Top.Mail.Ru
Вопрос
Когда следует регистрировать документ, который имеет жизненный цикл: подписание – согласование – утверждение (например, заявку на командировку сначала подписывает работник, потом согласовывают уполномоченные службы, потом утверждает уполномоченный руководитель): в момент подписания или утверждения?
Отвечает

Очевидно, что речь идет о документопотоке внутренних документов, которые направляются на рассмотрение уполномоченному руководителю для принятия решения:

  • руководитель оформляет его резолюцией на этом инициативном документе и / или
  • он становится основанием для издания распорядительного документа.

В большинстве своем это заявки и служебные записки. По общему правилу регистрация, т.е. оформление даты подписания и регистрационного номера документа, осуществляется после подписания документа.

Простой ответ на вопрос вы можете найти в Правилах делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления: «внутренние документы на имя руководителя... регистрируются... в подразделении, подготовившем документ». А значит, регистрация производится после подписания документа его автором и до «выхода» документа из подразделения к руководителю.

Фрагмент документа

Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71)

3.55. Внутренние документы на имя руководителя государственного органа, органа местного самоуправления, заместителей руководителя, руководителя (руководителей) структурного подразделения регистрируются в СЭД или (при отсутствии таких возможностей в СЭД) в подразделении, подготовившем документ.

Но понятие «жизненный цикл» сложное и его необходимо всегда уточнять в связи с выполнением делопроизводственных операций и транзакций. Например, при бумажном документообороте может быть такой алгоритм:

  • подготовка проекта документа исполнителем в структурном подразделении;
  • согласование проекта с непосредственным руководителем структурного подразделения, внесение уточнений по замечаниям;
  • оформление документа в соответствии с установленными в организации правилами и подписание в бумажной форме;
  • оформление визы непосредственного руководителя структурного подразделения;
  • регистрация подписанного документа в структурном подразделении с проставлением даты подписания и регистрационного номера в пределах своего документопотока (например, заявки на командирование могут регистрироваться в пределах календарного года и своего документопотока в валовом порядке, а также в валовом порядке и в пределах конкретного структурного подразделения);
  • передача подписанного и зарегистрированного документа на рассмотрение вышестоящему руководителю через секретаря / ассистента;
  • проставление резолюции руководителем: «Разрешаю», «В приказ» и т.п.;
  • издание распорядительного (или иного вида) документа (приказа, распоряжения и т.п.) по установленной процедуре оформления, согласования и подписания;
  • направление распорядительного документа (его копии) в структурные подразделения-исполнители;
  • исполнение и формирование отчета об исполнении;
  • формирование исполненного документа и приложений к нему (отчетов об исполнении и др. документов) в дело;
  • проведение экспертизы ценности и подготовка к уничтожению или передаче на архивное хранение в связи со сроками хранения и в составе сформированного дела;
  • физическая передача в составе дела в архив или выделение к уничтожению.

При работе в СЭД последовательность операций существенно оптимизируется, когда исполнитель и руководители работают в системе:

  • исполнитель оформляет проект документа и осуществляет его согласование в системе;
  • а при подписании документа (простой ЭП) СЭД сначала предлагает исполнителю проект даты подписания и проект регистрационного номера, которые автоматически оформляются на документе одновременно с подписью – в момент, когда исполнитель подписывает документ нажатием кнопки «Подписать».
    В разных организациях можно встретить настройки СЭД, позволяющие самому исполнителю автоматически регистрировать документы, которые он имеет право составлять и оформлять как «автор» с соответствующей ролью в системе.
    Опыт лучших практик показывает также примеры регламентации работы с внутренними документами (и внесение соответствующих настроек в СЭД), когда так называемая внутренняя переписка не подлежит регистрации, поскольку в пределах соответствующих документопотоков служебным запискам, заявкам и их проектам присваиваются системные идентификационные номера в СЭД.

Если вы разрабатываете Положение / Регламент о служебных командировках и в вашей организации применяется СЭД, то оптимизируйте документопоток заявок и примите конкретное решение о необходимости их регистрации, порядке и месте регистрации.

Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Регистрация приказа "задним" числом

В организации регистрируем приказы, их подписывает только директор либо лицо, его замещающее. Бывают ситуации, когда приказ надо зарегистрировать «задним» числом, например, в текущую дату подписал исполняющий обязанности директора, а в дату регистрации директор был на месте. Получается несоответствие. Насколько это критично и как правильно оформлять подобные ситуации?

Часть документов может регистрироваться в юридическом департаменте

Обычно служба делопроизводства централизованно регистрирует все документы и потом направляет их на рассмотрение руководству либо напрямую на исполнение в подразделения. Какие классификаторы в этом могут помочь. Какие документы вообще не принято регистрировать. Как закрепить децентрализованную регистрацию определенных документов непосредственно в подразделениях-исполнителях. Отвечаем на вопрос читателя на примере юридического департамента.

Как оптимизировать регистрацию протоколов в СЭД

Насколько важно и чем обусловлено, что регистрировать протоколы необходимо в рамках деятельности одной комиссии? Мы хотим переместить регистрацию всех протоколов в СЭД. Так как у нас могут создаваться разные комиссии, с целью оптимизации разновидности протоколов мы хотим ввести 1 вид – протокол заседания комиссии, добавить поле ввода названия комиссии и присваивать регистрационные номера протоколам комиссий в валовом порядке. То есть в разновидности протокола комиссии будут, например, отражены наименования: протокол заседания аттестационной комиссии, протокол заседания экспертной комиссии, протокол заседания комиссии по заселению и т.д. При этом у протоколов будут разные сроки хранения (здесь видимо придется вручную раскладывать по папкам). Можно ли использовать такой подход для регистрации?

Можно ли переносить слова в заголовке, адресате, грифе?

Можно ли переносить слова в грифе утверждения, в адресате, в заголовке к тексту документа? Может быть где-то зафиксирован запрет на это?

Приказы в организации: виды и особенности оформления

Мы приводим обзор нормативной базы, которой следует руководствоваться при издании приказа, а также пример раздела Инструкции по делопроизводству (его формулировками вы можете воспользоваться при подготовке своего локального нормативного документа). Далее мы разбираем нюансы оформления каждого реквизита внутреннего и совместного приказа. Примеры оформления отдельных реквизитов и целых документов (всего их в статье 17) делают материал понятным и наглядным. Если в области оформления приказов у вас еще остались вопросы, то сейчас вы можете их прояснить. А если вы ас, то можете использовать статью для подготовки методических материалов для сотрудников своей организации либо просто адресуйте их к ней.

Доверенности: как выдавать, учитывать и отменять

В конце года стоит провести «инвентаризацию» доверенностей, чтобы «переиздать» нужные и собрать или отозвать ненужные организации доверенности. Объясняем, как выдавать и оформлять доверенности (что указывать обязательно, а что нет, сколько они могут действовать, как идентифицировать организацию, ИП и физлицо в качестве доверителя или поверенного) – приводим образцы отдельных формулировок и целой доверенности. Можно ли выдавать несколько экземпляров одной доверенности, как заверить ее копии. Как организации фиксировать факт выдачи доверенности – что стоит сохранять кроме учетной записи в журнале. Показываем, как отзывать доверенности: даем образцы приказов об отзыве конкретной доверенности и всех выданных за определенный период (актуально при смене гендиректора), письма контрагенту и уведомления в суд, извещения поверенного о необходимости возврата доверенности и акта на случай его отказа.

Оформляем резолюцию

Когда и на каких документах оформляется резолюция руководителем. Как ее оформить: из каких обязательных элементов она должна состоять, а что может «достраиваться автоматически» для минимизации усилий руководителя. Почему резолюцию лучше оформлять непосредственно на рассматриваемом бумажном документе либо в СЭД, избегая ее оформления на отдельном бланке. Как работникам наглядно показать их «делопроизводственные роли» в Регламенте работы с организационно-распорядительными документами: кто, что, когда делает. Поводом для этой статьи стал вопрос читателя.

В конце года обнаружились «пустые» регистрационные номера

Нужно различать ситуации пропущенного регистрационного номера, ошибочно изданного или утраченного документа (действовать в них надо по-разному). Показываем, как в конце года закрывать журналы регистрации (электронные и бумажные), если в них пропущены регистрационные номера. Объясняем, как оформить лист-заверитель и опись документов дела, в котором подшиты ошибочно проиндексированные документы из-за пропуска номеров.