Top.Mail.Ru

Отметка о поступлении и отметка о вручении документа – разные вещи

Делопроизводственный реквизит «отметка о поступлении документа» в организацию (с входящим номером) кардинально отличается от юридической отметки о получении / вручении документа (с подписью): как по назначению, так и по составу элементов (общая у них только дата). Показываем несколько вариантов их оформления. Обязана ли организация-получатель ставить их на экземпляре отправителя. Как убедить суд в факте вручения документа адресату при его отправке курьером, через «Почту России» или по электронной почте.
Вопрос в тему
Куда: delo@delo-press.ru
Тема: Бесплатные консультации для подписчиков

Когда физлицо или организация сама или курьером направляет в другую организацию документ, то отправителю желательно на своем экземпляре получить отметку о получении от организации-адресата. Вопросы:

  • Обязана ли организация-получатель оформлять отметку на входящем документе?
  • Существуют ли нормативные документы, в силу которых все организации (или организации из определенных сфер деятельности, на определенных документах) обязаны оформлять такую отметку о получении?
  • Как должна выглядеть такая отметка? Достаточно ли только поставить вх. номер и дату? Должен ли ставиться штамп, где указано наименование организации получателя, нужна ли печать компании? Что должно быть в отметке, чтобы убедить суд?

Валентина Янковая
канд. ист. наук, доцент Российского государственного гуманитарного университета


В нормативных документах по делопроизводству федерального уровня предусмотрен такой реквизит, как отметка о поступлении документа в организацию. Он обязателен для госорганов, органов местного самоуправления и государственных организаций.

На остальные организации распространяется ГОСТ Р 7.0.97-2016, где тоже описывается данный реквизит, но стандарт – документ добровольного применения. Так что надо еще смотреть ведомственные нормативные документы и Инструкцию по делопроизводству организации, чтобы понять, насколько данный реквизит обязателен для оформления в конкретной компании.

Процитируем документы. Обратите внимание: описание данного реквизита в Инструкции для госорганизаций и ГОСТ идентично, но нигде нет примера его оформления. Поэтому приведем его потом сами.

Фрагмент документа

Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71

3.15. На всех поступивших документах, за исключением документов, поступивших в форме электронных документов, проставляется отметка о поступлении документа в государственный орган, орган местного самоуправления.

Фрагмент документа

Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях, утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44

2.52. Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в организацию и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления документа в часах и минутах и способа доставки документа.

Отметка о поступлении документа может проставляться с помощью штампа.

Фрагмент документа

ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»

5.27. Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в организацию и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления в часах и минутах и способа доставки документа.

Отметка о поступлении документа может проставляться с помощью штампа.

Если отталкиваться от установленных правил, то отметка о поступлении документа может содержать минимум сведений – как в Примере 1. Если входящий бумажный документопоток большой, то имеет смысл изготовить штамп для этой отметки, включающий постоянную информацию. Дата может проставляться датером.

Эта отметка говорит о получении документа его адресатом, указанным в документе (например, в письме или заявлении). Но многие организации, чтобы внести ясность, добавляют в этот штамп наименование своей организации, кто-то добавляет еще слово «поступило» (Пример 3). Отметим, что это дополнительные атрибуты отметки, о которых ничего не сказано в процитированной нами выше «нормативке», т.е. это может быть инициативой конкретной организации.

А вот про необходимость добавления в эту отметку оттиска печати организации-получателя нигде не говорится и в делопроизводственной практике это не встречается.

Пример 1. Отметка о поступлении документа с минимумом атрибутов (рукописная)

Пример 2. Отметка о поступлении документа с добавлением времени (рукописная)

Пример 3. Отметка о поступлении документа в организацию с дополнительными атрибутами (проставлена с использованием штампа)

Из приведенных нами цитат нормативных правовых актов и ГОСТа следует, что данную отметку надо проставлять «на всех поступивших документах», она «служит для подтверждения факта поступления документа в организацию», т.е. на получаемом адресатом экземпляре она точно проставляется. Но нет прямого указания о необходимости ее дублирования на экземпляре отправителя (обычно курьер просит ее оформить на остающемся у него экземпляре передаваемого документа). Такое дублирование отметки сложилось в делопроизводственной практике, и, возможно, его подразумевает фраза «служит для подтверждения факта поступления документа в организацию». Однако курьеру могут и отказать в дублировании данной отметки на остающемся у него экземпляре (если такой обязанности нет в Инструкции по делопроизводству конкретной организации).

Выше мы описали делопроизводственный реквизит «отметка о поступлении документа», который упоминается в нормативных правовых актах и ГОСТе. Но есть еще отметка о получении (о вручении), которую просят оформить грамотные юристы, чтобы им потом легче было доказать факт передачи документа. Состав ее элементов выработала практика – см. Пример 4. В ней видно, какой сотрудник какой...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Об «одиноких» подписях на последней странице документа

Если при составлении акта подписи не помещаются на одном листе, то правильно ли помещать весь текст на первом листе, а на втором оформлять только подписи? Или лучше 1–2 строки текста акта все-таки разместить на втором листе перед подписями? Но тогда на первом листе внизу будет большое пустое нижнее поле. Как правильнее? Аналогичный вопрос часто возникает и с другими документами, например с приказами и письмами.

Обязательный претензионный порядок

Какой обязательный претензионный порядок, который должен предшествовать обращению в суд, установлен в законодательстве, и как его можно прописать в договоре? Что будет в приоритете? В каких спорах его обязательно соблюдать, а кто может проигнорировать? Сколько ждать до обращения в суд? Вместо направления письма с претензией могут быть предусмотрены иные варианты урегулирования разногласий (например, с участием посредников). Как подтвердить их совершение? Что должно содержать письмо-претензия? Может ли предъявленный потом в суде иск отличаться от претензии по своим требованиям в сторону ужесточения? Или придется опять затевать досудебную 30-дневную процедуру? Отправить претензию можно курьером, через «Почту России» с описью вложений или по электронным каналам связи. Как при каждом из этих вариантов доказать время и содержание отправления? На какой адрес направлять? Даем конкретные ответы, примеры оформления и алгоритмы действий для различных ситуаций на основе устоявшейся судебной практики. Пользуйтесь готовыми решениями!

Письмо-претензия: правила эффективной коммуникации

Как автору письма-претензии избежать речевой агрессии при описании проблемы? Сначала разберем примеры нарушения правил делового общения, которые встречаются в служебных письмах и электронных сообщениях. Потом дадим рекомендации, как вести претензионную переписку с возможностью сохранить хорошие отношения с деловым партнером, а главное – чтобы добиться от него разрешения конфликтной ситуации в нужную вам сторону и «сохранить лицо». В статье дано множество примеров отдельных формулировок и целых писем-претензий и ответов на них (с согласием и с отказом удовлетворить предъявленные требования) – они выручат вас при составлении подобных документов.

Как оформить документы-основания в приказе

Как указывать документы в преамбуле приказа, во исполнение которых он издается. И как перечислить документы-основания ниже распорядительных пунктов приказа для подтверждения обоснованности принятых решений. Показываем примеры возможных вариантов оформления. Как это делается в унифицированных формах (серии Т) приказов по личному составу, утвержденных Госкомстатом России. И как оформить блок с документами-основаниями в приказе по основной деятельности. Поводом для этой статьи стал вопрос читателя.

Оформляем приказ по обновленным правилам

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.

Письмо: все тонкости оформления реквизитов

Статья содержит 44 примера оформления всех реквизитов служебного письма, показывая возможные варианты их «изготовления» для различных ситуаций, а также образцы целых писем. Показаны бланки писем с угловым и продольным расположением реквизитов; бланки организации, структурного подразделения и должностного лица. Больше всего внимания уделено вариантам оформления адресата и приложений (они зависят от того, кому, как и что направляется). Все это сделано с учетом последней практики работы и тех изменений, которые ввел недавно ГОСТ Р 7.0.97-2016. Данной статьей удобно пользоваться как справочником самому и вооружить им коллег (если вы устали многократно повторять исполнителям азбучные истины о подготовке проектов служебных писем).

Общие правила составления и оформления протокола

Только правильно составленный и оформленный протокол в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, которые принимаются на основе принципа коллегиальности. Мы подробно объясняем, как следует оформлять каждый реквизит этого документа. Отмечаем, что в оформлении протокола является обязательным, а что факультативным. Демонстрируем множество примеров. Общий алгоритм составления и оформления протоколов заслуживает самого внимательного и подробного изучения не только секретарями, ведущими делопроизводство, но и руководителями, специалистами, организующими процедуры корпоративного управления.

Правила оформления даты в документах

ГОСТ Р 7.0.97-2016 описывает правила оформления даты документа предельно лаконично. Поэтому нам есть что добавить! Ставить 0 в начале даты? Можно использовать кавычки? «Длящаяся» дата протокола. Дата совместного документа. Специфика госорганов. Дата подписания электронного документа. Дата доверенности. Дата на обложке дела и на титульном листе ЛНА. В каких реквизитах и как лучше оформлять дату. Подробно остановились на оформлении дат в тексте документа в различных ситуациях. Статья содержит 25 примеров.