Top.Mail.Ru

Как составить справку об объёме документооборота за месяц и за год

Вопрос
По какой форме сейчас лучше составлять справку об объеме документооборота за месяц и за год?
Отвечает

И сейчас, и начиная со времен Единой государственной системы делопроизводства (1974), актуальной является форма справки, в которой общий объем документооборота учитывается на основе делопроизводственных регистрационно-контрольных форм (РКК, ЭРК) на самом верхнем уровне систематизации документопотоков – входящие, исходящие и внутренние документы. Причем сведения об объеме документооборота в сводной справке организации  формируются накопительным итогом за счет сведений, представляемых ежемесячно в службу делопроизводства ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях. Форма такой справки сформировалась давно, известна с 1970-х годов и достаточно проста. Только при ее применении необходимо помнить, что в общем объеме документо­оборота учитываются и копии документов, прежде всего:

  • копии документов, отправленных организацией (копии «исходящих», оставшихся на контроле и в делах),
  • копии полученных  «входящих» документов, переданные на исполнение с резолюцией руководителя;
  • копии внутренних распорядительных документов, обязательных к исполнению, и т.п.

Самый простой вариант справки об объеме документооборота показан в Примере 1, по данной форме можно составлять справку и за год, и по месяцам, и по структурным подразделениям. Общий объем документооборота выражается в ней дробью, например: 3 131 / 2 768, которая, впрочем, не требует никаких дальнейших математических вычислений. При любой системе делопроизводства (централизованной, смешанной или децентрализованной) общий годовой объем документооборота используется для расчета численности служб делопроизводства и нормирования их труда.

Связанный материал
Что нужно сделать службе ДОУ в конце года в первую очередь
№ 12 / 2021

См. статью «Что нужно сделать службе ДОУ в конце года в первую очередь» в № 12’ 2021

Связанный материал
Статистические данные о работе службы делопроизводства
№ 12 / 2021

Как в течение года организовать отслеживание важных показателей работы, см. в статье «Статистические данные о работе службы делопроизводства» в № 12’ 2021

Связанный материал
Создание диаграмм в MS Excel
№ 12 / 2021

См. статью «Создание диаграмм в MS Excel» в № 12’ 2021

Связанный материал
Договор и доверенность – это входящие, исходящие или внутренние документы?
№ 12 / 2021

К какой группе документов можно отнести договор – к входящим, исходящим или внутренним документам? А  доверенности?» Ответ в № 12’ 2021

Связанный материал
Структура и численный состав службы ДОУ: нормативы и оптимизация (часть 1)
№ 07 / 2020

Методика расчета явочной численности сотрудников службы делопроизводства (с примерами расчетов) показана в статье

«Структура и численный состав службы ДОУ: нормативы и оптимизация» в № 7’ 2020

Связанный материал
Итоговые цифры за год службы ДОУ
№ 01 / 2019

См. статью «Итоговые цифры за год службы ДОУ» в № 1’ 2019. Описан опыт конкретного предприятия: какую структуру сведений  и диаграммы по итогам работы за год служба ДОУ показывает руководству организации, какие выводы на их основе можно сделать, какие сведения в начале года она запрашивает у подразделений

Пример 1. Справка об объеме документооборота (традиционный вариант)

Но общий объем документооборота, идентификация и учет подлинников и копий важен еще для:

  • оптимизации процессов направления документов на исполнение;
  • обоснования автоматизации делопроизводственных операций и функциональности СЭД или оценки ее эффективности;
  • обоснования назначения ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях;
  • контроля обеспечения сохранности документов в структурных подразделениях в аспекте защиты информации;
  • анализа направлений деятельности организации, их развития и интенсивности, разработки и изменения схемы оргструктуры и т.п.

В документах отражается управление организацией, а документооборот представляет собой не просто «движение документов», а совокупность ответов на вопросы: что – кому – зачем – в какие сроки направляется?

Поэтому в современных условиях актуальность приобретает системный анализ документооборота в совокупности его количественных и качественных показателей (точно с такой же периодичностью – по месяцам и за год накопительным итогом). Результатом анализа должны стать конкретные предложения по оптимизации работы – это в идеале!

Обратите внимание на интересный факт: служба делопроизводства не рассматривается как единственное подразделение, осуществляющее работу с документами. В соответствии с постановлением Правительства РФ от 16.11.2020 № 1829 «О структуре центральных аппаратов федеральных министерств, руководство деятельностью которых осуществляет Правительство Российской Федерации, федеральных служб и федеральных агентств, подведомственных этим федеральным министерствам, федеральных служб и федеральных агентств, руководство деятельностью которых осуществляет Правительство Российской Федерации» не более 30 % предельной численности центрального аппарата должны составлять работники так называемых типовых подразделений, к которым относятся:

  • кадровая служба,
  • юридическая служба,
  • бухгалтерия,
  • ИТ-подразделение, отдел информационной безопасности,
  • хозяйственное обеспечение, закупки
  • и, конечно, делопроизводство, контроль, архив.

И все сотрудники данных типовых и инфраструктурных подразделений работают с документами, учет объема и форма представления которых помогут сделать правильные расчеты.

Традиционную справку об объеме документооборота (из Примера 1) можно обогатить, вычленив отдельно бумажные и электронные документы (т.е. форму представления документов) – см. Пример 2.

Пример 2. Справка об объеме документооборота с отражением бумажных и электронных документов

В рамках аналитики перехода на реальный электронный документо­оборот сейчас начинают еще раздельно учитывать электронные документы, которые поступают и отправляются по МЭДО, СМЭВ, через портал госуслуг и официальный адрес организации в сети Интернет. В зависимости от задач аналитика документооборота может проводиться еще в аспекте работы с обращениями граждан (поступающие / отправляемые документы), переписки с организациями-подрядчиками в рамках договорной работы, внутренней переписки структурных подразделений и по другим аспектам деятельности организации.

Обратите внимание на п. 3.56–3.59 новых Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71), в соответствии с которыми учет количества поступивших, созданных и отправленных организацией документов за определенный период времени проводится по различным параметрам, необходимым для анализа работы с документами в целях ее совершенствования.

Итак, какие выводы из всего этого может сделать служба делопроизводства:

  • она самостоятельно может разрабатывать формы справок (сводок и отчетов) о количестве документов, образующихся в деятельности организации (т.е. об объеме документооборота);
  • формы таких справок лучше утверждать и вводить в действие приказом первого руководителя организации, который отвечает за организацию делопроизводства и документальный фонд в целом (в приказе устанавливаются сроки и обычно назначаются ответственные за методическое руководство и за исполнение);
  • формы справок об объеме документооборота (сводная для организации и по структурным подразделениям в разных аспектах аналитики) должны быть сопоставимыми по показателям, чтобы обеспечивать накопительный итог за определенный отчетный период (месяц, квартал, полугодие, год);
  • сведения о количестве поступающих, отправленных и внутренних документов могут быть получены как отчеты из СЭД и других применяющихся в организации информационных систем с учетом бумажной или электронной формы представления подлинника / копии, поэтому формы справок и сводок рекомендуем согласовывать с ИТ-отделом, который после их утверждения сделает соответствующие настройки в СЭД (самостоятельно или обратившись к ее разработчику).

Оценить вопрос
s
В избранное
Внимание!
МАХ скидка - только в августе. Ловите ее!

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Как закрывать 2 номенклатуры дел из-за внедрения СЭД

В 2021 году в середине года был переход из одной системы документооборота в другую. Раньше дела были только бумажные и номенклатуры дел в СЭД не было. Но в новой системе существует электронная номенклатура дел, соответственно все документы, которые оформлялись в компании с определенной даты (с 20.07.2021) – были внесены в новые созданные электронные дела и по ним существует своя электронная номенклатура дел. Каким образом необходимо проводить закрытие номенклатуры дел за 2021 год? Отдельно за период с 01.01.2021 по 20.07.2021 в бумажном виде, а потом за период с 20.07.2022 по 31.12.2022 в электронном виде?

Подсчитываем электронные дела в номенклатуре дел

В номенклатуре дел есть не только дело с бумажными оригиналами приказов по основной деятельности, но и дела с электронными проектами этих документов, а также электронными копиями уже подписанных приказов (сканы в pdf-формате). Какое количество томов (частей) электронных проектов бумажных документов должно быть отражено в конце года в графе 3 номенклатуры дел? Одно электронное дело? Или же графу 3 в этом месте можно оставить пустой? Аналогичный вопрос про электронные копии.

Как организовать документооборот при присоединении государственных учреждений к вышестоящему (часть 1)

Более десятка юрлиц, подведомственных вышестоящему учреждению, были присоединены к нему. В статье описан опыт службы ДОУ по подготовке к такому присоединению, который обеспечил оптимальное ведение делопроизводства в реорганизованном учреждении, имеющем теперь территориально распределенную структуру. Во-первых, дан алгоритм того, что нужно сделать. Во-вторых, разъяснения с примерами для каждого проводимого мероприятия (оценка достаточности выделенной штатной численности, выявление видов используемых документов, кто какие документы и где будет регистрировать, разработка номенклатуры дел реорганизованного учреждения и Инструкции по ДОУ, бланков документов, уведомление контрагентов о реорганизации, определение адресов ведения переписки). В этом номере журнала читайте первую часть большой статьи.

Когда надо успеть закрыть номенклатуру дел?

До какой даты надо успеть составить итоговую запись к номенклатуре дел за прошедший год? Чем грозит ее отсутствие? Как действовать, если в пандемию некому и некогда в обособленных подразделениях этим заниматься? Если они затягивают предоставление данных о количестве заведенных за год дел, то итоговую запись можно составить сначала по имеющимся данным (например, по головному офису), а потом по опоздавшим подразделениям (пример этого показываем). Как службе делопроизводства заполучить рычаги воздействия на уклоняющиеся подразделения? Поводом для этой статьи стал вопрос подписчика.

Доверенности: как выдавать, учитывать и отменять

В конце года стоит провести «инвентаризацию» доверенностей, чтобы «переиздать» нужные и собрать или отозвать ненужные организации доверенности. Объясняем, как выдавать и оформлять доверенности (что указывать обязательно, а что нет, сколько они могут действовать, как идентифицировать организацию, ИП и физлицо в качестве доверителя или поверенного) – приводим образцы отдельных формулировок и целой доверенности. Можно ли выдавать несколько экземпляров одной доверенности, как заверить ее копии. Как организации фиксировать факт выдачи доверенности – что стоит сохранять кроме учетной записи в журнале. Показываем, как отзывать доверенности: даем образцы приказов об отзыве конкретной доверенности и всех выданных за определенный период (актуально при смене гендиректора), письма контрагенту и уведомления в суд, извещения поверенного о необходимости возврата доверенности и акта на случай его отказа.

Как отделу документационного обеспечения подвести итоги за год

Перечислены обязательные мероприятия, которые традиционно выполняются отделом документационного обеспечения любой организации в начале года, а также те, что вы можете включить в свой арсенал в качестве факультатива. Практические рекомендации автора помогут вам: составить отчет об объеме документооборота за прошедший год; получить «обратную связь» о качестве работы своего подразделения; закрыть журналы регистрации документов (бумажные и электронные); подсчитать количество заведенных за год томов дел и заполнить итоговую запись к номенклатуре дел; можно получить от подразделений и иные сведения, сделав дополнительные оргвыводы; приведена возможная форма отчета об исполнительской дисциплине; на основе собранных и проанализированных данных за прошедший год можно внести предложения по корректировке плана и бюджета своего отдела на текущий год.

В конце года обнаружились «пустые» регистрационные номера

Нужно различать ситуации пропущенного регистрационного номера, ошибочно изданного или утраченного документа (действовать в них надо по-разному). Показываем, как в конце года закрывать журналы регистрации (электронные и бумажные), если в них пропущены регистрационные номера. Объясняем, как оформить лист-заверитель и опись документов дела, в котором подшиты ошибочно проиндексированные документы из-за пропуска номеров.

Когда надо успеть закрыть номенклатуру дел?

До какой даты надо успеть составить итоговую запись к номенклатуре дел за прошедший год? Чем грозит ее отсутствие? Как действовать, если в пандемию некому и некогда в обособленных подразделениях этим заниматься? Если они затягивают предоставление данных о количестве заведенных за год дел, то итоговую запись можно составить сначала по имеющимся данным (например, по головному офису), а потом по опоздавшим подразделениям (пример этого показываем). Как службе делопроизводства заполучить рычаги воздействия на уклоняющиеся подразделения? Поводом для этой статьи стал вопрос подписчика.