Top.Mail.Ru

Отметка о поступлении и отметка о вручении документа – разные вещи

Делопроизводственный реквизит «отметка о поступлении документа» в организацию (с входящим номером) кардинально отличается от юридической отметки о получении / вручении документа (с подписью): как по назначению, так и по составу элементов (общая у них только дата). Показываем несколько вариантов их оформления. Обязана ли организация-получатель ставить их на экземпляре отправителя. Как убедить суд в факте вручения документа адресату при его отправке курьером, через «Почту России» или по электронной почте.
Вопрос в тему
Куда: delo@delo-press.ru
Тема: Бесплатные консультации для подписчиков

Когда физлицо или организация сама или курьером направляет в другую организацию документ, то отправителю желательно на своем экземпляре получить отметку о получении от организации-адресата. Вопросы:

  • Обязана ли организация-получатель оформлять отметку на входящем документе?
  • Существуют ли нормативные документы, в силу которых все организации (или организации из определенных сфер деятельности, на определенных документах) обязаны оформлять такую отметку о получении?
  • Как должна выглядеть такая отметка? Достаточно ли только поставить вх. номер и дату? Должен ли ставиться штамп, где указано наименование организации получателя, нужна ли печать компании? Что должно быть в отметке, чтобы убедить суд?

Валентина Янковая
канд. ист. наук, доцент Российского государственного гуманитарного университета


В нормативных документах по делопроизводству федерального уровня предусмотрен такой реквизит, как отметка о поступлении документа в организацию. Он обязателен для госорганов, органов местного самоуправления и государственных организаций.

На остальные организации распространяется ГОСТ Р 7.0.97-2016, где тоже описывается данный реквизит, но стандарт – документ добровольного применения. Так что надо еще смотреть ведомственные нормативные документы и Инструкцию по делопроизводству организации, чтобы понять, насколько данный реквизит обязателен для оформления в конкретной компании.

Процитируем документы. Обратите внимание: описание данного реквизита в Инструкции для госорганизаций и ГОСТ идентично, но нигде нет примера его оформления. Поэтому приведем его потом сами.

Фрагмент документа

Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71

3.15. На всех поступивших документах, за исключением документов, поступивших в форме электронных документов, проставляется отметка о поступлении документа в государственный орган, орган местного самоуправления.

Фрагмент документа

Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях, утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44

2.52. Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в организацию и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления документа в часах и минутах и способа доставки документа.

Отметка о поступлении документа может проставляться с помощью штампа.

Фрагмент документа

ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»

5.27. Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в организацию и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления в часах и минутах и способа доставки документа.

Отметка о поступлении документа может проставляться с помощью штампа.

Если отталкиваться от установленных правил, то отметка о поступлении документа может содержать минимум сведений – как в Примере 1. Если входящий бумажный документопоток большой, то имеет смысл изготовить штамп для этой отметки, включающий постоянную информацию. Дата может проставляться датером.

Эта отметка говорит о получении документа его адресатом, указанным в документе (например, в письме или заявлении). Но многие организации, чтобы внести ясность, добавляют в этот штамп наименование своей организации, кто-то добавляет еще слово «поступило» (Пример 3). Отметим, что это дополнительные атрибуты отметки, о которых ничего не сказано в процитированной нами выше «нормативке», т.е. это может быть инициативой конкретной организации.

А вот про необходимость добавления в эту отметку оттиска печати организации-получателя нигде не говорится и в делопроизводственной практике это не встречается.

Пример 1. Отметка о поступлении документа с минимумом атрибутов (рукописная)

Пример 2. Отметка о поступлении документа с добавлением времени (рукописная)

Пример 3. Отметка о поступлении документа в организацию с дополнительными атрибутами (проставлена с использованием штампа)

Из приведенных нами цитат нормативных правовых актов и ГОСТа следует, что данную отметку надо проставлять «на всех поступивших документах», она «служит для подтверждения факта поступления документа в организацию», т.е. на получаемом адресатом экземпляре она точно проставляется. Но нет прямого указания о необходимости ее дублирования на экземпляре отправителя (обычно курьер просит ее оформить на остающемся у него экземпляре передаваемого документа). Такое дублирование отметки сложилось в делопроизводственной практике, и, возможно, его подразумевает фраза «служит для подтверждения факта поступления документа в организацию». Однако курьеру могут и отказать в дублировании данной отметки на остающемся у него экземпляре (если такой обязанности нет в Инструкции по делопроизводству конкретной организации).

Выше мы описали делопроизводственный реквизит «отметка о поступлении документа», который упоминается в нормативных правовых актах и ГОСТе. Но есть еще отметка о получении (о вручении), которую просят оформить грамотные юристы, чтобы им потом легче было доказать факт передачи документа. Состав ее элементов выработала практика – см. Пример 4. В ней видно, какой сотрудник какой организации и...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Бланк письма для переписки с иностранцами

Мы составляем исходящие письма на иностранном (английском) языке, в т.ч. гарантийные письма. У нашей организации утвержден отдельный бланк для писем на английском языке, отдельный бланк на русском, а не на двух языках одновременно, как говорится в п. 6.8 ГОСТ Р 7.0.97-2016. Существуют ли требования относительно оформления таких писем, ведь в наших ЛНА они отдельно не закреплены? Как верно указать дату письма на «иностранном» бланке: April 28, 2022 вместо 28.04.2022?

Как оформить гарантийное письмо

Какие гарантийные письма бывают. Особенности их оформления: специфика текста, кто должен подписывать (и должна ли быть подпись главбуха), нужна ли печать, какие данные об организации-авторе необходимо отразить.

В какое дело подшивать письмо-оферту или акцепт?

Если договор заключен путем обмена письмами (оферта и акцепт), то в какое дело их подшивать: в дело с договорами или в дело с перепиской? Как подшивать эти документы, наверное вместе – копию своего исходящего письма и оригинал полученного?

Изъятие документов у организации полицией и их возврат

Поводом для написания статьи стал вопрос читателя о ситуации изъятия документов и компьютеров организации сотрудниками МВД. При этом опись изъятого была оформлена в общем виде без конкретики, и теперь документы не могут получить обратно. Опытный адвокат поясняет детали, что в этой истории можно считать весомым нарушением и как это лучше обжаловать, а что укладывается в допустимые рамки. Как должна быть оформлена опись изъятого и как все упаковать. Кто может изымать документы и компьютеры. Как заполучить копии изымаемого. Что важно постараться сделать «принимающей гостей» организации и что отразить в протоколе. Как потом добиваться возвращения документов.

Оформляем приказ по обновленным правилам

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.

Письмо: все тонкости оформления реквизитов

Статья содержит 44 примера оформления всех реквизитов служебного письма, показывая возможные варианты их «изготовления» для различных ситуаций, а также образцы целых писем. Показаны бланки писем с угловым и продольным расположением реквизитов; бланки организации, структурного подразделения и должностного лица. Больше всего внимания уделено вариантам оформления адресата и приложений (они зависят от того, кому, как и что направляется). Все это сделано с учетом последней практики работы и тех изменений, которые ввел недавно ГОСТ Р 7.0.97-2016. Данной статьей удобно пользоваться как справочником самому и вооружить им коллег (если вы устали многократно повторять исполнителям азбучные истины о подготовке проектов служебных писем).

Общие правила составления и оформления протокола

Только правильно составленный и оформленный протокол в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, которые принимаются на основе принципа коллегиальности. Мы подробно объясняем, как следует оформлять каждый реквизит этого документа. Отмечаем, что в оформлении протокола является обязательным, а что факультативным. Демонстрируем множество примеров. Общий алгоритм составления и оформления протоколов заслуживает самого внимательного и подробного изучения не только секретарями, ведущими делопроизводство, но и руководителями, специалистами, организующими процедуры корпоративного управления.

Правила оформления даты в документах

ГОСТ Р 7.0.97-2016 описывает правила оформления даты документа предельно лаконично. Поэтому нам есть что добавить! Ставить 0 в начале даты? Можно использовать кавычки? «Длящаяся» дата протокола. Дата совместного документа. Специфика госорганов. Дата подписания электронного документа. Дата доверенности. Дата на обложке дела и на титульном листе ЛНА. В каких реквизитах и как лучше оформлять дату. Подробно остановились на оформлении дат в тексте документа в различных ситуациях. Статья содержит 25 примеров.