Можно ли переносить слова в заголовке, адресате, грифе?
Можно ли переносить слова в грифе утверждения, в адресате, в заголовке к тексту документа? Может быть где-то зафиксирован запрет на это?
Очевидно, что речь идет о документопотоке внутренних документов, которые направляются на рассмотрение уполномоченному руководителю для принятия решения:
В большинстве своем это заявки и служебные записки. По общему правилу регистрация, т.е. оформление даты подписания и регистрационного номера документа, осуществляется после подписания документа.
Простой ответ на вопрос вы можете найти в Правилах делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления: «внутренние документы на имя руководителя... регистрируются... в подразделении, подготовившем документ». А значит, регистрация производится после подписания документа его автором и до «выхода» документа из подразделения к руководителю.
Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71)
3.55. Внутренние документы на имя руководителя государственного органа, органа местного самоуправления, заместителей руководителя, руководителя (руководителей) структурного подразделения регистрируются в СЭД или (при отсутствии таких возможностей в СЭД) в подразделении, подготовившем документ.
Но понятие «жизненный цикл» сложное и его необходимо всегда уточнять в связи с выполнением делопроизводственных операций и транзакций. Например, при бумажном документообороте может быть такой алгоритм:
При работе в СЭД последовательность операций существенно оптимизируется, когда исполнитель и руководители работают в системе:
См. статью «Как автоматизировать командировки, чтобы максимально отказаться от бумаги» в № 12’ 2022
См. статью «Комплект документов для оформления командировки» в № 12’ 2020
См. статью «Быть иль не быть командировочному удостоверению? Взгляд юриста» в № 3’ 2015
Если вы разрабатываете Положение / Регламент о служебных командировках и в вашей организации применяется СЭД, то оптимизируйте документопоток заявок и примите конкретное решение о необходимости их регистрации, порядке и месте регистрации.
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
Можно ли переносить слова в грифе утверждения, в адресате, в заголовке к тексту документа? Может быть где-то зафиксирован запрет на это?
Разработан проект локального нормативного акта. К проекту прилагается лист согласования, в котором оформлены визы разработчика, контролера и согласовывающих подразделений. ЛНА вводится в действие приказом, который подписывается генеральным директором. Просим разъяснить, может ли дата согласования проекта ЛНА быть более ранней, чем дата утверждения или согласование и утверждение должны быть проведены одной и той же датой?
Не могу найти ответа на следующий вопрос: — возможна ли регистрация исходящих документов «задним» числом и — как корректно проставлять номер в таком случае, через «/» или не нарушать порядковость номеров? При выгрузке внутренней описи из СЭД это станет заметно. Знаю также, что при аудиторской проверке номера с «/» не приветствуются. Скажите, как правильно?
На предприятии утвержден документ «Перечень профессий и должностей рабочих и служащих, которым бесплатно выдаются СИЗ» от 08.04.2021 № 834-183-2021 (утвержден не приказом, а просто как самостоятельный документ, с наличием грифа УТВЕРЖДАЮ и подписью директора). Сейчас есть необходимость дополнить данный документ новыми строками. Как это можно сделать? Выпустить Дополнение к «Перечню…» и не присваивать ему номер, будет ли это являться правильным? Или можно выпустить приказ «О дополнении “Перечня…”» от такой-то даты и с №?
Мы приводим обзор нормативной базы, которой следует руководствоваться при издании приказа, а также пример раздела Инструкции по делопроизводству (его формулировками вы можете воспользоваться при подготовке своего локального нормативного документа). Далее мы разбираем нюансы оформления каждого реквизита внутреннего и совместного приказа. Примеры оформления отдельных реквизитов и целых документов (всего их в статье 17) делают материал понятным и наглядным. Если в области оформления приказов у вас еще остались вопросы, то сейчас вы можете их прояснить. А если вы ас, то можете использовать статью для подготовки методических материалов для сотрудников своей организации либо просто адресуйте их к ней.
Нужно различать ситуации пропущенного регистрационного номера, ошибочно изданного или утраченного документа (действовать в них надо по-разному). Показываем, как в конце года закрывать журналы регистрации (электронные и бумажные), если в них пропущены регистрационные номера. Объясняем, как оформить лист-заверитель и опись документов дела, в котором подшиты ошибочно проиндексированные документы из-за пропуска номеров.
Когда и на каких документах оформляется резолюция руководителем. Как ее оформить: из каких обязательных элементов она должна состоять, а что может «достраиваться автоматически» для минимизации усилий руководителя. Почему резолюцию лучше оформлять непосредственно на рассматриваемом бумажном документе либо в СЭД, избегая ее оформления на отдельном бланке. Как работникам наглядно показать их «делопроизводственные роли» в Регламенте работы с организационно-распорядительными документами: кто, что, когда делает. Поводом для этой статьи стал вопрос читателя.
В конце года стоит провести «инвентаризацию» доверенностей, чтобы «переиздать» нужные и собрать или отозвать ненужные организации доверенности. Объясняем, как выдавать и оформлять доверенности (что указывать обязательно, а что нет, сколько они могут действовать, как идентифицировать организацию, ИП и физлицо в качестве доверителя или поверенного) – приводим образцы отдельных формулировок и целой доверенности. Можно ли выдавать несколько экземпляров одной доверенности, как заверить ее копии. Как организации фиксировать факт выдачи доверенности – что стоит сохранять кроме учетной записи в журнале. Показываем, как отзывать доверенности: даем образцы приказов об отзыве конкретной доверенности и всех выданных за определенный период (актуально при смене гендиректора), письма контрагенту и уведомления в суд, извещения поверенного о необходимости возврата доверенности и акта на случай его отказа.
Раздел не найден.