Top.Mail.Ru

Структура и численный состав службы ДОУ: нормативы и оптимизация (часть 1)

Как можно назвать подразделение, ответственное за документационное обеспечение управления, какие подразделения в него могут входить. Какой должностной состав возможен. Как рассчитать необходимую численность работников. Какие задачи и функции должна выполнять служба ДОУ, как форма ведения делопроизводства отражается на распределении работы между службой ДОУ и другими подразделениями, каковы последние тенденции. Как выявить загрузку работников и рассчитать необходимый численный состав (приводим 2 методики), как бороться с дубляжом функционала при помощи матрицы ответственности. На какие нормативные и методические документы общегосударственного уровня стоит опереться, для кого они обязательны, откуда что можно взять.
Начало статьи. Окончание в № 08 / 2020
Начало статьи. Окончание в № 08 / 2020

Построение эффективно функционирующей системы управления документацией организации является одной из важных задач управления. Ведь качество управленческих процессов напрямую зависит от того, насколько четко отлажены механизмы информационно-документационного обеспечения деятельности компании. Эти механизмы подразумевают своевременное получение достоверной и полной информации, обработку этой информации, ее документирование, работу с документацией, ее использование и хранение.

Функции по обеспечению этой деятельности в первую очередь возложены на такое структурное подразделение, как служба документационного обеспечения управления (ДОУ). Ее деятельность должна быть правильно организована. В большинстве компаний ответственность за постановку этой работы возложена на руководителя службы ДОУ. В его задачи входит определение цели, функций и методов работы подразделения, планирование его деятельности, определение потребностей подразделения в оборудовании и программном обеспечении, определение эффективности деятельности службы, разработка мер по ее повышению, а также внедрение новых технологий и методов работы.

Как правило, все эти задачи решаются в рамках уже существующего подразделения, однако возможна ситуация, когда есть необходимость в создании ранее отсутствующей в организации службы ДОУ. И в первом и во втором случае руководитель должен владеть теоретическими основами построения служб делопроизводства.

Служба ДОУ – управление делами – канцелярия – секретариат

Служба ДОУ – это обобщенное наименование структурного подразделения, ответственного за ведение делопроизводства в организации 1.

Также это подразделение может называться: служба делопроизводства, управление делами, общий отдел, секретариат или канцелярия и т.п. Выбор названия зависит от многих факторов. Объективных, таких как, например, масштаб подразделения и специфика деятельности организации, территориальная разобщенность ее структурных подразделений. И субъективных, например сложившиеся традиции в компаниях с длинной историей, подход к применению цифровых технологий.

В современных условиях наименование «канцелярия» имеет несколько устаревшее звучание. Однако оно продолжает использоваться в организациях, имеющих исторически сложившуюся структуру и подход к ведению делопроизводства.

«Общий отдел» образуется в средних по масштабу организациях и имеет достаточно ограниченный функционал, нацеленный на решение обеспечивающих управленческие процессы задач. Как правило, такое подразделение имеет простую структуру, а функции распределены между небольшим количеством его сотрудников.

«Секретариат» больше призван обеспечивать деятельность руководства. В этом контексте функции по ДОУ не являются первичными для секретариата, а реализуются наравне с информационным и организационным обеспечением деятельности руководителя.

Наименование «Управление делами» чаще всего используется в крупных государственных органах и организациях. Такое подразделение предполагает сложную внутреннюю структуру, обширные задачи, в т.ч. методическое руководство сферой ДОУ в организации, ее контроль и совершенствование.

Крупные коммерческие организации предпочитают называть подразделения, обеспечивающие управление документацией организации, непосредственно «Службами ДОУ».

В этом делении есть достаточно большая условность. Лишь для государственных органов и органов местного самоуправления в Правилах делопроизводства 2019 года 2 установлено, что «организация, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики и принципов, применение современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль соблюдения установленного порядка работы с документами» в них «возлагается на структурное подразделение, исполняющее функции по ведению делопроизводства (далее – Служба делопроизводства)». Но даже и в этой формулировке заложено, что данное подразделение может называться иначе.

Учитывая, что никаких других современных нормативных или методических документов, в которых был бы прописан точный и однозначный подход к наименованию и формированию этого структурного подразделения нет, каждая организация вправе самостоятельно решать, как именно называть эту службу.

Место в структуре управления организации

Традиционно считается, что служба ДОУ должна быть самостоятельным структурным подразделением, которое подчиняется непосредственно руководителю организации. Самостоятельным считается подразделение, не включенное ни в какую другую управленческую структуру. В этом случае служба ДОУ:

  • может не только самостоятельно осуществлять функции по документационному обеспечению управления, но также
  • методически руководить и при необходимости корректировать деятельность других подразделений и сотрудников, задействованных в делопроизводственных процессах;
  • будет в упрощенном порядке взаимодействовать с руководством в ходе рассмотрения, согласования, подписания документов, контроля за их исполнением (это повышает статус службы).

Вместе с тем следует отметить, что в крупных современных компаниях руководство этой деятельностью может быть выведено на второй уровень управления – на уровень заместителей генерального директора. Это может быть...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Новый профстандарт «Специалист службы протокола»

1 сентября 2023 года вступит в силу новый профессиональный стандарт. Автор статьи является одним из его разработчиков. Поясняем требования к уровню образования и условия допуска к работе специалистом службы протокола. Что полезного вы еще можете почерпнуть для себя из этого профстандарта.

«Библиотека знаний»: как создать и использовать (часть 2)

Создание малобюджетных систем обучения, библиотек или баз знаний – один из заметных трендов не только в крупных корпорациях, но и среднем и малом бизнесе. Во 2-й части статьи, которая публикуется в этом номере журнала, мы продолжим говорить о том, чем можно наполнять базу знаний: о бланках и шаблонах документов и презентаций, заготовках для организации командировок, полезных видеороликах, о скриптах (алгоритмах общения с готовыми фразами), записях телефонных разговоров, чек-листах и памятках. Предлагаем полезные программы и интернет-ресурсы, которые вам могут пригодиться.

Централизованный или децентрализованный способ ведения делопроизводства – что выбрать и как организовать?

Какие факторы влияют на выбор способа ведения делопроизводства в организации (централизованного службой ДОУ, децентрализованного силами подразделений и смешанного). Как при смешаной форме можно поделить ответственность между подразделениями за выполнение основных видов работ с разными документами. Особенно детально описали технологию получения входящих документов одним подразделением и их регистрацию другим (алгоритм действий при разных условиях, фиксация факта передачи между подразделениями, оформление отметки на документе о его поступлении в организацию и более позднее присвоение входящего номера). И как все это регламентировать.

Как можно применять профстандарты в службе делопроизводства

Показываем на примерах, как можно находить и скачивать профстандарты из официального реестра. Как правильно соотнести должность из определенной сферы деятельности с конкретным профстандартом. Показываем список действующих профстандартов для административно-офисного персонала. Как можно воспользоваться сформулированными в профстандарте требованиями к образованию и опыту работы, к составу трудовых действий и необходимым знаниям и умениям: при описании вакансии, проведении аттестации, распределении обязанностей между сотрудниками своего подразделения (избавление от дубляжа, обнаружение «бесхозного» функционала), составлении должностных инструкций.

Обучение работников: документирование и спорные вопросы

Объясняем, кому лучше заключить договор с обучающей организацией, в каком случае ей потребуется лицензия. Показываем, что нужно включить в соглашение об образовании (ученический договор) между работодателем и работником по требованию ст. 199 ТК РФ и что в него стоит добавить дополнительно, чтобы в дальнейшем избежать недоразумений и неоправданных трат. Даем образец приказа о направлении на повышение квалификации. Объясняем, как заполнять табель учета рабочего времени при различных формах обучения (причинах отсутствия человека на рабочем месте), – ​от этого зависит размер оплаты данных дней. Кроме того, отвечаем на самые наболевшие вопросы: обязана ли организация платить за обучение работников для соответствия требованиям профстандартов? из-за несоответствия образования работника профстандарту его могут уволить?

Секретарь и делопроизводитель: функциональные обязанности по профессиональному стандарту

В статье рассматриваются квалификационные требования к специалистам в области документационного обеспечения управления, которые в 2015 году были утверждены профессиональным стандартом. Даются рекомендации о закреплении стандартных формулировок трудовых функций в должностных инструкциях секретаря и делопроизводителя, на основании которых производится как разделение должностных обязанностей, так и их кооперация за счет правильного ­взаимодействия и ­взаимозамещения. Поводом для написания статьи послужил вопрос читателя.

Профессиональные стандарты в деятельности организаций, в т.ч. в сфере ДОУ

Очерчен круг организаций, для которых профстандарты станут обязательными уже с 1 января 2020 года. Поможем сориентироваться в структуре профстандартов: где что искать, как использовать. Прокомментируем содержание профильных стандартов для работников в сфере документационного обеспечения управления: какие должности с какими обязанностями и требованиями к образованию и квалификации зафиксированы. Что приоритетнее: квалификационные справочники или профстандарты, аттестация на соответствие им силами работодателя либо экзамен независимого центра оценки? Могут ли уволить за несоответствие профстандарту?

Как можно применять профстандарты в службе делопроизводства

Показываем на примерах, как можно находить и скачивать профстандарты из официального реестра. Как правильно соотнести должность из определенной сферы деятельности с конкретным профстандартом. Показываем список действующих профстандартов для административно-офисного персонала. Как можно воспользоваться сформулированными в профстандарте требованиями к образованию и опыту работы, к составу трудовых действий и необходимым знаниям и умениям: при описании вакансии, проведении аттестации, распределении обязанностей между сотрудниками своего подразделения (избавление от дубляжа, обнаружение «бесхозного» функционала), составлении должностных инструкций.