Понятно, что мы находимся сейчас в ситуации повышенной готовности. Поэтому все административные процессы, конечно, необходимо приспосабливать к сложившейся ситуации. Рекомендуем итоговую запись к номенклатуре дел организации на 2020 год (сводной) оформить после того, когда все структурные подразделения смогут направить в службу делопроизводства итоговые записи к своим номенклатурам дел на 2020 год.
Обратите внимание, что итоговые записи, которые фактически являются неотъемлемой частью номенклатуры и обеспечивают учетную функцию данного перечня дел, рекомендуется принимать за подписью руководителя структурного подразделения, который и подписывал номенклатуру дел своего подразделения, необходимую для разработки номенклатуры дел всей организации на текущий год. Подпись ответственного за ведение делопроизводства в структурном подразделении, который часто подписывает итоговую запись, является практически факультативной, поскольку данный сотрудник не несет ответственности за документальный и архивный фонды структурного подразделения.
На итоговой записи к номенклатуре дел на 2020 год оформляйте дату ее реального составления, т.к. какой-либо конкретный нормативный срок ее составления не установлен. В Методических рекомендациях по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526; подп. 1.1.1.6) упоминается «окончание календарного года». А опыт лучших практик показывает, что итоговая запись к сводной номенклатуре дел на прошедший год обычно оформляется в январе следующего календарного года.
Не забывайте также, что датирование «задним числом» (back dating) запрещено и в отечественной и в зарубежной практике.
См. статью «План действий в конце и начале делопроизводственного года» в № 12’ 2017 на стр. 12 – это настоящий навигатор по ранее опубликованным статьям и ответам на вопросы по данной теме
См. статью «Составляем план работы на следующий год для службы делопроизводства и архива» в № 12’ 2018
См. статью «Презентация годового отчета и плана» в № 12’ 2019
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
Состав работ, который традиционно выполняется в конце и начале года, в разных организациях отличается. Показываем, что входит в обязательную программу и что еще целесообразно сделать (сможете проверить себя по «чек-листу»). Где взять подсказки для наилучшего выполнения.
Показываем, как отразить в номенклатуре дел бумажные, электронные приложения к протоколам и аудиовидеозаписи заседаний коллегиальных органов. Сколько и где хранить эти записи. Организации важно определиться, в каком статусе она будет хранить фото-, аудио-, видеозаписи – что она будет переводить в статус аудиовизуальных документов со всеми вытекающими последствиями. Поводом для статьи стал вопрос читателя.
Зачем нужны номенклатуры дел организации и ее структурных подразделений. Кто разрабатывает и подписывает номенклатуру подразделения. По какой форме ее составлять и как можно оптимизировать. Какие дела стоит завести для формирования в них приказов по личному составу (т.е. нельзя их все собирать в 1 дело). Сколько и где хранить документы-основания к ним (возможны варианты). Как срок «50/75 лет ЭПК» из Перечня 2019 года трансформировать в более конкретный в номенклатуре дел кадровой службы. Сколько хранить копии документов, журналы регистрации приказов, книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Как разбить номенклатуру дел на разделы. Какова последовательность расположения документов кадровой службы. Зачем в конце каждого раздела предусматривать хотя бы одну пустую строку. Приводим пример номенклатуры дел кадровой службы.
Может ли организация увеличить срок хранения документов с «короткого» (до 10 лет), предписанного Перечнем 2019 г., до постоянного? Как это оформить в номенклатуре дел? Какова специфика у организаций, которые являются источниками комплектования государственных / муниципальных архивов и которые таковыми не являются?
В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.
Зачем нужны номенклатуры дел организации и ее структурных подразделений. Кто разрабатывает и подписывает номенклатуру подразделения. По какой форме ее составлять и как можно оптимизировать. Какие дела стоит завести для формирования в них приказов по личному составу (т.е. нельзя их все собирать в 1 дело). Сколько и где хранить документы-основания к ним (возможны варианты). Как срок «50/75 лет ЭПК» из Перечня 2019 года трансформировать в более конкретный в номенклатуре дел кадровой службы. Сколько хранить копии документов, журналы регистрации приказов, книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Как разбить номенклатуру дел на разделы. Какова последовательность расположения документов кадровой службы. Зачем в конце каждого раздела предусматривать хотя бы одну пустую строку. Приводим пример номенклатуры дел кадровой службы.
Как отразить документы с ограниченным доступом в номенклатуре дел? Если их очень мало или среднее количество, то их можно по-разному включить в обычную номенклатуру дел. Но когда их становится много, то пора разрабатывать отдельную номенклатуру. В статье мы показали все три варианта.
Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.
Раздел не найден.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
