Описан опыт конкретного предприятия: какую структуру сведений (диаграммы) по итогам работы за год служба ДОУ показывает руководству организации, какие выводы на их основе можно сделать, какие сведения в начале года она запрашивает у подразделений.

Подводя итоги работы за год cлужбы, отвечающей за документационное обеспечение управления на предприятии (службы ДОУ), мы, прежде всего, рассматриваем статистические данные, которые получаем с помощью формирования отчетов из системы электронного документооборота (СЭД). Руководству предоставляем это в максимально наглядном виде – обычно в форме диаграмм.

Например, количественные показатели зарегистрированных входящих, исходящих и внутренних документов (Рисунок 1):

  • говорят нам о деловой активности предприятия в целом;
  • помогают оценить количественный состав службы ДОУ, а также выявить необходимость закрепления за подразделением отдельно выделенного делопроизводителя, если объем документов подразделения превышает установленный нами предел. На Рисунке 2 горизонтальная черта установлена на показателе 8 000, это означает следующее: для подразделений руководителей, объем документооборота которых превышает 8 000 в год, выделяется штатная единица «делопроизводитель».
Рисунок 1. Количество документов в организации в динамике за 2016–2018 гг.
Пример 2. Количество документов за 2018 год с разбивкой по структурным подразделениям (диаграмма составляется по Ф.И.О. руководителей подразделений)

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
Ловите годовую подписку 2022 в сентябре!
Скидка становится меньше с каждым месяцем.

Рекомендовано для вас

Как отделу документационного обеспечения подвести итоги за год

Перечислены обязательные мероприятия, которые традиционно выполняются отделом документационного обеспечения любой организации в начале года, а также те, что вы можете включить в свой арсенал в качестве факультатива. Практические рекомендации автора помогут вам: составить отчет об объеме документооборота за прошедший год; получить «обратную связь» о качестве работы своего подразделения; закрыть журналы регистрации документов (бумажные и электронные); подсчитать количество заведенных за год томов дел и заполнить итоговую запись к номенклатуре дел; можно получить от подразделений и иные сведения, сделав дополнительные оргвыводы; приведена возможная форма отчета об исполнительской дисциплине; на основе собранных и проанализированных данных за прошедший год можно внести предложения по корректировке плана и бюджета своего отдела на текущий год.

План действий в конце и начале делопроизводственного года

При переходе из одного года в другой нам нужно успеть сделать многое. Каждый год мы помогаем вам не забыть о важных делах и выполнить их максимально грамотно с минимально возможными усилиями. Нами накоплена качественная и потому ценная база знаний. Предлагаем навигатор к ней – занимаясь очередной задачей, вы быстро найдете то, что нужно именно сейчас!

Как контролировать исполнение документов

Что ставить на контроль? Как лучше формулировать резолюцию и поручительский пункт распорядительного документа, чтобы они были поняты однозначно (особенно сроки исполнения)? Как можно отражать постановку на контроль и результат исполнения на бумажном документе и в СЭД? Как поделить функции между: руководителем, выдавшим поручение; тем, кто оценит результат его выполнения; службой ДОУ и ответственными за делопроизводство в подразделениях; ответственным исполнителем и соисполнителями (и как это отразить в самом документе и СЭД)? Какие виды отчетов удобно использовать руководству – предложены табличные формы и наглядные диаграммы.

Опыт использования коэффициента исполнительской дисциплины

Автор делится опытом АО «АТОМПРОЕКТ» по расчету коэффициента исполнительской дисциплины, который позволяет учитывать в числовой форме не только количество просроченных поручений, но и длительность задержки, их соотношение с вовремя выполненными поручениями, важность заданий. Имея на руках такой справедливый коэффициент, его можно применять при расчете мотивирующих выплат сотрудникам – и тогда исполнительская дисциплина переходит на качественно новый уровень!

Как отделу документационного обеспечения подвести итоги за год

Перечислены обязательные мероприятия, которые традиционно выполняются отделом документационного обеспечения любой организации в начале года, а также те, что вы можете включить в свой арсенал в качестве факультатива. Практические рекомендации автора помогут вам: составить отчет об объеме документооборота за прошедший год; получить «обратную связь» о качестве работы своего подразделения; закрыть журналы регистрации документов (бумажные и электронные); подсчитать количество заведенных за год томов дел и заполнить итоговую запись к номенклатуре дел; можно получить от подразделений и иные сведения, сделав дополнительные оргвыводы; приведена возможная форма отчета об исполнительской дисциплине; на основе собранных и проанализированных данных за прошедший год можно внести предложения по корректировке плана и бюджета своего отдела на текущий год.

План действий в конце и начале делопроизводственного года

При переходе из одного года в другой нам нужно успеть сделать многое. Каждый год мы помогаем вам не забыть о важных делах и выполнить их максимально грамотно с минимально возможными усилиями. Нами накоплена качественная и потому ценная база знаний. Предлагаем навигатор к ней – занимаясь очередной задачей, вы быстро найдете то, что нужно именно сейчас!

Как контролировать исполнение документов

Что ставить на контроль? Как лучше формулировать резолюцию и поручительский пункт распорядительного документа, чтобы они были поняты однозначно (особенно сроки исполнения)? Как можно отражать постановку на контроль и результат исполнения на бумажном документе и в СЭД? Как поделить функции между: руководителем, выдавшим поручение; тем, кто оценит результат его выполнения; службой ДОУ и ответственными за делопроизводство в подразделениях; ответственным исполнителем и соисполнителями (и как это отразить в самом документе и СЭД)? Какие виды отчетов удобно использовать руководству – предложены табличные формы и наглядные диаграммы.

Опыт использования коэффициента исполнительской дисциплины

Автор делится опытом АО «АТОМПРОЕКТ» по расчету коэффициента исполнительской дисциплины, который позволяет учитывать в числовой форме не только количество просроченных поручений, но и длительность задержки, их соотношение с вовремя выполненными поручениями, важность заданий. Имея на руках такой справедливый коэффициент, его можно применять при расчете мотивирующих выплат сотрудникам – и тогда исполнительская дисциплина переходит на качественно новый уровень!