Top.Mail.Ru

Статистические данные о работе службы делопроизводства

Кроме подведения итогов за год имеет смысл постоянно отслеживать статистические данные о работе службы ДОУ. Объясняем, каким показателям стоит уделить внимание, что можно «вынуть» из СЭД и других информационных систем, а что придется собирать вручную. Как организовать сбор этих данных. И ради чего стоит вести эту работу на протяжении всего года.

Статистические данные о работе вашего подразделения помогут понять результативность работы как всего отдела, так и конкретных сотрудников. И это будут уже не ощущаемые тенденции, а математически доказанные. Статистический отчет продемонстрирует вам достоверную информацию о том, сколько в организацию поступает документов, сколько отправляется из нее, какие сотрудники больше всего загружены, а какие простаивают, увеличивается ли объем документооборота от месяца к месяцу или наоборот уменьшается.

Тут уместно вспомнить крылатые фразы Черчилля:

  • «Существует три вида лжи: ложь, наглая ложь и статистика»;
  • «Я доверяю только той статистике, которую собрал сам»;
  • «Небывалая толщина этого отчета защищала его от опасности быть прочитанным».

Высказывания, конечно, жесткие. Но этот опытный политик ярко подметил важные аспекты. Какие выводы мы можем сделать?

Во-первых, собирайте статистику сами. Не обязательно проделывать все счетные операции, но аккумулировать данные и делать выводы лучше самому – это те «сливки», ради которых все это затевается. Работая с данными, можно много полезного заметить и больше выводов сделать... а заодно найти подтверждения для «своей картины мира».

Во-вторых, много данных в виде текста и таблиц, это, конечно, хорошо. Но итоговые выводы, которые вы будете демонстрировать руководству организации, должны быть краткими и наглядными. В достижении последней задачи хорошо помогают диаграммы (т.е. важную для вас динамику иллюстрируйте графиками, гистограммами, круговыми диаграммами).

Связанный материал
Структура и численный состав службы ДОУ: нормативы и оптимизация (часть 1)
№ 07 / 2020

Методику расчета явочной численности сотрудников см. в статье «Структура и численный состав службы ДОУ: нормативы и оптимизация» в № 7’ 2020

Связанный материал
Как отделу документационного обеспечения подвести итоги за год
№ 01 / 2019

См. статью «Как отделу документационного обеспечения подвести итоги за год» в № 1’ 2019: составить отчет об объеме документооборота; получить «обратную связь» о качестве работы своего подразделения; закрыть журналы регистрации документов (бумажные и электронные); подсчитать количество заведенных за год томов дел и заполнить итоговую запись к номенклатуре; составить отчет об исполнительской дисциплине; внести предложения по корректировке плана и бюджета своего отдела на текущий год

Связанный материал
Что нужно сделать службе ДОУ в конце года в первую очередь
№ 12 / 2021

См. статью «Что нужно сделать службе ДОУ в конце года в первую очередь» в № 12’ 2021

Связанный материал
Как составить справку об объёме документооборота за месяц и за год
№ 12 / 2021

По какой форме традиционно составляют справку об объеме документооборота за месяц и за год? Ответ см.

в № 12’ 2021

Связанный материал
Создание диаграмм в MS Excel
№ 12 / 2021

См. статью «Создание диаграмм в MS Excel» в № 12’ 2021

Связанный материал
Создание диаграмм в MS Excel
№ 12 / 2021

Какие данные будем собирать и отражать

Итак, какие данные стоит отражать в статистическом отчете? У каждой службы ДОУ 1 свой функционал. Но есть та работа, которую мы все выполняем в обязательном порядке:

  • Регистрация и рассылка входящей корреспонденции. Сюда включается прием, первичная обработка, предварительное рассмотрение, регистрация документов и рассылка – на резолюцию либо напрямую исполнителю.
  • Оформление и регистрация исходящей корреспонденции. Если в вашей организации оформлением исходящих писем ответственные сотрудники занимаются самостоятельно, можно оставить только регистрацию. Если обязанность рассылки электронных писем возложена на службу ДОУ– нужно добавить этот функционал. Тогда формулировка будет такая – «Регистрация и рассылка исходящей корреспонденции».
  • Оформление почтовых отправлений внешним контрагентам. Здесь мы считаем письма, которые отправляем с помощью «Почты России». В понятие «оформление» у нас входит:
    • регистрация отправления в журнале отправлений,
    • упаковка письма в конверт,
    • оформление конверта и передача письма либо курьеру «Почты России», либо самостоятельной поездкой.
  • Если организация пользуется услугами курьерских служб и оформление отправок возложено на службу ДОУ, этот функционал необходимо выделить в отчете отдельно – «Оформление отправлений посредством курьерской службы».
  • Оформление и регистрация приказов, распоряжений. Если оформлением этих документов занимаются исполнители, то переименовываем эту функцию службы ДОУ в «Согласование и регистрация приказов, распоряжений».
  • Аналогично отражаем работу с другими видами документов....

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
МАХ скидка - только в августе. Ловите ее!

Рекомендовано для вас

Как закрывать 2 номенклатуры дел из-за внедрения СЭД

В 2021 году в середине года был переход из одной системы документооборота в другую. Раньше дела были только бумажные и номенклатуры дел в СЭД не было. Но в новой системе существует электронная номенклатура дел, соответственно все документы, которые оформлялись в компании с определенной даты (с 20.07.2021) – были внесены в новые созданные электронные дела и по ним существует своя электронная номенклатура дел. Каким образом необходимо проводить закрытие номенклатуры дел за 2021 год? Отдельно за период с 01.01.2021 по 20.07.2021 в бумажном виде, а потом за период с 20.07.2022 по 31.12.2022 в электронном виде?

Когда надо успеть закрыть номенклатуру дел?

До какой даты надо успеть составить итоговую запись к номенклатуре дел за прошедший год? Чем грозит ее отсутствие? Как действовать, если в пандемию некому и некогда в обособленных подразделениях этим заниматься? Если они затягивают предоставление данных о количестве заведенных за год дел, то итоговую запись можно составить сначала по имеющимся данным (например, по головному офису), а потом по опоздавшим подразделениям (пример этого показываем). Как службе делопроизводства заполучить рычаги воздействия на уклоняющиеся подразделения? Поводом для этой статьи стал вопрос подписчика.

Подсчитываем электронные дела в номенклатуре дел

В номенклатуре дел есть не только дело с бумажными оригиналами приказов по основной деятельности, но и дела с электронными проектами этих документов, а также электронными копиями уже подписанных приказов (сканы в pdf-формате). Какое количество томов (частей) электронных проектов бумажных документов должно быть отражено в конце года в графе 3 номенклатуры дел? Одно электронное дело? Или же графу 3 в этом месте можно оставить пустой? Аналогичный вопрос про электронные копии.

Как перенести таблицу из Excel в Word

В Excel удобно делать расчеты и диаграммы, а в Word – составлять документы (планы, отчеты, акты, письма и др.), оформляя их по всем правилам. Можно объединить сильные стороны этих программ, заглатывая в Word таблицы и диаграммы, созданные в Excel: в виде картинки (которую уже нельзя будет изменить), в виде текстовой таблицы или просто текста (их можно будет доформатировать в Word) или даже с установкой связи между исходным объектом в Excel и транслируемым в Word (тогда при изменении в Excel объект в Word будет синхронизироваться автоматически). Эти удобные варианты копирования объясняем на примерах.

Доверенности: как выдавать, учитывать и отменять

В конце года стоит провести «инвентаризацию» доверенностей, чтобы «переиздать» нужные и собрать или отозвать ненужные организации доверенности. Объясняем, как выдавать и оформлять доверенности (что указывать обязательно, а что нет, сколько они могут действовать, как идентифицировать организацию, ИП и физлицо в качестве доверителя или поверенного) – приводим образцы отдельных формулировок и целой доверенности. Можно ли выдавать несколько экземпляров одной доверенности, как заверить ее копии. Как организации фиксировать факт выдачи доверенности – что стоит сохранять кроме учетной записи в журнале. Показываем, как отзывать доверенности: даем образцы приказов об отзыве конкретной доверенности и всех выданных за определенный период (актуально при смене гендиректора), письма контрагенту и уведомления в суд, извещения поверенного о необходимости возврата доверенности и акта на случай его отказа.

Как отделу документационного обеспечения подвести итоги за год

Перечислены обязательные мероприятия, которые традиционно выполняются отделом документационного обеспечения любой организации в начале года, а также те, что вы можете включить в свой арсенал в качестве факультатива. Практические рекомендации автора помогут вам: составить отчет об объеме документооборота за прошедший год; получить «обратную связь» о качестве работы своего подразделения; закрыть журналы регистрации документов (бумажные и электронные); подсчитать количество заведенных за год томов дел и заполнить итоговую запись к номенклатуре дел; можно получить от подразделений и иные сведения, сделав дополнительные оргвыводы; приведена возможная форма отчета об исполнительской дисциплине; на основе собранных и проанализированных данных за прошедший год можно внести предложения по корректировке плана и бюджета своего отдела на текущий год.

В конце года обнаружились «пустые» регистрационные номера

Нужно различать ситуации пропущенного регистрационного номера, ошибочно изданного или утраченного документа (действовать в них надо по-разному). Показываем, как в конце года закрывать журналы регистрации (электронные и бумажные), если в них пропущены регистрационные номера. Объясняем, как оформить лист-заверитель и опись документов дела, в котором подшиты ошибочно проиндексированные документы из-за пропуска номеров.

Когда надо успеть закрыть номенклатуру дел?

До какой даты надо успеть составить итоговую запись к номенклатуре дел за прошедший год? Чем грозит ее отсутствие? Как действовать, если в пандемию некому и некогда в обособленных подразделениях этим заниматься? Если они затягивают предоставление данных о количестве заведенных за год дел, то итоговую запись можно составить сначала по имеющимся данным (например, по головному офису), а потом по опоздавшим подразделениям (пример этого показываем). Как службе делопроизводства заполучить рычаги воздействия на уклоняющиеся подразделения? Поводом для этой статьи стал вопрос подписчика.