Top.Mail.Ru

План действий в конце и начале делопроизводственного года

При переходе из одного года в другой нам нужно успеть сделать многое. Каждый год мы помогаем вам не забыть о важных делах и выполнить их максимально грамотно с минимально возможными усилиями. Нами накоплена качественная и потому ценная база знаний. Предлагаем навигатор к ней – занимаясь очередной задачей, вы быстро найдете то, что нужно именно сейчас!

Есть задачи, которые традиционно находятся в зоне ответственности службы делопроизводства (им посвящена Таблица 1). А есть задачи, выполнение которых в разных организациях возлагается на разные подразделения. Ведь не секрет, что чем меньше размер компании, тем более «многостаночным» является подразделение, занимающееся документационным обеспечением управления (ДОУ). К задачам, перечисленным в Таблице 2, вас могут привлекать в разной степени, и обычно как раз они вызывают массу вопросов, потому что дельных специалистов по смежным областям мало - поможем вам войти в их число!

Конечно, эти таблицы не в состоянии вместить все, что было в журнале по поводу перехода в следующий делопроизводственный год, но выполнить рабочие задачи они вам сейчас помогут. В самом выгодном положении окажутся те подписчики, кто давно копит базу знаний по управлению документами и бережно хранит подшивку номеров журнала. Ведь один и тот же вопрос (задачу) мы каждый раз рассматриваем с разных углов, добавляя в копилку знаний новые аспекты: изменение нормативной базы либо новый опыт коллег.

Таблица 1. Прямые обязанности службы делопроизводства при переходе из одного года в другой

Где посмотреть

Чем поможет

Конец года

Номенклатура дел на следующий год

«Оформляем графы номенклатуры дел» в № 11′ 2013 Правила заполнения табличной части номенклатуры дел - это необходимый базис
«Номенклатура дел: организационный алгоритм для службы делопроизводства» в № 10′ 2013 Сможете учесть все процедурные аспекты создания номенклатуры дел. И тогда организуете разработку так, чтобы не составлять ее самостоятельно за все подразделения
Если номенклатура дел на следующий год не изменится, то можно ли продолжать использовать прежнюю? Как ее утвердить? См. ответ на вопрос в № 11′ 2014
Следует ли направлять структурным подразделениям выписки из сводной номенклатуры дел после ее утверждения? Или подразделения могут пользоваться теми номенклатурами дел подразделений, которые подписали их руководители для включения в номенклатуру дел всей организации? См. ответ на вопрос в № 11′ 2017
Если на предприятии сократили несколько отделов, то как перенумеровать разделы номенклатуры дел и менять ли индексы всех оставшихся дел? См. ответ на вопрос в № 2′ 2016
Как нумеровать номенклатуры дел в подразделениях и сводные по организации? См. ответ на вопрос в № 4′ 2017
«Как работать с перечнями документов с указанием сроков хранения?» в № 11′ 2015. Какими нормативными документами пользоваться? С какой навигацией и по какому алгоритму лучше действовать, чтобы не тонуть в объемных перечнях? Почему нельзя «в лоб» воспринимать их сроки хранения и указанные категории документов? Какие распространенные ошибки допускают новички?
Как правильно использовать Перечень документов со сроками хранения, если: а) соответствующего специального раздела, нужного нам (например, по антикоррупционной деятельности), в нем нет?
б) или когда нет упоминания определенного документа ни в одной статье Перечня? См. ответ на вопрос в № 12′ 2017
«Для кого и как уменьшается постоянный срок хранения документов, указанный в Перечне» в № 8′ 2016 Во-первых, поймете, как же уменьшается постоянный срок хранения, указанный в Перечне 2010 г. для организаций, не являющихся источниками комплектования гос- и муниципальных архивов. А во-вторых, модифицируете под себя книгу учета поступления и выбытия дел, документов, чтобы можно было вести учет всех документов, хранящихся в архиве организации (в т.ч. со сроком хранения до 10 лет)
«Конфиденциальные документы в номенклатуре дел» в № 11′ 2014 Как отразить документы с ограниченным доступом в номенклатуре дел? Если их очень мало или среднее количество, то их можно по-разному включить в обычную номенклатуру дел. Но когда их становится много, то пора разрабатывать отдельную номенклатуру. В статье показаны все три варианта
Каковы особенности составления номенклатуры дел, содержащих коммерческую тайну? Какой будет «шапка» такой номенклатуры? См. ответ на вопрос в № 10′ 2013
Какие документы включать в номенклатуру дел ИТ-подразделения? См. статью «Разработка номенклатуры дел: трудные и особенные случаи» в № 11′ 2015
Дело с бумажными оригиналами отражено в номенклатуре дел, но можно ли в ней указывать местоположение папки с вордовскими «заготовками» этих документов? Как отражать в номенклатуре электронные оригиналы документов (база данных, группа файлов с ЭЦП)? См. ответ на вопрос в № 11′ 2014
Как учитывать в номенклатуре дел электронные журналы заявок для выполнения работ, которые ведутся в Excel и находятся на сервере? Каковы сроки их хранения? См. ответ на вопрос в № 4′ 2017
Как при передаче на аутсорсинг кадров и бухгалтерии должна формироваться номенклатура дел - должны ли в нее включаться те документы, которые ведутся и хранятся в другой организации? См. ответ на вопрос в № 11′ 2017
«Как хранить доверенности?» в № 12′ 2015 Как формировать в дела выданные организацией доверенности? Как организовать «круговорот» подлинников и копий выданных доверенностей? Как определить сроки хранения?
Куда подшивать и сколько хранить «входящие» доверенности (обязательно ли требовать оригинал или можно согласиться на копию)?
Дела с исходящей и входящей перепиской в номенклатуре дел при внедрении СЭД. См. ответ на вопрос в № 11′ 2017
О делах с квартальными и годовыми отчетами см. ответ на вопрос в № 3′ 2017
О систематизации приказов см. статью «Организация издания приказов» в № 5′ 2017
В медицинском учреждении 16 стационарных отделений, в т.ч. реанимационные отделения, и 6 параклинических (рентген, УЗИ, эндоскопия и пр.). Документы и журналы в стационарах приблизительно одинаковые. Можно ли их объединить в номенклатуре? См. ответ на вопрос в № 10′ 2016
Сколько хранить Политику обработки и защиты персональных данных? См. ответ на вопрос в № 7′ 2016
Сроки хранения проектных документов, рабочей документации, исполнительной документации. См. ответ на вопрос в № 11′ 2017
Сколько хранить договоры строительства объектов ТЭК и договоры на подключение к системе теплоснабжения для теплоэнергетической компании? См. ответ на вопрос в № 7′ 2017
Как правильно отражать переходящее дело в номенклатурах дел уходящего и наступающего годов? И в опись какого года включать такое дело? См. ответ на вопрос в № 12′ 2017
Каковы сроки хранения нарядов-допусков к работам повышенной опасности? А у нарядов работников тяжелых,...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Как закрывать 2 номенклатуры дел из-за внедрения СЭД

В 2021 году в середине года был переход из одной системы документооборота в другую. Раньше дела были только бумажные и номенклатуры дел в СЭД не было. Но в новой системе существует электронная номенклатура дел, соответственно все документы, которые оформлялись в компании с определенной даты (с 20.07.2021) – были внесены в новые созданные электронные дела и по ним существует своя электронная номенклатура дел. Каким образом необходимо проводить закрытие номенклатуры дел за 2021 год? Отдельно за период с 01.01.2021 по 20.07.2021 в бумажном виде, а потом за период с 20.07.2022 по 31.12.2022 в электронном виде?

Когда надо успеть закрыть номенклатуру дел?

До какой даты надо успеть составить итоговую запись к номенклатуре дел за прошедший год? Чем грозит ее отсутствие? Как действовать, если в пандемию некому и некогда в обособленных подразделениях этим заниматься? Если они затягивают предоставление данных о количестве заведенных за год дел, то итоговую запись можно составить сначала по имеющимся данным (например, по головному офису), а потом по опоздавшим подразделениям (пример этого показываем). Как службе делопроизводства заполучить рычаги воздействия на уклоняющиеся подразделения? Поводом для этой статьи стал вопрос подписчика.

Подсчитываем электронные дела в номенклатуре дел

В номенклатуре дел есть не только дело с бумажными оригиналами приказов по основной деятельности, но и дела с электронными проектами этих документов, а также электронными копиями уже подписанных приказов (сканы в pdf-формате). Какое количество томов (частей) электронных проектов бумажных документов должно быть отражено в конце года в графе 3 номенклатуры дел? Одно электронное дело? Или же графу 3 в этом месте можно оставить пустой? Аналогичный вопрос про электронные копии.

Как составить справку об объёме документооборота за месяц и за год

По какой форме сейчас лучше составлять справку об объеме документооборота за месяц и за год?

Доверенности: как выдавать, учитывать и отменять

В конце года стоит провести «инвентаризацию» доверенностей, чтобы «переиздать» нужные и собрать или отозвать ненужные организации доверенности. Объясняем, как выдавать и оформлять доверенности (что указывать обязательно, а что нет, сколько они могут действовать, как идентифицировать организацию, ИП и физлицо в качестве доверителя или поверенного) – приводим образцы отдельных формулировок и целой доверенности. Можно ли выдавать несколько экземпляров одной доверенности, как заверить ее копии. Как организации фиксировать факт выдачи доверенности – что стоит сохранять кроме учетной записи в журнале. Показываем, как отзывать доверенности: даем образцы приказов об отзыве конкретной доверенности и всех выданных за определенный период (актуально при смене гендиректора), письма контрагенту и уведомления в суд, извещения поверенного о необходимости возврата доверенности и акта на случай его отказа.

Когда надо успеть закрыть номенклатуру дел?

До какой даты надо успеть составить итоговую запись к номенклатуре дел за прошедший год? Чем грозит ее отсутствие? Как действовать, если в пандемию некому и некогда в обособленных подразделениях этим заниматься? Если они затягивают предоставление данных о количестве заведенных за год дел, то итоговую запись можно составить сначала по имеющимся данным (например, по головному офису), а потом по опоздавшим подразделениям (пример этого показываем). Как службе делопроизводства заполучить рычаги воздействия на уклоняющиеся подразделения? Поводом для этой статьи стал вопрос подписчика.

В конце года обнаружились «пустые» регистрационные номера

Нужно различать ситуации пропущенного регистрационного номера, ошибочно изданного или утраченного документа (действовать в них надо по-разному). Показываем, как в конце года закрывать журналы регистрации (электронные и бумажные), если в них пропущены регистрационные номера. Объясняем, как оформить лист-заверитель и опись документов дела, в котором подшиты ошибочно проиндексированные документы из-за пропуска номеров.

Как отделу документационного обеспечения подвести итоги за год

Перечислены обязательные мероприятия, которые традиционно выполняются отделом документационного обеспечения любой организации в начале года, а также те, что вы можете включить в свой арсенал в качестве факультатива. Практические рекомендации автора помогут вам: составить отчет об объеме документооборота за прошедший год; получить «обратную связь» о качестве работы своего подразделения; закрыть журналы регистрации документов (бумажные и электронные); подсчитать количество заведенных за год томов дел и заполнить итоговую запись к номенклатуре дел; можно получить от подразделений и иные сведения, сделав дополнительные оргвыводы; приведена возможная форма отчета об исполнительской дисциплине; на основе собранных и проанализированных данных за прошедший год можно внести предложения по корректировке плана и бюджета своего отдела на текущий год.