Что нужно сделать службе ДОУ в конце года

Например, про составление номенклатуры дел набралось уже несколько десятков статей и ответов на вопросы. Чтобы не повторяться, каждый год мы приглашаем высказаться новых экспертов, которые делятся своим опытом, рассматриваем произошедшие изменения, новые аспекты и тенденции (например, в № 11` 2024 были статьи о номенклатуре дел кадровой службы и о принципиальном увеличении срока хранения дел). В результате сейчас этот материал мы систематизировали в 3 подборки:

• «Номенклатура дел: составляем правильно», где даем базовые знания по разработке и оформлению номенклатуры дел, а затем добавляем способы решения более узких задач:
  • как заполнить графы номенклатуры дел;
  • как отразить в ней электронные и конфиденциальные документы, переходящие и гибридные дела и др. «оригинальности»;
  • как привлечь к разработке номенклатуры структурные подразделения, чтобы максимум задач переложить на них, и облегчить работу службе делопроизводства;
  • как подсчитать количество заведенных бумажных и электронных дел, как составить итоговую запись к номенклатуре;
  • как оформить дополнение к номенклатуре дел и др.
• «Номенклатура дел: сроки по новому Перечню», где тоже множество статей и ответов на вопросы;
• «Новый Перечень со сроками хранения», где речь идет о:
  • Перечне управленческих документов со сроками хранения;
  • Перечне научно-технических документов;
  • Перечне для кредитных организаций;
  • новых ведомственных перечнях документов со сроками хранения.

Просто напоминаем вам, что всем этим можно воспользоваться! Для этого в верхнем меню сайта delo-press.ru прокручиваете навигатор до нужной темы и вуаля – получаете обещанное.

Однако в конце года службе документационного обеспечения управления (и лично ее руководителю) стоит сделать кое-что еще, а о каких-то задачах имеет смысл напомнить профильным подразделениям или выполнить их совместно. Поэтому предлагаем вам своеобразный «чек-лист»:

• В зоне непосредственной ответственности службы ДОУ:
  ☐ разработка и утверждение номенклатуры дел на следующий год;
  ☐ заполнение итоговой записи к номенклатуре дел (по окончании года);
  ☐ закрытие журналов регистрации (заодно придется разобраться с обнаруженными в них ошибками);
  ☐ паспорт архива организации (его оформление обязательно для источников комплектования);
  ☐ график сдачи дел в архив;
  ☐ доверенность для получения корреспонденции на почте;
  ☐ отчет об исполнительской дисциплине;
  ☐ отчет об объеме документооборота (желательно с анализом динамики и предложениями по улучшению);
  ☐ красиво презентовать свою работу руководству :)))
  ☐ план работы на следующий год;
  ☐ подготовка материалов и расчетов для возможной корректировки штатной численности своего подразделения в следующем году (однако бюджет на следующий год обычно разрабатывается заранее, часто в октябре).
• Факультативные задачи на конец года службы ДОУ:
  ☐ наведение порядка в доверенностях и договорах;
  ☐ актуализация локальных нормативных актов по делопроизводству и архивному хранению документов;
  ☐ актуализация процессов и шаблонов документов в СЭД вместе с ИТ-службой, чтобы с нового года все работало корректнее;
  ☐ поздравительная новогодняя кампания (по клиентам и партнерам);
  ☐ новогодний корпоратив (для родной организации).

Практические рекомендации по выполнению этих задач (особенно из первой «обязательной» части списка) вы найдете в подборке публикаций «Закрытие делопроизводственного года» (см. «1» на Рисунке 1). Просто пробежитесь по ней глазами, чтобы найти для себя то полезное, что сейчас сможете использовать.

Ориентируйтесь не только на заголовки статей (они короткие). Более информативны аннотации, которые фактически являются кратким содержанием. Заметим, что даже одна и та же задача разными руководителями служб ДОУ решается с использованием своих ноу-хау, поэтому здесь собран целый ассортимент решений.

Тематические подборки публикаций – это один из инструментов
навигации по Базе знаний о современном делопроизводстве, которой
вы можете воспользоваться (статьи без «замочков» полностью доступны
всем посетителям сайта). Подробнее о Базе знаний см. здесь: