Top.Mail.Ru
Какими бывают регистрационные номера по назначению и структуре (речь идет про индекс автора и входящий номер, присваиваемый получателем). Как их оформлять на самих документах. Какие сведения фиксировать в журналах регистрации для входящих, исходящих и внутренних документов. Какие сроки регистрации надо соблюдать (считаем от даты поступления документа в организацию). Какие документы подлежат регистрации, а какие нет. Как применение СЭД влияет на процесс регистрации. Некоторые из описанных в статье правил касаются исключительно госорганов и госорганизаций. Остальные их соблюдать не обязаны, но могут следовать этой продуманной технологии работы.

Понятие, цели и назначение регистрации

В соответствии с ГОСТ Р 7.0.8-2013 1 «регистрация это присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму».

Из этого определения понятно, что целями регистрации являются:

  • обеспечение учета документов,
  • формирование базы данных о документах организации,
  • ведение на ее основе контроля исполнения,
  • ведение информационно-справочной работы.

За этими достаточно лаконичными формулировками скрывается одна из самых важных операций по работе с документами. Значимость процесса регистрации отражена в ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 2. В разделе 4 данного стандарта среди базовых принципов управления документами названа неотъемлемость ведения деловых процессов и создания, ввода в систему и управления документами. Трактовать этот принцип можно следующим образом – любая деловая деятельность должна оформляться с помощью документов, которые в свою очередь должны быть введены в систему и которыми необходимо управлять.

При этом именно ввод в систему позволяет управлять документами и обеспечивать к ним доступ. Ввод в систему фактически и является регистрацией документов. Этот процесс включает в себя:

  • присвоение уникального идентификатора;
  • ввод или создание метаданных о документе в момент ввода в систему;
  • создание взаимосвязи между отдельным документом и другими документами, агентами или деловыми операциями.

Таким образом регистрация позволяет однозначно определить, какое место в управленческой системе занимает каждый конкретный документ, и использовать его как двигатель процессов и как носитель информации. Аккумулируя с помощью регистрации все данные о документах, управленческая система фактически аккумулирует все данные о процессах, протекающих в ней, что позволяет анализировать их и повышать их эффективность.

Кроме того, регистрация обеспечивает юридическую силу документов, поскольку регистрационный номер наряду с другими реквизитами включен в состав удостоверения документов.

Принципы регистрации

Существует ряд классических принципов регистрации документов. Это:

  • однократность регистрации в пределах одной организации;
  • ведение отдельных регистрационных форм как минимум для входящих, исходящих и внутренних документов со своей системой нумерации;
  • осуществление регистрации в пределах видовых групп в течение календарного года;
  • централизованная регистрация в службе ДОУ входящих и исходящих документов и децентрализованная регистрация внутренних документов в тех структурных подразделениях, в которых они создаются.

Однократность регистрации обеспечивает уникальность такого важного поискового признака документа, как регистрационный номер. Существующая в некоторых организациях практика повторной регистрации документов (например, первично в службе ДОУ, затем секретарем в приемной руководителя) является ошибочной. При таком подходе документ вводится в систему дважды и фактически существует в ней под разными «именами», что, несомненно, осложняет поиск и работу с этим документом.

Следующие принципы регистрации теряют свои традиционные очертания в связи с применением автоматизированных технологий.

Наличие отдельных форм для входящих, исходящих и внутренних документов в соответствии с их видами имеет смысл тогда, когда регистрация ведется на бумажном носителе. В этом случае проще вести учет документов и информационно-справочную работу. При автоматизированной регистрации записи физически не группируются. Регистрационный номер – это уникальный код в базе данных, который при этом позволяет отнести документ к определенной категории.

Регистрацию в пределах календарного года в СЭД также можно было бы не вести, т.к. это не бумажный журнал с конечным количеством страниц, по которому пришлось бы вести поиск среди сотен томов. Но тем не менее и в СЭД следует обнулять регистрацию ежегодно, чтобы избежать больших значений и уменьшить количество ошибок при поиске нужной записи. Именно поэтому для поиска документа кроме его регистрационного номера нам еще нужна дата.

Понятие централизации регистрации также становится условным. Документы, зарегистрированные на разных рабочих местах, которые в некоторых случаях могут находиться даже в разных регионах, все равно попадают в единую базу и составляют единый массив документов организации. Вместе с тем важно понимать, что некоторые группы документов, например кадровая документация, будут регистрироваться в отдельных информационных системах, которые не всегда интегрированы между собой.

Что в делопроизводстве лучше делать централизованно, а что децентрализованно, зависит от множества факторов – этим аспектам будет посвящена следующая статья.

Сроки регистрации документов

Например, в Правилах делопроизводства для госорганов 3 допускается регистрация входящих документов на следующий рабочий день после их поступления в организацию 4 (см. Пример 1). В Примерной инструкции по делопроизводству для госорганизаций 5 делается оговорка, что это возможно в случае поступления документов в конце рабочего дня или в нерабочее время.

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Срок хранения журнала регистрации документов

В делопроизводстве организации образуются документы, которые есть в Перечне 2019, но в нем нет журналов (реестров, регистров, списков и т.д.) их регистрации. Верна ли логика: хранить журналы регистрации каких-либо документов исходя из срока хранения самих регистрируемых документов? Где зафиксировано это правило? Действует ли это правило и для форм регистрации этих документов – см. примеры из Перечня 2019 далее. Если каким-либо документам установлены сроки хранения решением ЭК организации, значит, срок хранения журналов (реестров, регистров) таких документов будет таким же?

Когда регистрировать протокол?

Подскажите, пожалуйста, есть ли правила регистрации протокола? Он должен регистрироваться день в день, или можно его регистрировать позже в СЭД?

Когда регистрировать документ?

Когда следует регистрировать документ, который имеет жизненный цикл: подписание – согласование – утверждение (например, заявку на командировку сначала подписывает работник, потом согласовывают уполномоченные службы, потом утверждает уполномоченный руководитель): в момент подписания или утверждения?

Зачем распечатывать электронный журнал регистрации приказов

Подскажите, пожалуйста, для каких целей печатается Журнал регистрации приказов, если в организации введен электронный документооборот? Возникли сомнения в необходимости печати и сдачи в архив. Наша организация не является источником комплектования госархива.

Приказы в организации: виды и особенности оформления

Мы приводим обзор нормативной базы, которой следует руководствоваться при издании приказа, а также пример раздела Инструкции по делопроизводству (его формулировками вы можете воспользоваться при подготовке своего локального нормативного документа). Далее мы разбираем нюансы оформления каждого реквизита внутреннего и совместного приказа. Примеры оформления отдельных реквизитов и целых документов (всего их в статье 17) делают материал понятным и наглядным. Если в области оформления приказов у вас еще остались вопросы, то сейчас вы можете их прояснить. А если вы ас, то можете использовать статью для подготовки методических материалов для сотрудников своей организации либо просто адресуйте их к ней.

В конце года обнаружились «пустые» регистрационные номера

Нужно различать ситуации пропущенного регистрационного номера, ошибочно изданного или утраченного документа (действовать в них надо по-разному). Показываем, как в конце года закрывать журналы регистрации (электронные и бумажные), если в них пропущены регистрационные номера. Объясняем, как оформить лист-заверитель и опись документов дела, в котором подшиты ошибочно проиндексированные документы из-за пропуска номеров.

Оформляем приложения к договорам: сложные случаи

Даем ответы на следующие вопросы подписчиков (с примерами оформления и алгоритмами действий). Как лучше нумеровать приложения к приложениям договоров? Если сначала было единственное приложение и его оставили без номера (в договоре есть неоднократные ссылки на него в таком виде), а потом к договору надо оформить второе приложение, то как быть с их нумерацией? Как форму документа (например, акта) сделать приложением к договору: как оформить его шапку, наименование и сколько комплектов подписей изобразить? Как придать юридическую силу скан-копиям договора и приложений к нему при их направлении по электронной почте, если у контрагентов нет электронных подписей? Как в этом случае можно упростить создание копий документов, если у них очень много страниц?

Доверенности: как выдавать, учитывать и отменять

В конце года стоит провести «инвентаризацию» доверенностей, чтобы «переиздать» нужные и собрать или отозвать ненужные организации доверенности. Объясняем, как выдавать и оформлять доверенности (что указывать обязательно, а что нет, сколько они могут действовать, как идентифицировать организацию, ИП и физлицо в качестве доверителя или поверенного) – приводим образцы отдельных формулировок и целой доверенности. Можно ли выдавать несколько экземпляров одной доверенности, как заверить ее копии. Как организации фиксировать факт выдачи доверенности – что стоит сохранять кроме учетной записи в журнале. Показываем, как отзывать доверенности: даем образцы приказов об отзыве конкретной доверенности и всех выданных за определенный период (актуально при смене гендиректора), письма контрагенту и уведомления в суд, извещения поверенного о необходимости возврата доверенности и акта на случай его отказа.