Top.Mail.Ru

Как автоматизировать командировки, чтобы максимально отказаться от бумаги

Показан алгоритм работы при оформлении командировки: от заявки на командировку и ее обеспечение, приказа, до отчета о командировке и авансового отчета. Порядок работы объясняется в деталях (для наглядности с таблицей и схемами). Показано, что можно перевести в электронный вид (часть процесса идет в «1С:», другая – в СЭД), какую оптимизацию это дает. Приводим примеры оформления документов.

Организация и оформление командировок – процесс, отнимающий у компании много ресурсов и требующий участия работников разных подразделений: командируемый и его руководитель, ответственный за оформление командировки административный работник, бухгалтеры и работники кадровой службы. Запланировать бизнес-поездку, согласовать сроки и расходы, подготовить документацию, проконтролировать возврат отчетных документов – все это требует больших временных, материальных затрат и усилий.

Наша компания «Национальная система платежных карт» – высокотехнологичная, но у нас были те же проблемы, с которыми сталкивается большинство организаций при оформлении командировок:

  • потеря подтверждающих документов и сложности в получении дубликатов;
  • недовольство работников, которым приходилось заполнять кучу форм и отчетов по командировке в строго определенные сроки;
  • долгий процесс согласования при нестандартных командировках (групповая, переходящая, командировка в выходной день).

Эти неприятности только множились.

Далее поделюсь простым и изящным решением, реализованным в нашей компании. Итак, основные задачи, которые мы стремились решить на пути создания идеального процесса «Командировка»:

  1. Максимально отказаться от бумаги.
  2. Соблюсти все законодательные требования к подготовке документов.
  3. Разработать регламентирующие документы с четким описанием процесса и норм отправки работника в деловую поездку.
  4. Использовать принцип «Одного окна».
  5. Задействовать уже существующие в компании информационные системы для автоматизации.
  6. Провести интеграцию с «1С:» для обмена информацией о командировании работника со службой персонала и бухгалтерией.
  7. Задействовать простую электронную подпись.

Весь путь перехода на электронное оформление командировок можно разделить на несколько шагов:

  1. В первую очередь мы начали с того, что пересмотрели существующий командировочный процесс и актуализировали его в соответствии с законодательством.
  2. Затем в соответствии с принципом «Одного окна» выделили в Административном департаменте Направление по командированию и определили ответственных за организацию деловых поездок работников компании.
  3. После мы приступили к разработке нормативных документов и пересмотрели нормы командировочных расходов на основании штатного расписания.
  4. Использовали для автоматизации информационные системы, которые уже были внедрены в компании.

В итоге мы получили процесс, в котором вся процедура создания, согласования и утверждения командировки проходит в электронном виде. Он позволяет в автоматическом режиме выполнить следующие действия:

  • создание, согласование и утверждение заявки на командировку при помощи простой электронной подписи;
  • автозаполнение заявки на обеспечение командирования и отчета о служебной командировке на основании заявки на командировку;
  • формирование приказа на командировку в «1С:» на основании данных заявки на командировку;
  • подписание и согласование отчета о служебной командировке простой электронной подписью.

А теперь подробнее о каждом шаге.

Оптимизация командировочного процесса

Служебная командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы 1.

При пересмотре процесса «Командировка» мы сосредоточились на решении, которое поможет оптимизировать организацию поездок сотрудников и обеспечит простоту и прозрачность оформления командировок в компании. Нам потребовалось оценить требования к подготовке и оформлению документов на каждом этапе процесса и выделить из них те действия и документы, которые возможно перевести в электронный вид, отказавшись от бумаги.

Еще в 2015 году на законодательном уровне в порядке оформления служебных поездок произошли существенные изменения, выразившиеся в отмене обязанностей:

  • применять командировочные удостоверения и составлять служебные задания 2,
  • вести учет командированных работников 3.

При этом принятие решения о командировании работника по-прежнему остается за его руководителем, который определяет место, цель и сроки поездки 4.

Все также по возвращении из командировки работник должен подписать 5 авансовый отчет, приложив к нему все необходимые документы, подтверждающие его расходы в поездке 6.

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Типы информационных систем для управления документами и бизнес-процессами

В чем разница между BPM (системами управления бизнес-процессами) и ECM (системами управления корпоративным контентом), в чем специфика СЭД (систем электронного документооборота) – какие из этих систем для чего лучше использовать. Что называется комплексной документной системой.

«Библиотека знаний»: как создать и использовать (часть 1)

Создание малобюджетных систем обучения, библиотек или баз знаний – один из заметных трендов не только в крупных корпорациях, но и среднем и малом бизнесе. Из статьи вы узнаете, какие задачи способна решить «библиотека знаний», какую обучающую информацию и в какой форме лучше включать (по видам документов и способам представления информации), где это формировать. В этой 1-й части статьи рассказываем о стандартах, памятках, чек-листах, регламентах и инструкциях (а во 2-й части статьи в следующем номере журнала будут шаблоны документов, презентаций, действий, скрипты разговоров, видеоролики и др.).

Как провести аудит в рамках подготовки организации к внедрению СЭД (часть 2)

Авторы делятся своей методикой обследования документооборота организации. В прошлый раз мы говорили о проведении опроса работников и удобного способа фиксации его результатов, чтобы потом структурированную информацию было легче анализировать. В этой заключительной части статьи речь идет о дальнейшей формализации и систематизации собранных данных о том, с какими документами и как работают в организации (модель «как есть сейчас»), о подготовке отчета, рекомендаций по оптимизации и дорожной карты по их внедрению. Авторы делятся не содержанием возможных решений по автоматизации, а методикой работы и формами документов, таблицами, в которых удобно систематизировать информацию.

Зависимость юридической силы документа от электронной подписи и СЭД

Попробовали сориентировать вас в следующих вопросах: как юридическую значимость документу обеспечивает электронная подпись (ЭП)? возможно ли это вне системы электронного документооборота (СЭД) по прошествии времени? Эти, казалось бы, простые вопросы становятся сложными, когда видишь проблемы существующих правил работы. Попутно мы пояснили: в какой момент что проверяется; каковы отличия 3 видов электронной подписи, используемых в России.

Режим рецензирования в Word: автоматическое выявление правок

Режим «Рецензирование» существенно облегчает разработку, согласование вордовского документа группой людей – он автоматически фиксирует каждую вставку, удаление, перемещение текста, форматирование и все это пользователи еще могут комментировать! Показываем, как управлять отображением правок (каким способом, какие типы и от каких пользователей показывать, как определить автора изменений, как распечатать исходный или окончательный вариант текста). Как выявить правки, которые коллега пытался вставить незаметно! Можно объединить в одном документе правки от разных людей, присланные ими в разных версиях файла. А еще можно защитить документ от редактирования либо установить пользователям пределы дозволенного. Даже если режимом «Рецензирование» уже пользуетесь, из этой статьи сможете узнать новые «ювелирные» настройки, которые сделают вашу работу еще удобнее.

Что препятствует массовому переходу организаций к безбумажной модели документооборота

Приведен список из более 60 действующих нормативных правовых и методических документов в сфере управления документами, которые мы систематизировали по 6 разделам: требования к документированию деятельности, автоматизации, работе с документами и данными, их хранению, работе с электронными документами и подписями и др. Авторы статьи рассматривают причины, по которым данная система регламентации и существующие подходы в СЭД пока не позволяют массово внедрить безбумажную модель документооборота. Предложено сформировать эталонную модель цифрового документооборота электронных подлинников документов (с готовыми решениями вместо перечня правил) в виде отечественного стандарта. Его разработкой уже занимается экспертная компания «ДокМенеджмент Консалт», рассказываем, какие пробелы он призван восполнить, какие конкретные методики работы воплотить.

Как загрузить документы в СЭД

Описан ассортимент решений, которые сейчас используются для создания или «заглатывания» готовых документов в СЭД: их можно создавать по шаблонам; загружать готовые файлы; работать с комплектом файлов, из которых состоит один документ; автоматически распознавать текст отсканированного документа, чтобы СЭД сама заполнила часть полей для его регистрационной карточки (РКК) и смогла потом осуществлять полнотекстовый поиск, а не только по тем полям, что есть в РКК; как штрихкоды помогают организовать потоковое сканирование входящих документов. Эти современные возможности показаны на примерах из СЭД «1С: Документооборот».

Трансформация согласования распорядительных документов в макрорегиональном филиале телекоммуникационной компании

Показана трансформация алгоритма согласования проектов распорядительных документов в крупной компании на протяжении 15 лет: что вводили, от чего и почему отказывались, к чему пришли. Предлагаем вам этот богатый ассортимент решений с оценкой их последствий: что может делать нормоконтроль и его место в процедуре согласования и подписания проектов документов; что можно запараллелить; как оформить матрицу согласования проектов документов (кого в нее включить и кого вывести в особую логику внутреннего согласования); какие сроки согласования установить в зависимости от объема документа; какие варианты положительной визы можно заложить в СЭД; как уменьшить число кругов согласования и создать схему разрешения разногласий, заставив согласующих лиц быстрее приходить к консенсусу, чтобы избавить от лишних хлопот службу ДОУ и руководителя, подписывающего проект документа.