Как составить справку об объёме документооборота за месяц и за год

Вопрос
По какой форме сейчас лучше составлять справку об объеме документооборота за месяц и за год?
Отвечает

И сейчас, и начиная со времен Единой государственной системы делопроизводства (1974), актуальной является форма справки, в которой общий объем документооборота учитывается на основе делопроизводственных регистрационно-контрольных форм (РКК, ЭРК) на самом верхнем уровне систематизации документопотоков – входящие, исходящие и внутренние документы. Причем сведения об объеме документооборота в сводной справке организации  формируются накопительным итогом за счет сведений, представляемых ежемесячно в службу делопроизводства ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях. Форма такой справки сформировалась давно, известна с 1970-х годов и достаточно проста. Только при ее применении необходимо помнить, что в общем объеме документо­оборота учитываются и копии документов, прежде всего:

  • копии документов, отправленных организацией (копии «исходящих», оставшихся на контроле и в делах),
  • копии полученных  «входящих» документов, переданные на исполнение с резолюцией руководителя;
  • копии внутренних распорядительных документов, обязательных к исполнению, и т.п.

Самый простой вариант справки об объеме документооборота показан в Примере 1, по данной форме можно составлять справку и за год, и по месяцам, и по структурным подразделениям. Общий объем документооборота выражается в ней дробью, например: 3 131 / 2 768, которая, впрочем, не требует никаких дальнейших математических вычислений. При любой системе делопроизводства (централизованной, смешанной или децентрализованной) общий годовой объем документооборота используется для расчета численности служб делопроизводства и нормирования их труда.

Связанный материал
Что нужно сделать службе ДОУ в конце года в первую очередь
№ 12 / 2021

См. статью «Что нужно сделать службе ДОУ в конце года в первую очередь» в № 12’ 2021

Связанный материал
Статистические данные о работе службы делопроизводства
№ 12 / 2021

Как в течение года организовать отслеживание важных показателей работы, см. в статье «Статистические данные о работе службы делопроизводства» в № 12’ 2021

Связанный материал
Создание диаграмм в MS Excel
№ 12 / 2021

См. статью «Создание диаграмм в MS Excel» в № 12’ 2021

Связанный материал
Договор и доверенность – это входящие, исходящие или внутренние документы?
№ 12 / 2021

К какой группе документов можно отнести договор – к входящим, исходящим или внутренним документам? А  доверенности?» Ответ в № 12’ 2021

Связанный материал
Структура и численный состав службы ДОУ: нормативы и оптимизация (часть 1)
№ 07 / 2020

Методика расчета явочной численности сотрудников службы делопроизводства (с примерами расчетов) показана в статье

«Структура и численный состав службы ДОУ: нормативы и оптимизация» в № 7’ 2020

Связанный материал
Итоговые цифры за год службы ДОУ
№ 01 / 2019

См. статью «Итоговые цифры за год службы ДОУ» в № 1’ 2019. Описан опыт конкретного предприятия: какую структуру сведений  и диаграммы по итогам работы за год служба ДОУ показывает руководству организации, какие выводы на их основе можно сделать, какие сведения в начале года она запрашивает у подразделений

Пример 1. Справка об объеме документооборота (традиционный вариант)

Но общий объем документооборота, идентификация и учет подлинников и копий важен еще для:

  • оптимизации процессов направления документов на исполнение;
  • обоснования автоматизации делопроизводственных операций и функциональности СЭД или оценки ее эффективности;
  • обоснования назначения ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях;
  • контроля обеспечения сохранности документов в структурных подразделениях в аспекте защиты информации;
  • анализа направлений деятельности организации, их развития и интенсивности, разработки и изменения схемы оргструктуры и т.п.

В документах отражается управление организацией, а документооборот представляет собой не просто «движение документов», а совокупность ответов на вопросы: что – кому – зачем – в какие сроки направляется?

Поэтому в современных условиях актуальность приобретает системный анализ документооборота в совокупности его количественных и качественных показателей (точно с такой же периодичностью – по месяцам и за год накопительным итогом). Результатом анализа должны стать конкретные предложения по оптимизации работы – это в идеале!

Обратите внимание на интересный факт: служба делопроизводства не рассматривается как единственное подразделение, осуществляющее работу с документами. В соответствии с постановлением Правительства РФ от 16.11.2020 № 1829 «О структуре центральных аппаратов федеральных министерств, руководство деятельностью которых осуществляет Правительство Российской Федерации, федеральных служб и федеральных агентств, подведомственных этим федеральным министерствам, федеральных служб и федеральных агентств, руководство деятельностью которых осуществляет Правительство Российской Федерации» не более 30 % предельной численности центрального аппарата должны составлять работники так называемых типовых подразделений, к которым относятся:

  • кадровая служба,
  • юридическая служба,
  • бухгалтерия,
  • ИТ-подразделение, отдел информационной безопасности,
  • хозяйственное обеспечение, закупки
  • и, конечно, делопроизводство, контроль, архив.

И все сотрудники данных типовых и инфраструктурных подразделений работают с документами, учет объема и форма представления которых помогут сделать правильные расчеты.

Традиционную справку об объеме документооборота (из Примера 1) можно обогатить, вычленив отдельно бумажные и электронные документы (т.е. форму представления документов) – см. Пример 2.

Пример 2. Справка об объеме документооборота с отражением бумажных и электронных документов

В рамках аналитики перехода на реальный электронный документо­оборот сейчас начинают еще раздельно учитывать электронные документы, которые поступают и отправляются по МЭДО, СМЭВ, через портал госуслуг и официальный адрес организации в сети Интернет. В зависимости от задач аналитика документооборота может проводиться еще в аспекте работы с обращениями граждан (поступающие / отправляемые документы), переписки с организациями-подрядчиками в рамках договорной работы, внутренней переписки структурных подразделений и по другим аспектам деятельности организации.

Обратите внимание на п. 3.56–3.59 новых Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71), в соответствии с которыми учет количества поступивших, созданных и отправленных организацией документов за определенный период времени проводится по различным параметрам, необходимым для анализа работы с документами в целях ее совершенствования.

Итак, какие выводы из всего этого может сделать служба делопроизводства:

  • она самостоятельно может разрабатывать формы справок (сводок и отчетов) о количестве документов, образующихся в деятельности организации (т.е. об объеме документооборота);
  • формы таких справок лучше утверждать и вводить в действие приказом первого руководителя организации, который отвечает за организацию делопроизводства и документальный фонд в целом (в приказе устанавливаются сроки и обычно назначаются ответственные за методическое руководство и за исполнение);
  • формы справок об объеме документооборота (сводная для организации и по структурным подразделениям в разных аспектах аналитики) должны быть сопоставимыми по показателям, чтобы обеспечивать накопительный итог за определенный отчетный период (месяц, квартал, полугодие, год);
  • сведения о количестве поступающих, отправленных и внутренних документов могут быть получены как отчеты из СЭД и других применяющихся в организации информационных систем с учетом бумажной или электронной формы представления подлинника / копии, поэтому формы справок и сводок рекомендуем согласовывать с ИТ-отделом, который после их утверждения сделает соответствующие настройки в СЭД (самостоятельно или обратившись к ее разработчику).

Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Создание диаграмм в MS Excel

Показываем базовые возможности MS Excel по переводу данных таблицы в диаграммы: для каких задач какие виды диаграмм лучше работают; как их создать (даем пошаговый алгоритм), что можно корректировать в них (например, что отображать по вертикали, что по горизонтали гистограммы, а что цветом).

Статистические данные о работе службы делопроизводства

Кроме подведения итогов за год имеет смысл постоянно отслеживать статистические данные о работе службы ДОУ. Объясняем, каким показателям стоит уделить внимание, что можно «вынуть» из СЭД и других информационных систем, а что придется собирать вручную. Как организовать сбор этих данных. И ради чего стоит вести эту работу на протяжении всего года.

Что нужно сделать службе ДОУ в конце года в первую очередь

Что надо обязательно успеть сделать до конца этого года. А что можно перенести на самое начало следующего. Показываем алгоритм работы и образцы необходимых документов. Это поможет вам составить график отпусков, закрыть журналы регистрации документов и сделать справку об объеме документооборота за год, отчеты об исполнительской дисциплине, разобраться с номенклатурой дел и утвердить график передачи дел из подразделений в архив на год.

Когда составлять итоговую запись к номенклатуре дел?

Когда составлять итоговую запись к номенклатуре дел о заведенных за прошедший год делах? Какие-то подразделения смогут предоставить в службу делопроизводства эти сведения в начале следующего 2021 года. Но из-за пандемии многих перевели на дистанционную работу, поэтому какие-то подразделения смогут все посчитать гораздо позже (даже не знаю когда, может в марте или апреле… или к лету). Тогда в итоговой записи ставить реальную дату ее заполнения (даже летнюю) или все-таки лучше ее оформить задним числом?

Доверенности: как выдавать, учитывать и отменять

В конце года стоит провести «инвентаризацию» доверенностей, чтобы «переиздать» нужные и собрать или отозвать ненужные организации доверенности. Объясняем, как выдавать и оформлять доверенности (что указывать обязательно, а что нет, сколько они могут действовать, как идентифицировать организацию, ИП и физлицо в качестве доверителя или поверенного) – приводим образцы отдельных формулировок и целой доверенности. Можно ли выдавать несколько экземпляров одной доверенности, как заверить ее копии. Как организации фиксировать факт выдачи доверенности – что стоит сохранять кроме учетной записи в журнале. Показываем, как отзывать доверенности: даем образцы приказов об отзыве конкретной доверенности и всех выданных за определенный период (актуально при смене гендиректора), письма контрагенту и уведомления в суд, извещения поверенного о необходимости возврата доверенности и акта на случай его отказа.

Как отделу документационного обеспечения подвести итоги за год

Перечислены обязательные мероприятия, которые традиционно выполняются отделом документационного обеспечения любой организации в начале года, а также те, что вы можете включить в свой арсенал в качестве факультатива. Практические рекомендации автора помогут вам: составить отчет об объеме документооборота за прошедший год; получить «обратную связь» о качестве работы своего подразделения; закрыть журналы регистрации документов (бумажные и электронные); подсчитать количество заведенных за год томов дел и заполнить итоговую запись к номенклатуре дел; можно получить от подразделений и иные сведения, сделав дополнительные оргвыводы; приведена возможная форма отчета об исполнительской дисциплине; на основе собранных и проанализированных данных за прошедший год можно внести предложения по корректировке плана и бюджета своего отдела на текущий год.

В конце года обнаружились «пустые» регистрационные номера

Нужно различать ситуации пропущенного регистрационного номера, ошибочно изданного или утраченного документа (действовать в них надо по-разному). Показываем, как в конце года закрывать журналы регистрации (электронные и бумажные), если в них пропущены регистрационные номера. Объясняем, как оформить лист-заверитель и опись документов дела, в котором подшиты ошибочно проиндексированные документы из-за пропуска номеров.

Структура и численный состав службы ДОУ: нормативы и оптимизация (часть 1)

Как можно назвать подразделение, ответственное за документационное обеспечение управления, какие подразделения в него могут входить. Какой должностной состав возможен. Как рассчитать необходимую численность работников. Какие задачи и функции должна выполнять служба ДОУ, как форма ведения делопроизводства отражается на распределении работы между службой ДОУ и другими подразделениями, каковы последние тенденции. Как выявить загрузку работников и рассчитать необходимый численный состав (приводим 2 методики), как бороться с дубляжом функционала при помощи матрицы ответственности. На какие нормативные и методические документы общегосударственного уровня стоит опереться, для кого они обязательны, откуда что можно взять.