Показываем базовые возможности MS Excel по переводу данных таблицы в диаграммы: для каких задач какие виды диаграмм лучше работают; как их создать (даем пошаговый алгоритм), что можно корректировать в них (например, что отображать по вертикали, что по горизонтали гистограммы, а что цветом).

На практике у многих пользователей знания о работе с диаграммами достаточно поверхностны. Не говоря уже о том, что функционал по созданию диаграмм был серьезно доработан, начиная с MS Excel 2013. Новые полезные «фишки» могут сделать вашу работу легче, а диаграммы нагляднее. Далее будем показывать создание диаграмм в распространенной сейчас версии MS Excel 2016, хотя большинство этих возможностей появилось еще в версии 2013.

Связанный материал
Итоговые цифры за год службы ДОУ
№ 01 / 2019

См. статью «Итоговые цифры за год службы ДОУ» в № 1’ 2019. Описан опыт крупного предприятия: какую структуру сведений (диаграммы) по итогам работы за год служба ДОУ показывает руководству организации, какие выводы на их основе можно сделать, какие сведения в начале года она запрашивает у подразделений

Связанный материал
Презентация годового отчета и плана
№ 12 / 2019

См. статью «Презентация годового отчета и плана» в № 12’ 2019: как сделать данные наглядными, как привлекать внимание, как лучше форматировать гистограммы и диаграммы, как использовать шрифты, цвета и картинки, где взять бесплатные фото и иконки, интересные возможности программы PowerPoint

Связанный материал
Что нужно сделать службе ДОУ в конце года в первую очередь
№ 12 / 2021

См. статью «Что нужно сделать службе ДОУ в конце года в первую очередь» в № 12’ 2021

Связанный материал
Статистические данные о работе службы делопроизводства
№ 12 / 2021

Как в течение года организовать отслеживание важных показателей работы, см. в статье «Статистические данные о работе службы делопроизводства» в № 12’ 2021

Виды диаграмм

Гистограмма – это наиболее популярный вид диаграмм, где данные отображаются в виде вертикальных столбцов (см. Рисунки 1 и 3). На гистограмме хорошо видна разница между размерами этих столбцов.

Рисунок 1. Гистограмма

Линейчатая диаграмма – та же гистограмма, только столбцы расположены горизонтально (Рисунок 2).

Рисунок 2. Линейчатая диаграмма

Рисунок 3. Гистограмма

Круговая диаграмма удобна, когда необходимо более наглядно показать соотношение между различными частями данных, в общей сумме составляющих 100 % (Рисунок 4).

Рисунок 4. Круговая диаграмма

С помощью графика удобно показывать изменение одного показателя относительно другого во времени (на Рисунке 5 иллюстрируется соотношение плановых расходов с фактическими) либо просто динамику показателей (например, рост количества определенных документов).

Точечная диаграмма хорошо показывает корреляцию между двумя наборами показателей.

Рисунок 5. График

Это основные виды диаграмм, которые используют в деловых отчетах, хотя в MS Excel их гораздо больше – см. Рисунок 9. Конечно, в одном отчете уместно использовать несколько видов диаграмм, но не стремитесь к избыточному изобилию, получится слишком пестро. Желательно соблюдать общую стилистику, чтобы отчет...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Как перенести таблицу из Excel в Word

В Excel удобно делать расчеты и диаграммы, а в Word – составлять документы (планы, отчеты, акты, письма и др.), оформляя их по всем правилам. Можно объединить сильные стороны этих программ, заглатывая в Word таблицы и диаграммы, созданные в Excel: в виде картинки (которую уже нельзя будет изменить), в виде текстовой таблицы или просто текста (их можно будет доформатировать в Word) или даже с установкой связи между исходным объектом в Excel и транслируемым в Word (тогда при изменении в Excel объект в Word будет синхронизироваться автоматически). Эти удобные варианты копирования объясняем на примерах.

Что нужно сделать службе ДОУ в конце года в первую очередь

Что надо обязательно успеть сделать до конца этого года. А что можно перенести на самое начало следующего. Показываем алгоритм работы и образцы необходимых документов. Это поможет вам составить график отпусков, закрыть журналы регистрации документов и сделать справку об объеме документооборота за год, отчеты об исполнительской дисциплине, разобраться с номенклатурой дел и утвердить график передачи дел из подразделений в архив на год.

Как составить справку об объёме документооборота за месяц и за год

По какой форме сейчас лучше составлять справку об объеме документооборота за месяц и за год?

Статистические данные о работе службы делопроизводства

Кроме подведения итогов за год имеет смысл постоянно отслеживать статистические данные о работе службы ДОУ. Объясняем, каким показателям стоит уделить внимание, что можно «вынуть» из СЭД и других информационных систем, а что придется собирать вручную. Как организовать сбор этих данных. И ради чего стоит вести эту работу на протяжении всего года.

Режим рецензирования в Word: автоматическое выявление правок

Режим «Рецензирование» существенно облегчает разработку, согласование вордовского документа группой людей – он автоматически фиксирует каждую вставку, удаление, перемещение текста, форматирование и все это пользователи еще могут комментировать! Показываем, как управлять отображением правок (каким способом, какие типы и от каких пользователей показывать, как определить автора изменений, как распечатать исходный или окончательный вариант текста). Как выявить правки, которые коллега пытался вставить незаметно! Можно объединить в одном документе правки от разных людей, присланные ими в разных версиях файла. А еще можно защитить документ от редактирования либо установить пользователям пределы дозволенного. Даже если режимом «Рецензирование» уже пользуетесь, из этой статьи сможете узнать новые «ювелирные» настройки, которые сделают вашу работу еще удобнее.

Контроль исполнения поручений в MS Excel

Автор напоминает основные принципы организации контроля исполнения поручений, а потом подробно объясняет, как удобнее автоматизировать эту работу с использованием стандартных возможностей MS Excel (какие поля в таблице регистрационной формы пригодятся, как настроить фильтрацию данных и пользоваться ею, какие сведения удобно выделять автоматически). Статья особенно пригодится тем, кому на покупку специализированного программного обеспечения для автоматизации делопроизводства денег пока не дают.

Доверенности: как выдавать, учитывать и отменять

В конце года стоит провести «инвентаризацию» доверенностей, чтобы «переиздать» нужные и собрать или отозвать ненужные организации доверенности. Объясняем, как выдавать и оформлять доверенности (что указывать обязательно, а что нет, сколько они могут действовать, как идентифицировать организацию, ИП и физлицо в качестве доверителя или поверенного) – приводим образцы отдельных формулировок и целой доверенности. Можно ли выдавать несколько экземпляров одной доверенности, как заверить ее копии. Как организации фиксировать факт выдачи доверенности – что стоит сохранять кроме учетной записи в журнале. Показываем, как отзывать доверенности: даем образцы приказов об отзыве конкретной доверенности и всех выданных за определенный период (актуально при смене гендиректора), письма контрагенту и уведомления в суд, извещения поверенного о необходимости возврата доверенности и акта на случай его отказа.

Презентация годового отчета и плана

Раскрыты секреты создания эффектной презентации в современном стиле для деловых отчетов и планов: как сделать данные наглядными, как привлекать внимание, как лучше форматировать гистограммы и диаграммы, как использовать шрифты, цвета и картинки, где взять бесплатные фото и иконки. Описаны интересные возможности программы PowerPoint из Microsoft Office, которые стоит применять.