Итоговые цифры за год службы ДОУ

Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 1 / 2019

Наталья Ковальчук

руководитель аппарата генерального директора авиационной компании

Описан опыт конкретного предприятия: какую структуру сведений (диаграммы) по итогам работы за год служба ДОУ показывает руководству организации, какие выводы на их основе можно сделать, какие сведения в начале года она запрашивает у подразделений.

Подводя итоги работы за год cлужбы, отвечающей за документационное обеспечение управления на предприятии (службы ДОУ), мы, прежде всего, рассматриваем статистические данные, которые получаем с помощью формирования отчетов из системы электронного документооборота (СЭД). Руководству предоставляем это в максимально наглядном виде – обычно в форме диаграмм.

Например, количественные показатели зарегистрированных входящих, исходящих и внутренних документов (Рисунок 1):

говорят нам о деловой активности предприятия в целом;
помогают оценить количественный состав службы ДОУ, а также выявить необходимость закрепления за подразделением отдельно выделенного делопроизводителя, если объем документов подразделения превышает установленный нами предел. На Рисунке 2 горизонтальная черта установлена на показателе 8 000, это означает следующее: для подразделений руководителей, объем документооборота которых превышает 8 000 в год, выделяется штатная единица «делопроизводитель».