Структура и численный состав службы ДОУ: нормативы и оптимизация

Как можно назвать подразделение, ответственное за документационное обеспечение управления, какие подразделения в него могут входить. Какой должностной состав возможен. Как рассчитать необходимую численность работников. Какие задачи и функции должна выполнять служба ДОУ, как форма ведения делопроизводства отражается на распределении работы между службой ДОУ и другими подразделениями, каковы последние тенденции. Как выявить загрузку работников и рассчитать необходимый численный состав (приводим 2 методики), как бороться с дубляжом функционала при помощи матрицы ответственности. На какие нормативные и методические документы общегосударственного уровня стоит опереться, для кого они обязательны, откуда что можно взять.
Начало статьи. Окончание в № 08 / 2020
Начало статьи. Окончание в № 08 / 2020

Построение эффективно функционирующей системы управления документацией организации является одной из важных задач управления. Ведь качество управленческих процессов напрямую зависит от того, насколько четко отлажены механизмы информационно-документационного обеспечения деятельности компании. Эти механизмы подразумевают своевременное получение достоверной и полной информации, обработку этой информации, ее документирование, работу с документацией, ее использование и хранение.

Функции по обеспечению этой деятельности в первую очередь возложены на такое структурное подразделение, как служба документационного обеспечения управления (ДОУ). Ее деятельность должна быть правильно организована. В большинстве компаний ответственность за постановку этой работы возложена на руководителя службы ДОУ. В его задачи входит определение цели, функций и методов работы подразделения, планирование его деятельности, определение потребностей подразделения в оборудовании и программном обеспечении, определение эффективности деятельности службы, разработка мер по ее повышению, а также внедрение новых технологий и методов работы.

Как правило, все эти задачи решаются в рамках уже существующего подразделения, однако возможна ситуация, когда есть необходимость в создании ранее отсутствующей в организации службы ДОУ. И в первом и во втором случае руководитель должен владеть теоретическими основами построения служб делопроизводства.

Служба ДОУ – управление делами – канцелярия – секретариат

Служба ДОУ – это обобщенное наименование структурного подразделения, ответственного за ведение делопроизводства в организации 1.

Также это подразделение может называться: служба делопроизводства, управление делами, общий отдел, секретариат или канцелярия и т.п. Выбор названия зависит от многих факторов. Объективных, таких как, например, масштаб подразделения и специфика деятельности организации, территориальная разобщенность ее структурных подразделений. И субъективных, например сложившиеся традиции в компаниях с длинной историей, подход к применению цифровых технологий.

В современных условиях наименование «канцелярия» имеет несколько устаревшее звучание. Однако оно продолжает использоваться в организациях, имеющих исторически сложившуюся структуру и подход к ведению делопроизводства.

«Общий отдел» образуется в средних по масштабу организациях и имеет достаточно ограниченный функционал, нацеленный на решение обеспечивающих управленческие процессы задач. Как правило, такое подразделение имеет простую структуру, а функции распределены между небольшим количеством его сотрудников.

«Секретариат» больше призван обеспечивать деятельность руководства. В этом контексте функции по ДОУ не являются первичными для секретариата, а реализуются наравне с информационным и организационным обеспечением деятельности руководителя.

Наименование «Управление делами» чаще всего используется в крупных государственных органах и организациях. Такое подразделение предполагает сложную внутреннюю структуру, обширные задачи, в т.ч. методическое руководство сферой ДОУ в организации, ее контроль и совершенствование.

Крупные коммерческие организации предпочитают называть подразделения, обеспечивающие управление документацией организации, непосредственно «Службами ДОУ».

В этом делении есть достаточно большая условность. Лишь для государственных органов и органов местного самоуправления в Правилах делопроизводства 2019 года 2 установлено, что «организация, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики и принципов, применение современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль соблюдения установленного порядка работы с документами» в них «возлагается на структурное подразделение, исполняющее функции по ведению делопроизводства (далее – Служба делопроизводства)». Но даже и в этой формулировке заложено, что данное подразделение может называться иначе.

Учитывая, что никаких других современных нормативных или методических документов, в которых был бы прописан точный и однозначный подход к наименованию и формированию этого структурного подразделения нет, каждая организация вправе самостоятельно решать, как именно называть эту службу.

Место в структуре управления организации

Традиционно считается, что служба ДОУ должна быть самостоятельным структурным подразделением, которое подчиняется непосредственно руководителю организации. Самостоятельным считается подразделение, не включенное ни в какую другую управленческую структуру. В этом случае служба ДОУ:

  • может не только самостоятельно осуществлять функции по документационному обеспечению управления, но также
  • методически руководить и при необходимости корректировать деятельность других подразделений и сотрудников, задействованных в делопроизводственных процессах;
  • будет в упрощенном порядке взаимодействовать с руководством в ходе рассмотрения, согласования, подписания документов, контроля за их исполнением (это повышает статус службы).

Вместе с тем следует отметить, что в крупных современных компаниях руководство этой деятельностью может быть выведено на второй уровень управления – на уровень заместителей генерального директора. Это может быть...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
Ловите МАКСИМАЛЬНУЮ скидку именно сейчас!
Годовая подписка 2022 на любую версию журнала (бумажную, электронную, Комплект с доступом к базе знаний) по самой низкой цене.

Рекомендовано для вас

Построение бизнеса с точки зрения ведического мировозрения

Интервью с Сергеем Серебряковым, мастером ведической философии и культуры, астрологом, специалистом по аюрведе, руководителем центра «Пурана». Суть бизнеса – это творить и процветать. Мы поговорили об этом подробно, опираясь на древние тексты. Раскрыли принципы построения иерархической структуры организации. Тема уважения для управляемости команды опять оказалась ключевой. Обсудили женский и мужской вклад в процесс созидания. Как составить команду, учитывая работу планет, чтобы каждый человек оказался на своем месте. Какое наследие из прошлого мешает нам процветать, и как от него избавиться, просто изменив мышление. Для многих эта информация окажется неожиданной, хотя все новое – ​это хорошо забытое старое :) на новом витке своего развития.

Профессиональный стандарт для специалиста по цифровизации документированных сфер деятельности

С 1 сентября 2021 г. вступает в силу новый профессиональный стандарт «Специалист цифровой трансформации документированных сфер деятельности». С нашей помощью вы разберетесь в его «туманных» формулировках, поняв, кто же такой «цифровизатор», какие трудовые действия он выполняет, под какими наименованиями должностей «скрывается» и какие требования предъявляются к его образованию. В какой мере требования нового профстандарта распространяются на специалистов и руководителей служб документационного обеспечения управления (ДОУ) – на людей, занимающихся делопроизводством и архивным хранением. В чем основные проблемы нового профстандарта.

Для кого профессиональные стандарты обязательны?

Отвечаем на важные вопросы. Для кого и в какой части профстандарты обязательны (по общему правилу)? Для каких организаций и для каких должностей / профессий есть своя специфика? На эти вопросы даем четкие ответы. Не до конца урегулированной остается только ситуация с госорганами и госорганизациями – для них одновременно существуют прямо противоположные трактовки одной и той же нормативной базы, поэтому еще объясняем, как сложилась практика.

Профессиональный стандарт «Специалист архива»: уровни и сферы применения

1 сентября 2021 г. начинает действовать профессиональный стандарт «Специалист архива». Один из его ключевых разработчиков ориентирует вас в сфере применения и содержании нового профстандарта.

Обучение работников: документирование и спорные вопросы

Объясняем, кому лучше заключить договор с обучающей организацией, в каком случае ей потребуется лицензия. Показываем, что нужно включить в соглашение об образовании (ученический договор) между работодателем и работником по требованию ст. 199 ТК РФ и что в него стоит добавить дополнительно, чтобы в дальнейшем избежать недоразумений и неоправданных трат. Даем образец приказа о направлении на повышение квалификации. Объясняем, как заполнять табель учета рабочего времени при различных формах обучения (причинах отсутствия человека на рабочем месте), – ​от этого зависит размер оплаты данных дней. Кроме того, отвечаем на самые наболевшие вопросы: обязана ли организация платить за обучение работников для соответствия требованиям профстандартов? из-за несоответствия образования работника профстандарту его могут уволить?

Внутренние коммуникации

Это системный взгляд на внутренние коммуникации опытного управленца и документоведа: какие-то из перечисленных способов родом из советского министерского прошлого, другие навеяны бурным развитием информационных технологий и дистанционным характером работы последних лет. Выявлены «плюсы» и «минусы» различных способов коммуникации (с обозначением методов лечения «минусов»). Перечислены используемые виды документов и программы, от чего зависит их выбор.

Как заставить исполнителей правильно оформлять письма

Автор описала методы, при помощи которых даже самых упорствующих исполнителей удалось обучить правильному оформлению служебных писем. Про обучающие семинары, шаблоны документов в Word, краткие памятки с примерами знают все. Вашей коллеге удалось реализовать и более оригинальные методы, чтобы «достучаться» до исполнителей в подведомственных организациях, грамотно подключив к решению этой задачи административный ресурс. Вы тоже можете воспользоваться этими приемами.

Организация работы с персональными данными службой делопроизводства

Изменения Закона о персональных данных – это повод провести аудит и актуализацию работы с персональными данными в организации. Что стоит сделать службе делопроизводства совместно с кадровой службой: какие приказы и ЛНА проверить, какие формы документов утвердить (опубликовали образцы новой разновидности согласия (на распространение персданных) и отзыва согласия). Описана современная лучшая практика работы с личными делами сотрудников с учетом защиты персональных данных: кого стоит знакомить с личными делами, как это организовать и документировать; как хранить часть документов о работнике вне личного дела (чтобы после увольнения не изымать из него лишнее перед сдачей в архив). Сколько и как хранить уведомления и согласия на обработку персданных (с примером отражения в номенклатуре дел и оптимальной систематизацией документов внутри дела).