Показываем алгоритм действий (из нормативных документов) и тонкости его выполнения (из практики). Когда надо закрывать номенклатуру дел. Как заполнить резервные строки номенклатуры дел или оформить дополнение к ней, если в течение года были сформированы дела, не предусмотренные изначально.
Как заполнить графу 3 «Количество томов (частей)» для бумажных, электронных, гибридных и переходящих дел. Как срок хранения влияет на разбивку дела на тома. Как указать, что запланированное в номенклатуре дело так и не было заведено.
Как заполнять итоговые записи структурным подразделениям и к сводной номенклатуре дел организации. Какие данные из них помогут архиву сформировать бюджет и защитить его перед руководством.
Начало календарного года – время закрывать номенклатуру дел за прошедший год. Обычно в конце января – феврале собирают информацию по структурным подразделениям, а к марту получают сводную номенклатуру дел с заполненной итоговой записью. Закрытая номенклатура дел – бесценный инструмент архивиста для учета, сбора в архив и планирования ресурсов на архивную обработку документов за определенный календарный год. Сейчас самое время закрывать номенклатуру дел на 2025 год.
Фрагмент документа
Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77), далее – Правила 2023 года
13. По окончании делопроизводственного года составляется итоговая запись номенклатуры дел о количестве заведенных дел (томов дел) постоянного и временного сроков хранения на бумажном носителе и о количестве заведенных электронных дел постоянного и временного сроков хранения.
Номенклатура дел, не прошедшая процесс закрытия, для архива бессмысленна – ее практическая польза стремится к нулю. Номенклатура дел, прошедшая полноценный процесс закрытия, сообщит архивисту:
- количество единиц хранения каждого дела, а также заводилось ли дело вообще;
- является ли дело переходящим;
- какое подразделение станет источником комплектования корпоративного архива, а какое нет;
- сколько единиц хранения по каждой категории поступит в корпоративный архив от подразделений-источников 1 (в идеале количество единиц хранения в «сдаточных» описях должно совпасть с их количеством в итоговой записи);
- сколько стеллажей, переплетных материалов, рабочих рук необходимо для архивной обработки принятых дел за календарный год.
О том, как превратить номенклатуру дел в источник всей этой информации, и рассказывается в статье.
Закрытие номенклатуры дел состоит из нескольких последовательных этапов:
- внесение на резервные строки заголовков дел, которые не были учтены в утвержденном варианте номенклатуры;
- заполнение графы 3 «Количество томов (частей)»;
- внесение отметок о переходящих делах;
- арифметический подсчет единиц хранения по категориям и составление итоговой записи.
Важное примечание: все описанные ниже манипуляции проводятся с номенклатурой дел, которая утверждена и ведется в компании на бумажном носителе.
Заполняем резервные строки
В норме, составляя номенклатуру дел на будущий год, в конце каждого раздела мы оставляем несколько резервных строк. Их количество варьируется в зависимости от объема раздела от 1 до 5. Если в течение года в подразделении будет заведено новое дело, то оно должно быть внесено на резервную строку с присвоением очередного индекса. Индекс, заголовок, срок хранения и примечания (если они есть) вписываются в резервные строки от руки.
Пример 1. Дела на резервных строках раздела номенклатуры дел
В июле 2025 года в компании появился советник генерального директора, которого наделили полномочиями издавать распоряжения по основной деятельности. Первое изданное распоряжение означает появление в разделе «Руководство» сразу 2 новых дел: «Распоряжения советника генерального директора по основной деятельности» и «Журнал регистрации распоряжений советника генерального директора по основной деятельности».
Цифрами в кружках мы отметили:
1 – последнее дело раздела в утвержденном варианте номенклатуры дел;
2 – вносимое на резервную строку дело получает очередной индекс;
3 – резервную строку, оставшуюся свободной.
Составляя номенклатуру дел, учитывайте, что писать на резервных строках предстоит от руки, а заголовки дел бывают довольно объемными. Оставляйте достаточно пространства и уж точно не занимайте место словом «резерв». Оптимальная ширина резервной строки 3–4 см.
Дополнение к номенклатуре дел
Если при составлении номенклатуры дел не было оставлено резервных строк, или их не хватило, или они слишком узкие – словом, нет возможности поместить информацию на резервные строки в конце раздела, то к номенклатуре дел составляется дополнение. В нем «последовательно в соответствии с разделами номенклатуры дел указываются заголовки дел, не предусмотренные утвержденным экземпляром номенклатуры дел» 2. Дополнение станет неотъемлемой частью номенклатуры и будет храниться вместе с ней. Вводить дополнение в номенклатуру приказом не нужно. Подписывает дополнение руководитель делопроизводственной службы.
Пример 2. Дополнение к номенклатуре дел
Плюс дополнения в том, что не нужно ничего писать от руки. Также дополнение, несомненно, выручает, когда номенклатура дел компании электронная и ее утвержденный вариант исключает внесение любых правок. Но если номенклатура ведется на бумажном носителе, то делать дополнение к номенклатуре дел обычной практикой, на наш взгляд, не стоит: все-таки лучше, когда все дела одного структурного подразделения визуально собраны в одном разделе номенклатуры, а не разбросаны по разным документам.
К завершению первого этапа закрытия номенклатуры дел в ней должны быть собраны заголовки всех дел, которые велись в организации в течение календарного года.
Заполнение графы «Количество...»
Третья графа номенклатуры «Количество томов (частей)» должна содержать реальное количество единиц хранения каждого дела, которое образовалось в течение года. Цифры в графу вносим от руки.
По признаку подсчета реального количества единиц хранения удобно выделить 5 видов дел.
1. Электронные дела – всегда представлены одной единицей хранения 3. Здесь все совсем просто: видим отметку о том, что дело электронное, – ставим в 3-ю графу единицу.
Пример 3. Указание количества единиц хранения электронного дела
Индекс дела |
Заголовок дела |
Количество томов
(частей) |
Срок хранения и № статьи по перечню |
Примечание |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
01-16 |
Журнал регистрации приказов генерального директора по основной деятельности |
1 |
Постоянно,
ст. 182 а |
Хранится в электронном виде в СЭД «<. . .>» |
2. Дела на бумажном носителе со сроками хранения до 10 лет не подлежат передаче в архив, поэтому не...
