Как нумеровать номенклатуры дел в подразделениях и сводные по организации?

Вопрос
Как нумеровать номенклатуры дел в подразделениях и сводные по организации?
Отвечает

Формы номенклатуры дел, которые утверждены как приложения 25 и 26 в составе действующих Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526), не предусматривают оформления даты и индекса номенклатуры дел как обязательных идентификационных реквизитов. Основным идентификатором здесь становится заголовок номенклатуры дел: «На______________год».

Но требования к организации работы с документами всегда предусматривали, что каждый документ должен быть идентифицирован в пределах своего документопотока. Все правила регистрации документов базируются именно на этом принципе разделения документопотоков и учета документов обычно в пределах календарного года с проставлением даты и индекса (регистрационного номера) документа. Кроме того, сложившиеся правила оформления номенклатуры дел всегда устанавливали, что она оформляется на общем бланке организации, что предусматривает оформление и даты документа, и его индекса.

А поскольку номенклатуры дел утверждаются ежегодно, то сложилась практика их регистрации (проставления индексов) в валовом порядке в течение всего периода существования организации и ее структурных подразделений. Номенклатуры дел организации за весь период ее существования образуют свой самостоятельный и своеобразный «документопоток» в пределах общего документопотока внутренних документов. А номенклатуры дел структурных подразделений по аналогии образуют свои самостоятельные «документопотоки номенклатур дел» в каждом подразделении. Поэтому номер номенклатуры дел на практике сформировался как сложный индекс:

  • первая часть индекса – это номер дела, в которое формируется номенклатура дел и иные документы об организации делопроизводства;
  • вторая часть – следующий порядковый номер номенклатуры дел, который присваивается ежегодно.
Пример 1

Допустим, что номенклатура дел организации впервые составляется в 2014 году.

Служба делопроизводства в номенклатуре дел, как правило, имеет индекс 01. В номенклатуре дел этой службы документы о делопроизводстве всей организации формируются в дело, которое необходимо располагать в конце систематизированного списка дел (например, номер 27). Тогда заголовок данного дела будет иметь индекс 01-27.

После согласования и утверждения номенклатуры дел:

  • в 2014 году на 2015 год ей может быть присвоен индекс 01-27/01;
  • в 2015 году на 2016 год ей присваивается следующий порядковый номер 01-27/02;
  • в 2016 году на 2017 год – присваивается индекс 01-27/03 и т.д.

Такой же порядок индексации номенклатур дел применяется и в структурных подразделениях. Для этого необходимо только из года в год сохранять преемственность индексации дела, в которое формируются документы об организации делопроизводства в каждом структурном подразделении, в которое будет подшиваться и очередная номенклатура дел. Правда, это особо важно для номенклатур дел прежде всего территориально обособленных структурных подразделений. Ведь после утверждения номенклатуры дел организации во внутренние структурные подразделения направляются ее разделы в виде выписок из сводной или копий сводной номенклатуры дел (каждое подразделение получает «свою часть»). Ведь первоначально разработанная подразделением номенклатура, попадая в службу делопроизводства, может оптимизироваться там, вливаясь в сводную номенклатуру дел организации уже в измененном виде (именно эту последнюю версию своего раздела подразделение и получает потом обратно в виде выписки либо копии, подшивая в свое дело).

Можно руководствоваться и упрощенной практикой индексации номенклатур дел, которая часто реализуется в системах электронного документооборота. В пределах общего документопотока внутренних документов организации номенклатуры дел и организации, и структурных подразделений включаются в документопоток организационных документов. Номенклатура дел является многофункциональным документом и выполняет одновременно функции классификатора, планового, учетного и организационного документа. Вот эта организационная функция и берется за основу идентификации номенклатуры дел, которая будет осуществляться как обычно в валовом порядке в пределах календарного года, но с учетом установленной для СЭД структуры индексов.

Пример 2

По классификатору документов, который применяется в СЭД, документопоток организационных документов имеет индекс 01. Начиная с 1 января каждого года данный индекс будет дополняться за счет валового порядкового номера организационного документа, начиная с первого номера (в структуре индекса для порядкового номера обычно рекомендуют выделять 3 знака, это определяется объемом данного документопотока за год – обычно более тысячи внутренних организационных документов в деятельности организации не создается). Таким образом, правила внутреннего трудового распорядка, утвержденные в январе, могут иметь индекс 01001, а номенклатура дел организации, утвержденная в декабре, – индекс 01078 (78-й порядковый номер в пределах документопотока внутренних организационных документов).

Номенклатуры дел структурных подразделений нумеруются в таком же порядке: индекс подразделения + порядковый номер номенклатуры дел в пределах документопотока организационных документов этого подразделения (в год их создается совсем немного).

    При выборе системы индексации номенклатур дел обратите внимание, что оформление даты и номера номенклатуры дел как идентификационных реквизитов данного документа предусматривается:

  • Основными правилами работы архивов организаций (были одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002 и остались в статусе методического, рекомендательного документа; см. приложения 7 и 8) и
  • Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76; см. приложения 18 и 19).
Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Как писать должность и Ф.И.О. в тексте распорядительного документа?

Как правильно оформлять должность в тексте распорядительного документа в отношении Ф.И.О.: – ставить ее перед Ф.И.О. или после (например, в приказе: «объявить благодарность Иванову Ивану Ивановичу, мастеру участка» или «объявить благодарность мастеру участка Иванову Ивану Ивановичу»)? – надо ли склонять должность? – видела, что поручение в приказе могут выдать подразделению, а в скобках указывают его руководителя в именительном падеже. Можно ли в скобках указывать другого специалиста подразделения – не руководителя? Все ли эти варианты допустимы или какой-то из них более правильный?

Где взять форму журнала учета актов о выделении к уничтожению дел и документов

Подскажите, пожалуйста, где взять образец журнала учета актов о выделении к уничтожению дел и документов?

Обязательно ли указывать ОГРН, ИНН на бланках госорганов?

Обязательно ли указывать данные ОГРН, ИНН на бланках? Интересуют бланки госорганов. Где найти подтверждение обязательности либо не обязательности?

Как сослаться на измененный пункт приказа?

В основной приказ внесли изменения. Потом в другом документе надо сослаться на измененный пункт этого приказа. В такой ссылке достаточно указать только номер пункта и реквизиты измененного приказа? Или надо еще оговаривать, что он изменен и чем изменен? Как сформулировать ссылку правильно?

Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки?

Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?

Можно ли печатать документ на обеих сторонах листа? С договорами так часто поступают. А как быть с письмами, актами и др.? Как при этом правильно нумеровать страницы? Чем все это регулируется сейчас? Или только правилами делового оборота?

Можно ли печатать документ на обеих сторонах листа? С договорами так часто поступают. А как быть с письмами, актами и др.? Как при этом правильно нумеровать страницы? Чем все это регулируется сейчас? Или только правилами делового оборота?

Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?

В чем разница между регламентом, положением, инструкцией и правилами в части цели и содержания каждого из документов?

На одном из этапов разработки инструкции по делопроизводству у нас в компании возник вопрос: «А в чем разница между регламентом, положением, инструкцией и правилами в части цели и содержания каждого из документов?» Мы перестроили порядок по информационно-справочной документации (раньше все делалось только через служебные записки), но встал вопрос по организационно-правовым документам. Будем признательны за помощь!