План действий в конце и начале делопроизводственного года

При переходе из одного года в другой нам нужно успеть сделать многое. Каждый год мы помогаем вам не забыть о важных делах и выполнить их максимально грамотно с минимально возможными усилиями. Нами накоплена качественная и потому ценная база знаний. Предлагаем навигатор к ней – занимаясь очередной задачей, вы быстро найдете то, что нужно именно сейчас!

Есть задачи, которые традиционно находятся в зоне ответственности службы делопроизводства (им посвящена Таблица 1). А есть задачи, выполнение которых в разных организациях возлагается на разные подразделения. Ведь не секрет, что чем меньше размер компании, тем более «многостаночным» является подразделение, занимающееся документационным обеспечением управления (ДОУ). К задачам, перечисленным в Таблице 2, вас могут привлекать в разной степени, и обычно как раз они вызывают массу вопросов, потому что дельных специалистов по смежным областям мало - поможем вам войти в их число!

Конечно, эти таблицы не в состоянии вместить все, что было в журнале по поводу перехода в следующий делопроизводственный год, но выполнить рабочие задачи они вам сейчас помогут. В самом выгодном положении окажутся те подписчики, кто давно копит базу знаний по управлению документами и бережно хранит подшивку номеров журнала. Ведь один и тот же вопрос (задачу) мы каждый раз рассматриваем с разных углов, добавляя в копилку знаний новые аспекты: изменение нормативной базы либо новый опыт коллег.

Таблица 1. Прямые обязанности службы делопроизводства при переходе из одного года в другой

Где посмотреть

Чем поможет

Конец года

Номенклатура дел на следующий год

«Оформляем графы номенклатуры дел» в № 11′ 2013 Правила заполнения табличной части номенклатуры дел - это необходимый базис
«Номенклатура дел: организационный алгоритм для службы делопроизводства» в № 10′ 2013 Сможете учесть все процедурные аспекты создания номенклатуры дел. И тогда организуете разработку так, чтобы не составлять ее самостоятельно за все подразделения
Если номенклатура дел на следующий год не изменится, то можно ли продолжать использовать прежнюю? Как ее утвердить? См. ответ на вопрос в № 11′ 2014
Следует ли направлять структурным подразделениям выписки из сводной номенклатуры дел после ее утверждения? Или подразделения могут пользоваться теми номенклатурами дел подразделений, которые подписали их руководители для включения в номенклатуру дел всей организации? См. ответ на вопрос в № 11′ 2017
Если на предприятии сократили несколько отделов, то как перенумеровать разделы номенклатуры дел и менять ли индексы всех оставшихся дел? См. ответ на вопрос в № 2′ 2016
Как нумеровать номенклатуры дел в подразделениях и сводные по организации? См. ответ на вопрос в № 4′ 2017
«Как работать с перечнями документов с указанием сроков хранения?» в № 11′ 2015. Какими нормативными документами пользоваться? С какой навигацией и по какому алгоритму лучше действовать, чтобы не тонуть в объемных перечнях? Почему нельзя «в лоб» воспринимать их сроки хранения и указанные категории документов? Какие распространенные ошибки допускают новички?
Как правильно использовать Перечень документов со сроками хранения, если: а) соответствующего специального раздела, нужного нам (например, по антикоррупционной деятельности), в нем нет?
б) или когда нет упоминания определенного документа ни в одной статье Перечня? См. ответ на вопрос в № 12′ 2017
«Для кого и как уменьшается постоянный срок хранения документов, указанный в Перечне» в № 8′ 2016 Во-первых, поймете, как же уменьшается постоянный срок хранения, указанный в Перечне 2010 г. для организаций, не являющихся источниками комплектования гос- и муниципальных архивов. А во-вторых, модифицируете под себя книгу учета поступления и выбытия дел, документов, чтобы можно было вести учет всех документов, хранящихся в архиве организации (в т.ч. со сроком хранения до 10 лет)
«Конфиденциальные документы в номенклатуре дел» в № 11′ 2014 Как отразить документы с ограниченным доступом в номенклатуре дел? Если их очень мало или среднее количество, то их можно по-разному включить в обычную номенклатуру дел. Но когда их становится много, то пора разрабатывать отдельную номенклатуру. В статье показаны все три варианта
Каковы особенности составления номенклатуры дел, содержащих коммерческую тайну? Какой будет «шапка» такой номенклатуры? См. ответ на вопрос в № 10′ 2013
Какие документы включать в номенклатуру дел ИТ-подразделения? См. статью «Разработка номенклатуры дел: трудные и особенные случаи» в № 11′ 2015
Дело с бумажными оригиналами отражено в номенклатуре дел, но можно ли в ней указывать местоположение папки с вордовскими «заготовками» этих документов? Как отражать в номенклатуре электронные оригиналы документов (база данных, группа файлов с ЭЦП)? См. ответ на вопрос в № 11′ 2014
Как учитывать в номенклатуре дел электронные журналы заявок для выполнения работ, которые ведутся в Excel и находятся на сервере? Каковы сроки их хранения? См. ответ на вопрос в № 4′ 2017
Как при передаче на аутсорсинг кадров и бухгалтерии должна формироваться номенклатура дел - должны ли в нее включаться те документы, которые ведутся и хранятся в другой организации? См. ответ на вопрос в № 11′ 2017
«Как хранить доверенности?» в № 12′ 2015 Как формировать в дела выданные организацией доверенности? Как организовать «круговорот» подлинников и копий выданных доверенностей? Как определить сроки хранения?
Куда подшивать и сколько хранить «входящие» доверенности (обязательно ли требовать оригинал или можно согласиться на копию)?
Дела с исходящей и входящей перепиской в номенклатуре дел при внедрении СЭД. См. ответ на вопрос в № 11′ 2017
О делах с квартальными и годовыми отчетами см. ответ на вопрос в № 3′ 2017
О систематизации приказов см. статью «Организация издания приказов» в № 5′ 2017
В медицинском учреждении 16 стационарных отделений, в т.ч. реанимационные отделения, и 6 параклинических (рентген, УЗИ, эндоскопия и пр.). Документы и журналы в стационарах приблизительно одинаковые. Можно ли их объединить в номенклатуре? См. ответ на вопрос в № 10′ 2016
Сколько хранить Политику обработки и защиты персональных данных? См. ответ на вопрос в № 7′ 2016
Сроки хранения проектных документов, рабочей документации, исполнительной документации. См. ответ на вопрос в № 11′ 2017
Сколько хранить договоры строительства объектов ТЭК и договоры на подключение к системе теплоснабжения для теплоэнергетической компании? См. ответ на вопрос в № 7′ 2017
Как правильно отражать переходящее дело в номенклатурах дел уходящего и наступающего годов? И в опись какого года включать такое дело? См. ответ на вопрос в № 12′ 2017
Каковы сроки хранения нарядов-допусков к работам повышенной опасности? А у нарядов работников тяжелых,...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
Ловите МАКСИМАЛЬНУЮ скидку именно сейчас!
Годовая подписка 2022 на любую версию журнала (бумажную, электронную, Комплект с доступом к базе знаний) по самой низкой цене.

Рекомендовано для вас

Как загрузить документы в СЭД

Описан ассортимент решений, которые сейчас используются для создания или «заглатывания» готовых документов в СЭД: их можно создавать по шаблонам; загружать готовые файлы; работать с комплектом файлов, из которых состоит один документ; автоматически распознавать текст отсканированного документа, чтобы СЭД сама заполнила часть полей для его регистрационной карточки (РКК) и смогла потом осуществлять полнотекстовый поиск, а не только по тем полям, что есть в РКК; как штрихкоды помогают организовать потоковое сканирование входящих документов. Эти современные возможности показаны на примерах из СЭД «1С: Документооборот».

Выбор и подготовка к внедрению системы электронного документооборота

Автор статьи прошла все этапы внедрения СЭД в Тверском отделении Пенсионного фонда РФ и делится своим опытом: в каком порядке нужно действовать (что проанализировать перед запуском проекта, что важно сделать на этапах тестовой и опытной эксплуатации СЭД), кого привлечь, какие материалы и документы оформить. Опубликованы маршруты движения приказов по основной деятельности, исходящих писем, служебных записок, входящих документов и описание действий с ними пользователей СЭД – эти наглядные схемы работают как памятки. Показаны примеры приказов о проведении тестовой, опытной эксплуатации СЭД и ее внедрении в постоянную эксплуатацию. Приведен фрагмент Положения о рабочей группе, где описаны ее задачи и функции по внедрению СЭД.

Современные тенденции развития СЭД

Как СЭД может одновременно выполнять функции системы управления процессами. Главные сложности в интеграции с другими ИС. Как управлять качеством контента СЭД. Чем должен отличаться интерфейс руководителя. Как поставить на 1-е место не документ, а коммуникацию, изменив логику работы СЭД. Как уходить от бумагоподобной логики при автоматизации составления и регистрации документов. Какой следующий шаг будет сделан при электронном подписании документов. В статье не фантазии футурологов, а идеи, которые уже начинают претворяться в жизнь!

Работа с факсимиле: где можно использовать, как документировать легитимность, риски (часть 3)

Завершаем разговор о факсимиле перечнем видов документов, которые нельзя подписывать с его помощью, т.к. на это есть прямой запрет. Перечисляем возможные риски использования факсимиле.

Классификатор приказов вам поможет

Классификатор приказов – это систематизированный перечень правильно сформулированных заголовков приказов, которые издаются в организации. Для каждого приказа здесь закрепляется индекс, кто его подписывает, регистрирует и сколько его следует хранить. Мы опубликовали пример такого классификатора. Он существенно сократит количество допускаемых ошибок; на его основе можно создать справочник в СЭД, из которого работники смогут просто выбирать нужный заголовок; кроме того, упорядочение работы позволит избежать ошибок при дальнейшей экспертизе ценности документов.

Личные карточки и личные дела: систематизация, оперативное хранение и передача в архив

По каким правилам хранить личные карточки и личные дела: где, как и сколько? Как вести Журнал регистрации личных дел, как заполнять их обложки? Что нужно сделать после увольнения сотрудника с его личной карточкой и личным делом? Когда их передавать в архив? Каковы плюсы и минусы сшива карточек и дел разных людей в общие наряды (дела) по году увольнения, как при этом систематизировать документы внутри? Как в описи дел по личному составу на передачу документов из отдела кадров в архив формулировать заголовки дел и томов (что в них включать в зависимости от выбранного способа систематизации)? Каковы особенности написания дат в описи дел? Что делать, если ранее уволенный человек вернулся работать в вашу организацию?

Сколько дней отводится для ответа на обращение?

Вы поймете, на какие обращения можно ответить в течение 30 дней, и обнаружите, что на большинство обращений физических и юридических лиц коммерческая организация должна отвечать в течение 7 календарных дней (приводим ссылки на законы и судебную практику). Еще объясняем, когда действуют другие варианты сроков: 3 дня, 5 дней, 10 дней, 45 дней и др. Даем примеры расчета даты ответа на календаре – ​для сроков по Закону об обращениях граждан и исчисляемых по Гражданскому кодексу РФ (их методики различаются).

Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня

Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.