Top.Mail.Ru

Централизованный или децентрализованный способ ведения делопроизводства – что выбрать и как организовать?

Какие факторы влияют на выбор способа ведения делопроизводства в организации (централизованного службой ДОУ, децентрализованного силами подразделений и смешанного). Как при смешаной форме можно поделить ответственность между подразделениями за выполнение основных видов работ с разными документами. Особенно детально описали технологию получения входящих документов одним подразделением и их регистрацию другим (алгоритм действий при разных условиях, фиксация факта передачи между подразделениями, оформление отметки на документе о его поступлении в организацию и более позднее присвоение входящего номера). И как все это регламентировать.

В каждой организации возникает вопрос о выборе способа (формы) ведения делопроизводства:

  • централизованно,
  • децентрализованно или
  • смешанный вариант, когда одни работы лучше выполнять централизованно, а другие децентрализованно.

Аналогичный вопрос может возникнуть при масштабных структурных преобразованиях в организации.

Факторы, влияющие на выбор способа ведения делопроизводства

Факторы, которые влияют на выбор того или иного способа ведения делопроизводства, следующие:

  • штатная численность организации, ее структура;
  • штатная численность службы документационного обеспечения управления 1;
  • общий объем документооборота, наличие отраслевой документации;
  • технологии ведения управленческой и отраслевой документации.

Рассмотрим подробнее каждый фактор.

Штатная численность и структура организации

Как мы знаем, штатная численность работников конкретной организации формируется в целях качественного, своевременного и эффективного выполнения функций, возложенных на нее. Формирование штатной численности организации напрямую зависит:

  • от структуры организации;
  • от того, какие подразделения создаются для выполнения установленных функций;
  • например, для расчета штатной численности государственных органов такими показателями могут выступать количество обслуживаемых граждан и организаций, а также временные затраты на выполнение функциональных операций.

На уровне подразделения нагрузка рассчитывается на 1 работника 2, далее определяется численность конкретного подразделения.

Чем больше сотрудников, тем сложнее структура организации. Как правило, она включает следующие подразделения:

  • базовые структурные подразделения, которые функционируют в каждой организации, такие как бухгалтерия, экономическая служба, кадровая, юридическая, служба ДОУ, служба информационных технологий, административно-хозяйственная служба;
  • функциональные структурные подразделения – их состав напрямую зависит от вида деятельности, которую осуществляет организация:
    • целью деятельности частной организации, как правило, является получение прибыли (благодаря производству товаров, оказанию услуг, выполнению работ), поэтому в ее структуре могут быть такие подразделения, как планово-экономические, производственные, маркетинговые и т.п.;
    • цели деятельности государственных и муниципальных организаций устанавливаются нормативными правовыми актами на федеральном, региональном или муниципальном уровне соответственно. В структуре государственных организаций создаются структурные подразделения по функциональному признаку, например для органов Социального фонда России 3 функциональными являются подразделения по установлению и выплате пенсий и социальных выплат, ведению персонифицированного учета и т.д. В сфере деятельности государственных органов распространенным является установление типовой структуры ведомства на федеральном уровне.

По объему штата работников организации можно разделить на 5 основных групп:

  • до 30 работников,
  • от 30 до 100 работников,
  • от 100 до 500 работников,
  • от 500 до 1 000 работников,
  • свыше 1 000 работников.

Влияние этого фактора на выбор способа ведения делопроизводства прямое. По сути чем больше штатная численность, тем больше участников процессов делопроизводства (инициаторов и исполнителей документов, согласующих лиц, больше объем переписки и т.д.). Чем сложнее структура организации, тем сложнее организация документопотоков, документационное взаимодействие структурных подразделений и формирование номенклатуры дел.

Также на выбор способа ведения делопроизводства, несомненно, влияет наличие удаленных рабочих мест. Например, Отделение Фонда пенсионного и социального страхования Российской Федерации по Тверской области 4, действуя в качестве единого юридического лица на территории Тверской области, имеет представительные структурные подразделения в 36 округах, районах области, в т.ч. в административном центре – городе Твери. В условиях сложной структуры организации и территориальной разобщенности подразделений применение децентрализованного либо смешанного подхода ведения делопроизводства является не просто обоснованным, а жизненно необходимым. При таком подходе сохраняются кадры в районах, не требуются дополнительные помещения для размещения работников на одной территории (в едином помещении), у граждан и организаций имеется возможность обратиться в орган по месту жительства.

Штатная численность службы ДОУ

Штатная численность работников службы ДОУ может рассчитываться с учетом общей штатной численности работников организации и объема годового документооборота. Следует также учитывать и функциональные обязанности службы ДОУ (которые могут включать нестандартные для нее задачи). Они устанавливаются Положением о службе ДОУ и должностными инструкциями ее работников, например:

  • свод и ведение комплексных планов и отчетности,
  • формирование поздравлений с государственными праздниками,
  • выполнение функций помощника руководителя,
  • общая экспертиза проектов документов и др.

В государственных учреждениях количество штатных единиц подразделений, которые обслуживают функциональную деятельность организации, не может превышать установленного процента от общей штатной численности работников. Например, для отделений СФР такой норматив установлен распорядительным документом в соотношении:

  • 70% (не менее) функциональных подразделений
  • к 30% (не более) базовых.

Объем и состав документооборота

Фактор объема документооборота существенно влияет на выбор формы ведения делопроизводства, особенно если в деятельности организации образуется отраслевая документация. Лучше разделять ведение всего объема документов:

  • на документы по основной деятельности, образующиеся в результате управленческой деятельности, и
  • отраслевые.

К документам, образующимся в результате управленческой деятельности, например, можно отнести:

  • организационно-распорядительные,
  • кадровые,
  • бухгалтерские,
  • договорные,
  • обращения граждан.

Работа даже с этими группами документов ведется разными структурными подразделениями, имеет свою специфику, т.е. фактически применяется смешанная форма ведения делопроизводства. Служба ДОУ осуществляет организацию, координацию и контроль делопроизводства организационно-распорядительной документации, кадровая служба – ведение кадрового делопроизводства, бухгалтерия – занимается документами первичного бухгалтерского учета и отчетности, юридическая (или иная) служба – договорными документами. Как правило, перечисленные выше службы работают со своими документами в специализированных информационных системах и требуют специфической квалификации, знаний и опыта работы.

В свою очередь, ведение делопроизводства отраслевой документации нужно также осуществлять отдельно от общего делопроизводства...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Как вести личное дело государственного гражданского служащего?

Как правильно вести личное дело государственного гражданского служащего и нумеровать его, если ранее у него имелось личное дело в другом государственном органе, которое передано по настоящему месту работы? Пример: госслужащий работал в министерстве «А», где у него было личное дело из 2 томов (в 1-м томе 250 страниц, во 2-м томе 100 страниц). Спустя время госслужащий поступил на работу в министерство «Б», где на него завели личное дело и запросили личное дело из министерства «А». Как вести опись на личное дело в министерстве «Б»: — продолжать опись тома 2 личного дела до 250 страницы, а затем заводить том 3? — или же по новому месту работы заводим новый том 3, где нумеруем заново, а второй том так и остается с сотней страниц? Укажите, пожалуйста, нормативные документы или статьи из вашего журнала, где ранее это было опубликовано.

«Библиотека знаний»: как создать и использовать (часть 2)

Создание малобюджетных систем обучения, библиотек или баз знаний – один из заметных трендов не только в крупных корпорациях, но и среднем и малом бизнесе. Во 2-й части статьи, которая публикуется в этом номере журнала, мы продолжим говорить о том, чем можно наполнять базу знаний: о бланках и шаблонах документов и презентаций, заготовках для организации командировок, полезных видеороликах, о скриптах (алгоритмах общения с готовыми фразами), записях телефонных разговоров, чек-листах и памятках. Предлагаем полезные программы и интернет-ресурсы, которые вам могут пригодиться.

Как провести аудит в рамках подготовки организации к внедрению СЭД (часть 2)

Авторы делятся своей методикой обследования документооборота организации. В прошлый раз мы говорили о проведении опроса работников и удобного способа фиксации его результатов, чтобы потом структурированную информацию было легче анализировать. В этой заключительной части статьи речь идет о дальнейшей формализации и систематизации собранных данных о том, с какими документами и как работают в организации (модель «как есть сейчас»), о подготовке отчета, рекомендаций по оптимизации и дорожной карты по их внедрению. Авторы делятся не содержанием возможных решений по автоматизации, а методикой работы и формами документов, таблицами, в которых удобно систематизировать информацию.

Как можно применять профстандарты в службе делопроизводства

Показываем на примерах, как можно находить и скачивать профстандарты из официального реестра. Как правильно соотнести должность из определенной сферы деятельности с конкретным профстандартом. Показываем список действующих профстандартов для административно-офисного персонала. Как можно воспользоваться сформулированными в профстандарте требованиями к образованию и опыту работы, к составу трудовых действий и необходимым знаниям и умениям: при описании вакансии, проведении аттестации, распределении обязанностей между сотрудниками своего подразделения (избавление от дубляжа, обнаружение «бесхозного» функционала), составлении должностных инструкций.

Отметка о поступлении и отметка о вручении документа – разные вещи

Делопроизводственный реквизит «отметка о поступлении документа» в организацию (с входящим номером) кардинально отличается от юридической отметки о получении / вручении документа (с подписью): как по назначению, так и по составу элементов (общая у них только дата). Показываем несколько вариантов их оформления. Обязана ли организация-получатель ставить их на экземпляре отправителя. Как убедить суд в факте вручения документа адресату при его отправке курьером, через «Почту России» или по электронной почте.

Регистрация документов

Какими бывают регистрационные номера по назначению и структуре (речь идет про индекс автора и входящий номер, присваиваемый получателем). Как их оформлять на самих документах. Какие сведения фиксировать в журналах регистрации для входящих, исходящих и внутренних документов. Какие сроки регистрации надо соблюдать (считаем от даты поступления документа в организацию). Какие документы подлежат регистрации, а какие нет. Как применение СЭД влияет на процесс регистрации. Некоторые из описанных в статье правил касаются исключительно госорганов и госорганизаций. Остальные их соблюдать не обязаны, но могут следовать этой продуманной технологии работы.

Как можно применять профстандарты в службе делопроизводства

Показываем на примерах, как можно находить и скачивать профстандарты из официального реестра. Как правильно соотнести должность из определенной сферы деятельности с конкретным профстандартом. Показываем список действующих профстандартов для административно-офисного персонала. Как можно воспользоваться сформулированными в профстандарте требованиями к образованию и опыту работы, к составу трудовых действий и необходимым знаниям и умениям: при описании вакансии, проведении аттестации, распределении обязанностей между сотрудниками своего подразделения (избавление от дубляжа, обнаружение «бесхозного» функционала), составлении должностных инструкций.

Структура и численный состав службы ДОУ: нормативы и оптимизация (часть 1)

Как можно назвать подразделение, ответственное за документационное обеспечение управления, какие подразделения в него могут входить. Какой должностной состав возможен. Как рассчитать необходимую численность работников. Какие задачи и функции должна выполнять служба ДОУ, как форма ведения делопроизводства отражается на распределении работы между службой ДОУ и другими подразделениями, каковы последние тенденции. Как выявить загрузку работников и рассчитать необходимый численный состав (приводим 2 методики), как бороться с дубляжом функционала при помощи матрицы ответственности. На какие нормативные и методические документы общегосударственного уровня стоит опереться, для кого они обязательны, откуда что можно взять.