Делопроизводственный реквизит «отметка о поступлении документа» в организацию (с входящим номером) кардинально отличается от юридической отметки о получении / вручении документа (с подписью): как по назначению, так и по составу элементов (общая у них только дата). Показываем несколько вариантов их оформления.
Обязана ли организация-получатель ставить их на экземпляре отправителя. Как убедить суд в факте вручения документа адресату при его отправке курьером, через «Почту России» или по электронной почте.
Вопрос в тему
Когда физлицо или организация сама или курьером направляет в другую организацию документ, то отправителю желательно на своем экземпляре получить отметку о получении от организации-адресата. Вопросы:
- Обязана ли организация-получатель оформлять отметку на входящем документе?
- Существуют ли нормативные документы, в силу которых все организации (или организации из определенных сфер деятельности, на определенных документах) обязаны оформлять такую отметку о получении?
- Как должна выглядеть такая отметка? Достаточно ли только поставить вх. номер и дату? Должен ли ставиться штамп, где указано наименование организации получателя, нужна ли печать компании? Что должно быть в отметке, чтобы убедить суд?
Валентина Янковая
канд. ист. наук, доцент Российского государственного гуманитарного университета
В нормативных документах по делопроизводству федерального уровня предусмотрен такой реквизит, как отметка о поступлении документа в организацию. Он обязателен для госорганов, органов местного самоуправления и государственных организаций.
На остальные организации распространяется ГОСТ Р 7.0.97-2016, где тоже описывается данный реквизит, но стандарт – документ добровольного применения. Так что надо еще смотреть ведомственные нормативные документы и Инструкцию по делопроизводству организации, чтобы понять, насколько данный реквизит обязателен для оформления в конкретной компании.
Процитируем документы. Обратите внимание: описание данного реквизита в Инструкции для госорганизаций и ГОСТ идентично, но нигде нет примера его оформления. Поэтому приведем его потом сами.
Фрагмент документа
Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71
3.15. На всех поступивших документах, за исключением документов, поступивших в форме электронных документов, проставляется отметка о поступлении документа в государственный орган, орган местного самоуправления.
Фрагмент документа
Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях, утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44
2.52. Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в организацию и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления документа в часах и минутах и способа доставки документа.
Отметка о поступлении документа может проставляться с помощью штампа.
Фрагмент документа
ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»
5.27. Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в организацию и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления в часах и минутах и способа доставки документа.
Отметка о поступлении документа может проставляться с помощью штампа.
Если отталкиваться от установленных правил, то отметка о поступлении документа может содержать минимум сведений – как в Примере 1. Если входящий бумажный документопоток большой, то имеет смысл изготовить штамп для этой отметки, включающий постоянную информацию. Дата может проставляться датером.
Эта отметка говорит о получении документа его адресатом, указанным в документе (например, в письме или заявлении). Но многие организации, чтобы внести ясность, добавляют в этот штамп наименование своей организации, кто-то добавляет еще слово «поступило» (Пример 3). Отметим, что это дополнительные атрибуты отметки, о которых ничего не сказано в процитированной нами выше «нормативке», т.е. это может быть инициативой конкретной организации.
А вот про необходимость добавления в эту отметку оттиска печати организации-получателя нигде не говорится и в делопроизводственной практике это не встречается.
Пример 1. Отметка о поступлении документа с минимумом атрибутов (рукописная)
Пример 2. Отметка о поступлении документа с добавлением времени (рукописная)
Пример 3. Отметка о поступлении документа в организацию с дополнительными атрибутами (проставлена с использованием штампа)
Из приведенных нами цитат нормативных правовых актов и ГОСТа следует, что данную отметку надо проставлять «на всех поступивших документах», она «служит для подтверждения факта поступления документа в организацию», т.е. на получаемом адресатом экземпляре она точно проставляется. Но нет прямого указания о необходимости ее дублирования на экземпляре отправителя (обычно курьер просит ее оформить на остающемся у него экземпляре передаваемого документа). Такое дублирование отметки сложилось в делопроизводственной практике, и, возможно, его подразумевает фраза «служит для подтверждения факта поступления документа в организацию». Однако курьеру могут и отказать в дублировании данной отметки на остающемся у него экземпляре (если такой обязанности нет в Инструкции по делопроизводству конкретной организации).
Выше мы описали делопроизводственный реквизит «отметка о поступлении документа», который упоминается в нормативных правовых актах и ГОСТе. Но есть еще отметка о получении (о вручении), которую просят оформить грамотные юристы, чтобы им потом легче было доказать факт передачи документа. Состав ее элементов выработала практика – см. Пример 4. В ней видно, какой сотрудник какой...
