Что нужно сделать службе ДОУ в конце года в первую очередь

Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 12 / 2021

Елена Игнатьева

член НАСПЭ, консультант по этикету, деловым коммуникациям и административному управлению, преподаватель «Smart and Talented»

Что надо обязательно успеть сделать до конца этого года. А что можно перенести на самое начало следующего. Показываем алгоритм работы и образцы необходимых документов. Это поможет вам составить график отпусков, закрыть журналы регистрации документов и сделать справку об объеме документооборота за год, отчеты об исполнительской дисциплине, разобраться с номенклатурой дел и утвердить график передачи дел из подразделений в архив на год.

Уже с середины декабря мы все с нетерпением ждем наступления новогодних праздников, встречи с друзьями и близкими, выходных для отдыха. И это прекрасно. Но для службы ДОУ¹ новый год означает завершение текущего и наступление нового делопроизводственного периода. Закрытие делопроизводственного года – масштабный процесс, который не получится провести за 1 день. Как правило, он начинается в декабре и заканчивается в январе следующего года. И чтобы избежать недоразумений – в лучшем случае, а в худшем – серьезных штрафов, расскажем вам о тех документах и отчетах, которые необходимо сделать.

График отпусков

График отпусков необходимо утверждать ежегодно, в 2021 г. это надо сделать не позднее 17 декабря². График сначала должен пройти процедуру учета мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (если такой есть), далее документ подписывает руководитель кадровой службы³ и только после этого график утверждается руководителем организации.

Нарушение требования ТК РФ о сроке утверждения графика отпусков и / или об учете мнения выборного органа первичной профсоюзной организации подпадает под ч. 1 и 2 ст. 5.27 КоАП РФ, что может обернуться:

для должностных лиц – предупреждением или штрафом от 1 000 до 5 000 руб. (при повторном нарушении – штраф от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификация на срок от 1 до 3 лет);
для юридических лиц – штрафом от 30 000 до 50 000 руб. (при повторном нарушении – штраф от 50 000 до 70 000 руб.).

Чтобы быстро собрать пожелания сотрудников относительно времени отпуска можно разработать опросный лист, на основе которого удобно составлять график отпусков.

Опросные листы можно разослать по электронной почте или в СЭД каждому сотруднику с просьбой вернуть заполненным опять же в электронном виде или бумажном (Пример 1).

Пример 1. Опросный лист, заполненный конкретным сотрудником

Есть еще один вариант – для каждого структурного подразделения создать опросную таблицу (Пример 2) в Excel, Google.Документах или Яндекс.Документах, чтобы сотрудники могли онлайн заполнить таблицу самостоятельно. Руководители структурных подразделений так же в онлайн-режиме могут подтвердить желаемые сотрудником даты отпуска или предложить другие варианты по объективным причинам. Когда руководитель видит в единой таблице данные о желаемых отпусках своих подчиненных, ему легче сориентироваться, кого нельзя «лишиться» одновременно, когда остается слишком мало людей для выполнения сезонной нагрузки или своевременного закрытия текущих проектов.

Выбранный вариант учета пожеланий работников лучше закрепить в локальном нормативном акте (например, Положении об...