная с привычки выбирать не офис, а налоговую инспекцию, в которой хочет обслуживаться организация, и заканчивая отсутствием денежных средств на этапе открытия бизнеса для полноценной аренды офисных помещений.

С «Почтой России» тоже не все гладко. Арендаторы помещений в бизнес-центрах постоянно сталкиваются с тем, что письма до них не доходят. Обычная практика, когда собственники недвижимости устанавливают специальные почтовые ящики на первом этаже, не всегда находит отклик у почтальонов. В результате письма в лучшем случае оставляют на входе в здание (на ресепшене или у охраны), а в худшем они оказываются где-то рядом с ним, что называется «на крылечке». Суды в подобных случаях однозначно возлагают негативные последствия неполучения корреспонденции на адресата.

Судебная практика. Постановление Суда по интеллектуальным правам от 06.06.2019 № С01-403/2019 по делу N А65-20421/2018

«Указание общества “АзЭль” на обстоятельство неполучения досудебной претензии истца также отклоняется судом кассационной инстанции, поскольку исходя из материалов дела, претензия была направлена ответчику в соответствии с указанным в выписке из Единого государственного реестра юридических лиц (ЕГРЮЛ) адресом.

Ссылка заявителя жалобы на ненадлежащее исполнение органами почтовой связи обязанностей по вручению корреспонденции, не может служить основанием для отмены судебного акта по настоящему делу».

К сожалению, в большинстве случаев данную проблему приходится решать «в ручном режиме». Варианты могут быть разные:

  • от аренды абонентского ящика в почтовом отделении юрадреса
  • до «прикармливания» почтальонов шоколадом.

С организацией сбора официальной электронной корреспонденции все немного проще. Вариантов обычно два:

  • можно централизовать потоки писем через 1–2 официальных ящика с обязательной регистрацией и жестко контролировать, чтобы юридически значимая переписка велась только через них;
  • обязать всех лиц, полномочных осуществлять внешние контакты, вести регистрационные журналы для собственной переписки либо проводить ее через единую централизованную систему регистрации входящей корреспонденции (которую обычно осуществляет служба делопроизводства).

Читатель, задавший вопрос, «на автомате» считает, что в организации существует специализированное лицо / подразделение, ответственное за обработку входящей корреспонденции. Это подводит нас к, казалось бы, элементарному вопросу – а кто же тогда должен получать корреспонденцию от имени компании? С точки зрения п. 1 ст. 53 ГК РФ юридическое лицо приобретает гражданские права и принимает на себя гражданские обязанности через свои органы, действующие в соответствии с законом, иными правовыми актами и учредительным документом. ГК РФ и профильные законодательные акты определяют только один орган юридического лица, представляющий его интересы без доверенности – единоличный исполнительный орган (генеральный директор, директор). Соответственно по умолчанию единственным, кто может принять корреспонденцию, является именно руководитель организации. Но ему некогда этим заниматься, и данные полномочия делегируются нижестоящим структурам (отдел делопроизводства, экспедиция, секретарь). Такая передача оформляется через локальные нормативные акты и / или должностные инструкции (т.е. внутренние документы, как правило, не доступные посторонним). Хотя на практике вдобавок выдают доверенность на право приема корреспонденции от имени организации (этот вариант более верный, т.к. оформляет по сути право работника представлять интересы своей организации во взаимоотношениях с третьими лицами (курьерами и пр.), как того требует п. 1 ст. 185 ГК РФ). Соответственно, вручая письмо любому лицу, кроме генерального директора, курьер не может знать, есть ли у него полномочия на получение корреспонденции. В рамках сложившихся в прошлом веке деловых традиций, эту проблему решали дополнительным удостоверением – кроме подписи ставились штампы и печати. Отметим, что это именно традиция, не подкрепленная нормативными актами.

В действующем ГОСТ Р 7.0.97-2016 нет прямого указания о том, как должна выглядеть отметка о поступлении на экземпляре, остающемся у отправителя. Там речь идет об отметке с номером и датой, которая точно должна быть на поступившем к адресату документе, она может быть проставлена при помощи штампа (см. цитату п. 5.27 выше) – это регистрационный механизм, позволяющий по входящему номеру отслеживать документ в системе внутреннего делопроизводства.

Аналогично обстоят дела в п. 3.23 Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71): «Сведения о входящем документе вносятся в ЭРК СЭД или регистрационно-учетную форму на бумажном носителе, а поступившему документу присваивается регистрационный номер». Далее под этим номером документ «движется» в электронной системе, именно по этому номеру отслеживаются сроки и наличие ответа.

Все это не позволяет спутать данную делопроизводственную отметку (Пример 1) с отметкой о вручении (Пример 4). Это совершенно разные вещи, имеющие разное назначение. Регистрационная метка – внутренний шифр организации, позволяющий контролировать делопроизводство по входящему документу. Отметка о вручении – однозначный способ подтвердить для отправителя фактическую передачу документа.

Обязана ли организация-получатель оформлять отметку о вручении на входящем документе?

В законодательстве отсутствуют требования к порядку принятия документов «нарочным» для всех организаций.

Существующие требования относятся к специфическим сферам деятельности, связанным, прежде всего, с взаимодействием между государственными органами и иными лицами. Так, требования о порядке проставления отметок о получении документа содержатся в Инструкциях по судебному делопроизводству, например:

  • в районном суде: «лицо, подающее исковое заявление и другие материалы через приемную суда, может представить дополнительную копию вышеуказанного документа, на которой по его просьбе ставится дата и указывается фамилия лица, принявшего документы, после чего копия возвращается заявителю»4;
  • в арбитражном суде: «в случае доставки документов сотрудником суда документы вручаются уполномоченному сотруднику экспертного учреждения, о чем делается отметка в реестре отправки корреспонденции с описью вложения; отметка о вручении удостоверяется подписью уполномоченного сотрудника экспертного учреждения и скрепляется печатью экспертного учреждения»5.

Как должна выглядеть отметка о вручении (о получении) документа, чтобы убедить в этом факте суд? Единых требований к содержанию такой отметки нет. Поэтому при определении «достаточности» реквизитов необходимо исходить из здравого смысла и судебной практики.

Здравый смысл подсказывает, что для того чтобы подтвердить вручение документа, нам нужно подтверждение доставки в ту организацию, в которую документ адресован, и желательно лицу, полномочному получать корреспонденцию. Соответственно, в идеале в отметке должны быть:

  • название организации,
  • должность и Ф.И.О. лица, получившего документ, его подпись и
  • дата вручения.

Вместо названия компании возможно проставление ее печати (там есть вся идентифицирующая информация о ней).

При этом внутренний регистрационный номер как доказательство вручения документа для отправителя вторичен!

Судебная практика поддерживает здравый смысл.

В ряде дел, рассматриваемых арбитражными судами, исковые заявления были оставлены без рассмотрения (ст. 129 АПК РФ) на том основании, что на представленных документах отметки с входящим номером не содержат наименования адресата и должностного лица, получившего корреспонденцию, что не позволяет достоверно установить лицо, получившее письмо (а это было необходимо для соблюдения обязательного досудебного претензионного порядка урегулирования спора)6.

Печать сама по себе обязательным атрибутом не является. Так, ФАС Центрального округа при рассмотрении одного из дел указал, что возврат искового заявления на том основании, что отметка о получении документов ответчиком (индивидуальным предпринимателем)7 не была заверена его печатью, является незаконным8.

Двадцатый арбитражный апелляционный суд также обратил внимание на то, что отсутствие на претензии9 печати и входящего регистрационного номера ответчика не является доказательством неполучения последним претензии при том, что на претензии имеется отметка о получении ее представителем ответчика, действовавшим на основании доверенности10.

Однако печать может помочь в идентификации. Так, в деле № А80-83/2019 Арбитражный суд Дальневосточного округа посчитал достаточным для подтверждения факта вручения претензии подписи принявшего претензию лица (без расшифровки и указания должности), заверенной печатью11.

Сноски 11

  1. Пункт 67 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 23.06.2015 № 25 «О применении судами некоторых положений раздела I части первой Гражданского кодекса Российской Федерации». Вернуться назад
  2. Пункт 67 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 23.06.2015 № 25 «О применении судами некоторых положений раздела I части первой Гражданского кодекса Российской Федерации». Вернуться назад
  3. Пункт 1 постановления Пленума ВАС РФ от 30.07.2013 № 61 «О некоторых вопросах практики рассмотрения споров, связанных с достоверностью адреса юридического лица». Вернуться назад
  4. Пункт 2.10 Инструкции по судебному делопроизводству в районном суде, утв. приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 29.04.2003 № 36. Вернуться назад
  5. Пункт 10.16 Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации (первой, апелляционной и кассационной инстанций), утв. постановлением Пленума ВАС РФ от 25.12.2013 № 100. Вернуться назад
  6. См. постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 19.09.2017 № 15АП-14673/2017 по делу № А32-7869/2017, постановление Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 11.04.2017 № 13АП-4160/2017 по делу № А56-76692/2016, определение Суда по интеллектуальным правам от 18.09.2020 по делу № СИП-269/2020. Вернуться назад
  7. В подтверждение исполнения обязанности истца направить копию иска с приложениями ответчику до подачи иска в суд. Вернуться назад
  8. Постановление ФАС Центрального округа от 26.05.2003 по делу № А14-10004-02/20/1/44. Вернуться назад
  9. Имеется в виду экземпляр претензии, предъявленный истцом в суд в качестве доказательства соблюдения им досудебного порядка урегулирования спора. Вернуться назад
  10. Постановление Двадцатого арбитражного апелляционного суда от 04.09.2017 № 20АП-5233/2017 по делу № А62-2634/2017. Вернуться назад
  11. Постановление Арбитражного суда Дальневосточного округа от 12.12.2019 № Ф03-5029/2019 по делу № А80-83/2019. Вернуться назад
Оценить статью
s
В избранное

Выбери свой вариант доступа

Получать бесплатные
статьи на e-mail
Подписаться на
журнал на почте
Подписаться на
журнал сейчас

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 1

Галина М.
16.06.2022, 03:20

Спасибо за информацию.

Рекомендовано для вас

Кто и как отвечает в организации за работу с персональными данными

Показываем, как оформить приказ о назначении ответственного за организацию работы с персональными данными, как можно прописать его обязанности в должностной инструкции. Как оформить перечень работников, допущенных к работе с персональными данными (приказ и формулировки для должностных инструкций). Какое наказание могут понести эти категории лиц в случае нарушений: штрафы для работников доходят до 800 000 руб., а для организаций – до 18 000 000 руб.(систематизировали варианты нарушений и административную ответственность за них в виде таблиц). Как их планируют еще ужесточить! В Уголовном кодексе дело дойдет до лишения свободы. Объясняем, кто подпадает под дисциплинарную, административную и уголовную ответственность.

Как указать справочные данные об организации на бланке письма

Даем необходимый ликбез по составу сведений об организации на бланке письма. Как правильно написать юридический и почтовый адреса, телефон и факс, сайт и электронную почту, идентификационные коды и банковские реквизиты. Что из этого не могут указывать госорганы и органы местного самоуправления. Что предписывают нормативные документы и какая практика сложилась. Какие сложности с адресом надо учитывать (юридические последствия, порядок элементов адреса, возможные сокращения). Как использовать знаки препинания.

Как документировать уничтожение персональных данных

Штраф за неуничтожение в заданные сроки персональных данных для организации сейчас доходит до 500 000 руб., и Госдума рассматривает законопроект о его увеличении в несколько раз! Поэтому давайте разберемся, в каких ситуациях, в какие сроки надо уничтожать персданные, как это документально подтвердить, сколько потом хранить такие доказательства. Правила документирования установлены Роскомнадзором – объясняем, что он требует. Показываем образцы приказа о создании комиссии, акта об уничтожении персданных, уведомления работника об уничтожении персональных данных, которые использовались неправомерно. Предлагаем формулировки для ЛНА о порядке уничтожения таких конфиденциальных сведений, для договоров об обязательстве контрагента уничтожить передаваемые ему персданные.

Деловая переписка с партнерами из арабского мира и Ирана

Показываем состав, правила оформления и схему расположения реквизитов делового письма, принятого в арабском мире и в Иране. У них много общего, но есть и отличия. Вы сразу заметите обилие этикетных фраз и даже уместность обращения к Богу. Зная структуру их письма, вы сможете в нем быстрее ориентироваться. И даже если будете сами составлять письмо на английском языке, сможете вложить в него привычные адресату формулировки. Обратите внимание на отличие их календаря от нашего. Показываем, как перевести «арабские» и «персидские» даты в наши и наоборот. А начинаем разговор с вопроса о том, на каком бланке письма отечественные организации ведут международную переписку и что советует ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Оформляем приказ по обновленным правилам

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.

Письмо: все тонкости оформления реквизитов

Статья содержит 44 примера оформления всех реквизитов служебного письма, показывая возможные варианты их «изготовления» для различных ситуаций, а также образцы целых писем. Показаны бланки писем с угловым и продольным расположением реквизитов; бланки организации, структурного подразделения и должностного лица. Больше всего внимания уделено вариантам оформления адресата и приложений (они зависят от того, кому, как и что направляется). Все это сделано с учетом последней практики работы и тех изменений, которые ввел недавно ГОСТ Р 7.0.97-2016. Данной статьей удобно пользоваться как справочником самому и вооружить им коллег (если вы устали многократно повторять исполнителям азбучные истины о подготовке проектов служебных писем).

Общие правила составления и оформления протокола

Только правильно составленный и оформленный протокол в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, которые принимаются на основе принципа коллегиальности. Мы подробно объясняем, как следует оформлять каждый реквизит этого документа. Отмечаем, что в оформлении протокола является обязательным, а что факультативным. Демонстрируем множество примеров. Общий алгоритм составления и оформления протоколов заслуживает самого внимательного и подробного изучения не только секретарями, ведущими делопроизводство, но и руководителями, специалистами, организующими процедуры корпоративного управления.

Правила оформления даты в документах

ГОСТ Р 7.0.97-2016 описывает правила оформления даты документа предельно лаконично. Поэтому нам есть что добавить! Ставить 0 в начале даты? Можно использовать кавычки? «Длящаяся» дата протокола. Дата совместного документа. Специфика госорганов. Дата подписания электронного документа. Дата доверенности. Дата на обложке дела и на титульном листе ЛНА. В каких реквизитах и как лучше оформлять дату. Подробно остановились на оформлении дат в тексте документа в различных ситуациях. Статья содержит 25 примеров.