Top.Mail.Ru

Что нужно сделать службе ДОУ в конце года в первую очередь

Что надо обязательно успеть сделать до конца этого года. А что можно перенести на самое начало следующего. Показываем алгоритм работы и образцы необходимых документов. Это поможет вам составить график отпусков, закрыть журналы регистрации документов и сделать справку об объеме документооборота за год, отчеты об исполнительской дисциплине, разобраться с номенклатурой дел и утвердить график передачи дел из подразделений в архив на год.

Уже с середины декабря мы все с нетерпением ждем наступления новогодних праздников, встречи с друзьями и близкими, выходных для отдыха. И это прекрасно. Но для службы ДОУ 1 новый год означает завершение текущего и наступление нового делопроизводственного периода. Закрытие делопроизводственного года – масштабный процесс, который не получится провести за 1 день. Как правило, он начинается в декабре и заканчивается в январе следующего года. И чтобы избежать недоразумений – в лучшем случае, а в худшем – серьезных штрафов, расскажем вам о тех документах и отчетах, которые необходимо сделать.

График отпусков

График отпусков необходимо утверждать ежегодно, в 2021 г. это надо сделать не позднее 17 декабря 2. График сначала должен пройти процедуру учета мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (если такой есть), далее документ подписывает руководитель кадровой службы 3 и только после этого график утверждается руководителем организации.

Нарушение требования ТК РФ о сроке утверждения графика отпусков и / или об учете мнения выборного органа первичной профсоюзной организации подпадает под ч. 1 и 2 ст. 5.27 КоАП РФ, что может обернуться:

  • для должностных лиц – предупреждением или штрафом от 1 000 до 5 000 руб. (при повторном нарушении – штраф от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификация на срок от 1 до 3 лет);
  • для юридических лиц – штрафом от 30 000 до 50 000 руб. (при повторном нарушении – штраф от 50 000 до 70 000 руб.).

Чтобы быстро собрать пожелания сотрудников относительно времени отпуска можно разработать опросный лист, на основе которого удобно составлять график отпусков.

Опросные листы можно разослать по электронной почте или в СЭД  каждому сотруднику с просьбой вернуть заполненным опять же в электронном виде или бумажном (Пример 1).

Пример 1. Опросный лист, заполненный конкретным сотрудником

Есть еще один вариант – для каждого структурного подразделения создать опросную таблицу (Пример 2) в Excel, Google.Документах или Яндекс.Документах, чтобы сотрудники могли онлайн заполнить таблицу самостоятельно. Руководители структурных подразделений так же в онлайн-режиме могут подтвердить желаемые сотрудником даты отпуска или предложить другие варианты по объективным причинам. Когда руководитель видит в единой таблице данные о желаемых отпусках своих подчиненных, ему легче сориентироваться, кого нельзя «лишиться» одновременно, когда остается слишком мало людей для выполнения сезонной нагрузки или своевременного закрытия текущих проектов.

Выбранный вариант учета пожеланий работников лучше закрепить в локальном нормативном акте (например, Положении об...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Годовая премия и индексация зарплат: как документировать изменения

В начале года сотрудники надеются на индексацию зарплат и премии по итогам года. Как быть работодателю, если он понимает, что финансово не потянет повышения ФОТ в той степени, как это было предусмотрено во внутренних документах. Во-первых, объясняем, какие есть варианты индексации зарплат (это может быть увязано не только с инфляцией за год). Во-вторых, сколько можно тянуть с выплатой премии по итогам года. В-третьих, как можно документировать новые обязательства, которые работодатель считает для себя реальными (ведь если он разорится, родному коллективу от этого легче не будет). Приводим образцы формулировок Положения об оплате труда, приказов и уведомлений работникам (комплект документов будет различаться для 2 ситуаций: когда изменяемые положения содержатся в трудовых договорах и когда в ЛНА).

Как организовать документооборот при присоединении государственных учреждений к вышестоящему (часть 1)

Более десятка юрлиц, подведомственных вышестоящему учреждению, были присоединены к нему. В статье описан опыт службы ДОУ по подготовке к такому присоединению, который обеспечил оптимальное ведение делопроизводства в реорганизованном учреждении, имеющем теперь территориально распределенную структуру. Во-первых, дан алгоритм того, что нужно сделать. Во-вторых, разъяснения с примерами для каждого проводимого мероприятия (оценка достаточности выделенной штатной численности, выявление видов используемых документов, кто какие документы и где будет регистрировать, разработка номенклатуры дел реорганизованного учреждения и Инструкции по ДОУ, бланков документов, уведомление контрагентов о реорганизации, определение адресов ведения переписки). В этом номере журнала читайте первую часть большой статьи.

Как закрывать 2 номенклатуры дел из-за внедрения СЭД

В 2021 году в середине года был переход из одной системы документооборота в другую. Раньше дела были только бумажные и номенклатуры дел в СЭД не было. Но в новой системе существует электронная номенклатура дел, соответственно все документы, которые оформлялись в компании с определенной даты (с 20.07.2021) – были внесены в новые созданные электронные дела и по ним существует своя электронная номенклатура дел. Каким образом необходимо проводить закрытие номенклатуры дел за 2021 год? Отдельно за период с 01.01.2021 по 20.07.2021 в бумажном виде, а потом за период с 20.07.2022 по 31.12.2022 в электронном виде?

Подсчитываем электронные дела в номенклатуре дел

В номенклатуре дел есть не только дело с бумажными оригиналами приказов по основной деятельности, но и дела с электронными проектами этих документов, а также электронными копиями уже подписанных приказов (сканы в pdf-формате). Какое количество томов (частей) электронных проектов бумажных документов должно быть отражено в конце года в графе 3 номенклатуры дел? Одно электронное дело? Или же графу 3 в этом месте можно оставить пустой? Аналогичный вопрос про электронные копии.

Как прошить и заверить оригиналы и копии документов

На примерах показываем: как прошить листы документа; что включить в заверительную надпись, если это сшив оригинала, если сшив копии и если сшив многостороннего документа (например, договора, акта, протокола). Как заверить копию и что указать, если оригинал, с которого она изготавливается, не подшит в дело. Какова специфика заверения копий документов, представляемых налоговым органам. Если заверять приходится много копий, то стоит оформить делегирование этого права от руководителя другим сотрудникам – показываем образцы соответствующего приказа, доверенности и фрагмент Инструкции по делопроизводству. Данное право можно предоставить даже людям, не являющимся штатными сотрудниками. Опубликован опыт компании СКБ Контур,

В конце года обнаружились «пустые» регистрационные номера

Нужно различать ситуации пропущенного регистрационного номера, ошибочно изданного или утраченного документа (действовать в них надо по-разному). Показываем, как в конце года закрывать журналы регистрации (электронные и бумажные), если в них пропущены регистрационные номера. Объясняем, как оформить лист-заверитель и опись документов дела, в котором подшиты ошибочно проиндексированные документы из-за пропуска номеров.

Контроль исполнения поручений в MS Excel

Автор напоминает основные принципы организации контроля исполнения поручений, а потом подробно объясняет, как удобнее автоматизировать эту работу с использованием стандартных возможностей MS Excel (какие поля в таблице регистрационной формы пригодятся, как настроить фильтрацию данных и пользоваться ею, какие сведения удобно выделять автоматически). Статья особенно пригодится тем, кому на покупку специализированного программного обеспечения для автоматизации делопроизводства денег пока не дают.

Как описать документы в номенклатуре дел

Подробно разобрали правила заполнения каждой графы основной таблицы номенклатуры дел, в которой описываются дела организации. Особое внимание уделили правилам систематизации документов и формулированию заголовков дел (со ссылкой на свежий методический документ Росархива), привели множество примеров. Распутали путаницу с указанием количества заведенных за год дел / томов. Объяснили, как применять такие сроки хранения Перечня, как «постоянно» (для не источников комплектования он существенно сокращается), «до минования надобности», «до замены новыми», «до ликвидации организации», «50 / 75 лет». Показали, как отражать в номенклатуре дел электронные оригиналы документов, электронные копии подписанных бумажных оригиналов, электронные проекты документов – ведь их становится все больше! Завершили статью примером оформления номенклатуры дел организации.