Индексация номенклатуры дел в подразделениях и сводных по организации

Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 04 / 2017

Вопрос

Как нумеровать номенклатуры дел в подразделениях и сводные по организации?

Отвечает

Вера Иритикова

профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Формы номенклатуры дел, которые утверждены как приложения 25 и 26 в составе действующих Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526), не предусматривают оформления даты и индекса номенклатуры дел как обязательных идентификационных реквизитов. Основным идентификатором здесь становится заголовок номенклатуры дел: «На______________год».

Но требования к организации работы с документами всегда предусматривали, что каждый документ должен быть идентифицирован в пределах своего документопотока. Все правила регистрации документов базируются именно на этом принципе разделения документопотоков и учета документов обычно в пределах календарного года с проставлением даты и индекса (регистрационного номера) документа. Кроме того, сложившиеся правила оформления номенклатуры дел всегда устанавливали, что она оформляется на общем бланке организации, что предусматривает оформление и даты документа, и его индекса.

А поскольку номенклатуры дел утверждаются ежегодно, то сложилась практика их регистрации (проставления индексов) в валовом порядке в течение всего периода существования организации и ее структурных подразделений. Номенклатуры дел организации за весь период ее существования образуют свой самостоятельный и своеобразный «документопоток» в пределах общего документопотока внутренних документов. А номенклатуры дел структурных подразделений по аналогии образуют свои самостоятельные «документопотоки номенклатур дел» в каждом подразделении. Поэтому номер номенклатуры дел на практике сформировался как сложный индекс:

первая часть индекса – это номер дела, в которое формируется номенклатура дел и иные документы об организации делопроизводства;
вторая часть – следующий порядковый номер номенклатуры дел, который присваивается ежегодно.

Пример 1

Допустим, что номенклатура дел организации впервые составляется в 2014 году.

Служба делопроизводства в номенклатуре дел, как правило, имеет индекс 01. В номенклатуре дел этой службы документы о делопроизводстве всей организации формируются в дело, которое необходимо располагать в конце систематизированного списка дел (например, номер 27). Тогда заголовок данного дела будет иметь индекс 01-27.

После согласования и утверждения номенклатуры дел:

в 2014 году на 2015 год ей может быть присвоен индекс 01-27/01;
в 2015 году на 2016 год ей присваивается следующий порядковый номер 01-27/02;
в 2016 году на 2017 год – присваивается индекс 01-27/03 и т.д.

Такой же порядок индексации номенклатур дел применяется и в структурных подразделениях. Для этого необходимо только из года в год сохранять преемственность индексации дела, в которое формируются документы об организации делопроизводства в каждом структурном подразделении, в которое будет подшиваться и очередная номенклатура дел. Правда, это особо важно для номенклатур дел прежде всего территориально обособленных структурных подразделений. Ведь после утверждения номенклатуры дел организации во внутренние структурные подразделения направляются ее разделы в виде выписок из сводной или копий сводной номенклатуры дел (каждое подразделение получает «свою часть»). Ведь первоначально разработанная подразделением номенклатура, попадая в службу делопроизводства, может оптимизироваться там, вливаясь в сводную номенклатуру дел организации уже в измененном виде (именно эту последнюю версию своего раздела подразделение и получает потом обратно в виде выписки либо копии, подшивая в свое дело).

Можно руководствоваться и упрощенной практикой индексации номенклатур дел, которая часто реализуется в системах электронного документооборота. В пределах общего документопотока внутренних документов организации номенклатуры дел и организации, и структурных подразделений включаются в документопоток организационных документов. Номенклатура дел является многофункциональным документом и выполняет одновременно функции классификатора, планового, учетного и организационного документа. Вот эта организационная функция и берется за основу идентификации номенклатуры дел, которая будет осуществляться как обычно в валовом порядке в пределах календарного года, но с учетом установленной для СЭД структуры индексов.

Пример 2

По классификатору документов, который применяется в СЭД, документопоток организационных документов имеет индекс 01. Начиная с 1 января каждого года данный индекс будет дополняться за счет валового порядкового номера организационного документа, начиная с первого номера (в структуре индекса для порядкового номера обычно рекомендуют выделять 3 знака, это определяется объемом данного документопотока за год – обычно более тысячи внутренних организационных документов в деятельности организации не создается). Таким образом, правила внутреннего трудового распорядка, утвержденные в январе, могут иметь индекс 01001, а номенклатура дел организации, утвержденная в декабре, – индекс 01078 (78-й порядковый номер в пределах документопотока внутренних организационных документов).

Номенклатуры дел структурных подразделений нумеруются в таком же порядке: индекс подразделения + порядковый номер номенклатуры дел в пределах документопотока организационных документов этого подразделения (в год их создается совсем немного).

При выборе системы индексации номенклатур дел обратите внимание, что оформление даты и номера номенклатуры дел как идентификационных реквизитов данного документа предусматривается:

Основными правилами работы архивов организаций (были одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002 и остались в статусе методического, рекомендательного документа; см. приложения 7 и 8) и
Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76; см. приложения 18 и 19).