Top.Mail.Ru
В Excel удобно делать расчеты и диаграммы, а в Word – составлять документы (планы, отчеты, акты, письма и др.), оформляя их по всем правилам. Можно объединить сильные стороны этих программ, заглатывая в Word таблицы и диаграммы, созданные в Excel: в виде картинки (которую уже нельзя будет изменить), в виде текстовой таблицы или просто текста (их можно будет доформатировать в Word) или даже с установкой связи между исходным объектом в Excel и транслируемым в Word (тогда при изменении в Excel объект в Word будет синхронизироваться автоматически). Эти удобные варианты копирования объясняем на примерах.

Excel хорош для работы с таблицами и особенно для вычислений в них, но документы с результатами этих вычислений удобнее составлять и форматировать в Word. Поэтому оптимальным становится такой алгоритм работы:

1) собираем данные, статистику и делаем вычисления в Excel;

2) копируем ту часть таблицы, которую хотим поместить в официальный документ в Word;

3) составляем и форматируем документ (и возможно данные перенесенной таблицы) в Word.

В этом алгоритме обратите внимание на 2 этап. От способа вставки зависит, в каком виде будет таблица и можно ли будет ее не только форматировать, но и менять в ней данные. Этим способам копирования и посвящена статья. Показанный функционал доступен, начиная с версий MS Word и Excel 2010, хотя иллюстрации сделаны на более современной версии 2016.

Связанный материал
Создание диаграмм в MS Excel
№ 12 / 2021

См. статью «Создание диаграмм в MS Excel» в № 12’ 2021

Связанный материал
Статистические данные о работе службы делопроизводства
№ 12 / 2021

См. статью «Статистические данные о работе службы делопроизводства» в № 12’ 2021

Связанный материал
Что нужно сделать службе ДОУ в конце года в первую очередь
№ 12 / 2021

См. статью «Что нужно сделать службе ДОУ в конце года в первую очередь» в № 12’ 2021

Связанный материал
Структура и численный состав службы ДОУ: нормативы и оптимизация (часть 1)
№ 07 / 2020

Методику расчета явочной численности сотрудников см. в статье «Структура и численный состав службы ДОУ: нормативы и оптимизация» в № 7’ 2020

Связанный материал
Как отделу документационного обеспечения подвести итоги за год
№ 01 / 2019

См. статью «Как отделу документационного обеспечения подвести итоги за год» в № 1’ 2019

Кроме того, многие программы позволяют транслировать свои таблицы данных в Word и Excel – тогда вы сможете заглотить их напрямую в Word. Но некоторые программы умеют транслировать данные только в Excel, тогда оттуда вы сможете перекинуть их в Word методами MS Office, о которых речь пойдет ниже . Таким образом расширяется разнообразие программ, из которых вы можете вставить данные в вордовский документ.

Способов копирования таблицы в Excel и вставки ее в Word – множество. У нас нет цели осветить их все. Сосредоточимся на наиболее удобных вариантах с помощью «мышки», горячих клавиш и меню.

Самый простой вариант с горячими клавишами

Типичная ситуация, когда для переноса таблицы используются сочетания клавиш:

  • выделяете в Excel всю или часть таблицы – то, что хотите перенести в вордовский документ. Нажимаете на клавиатуре одновременно 2 клавиши «CTRL+C» для копирования в буфер обмена;
  • переходите в вордовский документ и ставите курсор туда, куда хотите поместить таблицу, нажимаете «CTRL+V».

У этого способа есть существенный минус: ширина рабочей области в Word имеет ограничения, а в Excel их нет. Для корректного переноса таблицы в вордовский файл нужно, чтобы таблица имела подходящую ширину. В противном случае часть таблицы может не поместиться в рабочей области и выйдет далеко за рамки листа в Word. Думается, такая ситуация знакома многим читателям.

Как преодолевать эту «печальку»:

  • принудительно увеличьте ширину листа вордовского документа так, чтобы скопированная таблица полностью попадала в его рабочую зону (для этого на закладке «Макет» корректируете «Размер» страницы, см. отметки «1» и «2» на Рисунке 1);
  • потом...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Создание диаграмм в MS Excel

Показываем базовые возможности MS Excel по переводу данных таблицы в диаграммы: для каких задач какие виды диаграмм лучше работают; как их создать (даем пошаговый алгоритм), что можно корректировать в них (например, что отображать по вертикали, что по горизонтали гистограммы, а что цветом).

Статистические данные о работе службы делопроизводства

Кроме подведения итогов за год имеет смысл постоянно отслеживать статистические данные о работе службы ДОУ. Объясняем, каким показателям стоит уделить внимание, что можно «вынуть» из СЭД и других информационных систем, а что придется собирать вручную. Как организовать сбор этих данных. И ради чего стоит вести эту работу на протяжении всего года.

Что нужно сделать службе ДОУ в конце года в первую очередь

Что надо обязательно успеть сделать до конца этого года. А что можно перенести на самое начало следующего. Показываем алгоритм работы и образцы необходимых документов. Это поможет вам составить график отпусков, закрыть журналы регистрации документов и сделать справку об объеме документооборота за год, отчеты об исполнительской дисциплине, разобраться с номенклатурой дел и утвердить график передачи дел из подразделений в архив на год.

Редактирование в MS Word: алгоритмы автоматической чистки текста

В длинном документе можно легко «вычищать» множество однотипных ошибок за 1 операцию: избавиться от лишних пробелов и табуляторов, привести в порядок абзацные отступы, заменить буквы, слова или фразы на более правильные (например, разговорное «Иван Сидоров» на официальное «Сидоров И.А., специалист отдела кадров» или устаревшее «ЗАО “Вектор”» на актуальное «АО “Вектор”», сокращенное «начальник отдела ДОУ» на полное «начальник отдела документационного обеспечения управления» и т.д.). На примерах показываем, какие настройки Word для этого удобно использовать, в каком порядке лучше действовать (например, можно оценивать каждый найденный элемент на целесообразность его замены на вашу заготовку либо менять все одним махом). Помогут нам «Поиск», «Замена», «Навигация», служебные символы и подстановочные знаки.

Режим рецензирования в Word: автоматическое выявление правок

Режим «Рецензирование» существенно облегчает разработку, согласование вордовского документа группой людей – он автоматически фиксирует каждую вставку, удаление, перемещение текста, форматирование и все это пользователи еще могут комментировать! Показываем, как управлять отображением правок (каким способом, какие типы и от каких пользователей показывать, как определить автора изменений, как распечатать исходный или окончательный вариант текста). Как выявить правки, которые коллега пытался вставить незаметно! Можно объединить в одном документе правки от разных людей, присланные ими в разных версиях файла. А еще можно защитить документ от редактирования либо установить пользователям пределы дозволенного. Даже если режимом «Рецензирование» уже пользуетесь, из этой статьи сможете узнать новые «ювелирные» настройки, которые сделают вашу работу еще удобнее.

Конструктор документов – новый бесплатный инструмент для Вас

На нашем сайте delo-press.ru появился новый полезный инструмент, сейчас им можно пользоваться бесплатно. Он уже содержит почти 200 образцов полностью оформленных документов под различные ситуации (далее его будем постоянно пополнять). Каждый документ сбоку содержит подборку статей и вопрос-ответов, разъясняющих особенности его составления. Каждый документ можно скачать себе на компьютер, открыть в Word и изменить его данные на свои. Документы, сделанные при помощи такого Конструктора, корректны с точки зрения делопроизводственных правил оформления и содержат юридически выверенные формулировки. И пусть грамотных документов в вашей организации станет больше! А ваших усилий для этого потребуется меньше!

Контроль исполнения поручений в MS Excel

Автор напоминает основные принципы организации контроля исполнения поручений, а потом подробно объясняет, как удобнее автоматизировать эту работу с использованием стандартных возможностей MS Excel (какие поля в таблице регистрационной формы пригодятся, как настроить фильтрацию данных и пользоваться ею, какие сведения удобно выделять автоматически). Статья особенно пригодится тем, кому на покупку специализированного программного обеспечения для автоматизации делопроизводства денег пока не дают.

Как отделу документационного обеспечения подвести итоги за год

Перечислены обязательные мероприятия, которые традиционно выполняются отделом документационного обеспечения любой организации в начале года, а также те, что вы можете включить в свой арсенал в качестве факультатива. Практические рекомендации автора помогут вам: составить отчет об объеме документооборота за прошедший год; получить «обратную связь» о качестве работы своего подразделения; закрыть журналы регистрации документов (бумажные и электронные); подсчитать количество заведенных за год томов дел и заполнить итоговую запись к номенклатуре дел; можно получить от подразделений и иные сведения, сделав дополнительные оргвыводы; приведена возможная форма отчета об исполнительской дисциплине; на основе собранных и проанализированных данных за прошедший год можно внести предложения по корректировке плана и бюджета своего отдела на текущий год.