Когда составлять итоговую запись к номенклатуре дел?

Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 12 / 2020

Вопрос

Когда составлять итоговую запись к номенклатуре дел о заведенных за прошедший год делах? Какие-то подразделения смогут предоставить в службу делопроизводства эти сведения в начале следующего 2021 года. Но из-за пандемии многих перевели на дистанционную работу, поэтому какие-то подразделения смогут все посчитать гораздо позже (даже не знаю когда, может в марте или апреле… или к лету). Тогда в итоговой записи ставить реальную дату ее заполнения (даже летнюю) или все-таки лучше ее оформить задним числом?

Отвечает

Вера Иритикова

профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Понятно, что мы находимся сейчас в ситуации повышенной готовности. Поэтому все административные процессы, конечно, необходимо приспосабливать к сложившейся ситуации. Рекомендуем итоговую запись к номенклатуре дел организации на 2020 год (сводной) оформить после того, когда все структурные подразделения смогут направить в службу делопроизводства итоговые записи к своим номенклатурам дел на 2020 год.

Обратите внимание, что итоговые записи, которые фактически являются неотъемлемой частью номенклатуры и обеспечивают учетную функцию данного перечня дел, рекомендуется принимать за подписью руководителя структурного подразделения, который и подписывал номенклатуру дел своего подразделения, необходимую для разработки номенклатуры дел всей организации на текущий год. Подпись ответственного за ведение делопроизводства в структурном подразделении, который часто подписывает итоговую запись, является практически факультативной, поскольку данный сотрудник не несет ответственности за документальный и архивный фонды структурного подразделения.

На итоговой записи к номенклатуре дел на 2020 год оформляйте дату ее реального составления, т.к. какой-либо конкретный нормативный срок ее составления не установлен. В Методических рекомендациях по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526; подп. 1.1.1.6) упоминается «окончание календарного года». А опыт лучших практик показывает, что итоговая запись к сводной номенклатуре дел на прошедший год обычно оформляется в январе следующего календарного года.

Не забывайте также, что датирование «задним числом» (back dating) запрещено и в отечественной и в зарубежной практике.