Какие категории дел подлежат полной технической обработке.
Как отсортировать документы внутри дела, что изымать. Как пронумеровать листы дела (в т.ч. вложения в конвертах) и заполнить лист-заверитель дела. Как составить внутреннюю опись документов дела и для каких дел она, действительно, нужна. Что делать, если обнаружена пропажа какого-то документа. Как оформить лист использования документов. В какие дела стоит вложить пустой лист сразу после обложки. Как оформить обложку дела.
Как заполнить поле номер дела на обложке, в листе-заверителе и во внутренней описи дела. Где указывается индекс дела по номенклатуре, а где архивный шифр, включающий номер дела по описи.
Передаче дел на хранение в архив посвящен целый раздел VI в Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77; далее – Правила 2023). В нем достаточно подробно описываются все процедуры, которые предшествуют непосредственной передаче дел в архив, и процедура самой передачи дел. Далее в статье будем опираться на его положения, добавляя «секреты» оптимизации работы от практика. Собственно говоря, не такие уж это и секреты, однако многие о них не знают, особенно если на предприятии 1 нет архива 2 как структурного подразделения. Так что освежить все в памяти будет совсем нелишним.
Итак, в архив дела попадают не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения их в делопроизводстве предприятия 3. Дела должны передаваться в архив по описям дел структурных подразделений в полностью технически обработанном виде: подшитые, с пронумерованными листами, оформленными обложками и листами-заверителями. То есть подразумевается, что данную работу должны выполнять сотрудники структурных подразделений. Хотя на практике такое бывает далеко не всегда – как «выкручиваться» в этом случае работникам архива 4, поговорим в следующем номере журнала. А пока покажем, как выполнить полную техническую обработку дел. Эту статью вы можете использовать сами или раздать сотрудникам подразделений в качестве методического материала, чтобы им было легче справиться с такой задачей (обычно ее поручают тому, кто в подразделении отвечает за делопроизводство).
Техническая обработка дел структурного подразделения состоит из нескольких этапов:
- сортировка дел по срокам хранения;
- сортировка дел по хронологии;
- сортировка документов внутри дела;
- нумерация листов в деле и составление листа-заверителя;
- составление внутренней описи документов дела (при необходимости);
- оформление листа использования документов дела (при необходимости);
- оформление обложки дела;
- подшивка дела;
- составление описей дел.
Обратите внимание, не все категории дел подлежат полной технической обработке, но еще меньше группа дел, к которым необходимо составлять внутреннюю опись документов.
Фрагмент документа
Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях» (утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77)
48. Дела постоянного (в том числе со сроком хранения «до ликвидации организации») и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, подлежат полному оформлению и описанию (включению в опись дел, документов).
...50. Полное оформление дел на бумажном носителе предусматривает:
а) изъятие файлов-вкладышей, скрепок, металлических скоб, стикеров, физически обособленных носителей электронных документов (глава X Правил);
б) нумерацию листов дела;
в) составление листа-заверителя дела (рекомендуемый образец приведен в приложении № 4 к Правилам);
г) составление внутренней описи документов дела (на отдельные категории дел, указанные в пункте 54 Правил) (рекомендуемый образец приведен в приложении № 5 к Правилам);
д) оформление обложки дела (рекомендуемый образец приведен в приложении № 6 к Правилам);
е) подшивку или переплет документов дела (неформатные документы хранятся в закрытых твердых папках или в коробках);
ж) лист использования (при необходимости).
...53. Лист-заверитель дела составляется на отдельном листе, подписывается его составителем, подшивается (вклеивается) в дело. Все последующие изменения в составе и состоянии дела отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.
54. Для учета документов определенных категорий дел на бумажном носителе (личные, судебные дела, материалы уголовных дел, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий, дела, связанные с выдачей авторских свидетельств и патентов на изобретения) составляется внутренняя опись документов дела.
На основании локальных нормативных актов внутренняя опись документов дела может составляться и для других категорий дел.
Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно от общей нумерации документов дела. Информация о количестве листов внутренней описи документов дела включается в лист-заверитель.
Изменения состава документов дела отражаются в графе «Примечание» внутренней описи документов дела со ссылками на соответствующие акты.
Сортировка дел по срокам хранения
Обычно рассортировать документы по срокам хранения не составляет особого труда, если он указан на обложках дел:
- 1 группа – документы постоянного хранения;
- 2 группа – документы со сроком хранения «до ликвидации организации»;
- 3 группа – документы по личному составу;
- 4 группа – документы временного (свыше 10 лет) срока хранения;
- 5 группа – документы временного (до 10 лет) срока хранения;
Все перечисленные выше группы дел кроме 5-й (со сроками хранения до 10 лет) подлежат полному оформлению и описанию. На каждую из 4 оставшихся групп дел составляется своя опись.
Пример 1. Указание срока хранения на обложке дела, если оно имеет индекс по номенклатуре дел (где есть ссылка на статью перечня)
Пример 2. Указание срока хранения на обложке дела, если на предприятии нет номенклатуры дел (тогда ссылку на статью перечня можно добавить на обложку дела)
Хранить 5 лет,
ст. 434 в ТП 2019
Сортировка дел по хронологии
Если работаете с документами за несколько лет, то после того, как вы рассортировали дела по срокам хранения, внутри каждой группы сортируем дела по годам. Как правило, техническая обработка дел начинается с документов постоянного хранения. Но мы рекомендуем разложить по годам не только дела постоянного хранения, но и дела других групп и только потом приступать к обработке и составлению описей дел – это позволит вам избежать ситуаций, если вдруг случайно какое-то дело попадет не в «свою» группу.
Сортировка документов внутри дела
В дело включаются документы, которые по своему содержанию соответствуют его заголовку, предусмотренному номенклатурой дел за соответствующий год.
Документы в деле сортируются по хронологии – от наиболее ранней даты к наиболее поздней либо по алфавиту. Но главное, что в ходе сортировки документов внутри дела выявляются документы с несоответствующим сроком хранения и не подлежащие включению в данное дело. Кроме того, на этом этапе из дела изымаются черновики, дублетные документы.
Суть работы понятна и без пояснений, но один маленький нюанс все же отметим: перебрать таким образом необходимо дела во всех группах документов до их подшивки – это позволит вам не сомневаться в том, что в деле имеются все документы. Тогда ни одно дело не придется расшивать, чтобы добавить обнаруженные в других делах «его» документы, которые первоначально были вложены «не по адресу».
Пример 3. Где порой «прячутся» документы
В деле «Приказы, заявления о предоставлении отпуска за 2022 год» отсутствует какой-либо приказ. Поскольку на основании него производятся бухгалтерские расчеты, он мог «осесть» в бухгалтерии.
В бухгалтерских платежных документах могут оставаться договоры, соглашения либо акты приемки выполненных по договорам работ.
Документы временных (до 10 лет) сроков хранения не обязательно перекладывать по хронологии – достаточно их просто просмотреть в целях выявления документов, подлежащих включению в другие дела.
Дела со сроком хранения менее 10 лет не подлежат полной технической обработке и передаче на архивное хранение, они должны оседать в структурных подразделениях и там «ждать» истечения срока хранения и выделения к уничтожению. Хотя для высвобождения полок в подразделении их могут...
