Когда регистрировать документ?

Очевидно, что речь идет о документопотоке внутренних документов, которые направляются на рассмотрение уполномоченному руководителю для принятия решения:

• руководитель оформляет его резолюцией на этом инициативном документе и / или
• он становится основанием для издания распорядительного документа.

В большинстве своем это заявки и служебные записки. По общему правилу регистрация, т.е. оформление даты подписания и регистрационного номера документа, осуществляется после подписания документа.

Простой ответ на вопрос вы можете найти в Правилах делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления: «внутренние документы на имя руководителя... регистрируются... в подразделении, подготовившем документ». А значит, регистрация производится после подписания документа его автором и до «выхода» документа из подразделения к руководителю.

Но понятие «жизненный цикл» сложное и его необходимо всегда уточнять в связи с выполнением делопроизводственных операций и транзакций. Например, при бумажном документообороте может быть такой алгоритм:

• подготовка проекта документа исполнителем в структурном подразделении;
• согласование проекта с непосредственным руководителем структурного подразделения, внесение уточнений по замечаниям;
• оформление документа в соответствии с установленными в организации правилами и подписание в бумажной форме;
• оформление визы непосредственного руководителя структурного подразделения;
• регистрация подписанного документа в структурном подразделении с проставлением даты подписания и регистрационного номера в пределах своего документопотока (например, заявки на командирование могут регистрироваться в пределах календарного года и своего документопотока в валовом порядке, а также в валовом порядке и в пределах конкретного структурного подразделения);
• передача подписанного и зарегистрированного документа на рассмотрение вышестоящему руководителю через секретаря / ассистента;
• проставление резолюции руководителем: «Разрешаю», «В приказ» и т.п.;
• издание распорядительного (или иного вида) документа (приказа, распоряжения и т.п.) по установленной процедуре оформления, согласования и подписания;
• направление распорядительного документа (его копии) в структурные подразделения-исполнители;
• исполнение и формирование отчета об исполнении;
• формирование исполненного документа и приложений к нему (отчетов об исполнении и др. документов) в дело;
• проведение экспертизы ценности и подготовка к уничтожению или передаче на архивное хранение в связи со сроками хранения и в составе сформированного дела;
• физическая передача в составе дела в архив или выделение к уничтожению.

При работе в СЭД последовательность операций существенно оптимизируется, когда исполнитель и руководители работают в системе:

• исполнитель оформляет проект документа и осуществляет его согласование в системе;
• а при подписании документа (простой ЭП) СЭД сначала предлагает исполнителю проект даты подписания и проект регистрационного номера, которые автоматически оформляются на документе одновременно с подписью – в момент, когда исполнитель подписывает документ нажатием кнопки «Подписать».
  В разных организациях можно встретить настройки СЭД, позволяющие самому исполнителю автоматически регистрировать документы, которые он имеет право составлять и оформлять как «автор» с соответствующей ролью в системе.
  Опыт лучших практик показывает также примеры регламентации работы с внутренними документами (и внесение соответствующих настроек в СЭД), когда так называемая внутренняя переписка не подлежит регистрации, поскольку в пределах соответствующих документопотоков служебным запискам, заявкам и их проектам присваиваются системные идентификационные номера в СЭД.

Если вы разрабатываете Положение / Регламент о служебных командировках и в вашей организации применяется СЭД, то оптимизируйте документопоток заявок и примите конкретное решение о необходимости их регистрации, порядке и месте регистрации.